Biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir sklandus procesas

Įvadas

Pervežimų pasaulyje dažnai sakoma: biuras – ne butas, čia viskas paprasčiau. Ne visada. Biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir sklandus procesas tik tada, kai prieš kelionę susitvarkote datas, inventorizaciją, dokumentus, IT, liftus, parkavimą ir žmogų, kuris Anglijoje tikrai atidarys duris. Esu matęs, kai dėl vieno neatvykusio raktų turėtojo mašina stovėjo penkias valandas, o sąskaita augo greičiau nei kavos aparatas spėjo atvėsti.

DUK

Biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir sklandus procesas prasideda ne nuo sunkvežimio

Kiek laiko reikia planui?

Normaliam biurui aš dučiau bent 4–6 savaites. Jei perkraustote 20 stalų, 30 kėdžių, kelis monitorius ir porą dėžių su popieriais – gal ir greičiau. Bet jei yra serverinė, spausdintuvai, archyvas, telefonija, prieigos kortelės ir dar Londono centre siauras kiemas, tada 10 dienų yra rizika. Geriausia pradėti nuo sąrašo: kas važiuoja, kas lieka, kas išmetama, kas parduodama. Po to jau kalbamės apie mašiną, datą ir žmones.

Ar galima perkraustyti biurą į Londoną per 10 dienų?

Galima, bet aš tokio varianto labai nemėgstu. Ne dėl to, kad negalėtume, o dėl to, kad Londonas mėgsta bausti už netvarką. Reikia parkingo leidimo, lifto rezervacijos, pastato apsaugos sutikimo, kartais net darbo valandų lango nuo 7:00 iki 10:00. Jei viena grandis vėluoja, visi laukia. Esu matęs situaciją, kai vilnietiškas biuras norėjo „tik greitai į Londoną“, o paskui mokėjo už laukimą, nes liftas buvo užimtas visą dieną.

Kodėl biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir sklandus procesas – negalima palikti paskutinei savaitei?

Nes paskutinė savaitė paprastai išlenda viskas, kas buvo paslėpta po kilimu. Darbuotojai prisimena, kad turi senus kietuosius diskus, vadybininkas pamiršta pasakyti apie du papildomus stalus, o IT specialistas sako, kad „kažką dar reikia patikrinti“. Tada prasideda skambučiai, papildomos dėžės, kiti lipdukai, nauji planai. Geras planas nėra grožis popieriuje, jis reiškia, kad vairuotojas žino, kur stoti, o Anglijoje kažkas turi rakraktus.

Ką daryti su IT, serveriais ir telefonais?

Čia be IT žmogaus neiti nė žingsnio. Pirmiausia – duomenų kopijos, tada išjungimas, nuotraukos, kabelių žymėjimas, pakavimas, transportas, vėl sujungimas. Tiksliau – ne visą, o pagrindinį serverį (ne, ne šaldytuvo – kompiuterio serverio). Jei turite VoIP telefoniją, prieigos sistemą, spausdintuvų tinklą, tai reikia žinoti prieš kraunant. Esu matęs, kai viskas atvažiavo sveika, bet niekas neveikė, nes nebuvo perkelta IP konfigūracija.

Ar reikia naujo nuomos adreso prieš užsakant pervežimą?

Taip, bent pagrindinio adreso reikia turėti. Negalima normaliai planuoti maršruto, jei nežinome, ar važiuosite į Londoną, Birmingham, Manchester ar Bristol. Net vienas rajonas keičia laiką, mokesčius, galimą stovėjimą ir iškrovimo sąlygas. Nuomos sutartis dar nebūtinai turi būti pilnai pasirašyta, bet adresas, kontaktas, durų aukštis, lifto dydis ir prieigos taisyklės turi būti aiškūs. Kitaip gaunasi tas klasikinis „na, ten kažkur netoli centro“.

Kainos, data, maršrutas ir tie nepatogūs dalykai

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Labai priklauso nuo tūrio, bet orientyriškai mažam biurui galima kalbėti apie 900–2 500 EUR daliniam krovininei vietai. Pilnas sunkvežimis iš Lietuvos į Angliją dažniausiai būna apie 3 000–6 500 EUR, priklausomai nuo miesto, datos ir papildomų darbų. Jei reikia išardyti baldus, montuoti vietoje, laukti, kelti aukščiau ar dirbti naktį, kaina auga. Pigiausias variantas ne visada pigiausias, patikėkit.

Kodėl kaina pakyla, nors atrodė viskas aišku?

Nes biure visada atsiranda „mažų“ dalykų, kurie nėra maži. Trys papildomos dėžės su archyvu, kavos aparatas, seifas, netinkamai supakuoti monitoriai, darbuotojų asmeninės spintelės – viskas turi vietos ir svorio. Kartais kaina pakyla dėl laukimo, kartais dėl dokumentų taisymo, kartais dėl to, kad Anglijoje niekas neatidarė durų. Yra įmonių, kurios sako „viskas įskaičiuota“, o po to kiekvienas lipdukas kainuoja papildomai.

Kas gali sugadinti grafiką?

Viskas, kas atrodo neįdomu iki pirmadienio ryto. Vėluojantis keltas, eismas prie Doverio, pamirštas leidimas parkuoti, neteisingas aukštas, sugedęs liftas, darbuotojas su vieninteliais raktais. Vieną kartą grafikas griuvo todėl, kad klientas perkėlė spausdintuvą į sandėliuką ir niekas jo nerado dvi valandas. Skamba juokingai, kol stovi pilna mašina ir laikrodis eina. Todėl visada sakau: atsakingas žmogus vietoje yra ne prabanga, o būtinybė.

Ar verta rinktis pigesnį vežėją?

Jei kalbame apie popierines dėžes į kaimyninį miestą – gal. Jei kalbame apie biurą į Angliją, kur yra kompiuteriai, dokumentai, klientų duomenys ir brangūs baldai, tada ne taip paprastai. Pigesnis vežėjas ne visada blogas, bet reikia klausti apie draudimą, CMR atsakomybę, patirtį su Didžiąja Britanija, muitinės dokumentus ir realius kontaktus. Ne užtenka gražaus pasiūlymo el. paštu. Po to, kai krovinys stovi pasienyje, gražūs žodžiai nepadeda.

Koks maršrutas į Angliją paprastai geriausias?

Dažniausiai žiūrime į Klaipėda–Kaliningradas–Lenkija–Vokietija–Belgija/Prancūzija–Doveris arba Folkestone. Kartais patogiau eiti per Zeebrugge arba Southampton, ypač jei keliate į pietvakarius. Į Londoną dažniausiai logiškiau Doveris/Folkestone, į Manchester ar Leeds reikia skaičiuoti vairavimo laiką ir vairuotojų grafiką. Po Brexit dar pridėkite dokumentų tikrinimus. Maršrutas atrodo paprastas, kol neatrandi, kad Anglijoje tiltas per žemas sunkvežimiui.

Biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir sklandus procesas dokumentų ir muitinės pusėje

Kokių dokumentų reikia?

Paprastai reikia CMR, inventorizacijos sąrašo, Commercial Invoice arba pro forma invoice su prekių verte, pakuočių sąrašo, gavėjo duomenų, EORI numerio, kai kuriais atvejais importo dokumentų paruošimo. Jei tai naudota biuro įranga, vertė gali būti likutinė, bet ji negali būti „0“, nes muitinei reikia kažkokios vertės. Dokumentai turi sutapti su tuo, kas realiai važiuoja. Skamba banalu, bet čia stringa dažniau, nei norėtųsi.

Kada biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir sklandus procesas – stringa dėl dokumentų?

Stringa tada, kai sąraše parašyta „office goods“, o važiuoja 40 stalų, 12 monitorių, 3 serveriai, 6 dėžės archyvo ir dar kavos aparatas. Muitinė mėgsta konkretyką. Reikia aprašymo, kiekio, vertės, SVorio, paskirties. Ne visada esu tikras dėl muito kodo be papildomo pasitikrinimo, todėl geriau neatsakinėti „nu, turbūt tas pats“. Klaida dokumentuose gali kainuoti daugiau nei pats dokumentų parengimas.

Ar po Brexit visada tikrinama?

Ne visada fiziškai sustabdo kiekvieną mašiną, bet dokumentai turi būti tvarkingi visada. Didžioji Britanija jau nėra ES rinka, todėl reikia žiūrėti kaip į trečiąją šalį. Kartais viskas praeina greitai, kartais prašo papildomų paaiškinimų, ypač jei krovinys mišrus arba vertės keistos. Jei dokumentai anglų kalboj paruošti chaotiškai, tikimybė sulaukti klausimų auga. Geriau prieš išvykstant viską sudėlioti taip, kad brokeris neskaitytų tarp eilučių.

Kaip pildyti inventorizacijos sąrašą?

Paprasčiausiai, bet tiksliai. Stalai, kėdės, stalčiai, kompiuteriai, monitoriai, spausdintuvai, dėžės, archyvai – viskas eina numeriais. Kiekviena dėžė turi kodą, pavyzdžiui, LON-001, LON-002, o viduje trumpas turinys. Ne rašyti „daiktai“, nes tai niekam nepadeda. Jei dėžėje dokumentai, parašykite, kokie; jei technika, nurodykite tipą. Po iškrovimo Anglijoje tas sąrašas gelbsti geriau nei bet koks gražus planas.

Kas atsakingas už klaidą CMR arba eksporto dokumentuose?

Priklauso nuo to, kas tuos dokumentus ruošė ir kas pateikė duomenis. Vežėjas atsako už transporto dokumentą, bet jei klientas davė neteisingą gavėjo kodą, adresą ar prekių aprašymą, problema grįžta atgal. Todėl prieš išsiunčiant reikia vieno žmogaus, kuris viską patikrina. Ne penki žmonės „kažką žino“, o vienas atsakingas. Dokumentų tvarkymas nėra malonus darbas, bet jis pigesnis už krovinio sulaikymą.

Įpakavimas, biuro kėdės, stalai ir tie „maži“ daiktai

Ar biurų kėdes reikia išardyti?

Ne visada, bet dažnai taip išeina geriau. Ergonominės kėdės užima daug vietos, o jų ratukai ir porankiai gali subraižyti baldus. Jei kėdžių daug, jas geriau vežti specialiuose maišuose arba sukrauti taip, kad nesusilietų su stalais. Kai kurios kėdės turi plastiko, kuris transporto metu tiesiog lūžta, ypač žiemą. Aš visada sakau: geriau išardyti per ilgai, nei aiškintis, kodėl kėdė atvažiavo be vieno rato.

Ar galima vežti kavos aparatus ir mikrobangės?

Galima, bet prieš tai juos reikia išvalyti, išjungti, nuimti vandenį ir apsaugoti. Ir taip, kavos aparatas yra problema, nors niekas tuo netiki. Viduje lieka nuosėdų, vandens, kartais pieno sistemos dalių. Mikrobangė paprastesnė, bet laidą reikia pritvirtinti, dureles užfiksuoti, korpusą apsaugoti. Jei paliekate buitinius prietaisus senajame biure, parašykite tai sąraše, kad Anglijoje niekas neklaustų, kur dingo „tas mažas aparatas“.

Ką daryti su archyvais?

Archyvai yra sunkūs, nuobodūs ir pavojingi, jei jų nekontroliuojate. Popierius greitai tampa tonomis, o dėžės vėliau niekas nenori nešioti į trečią aukštą. Geriausia prieš perkraustymą atlikti reviziją: naikinti, skenuoti, palikti, vežti. Jei dokumentai konfidencialūs, reikia dėžių su užrakinimu arba specialaus tvarkymo. Esu matęs, kaip svarbūs kontraktai atsidurdavo bendroje dėžėje su senomis reklaminėmis lankstinukų krūvomis. Taip daryti nereikėtų.

Kaip apsaugoti monitorius?

Monitorius vežame vertikaliai, su apsauga, ne guldomus vienus ant kitų kaip plytas. Reikalingos dėžės, kampų apsauga, plėvelė, kartais oro pagalvės. Jei monitoriai dideli arba lenkti, geriau jiems skirti atskirą vietą, o ne spausti tarp stalų kojų. Prieš išjungiant pravartu nufotografuoti laidus, ypač jei darbuotojas turi kelis ekranus. Po to, kai viskas išmontuota, „atrodė kitaip“ tampa populiariausia frazė.

Ar darbuotojai gali patys dėžes krauti?

Gali, bet tik jeigu tai suderinta ir pažymėta. Dažniausiai geriau, kad darbuotojai susipakuotų asmeninius daiktus, o profesionalai krautų baldus, techniką ir sunkias dėžes. Jei visi meta dėžes į bendrą krūvą, iškrovimo vietoje prasideda archeologija. Dar vienas dalykas – draudimas. Jei darbuotojas pats supakavo nepažymėtą dėžę ir ji dingo, aiškintis bus sunku. Tvarkingumas čia nėra biurokratija, tai taupymas.

Biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir sklandus procesas po iškrovimo

Kas lemia, kad biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir sklandus procesas – iš tikrųjų baigiasi tada, kai komanda dirba?

Ne iškrovimas yra pabaiga. Pabaiga yra tada, kai žmonės gali sėsti prie savo stalų, prisijungti prie kompiuterių, paspausdinti dokumentą ir nenutraukti kliento skambučio. Tikrai geras biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir sklandus procesas – matomas ne sąskaitoje, o pirmoje darbo dienoje. Jei visi ieško savo dėžių, IT bėga nuo stalo iki stalo, o spausdintuvas „kažkodėl nerodomas tinkle“, procesas dar nesibaigė.

Ar reikia montuotojų vietoje?

Dažniausiai taip, bent keliems žmonėms. Baldų išardymas ir surinkimas atrodo paprastas, kol trūksta vienos detalės arba stalas netelpa pro duris. Apie biuro baldų montavimą kalbant, geriau turėti žmones, kurie mato skirtumą tarp biuro stalų sistemų ir senų naminių sprendimų. Montuotojai taip pat gali pastatyti stalus pagal planą, sujungti paprastus laidus, sutvarkyti kėdes. Be jų iškrovimas tampa tik dėžių nešiojimu.

Kaip pažymėti kambarius ir stalus?

Kiekvienas stalas turi turėti numerį arba darbuotojo vardą, o kiekviena dėžė – tą patį kodą. Pavyzdžiui, „Anna-01“ važiuoja prie Anna stalo, o ne į bendrą kambarį. Jei biuras didelis, reikia plano su zonomis: recepcija, sales, accounting, meeting room. Anglijoje iškrovimo dieną visi bus pavargę, todėl spalvų lipdukai labai padeda. Mėlyna – finansai, žalia – pardavimai, raudona – IT. Paprasta, bet veikia.

Ką daryti, jei Anglijoje niekas neatvyksta priimti krovinio?

Tai viena blogiausių situacijų, nes vairuotojas negali palikti krovinio gatvėje. Pirmiausia reikia turėti bent du kontaktus: pagrindinį ir rezervinį. Jei niekas neatsako, vežėjas bando susisiekti su pastato apsauga, nuomotoju, kliento vadovu. Bet jei krovinys stovi, laikas skaičiuojamas. Todėl prieš išvykstant iš Lietuvos reikia patvirtinti datą, laiką, adresą, telefonus ir kas turi fizinius raktus. Ne „kas nors ten bus“.

Kada galima sakyti, kad viskas praėjo gerai?

Kai nėra didelių nuostolių, dokumentai praėjo, komanda pradėjo dirbti, o papildomų mokesčių nėra staigmena. Nebūtinai viskas bus idealu – visada atsiras dėžė ne ten arba vienas stalas stovės kitur. Bet jei pagrindinė technika veikia, baldai nesugadinti, archyvai surasti, o sąskaita atitinka tai, dėl ko susitarėte, tai jau geras rezultatas. Per 20 metų mačiau daug perkraustymų, ir geriausi buvo ne tie gražiausi, o tie, kur niekas nepanikavo.

Išvada

Biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir sklandus procesas tada, kai planuojate ne tik sunkvežimį, bet ir žmones, dokumentus, IT, liftus, adresus ir pirmą darbo dieną naujoje vietoje. Kainos, datos ir maršrutai keičiasi, bet pagrindas lieka tas pats: aiškus sąrašas, atsakingas kontaktas, tvarkingi dokumentai ir realus planas B. Jei tai padarysite prieš išvykstant, Anglijoje bus daug mažiau chaoso.