Biuro perkraustymas į Angliją: efektyvus planavimas be streso

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, pasakykime tiesiai, dar nesusidūrėau su „idealiais“ perkraustymais. Visada kažką pamirštai, kažkas užstringa ant anglų-velso sienos arba vairuotojas tiesiog negali rasti tos gatvės Londono centre, nes nurodė blogą kodą. Biuro perkraustymas į Angliją yra tas procesas, kuris atrodo paprastas spausdintuose grafiukuose, bet realybėje sukelia daugiau pilko plauko nei bet koks kitas logistikos iššūkis. Čia ne tik apie tai, kad įkrauti dėžes, tai – koordinavimas, muitinės ir nervai. Galiausiai viskas išeina, tačiau reikia tik žinoti, kurie šliužai pavojingiausi. Rašau šią pamokėlę ne iš vadovėlių, o iš tų tūkstančių kilometrų ir problemų, kurias teko spręsti pačiam.

Planavimas ir pasiruošimas: ką daryti anksčiau

Kada pradėti planuoti biuro perkraustymą į Angliją?

Nebijokite ilgai nešioti su savimi. Įprastai tarkime, kad vienas ar du mėnesiai yra mažiausiai, kas keliajai apylinkėse (Londonas, Midlandsas) ir trys mėnesiai, jei reikia skubiai. Bet jei turite sudėtingą techniką, pradėkite dabar. Viena firma, ką žinau, pradėjo planuoti savo biuro perkraustymą į Angliją ir po trijų savaičių sužinojo, kad reikia specialių leidimų serveriams pervežti, dėl ko viską teko atidėti mėnesiui ir mokėti baudą už sandėlio nuomą. Geriau anksti ir su šaltu galva.

Ar verta rūpintis dėžių pakavimu pat ar palikti tiems vyrams?

Palikite jiems, jei jie siūlo. Žinau, kad atrodo, kad galima sutaupyti, kai pats užlipioji ant kėdės ir dedi tuos popierius, bet... (čia aš dažnai pasakau klientams, kad jie sutaupyti 50 eurų, bet sugadina nugarą). Profesionalios komandos tai daro greičiau, be to, jei kažkas susitrenkia kelyje į Dovernę, jie atsako už turinį. O jei tu pats užlipiojai dėžę su monitoriumi viršuje – ojoj, ten draudimas nebegalioja taip paprastai.

Kaip susitvarkyti su technika ir serveriais?

Tai yra svarbiausia dalis. Negalima tiesiog įmesti serverinės į vagoną ir许多ti „važiuok“. Reikia išjungti, užfiksuoti buvines vietas, nuotraukas. Vakar kalbėjau su viena IT firma, kuri perkėlė viską be išjungimo, ir turbina tiesiog užgeso. Čia nebe biuro perkraustymas į Angliją, o kapitalinio remonto pradžia. Naudokite „anti-static“ dėžes, prašykite vairuotojo vesti kelias „vibro“ dėžes, kurios mažina vibraciją kelyje.

Reikalingas detalus inventorius?

Būtinas. O ne tik toks: „2 staliukai, 5 kėdžių“. Turi būti: „staliukas 120x60, baltas, viena koja sulūžusi“. Kodėl? Nes kai atvykstate į Londoną ar Mančesterį ir muitininkas klausia „kas čia per brangūs daiktai?“, turi mums parodyti, kad tai ne prekės, o naudojamas turtas. Be to, taip lengviau suskaičiuoti, ar viskas atvyko. Be inventoriaus, tikėkitės pykčio.

Kaip elgtis su dokumentais?

Viską skanuokite. originalus pasilikite pas save, o kopijas duokite vairuotojui. Jei dingsta dokumentų dėžė (o tai nutinka, kai kas paverčia dėžę sėdimą vieta), turite turėti digitalią kopiją. Ypač jei tai mokesčių dokumentai ar sutartys.

Kainos ir biudžeto valdymas

Kiek kainuoja vidutiniškai biuro perkraustymas į Angliją?

Nėra vienos kainos. Tačiau tarkime, jei turite standartinį 50 kv. m. biurą Vilniuje irkeliamą į Birminghamą, kalbame apie 2500–4000 eurų be PVM. Tai priklauso nuo to, ar reikia manserinės lifts (tos kurios leidžiasi per laiptus), ar galima statyti prieangyje. Užtenka vien didelio sofos ar saugyklos kasos ir kaina šokelėja, nes reikia daugiau žmonių ir daugiau laiko. O laikas yra pinigai, ypač kai vairuotojas laukia valandą.

Ar yra paslėpti mokesčiai, apie kuriuos niekas nesako?

O, ten visų pirma, Lietuvoje, jei reikia specialios leidimo važiuoti centrine miesto dalimi. Anglijoje – ULEZ mokestis (Londonas) ir Congestion charge. Dauguma klientų sužino apie tai tik tada, kai gaują sąskaitą iš nuomos kompanijos arba vadybininkas skambina ir sako „mums reikia papildomai 150 svarų“.

PVM (VAT) grąžinimas: kaip tai veikia?

Jei esate registruota Lietuvoje, turite PVM kodą, biuro perkraustymas į Angliją yra paslauga, kurią apmokestiname taip, tavy sakyčiau, jei tu es iš ES, tai tai yra 0% PVM (taip atrodo man dabar, bet geriau patikrint su savo buhaltere, nes taisyklės keičiasi). Jūs mokate be PVM, o tą PVM mokate jūsų įmonės šalyje, bet čia yra daug smulkių niuansų su “reverse charge” mechanizmu.

Ar geriau fiksuota kaina ar valandinė?

Visada fiksuota. Kai pasirašote sutartį su fiksuota suma, jūsų rizika mažesnė. Jei vairuotojas užstringa užeigoje prie Kaliningrado (nors į Angliją ten neįeina, bet pavyzdžiai panašūs) arba susiduria spūstyje ties Brindisi (vėl ne ta vieta, bet supratat mintį), valandinė kaina išaugs ne iki dangaus. Fiksuota kaina – tai ramybė.

Ar tai apsimoka, ar geriau nupirkti naujus baldus Anglijoje?

Kartais pigiau nupirkti. Anglijoj (Anglija) „IKEA“ ar kitų tiekėjų kainos nepalankios, bet jei turite senus, brangius „ Herman Miller“ krėslus, juos vežti verta. Jei tai „Jysk“ stalas kuris kaina 50 eurų, vežti jį per jūrą beveik nesusimoka. Geriau parduoti čia ir nusipirkti naują. Tai paprasta matematika, kurią dažniausiai klientai pamiršta.

Ar galima sutaupyti ant dėžių?

Nenaudokite „burbulų“ plėvelės juodų maišų iš parduotuvės (tų, kur krepšiniai). Pervežimo firmos tiekia tvirtas dėžes. Kai aš sakau „tvirtas“, tai turiu omenyje tai, kuriuos gali stumti su koja jiems neįtraukiant. Jei dėžė sugriauna viduje, turinys nukenčia.

Muitinė, Brexit ir dokumentacija

Kaip Brexit pakeitė biuro perkraustymas į Angliją?

Padarė jį baisiai sudėtingu. Iki 2020 metų tiesiog įjungei ir važiavei. Dabar reikia EORI numerio. Reikia deklaracijos. Reikia nurodyti kodo (tarifo) kiekvienam daiktui. Negalima tiesiog rašyti „baldai“. Turi būti „biuro stalas iš medienos“. Vieną kartą teko laukti 3 dienas uoste (Portsmouth), nes dokumentuose buvo parašyta „kompiuterinė įranga“ specifiai nepaaiškinus kas tai yra ir muitininkai negalėjo patvirtinti kainos.

Kas yra EORI numeris ir ar jis reikalingas?

Tai jūsų įmonės identifikatorius, kuris leidžia dirbti su muitine. Jei jo neturite, jūsų krovinys nepaleis į JK teritoriją. Jo gavimas trunka kelias dienas, o jei klaidą darote – kelias savaites. Geriausia užtikrinti, kad jis yra dar prieš kviečiant virstykines.

Kokios dokumentai reikalingi muitinei?

Sąrašas ilgas. Komercinės sąskaitos (nors tai yra tas pats turtas, dažnai muitinė reikalauja jo vertės nurodymo), pakavimo sąrašas (Packing List), transporto dokumentas (CMR). Be to, jei perkraustote dėl techninės pagalbos (remontas ar diegimas), tai tai visai kita istorija ir gali reikėti „temporary admission“ dokumento.

Ar reikia mokėti muito? Juk tai ne parduodamos prekės.

Teoriškai ne, nes tai perkėlimas turtas (TO – Transfer of Own Goods). Praktiškai, jei dokumentai blogai pildyti, muitinė gali priskirti kaip importą ir apmokestinti. Ten tą kartą teko mokėti garantinį mokestį (deposit), kurį vėliau gražino po 2 mėnesių. Taigi, atidžiai su formomis.

Ar galiu vežti alkoholį ar maistą biuro reikmėms?

Biuro reikmėms maistas, kaip kava ar arbata, turi ribojimus. O alkoholis? Tai jau visai pavojinga teritorija. Turginiam maistui reikia sertifikatų (sanitarijos). Tiesa sakant, geriau neliesti maisto produktų, nebent tai dėžė sauso maisto uždarose pakuotėse. Geriau nusipirkti naują „Tesco“ atvykus, nei gaivinti su dėžę sūrio, kurio galiojimas pasibaigė prieš savaitę.

Logistika, transportas ir keliavimas

Kokį transportą rinktis: atvežimas ar dalinė (Partial load)?

Jūsų biuro perkraustymas į Angliją gali būti apie 4–6 europaletes (pallets). Jei mažiau – galima derinti su kitais krovinais (grupinis). Jei daugiau – reikalingas atskiras sunkvežimis. Tiesa sakant, jei reikės ekskavatoriaus ar labai didelės mašinos, tai reikės specialos tranporto... (čia aš šiek tiek nukrypau į statybinius krovinius). Grįžtant prie biuro – tiesiog sunkvežimis su liftu yra geriausias pasirinkimas.

Kiek laiko trunka kelionė?

Standartiškai, iki Londono ar pietų Anglijos, tai 3–4 dienos viena kryptimi, įskaitant laivą. Šiaurės Anglija (Newcastle, Leeds) ilgiau, reikia važiuoti per Hull arba išlipti kiek anksčiau. Neskubėkite, kai laikas skaičiuojamas – geriau planuoti savaitgalį, kad pirmadienį jau būtų iškrauta.

Ar galima įsirašyti adreso Anglijoje, kurio nėra?

Prašau, nedarykite to. Nurodykite tikslų adresą ir kontaktinio asmens telefoną, kuris yra vietoje. Vienas klientas davė adress kuris buvo statybos aikštelė, o vairuotojas negalėjo niekur aptarnauti. Buvo baisu. Ir brangu.

Vairuotojas padės iškrauti?

Įprastai taip, jei tai sutarta. Tačiau jei jums reikia nešti stambiausius dalykus aukščiau nei 2 aukštą be lifto, reikia užtikrinti, kad yra pakankamai žmonių („porters“). Vairuotojai yra vairuotojai, ne nešikai – jie turi sveikatos apsaugos taisykles.

Ar reikia rūpintis vieta stovėjimui prieš biurą Anglijoje?

Absoliučiai taip. „Red route“ (raudonų linijų) vietose sustoti yra nelegalu. Jei policija užfiksuos, bauda 130 svarų. Organizuokite pažymėtą vieta vietos savivaldybėje (suspension of parking bay) bent porai valandų. Tai kainuoja mažai, bet sutaupo daug galvos skausmo.

Anglija: smulkmenos ir vietovės (Londonas, Midlands, Šiaurė)

Ar sunku susirasti vietą Londono centre (City of London)?

Labai sunku. „Congestion Charge“ zona dirba nuo 7 iki 18 valandadienis-penktadienis. ULEZ dirba visą parą. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka Euro 6 standarto, jums nebus leidžiama važiuoti. Aš kartą bandžiau įsivažiuoti sena mašina į Šiaurės Londoną ir... (tai buvo klaida, privalėjau pasiimti kitą mašiną M4 pradžioje). Patikrinkite transporto eco standartą.

Kas daryti, jei įmonės biure yra apsauga?

Perduokite jiems pranešimą iš karto. Pirkdama mums leidimą „Gate Pass“ reikalavimus iš anksto. Jei reikia pašVortą arba vairuotojo parodymo pašto kodas – įsitikinkite, kad vairuotojas tuos protuotus turi. Užstrigimas prie vartų dėl to, kad kas nors nebuvo įrašytas sąraše, tipiškas dalykas.

Kas daryti dėl šiukšlių (pakuotės ir t.t.)?

Jei susitvarkote tuos patį vairuotoją paimti grįžtant, jis gali paimti šiukšles. bet jei ne, turite rasti „civic amenity site“ arba susitarti su vietos šiukšlių išvežimo paslauga Anglijoj. Dėžių mėtymas gatvėse be leidimo baigsis bauda.

Ar galima sutarti iškrovą sekmadienį?

Galima, bet brangiau. Britai myli savo poilsį. Jei reikalinga didelė komanda sekmadienį, tai kainos brangsta apie 50-100%. Geriau planuoti pirmadienį ar antradienį ryte.

Ar yra skirtumas tarp perkraustymo į Škotiją? (Šiaurė)

Taip, tai ilgiau. Kelių mokesčiai gali skirtis (nors britai daugiausia moka tik tiltus ir tunelius, pavyzdžiui, M6 Toll, kurią dažnai vengiame, jei neskubame). Biuro perkraustymas į Angliją (jei manysim ir Škotiją kaip JK dalį) į Glazgą trunka ilgiau, todėl planuokite degalų užtektį.

Ar turiu būti vietoje, kai atvyksta mašina?

Pageidautina taip. Bent pirmą valandą, kad parodytum, kur dėti kas. Niekas nežino jūsų biuro galvos better nei jūs. Negalima tiesiog mesti raktų vairuotojui ir sakyti „susitvarkyk“ – dažniausiai baigiasi chaosu.

Kaip elgtis su pažeistais daiktais?

Jei pastebėjote pažeidimą iškrovos metu – nufotografuokite ir praneškite vadovui iš karto. Teiginys „vėliau pamaniau, kad sulūžo“ turi mažai šansų būti priimtas. Drąsiau kalbėkite iš karto, mes žinome, kad dalykai gali gimti skilę ant kelių.

Ar galiu vežti asmeninį daiktą Darbuotojo biuro perkraustymo metu?

Gali, bet turi būti aiškiai atskirtas inventoriums. Negalima sumaišyti firmos kompiuterio su darbuotojo dviračiu, jei nėra specialaus leidimo. Muitinė gali įtarti šmuklą.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirauna su klientu?

Tiesiog nedarykite to. Vairuotojai dirba sunkiai, o klientai stresuojami. Jei yra konfliktas, kvieskite vadovą. Aš turiu atvejų, kai klientas bandė mokyti vairuotoją kaip krauti dėžes... nereikia to daryti.

Kodėl kartais atidėliojami pristatymai?

Todėl, kad laivas nepavyko, arba uostas užstrigo. Tai ne mūsų kaltė. Orai Lamanše yra neprognozuojami. Kartais tiesiog reikia kantrybės ( patience, kaip sak anglai).

Ar verta pirkti draudimą?

Privalai. Jei biuro perkraustymas į Angliją kainuoja tūkstantį, draudimas kainuos vos keliasdešimt. Neapsikriskite, kad nieko nenutiks. Nutiko, kad sunkvežimis užsidegė (ne su mano kroviniais, tikrai), bet rizika tikrai egzistuoja.

Ar galiu sekti, kur mano daiktai?

Dauguma mašinų turi GPS sekimą. Galime duoti nuorodą, kur matysi, ten yra tavo krovinys. Tai ramina, kai lauki 3 dienas.

Kokia patirtis su Didžiosios Britanijos pareigūnais?

Jie yra tikslūs ir griežti. Jei sako „ok“, tu gali eiti. Jei sako „stop“, stovi ir lauki. Būkite sąžiningi. Jei manyti, kad slapta nešineš kažką nelegalaus – jie turi akis visur.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi tuo, kad sėdi naujame biure ir geri kavę. Biuro perkraustymas į Angliją yra didelis įvykis, bet jei turite gudrų planą ir patikimą komandą, jis tampa tik dar vienu darbu. Neleidžia emocijoms perimti valdymo. Pasidarykite checklists (sąrašą), pasidarykite atsarginę planą ir tikėkis geriausio. Po viso to dažniausiai pasisakau, kad tai nebuvo taip baisu, kaip atrodė iš pradžių. Sekmės jūsų naujam versliui Anglijoje!