Biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir modernus sprendimas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvišubt metus, tiesa, pradžioje vairavau pats, o dabar daugiau koordinuoju. Galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Angliją niekada nėra tiesiog „dėti daiktus į sunkvežimį ir važiuoti“. Ypač dabar, kai pasaulis pasikeitė, o muitinės tampa vis griežtesnės. Dauguma klientų mano, kad tai taps per savaitę, bet realybėje reikia planuoti gerokai anksčiau. Čia ne tik apie logistiką, bet ir apie tai, kad jūsų verslis nustotų veikti kuo trumpiau. Štai kodėl reikia žinoti, ką tiksliai reiškia šiuolaikinis perkraustymas į JK.

Kiek laiko užtrunka viskas ir kaip suplanuoti?

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Angliją?

Tai visada klausimas, kurio aš labiausiai nemėgstu, nes atsakymas visada toks pats – „kiek reikia“. Jei turite tik kelis stalus ir kompiuterius, biuro perkraustymas į Angliją gali įvykti per 3-4 dienas nuo pasikrovimo iki iškrovimo Londono priemiesčiuose. Bet jei perkeliate visą sandėlį ar archyvą su tūkstančiais dokumentų? Tada tai gali trukti ir dvi savaites. Reikia atsiminti, kad keliaujant per Lamanšą visada įvyksta nenumatytų dalykų – pvz., vėjas arba ilgai laukianti muitinės eilė Kalė. Vienas mano klientas tikėjosi, kad prekes atgabens per penktadienį, tačiau dėl techninių trikčių terminaluose vairuotojas pavėlavo ir jie teko dirbti be kompiuterių visą savaitgalį. (Nors tiesa sakant, vairuotojas tiesiog pamiršo užpildyti kai kuriuos dokumentus laiku, bet tai jau detalės).

Ar galima perkraustyti savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai turi poilsio valandas, o jei jie dirba šeštadienį ar sekmadienį, reikia mokėti viršvalandžius. Be to, sandėliai Anglijoje dažnai nedirba visą parą, tad net jei atvyksite naktį, niekur nebus kur įleisti krovinių. Geriausia planuoti atvykimą darbo dieną, antradienį-arba-ketvirtadienį, kai eilės mažiausios. Nors aš pats mačiau, kaip viena firma bandė iškrauti vidurnaktį prieš Londono „City“ ir gavo didžiulį baudą už triukšmą. Taip kad, savaitgalis nėra geriausia idėja, nebent jūsų biuras yra toli nuo gyvenamųjų kvartalų.

Kada pradėti planuoti?

Idealiai – mėnesį iki planuojamos datos. Tada biuro perkraustymas į Angliją nebus chaosas. Reikia laiko parengti inventorinį sąrašą (kuris yra labai svarbus, apie tai kalbėsime vėliau), susitarti dėl dėžių ir pasirūpinti draudimu. Jei skubate, viskas įmanoma, bet kaina bus aukštesnė, o nervai – padėti. Kai žmonės skambina man ir sako „reikia važiuoti rytoj“, aš dažnai juos bandau atkalbėti, neb tai tik vienas kėdė. Per 20 metų pamatau, kad skubant visada kažką praleidžiate – arba dėžę, arba svarbų dokumentą.

Ar galiu būti tikras, kad viskas atvyks laiku?

Niekada negaliu būti 100 proc. tikras. Anglijoje yra dažnos problemos su „smart motorways“ ir eismo spūstims, kurios gali užstrigti valandomis. Paskutinį kartą, kai vežiau į Mančesterį, vairuotojas užstrigo ties M6 greitkeliu dėl avarijos ir buvo vėluoti 4 valandas. Mes visi laikome ryšį, bet kartais tikrai nieko negalima padaryti – tik laukti. Todėl visada sakau klientams nesiimti jokių svarbių susirinkimų atvykimo dieną, geriau palikti rezervą.

Kaip vežti labai brangius daiktus?

Jei turite brangią techniką, serverius ar menu, reikia tai iš anksto pasakyti. Tokie biuro perkraustymai į Angliją reikalauja specialios priežiūros – geresnio fiksavimo, o gal net ir individualios palydos. Paprasta dėžė su putomis čia nebegali užtekti. Turiu vieną istoriją, kai klientas nepranešė apie brangų paveikslą, jis buvo uždėtas tiesiog ant kėdės ir, žinoma, nukrito posūkyje. Dabar jau žinome – brangiausius daiktus reikia žymėti „FRAGILE“ ir vežti atskirai.

Dokumentai, muitinė ir tas „BREXIT“

Kokius dokumentus reikia turėti?

Pagrindinis dalykas – komercinės faktūros ir inventoriaus sąrašas. Be šių dokumentų jūs neišvažiuosite iš Lietuvos (ir įvežimo į Angliją muitinės neprašins). Inventoriaus sąrašas turi būti labai tikslus, ne „biuro baldai“, o „4 stalai, 10 kėdžių, 2 spintos“. Muitininkai mėgsta detales. Taip pat reikia EORI numerio, jei prekės keliauja prekybiniais tikslais. Be to, jei biuro perkraustymas į Angliją vyksta su pašarinių transportu, reikia ir CMR draudimo. Visus šiuos popierius reikia paruošti dar iki vairuotojo atvykimo, kad nebūtų laisvanoriškų tūzų prie sandėlio vartų.

Ar reikia mokėti muito ir PVM?

Dauguma klientų klauso šito klausimo su baima. Jei perkeliate įrangą, kuri buvo nusipirkta Lietuvoje ir naudota jūsų verslui, tai laikoma perkėlimu tarp filialų (intra-community supply), tačiau dėl „Brexit“ tai pasikeitė. Dabar dažnai taikomas importo PVM (Import VAT), kurį vėliau galima susigrąžinti, jei esate registruotas Anglijoje. Muitas (customs duty) gali būti taikomas tik tada, jei prekės yra naujos ir nebuvo mokėtas PVM Lietuvoje. Vienintelė problema – Anglijos muitinės dabar labai griežtos ir tikrina kilmę. (Man atrodo, kad dabar tikrina dar daugiau nei prieš 5 metus, bet galiu ir klysti).

Kas daryti, jei trūksta dokumentų?

Tai yra košmaras. Jei trūksta faktūros, muitinė gali konfiskuoti krovinius arba pridėti baudą. Kartais įvyksta situacijų, kai klientas pamiršta pasidaryti vienos mažos siuntos dokumentus. Tada tenka ieškoti sprendimų „išvirkščiai“ – rašyti paaiškinimus, mokėti užtikrinimo mokestį. Geriau viską patikrinti du kartus. Nesenai vienas klientas negalėjo rasti originalios serverinės apyrankos (nors tai nebe dokumentas, bet identifikavimo priemonė) ir teko laukti dieną kol jie išsiuntė kopiją. Dėlto visada labai dažnai kartoju – patikrinkit visus popierius.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai ne, jei tai komercinis reisas. Muitinė gali manyti, kad tai prekyba. Tačiau jei darbuotojai perkelia savo darbo stalus, tenka deklaruoti, kad tai ne asmeninės, o įmonės nuosavybės. Jei kas nors bandys įspraudti savo dviratį ar seną sofą į bendrą krovinią gali kilti bėdų. Geriau tokias dalykas vežti atskirai arba aiškiai deklaruoti kaip „personal effects“ (asmeniniai daiktai), bet tada gali tekti mokėti mokesčius, nes tai nėra susiję su verslu.

Ką daryti su elektronika ir seriais?

Visa elektronika turi turėti serijinius numerius arba bent jau aiškų aprašymą. Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl atliekų (WEEE), todėl jei vežate senus kompiuterius, gali tekti rodyti, kad tai ne šiukšlės, o dar naudojama įranga. Vieną kartą mus sulaikė, nes vežėme senus spausdintuvus į reciklavimo centrą Anglijoje, o dokumentai buvo užpildyti kaip vežame naujas dalis. Buvo nepatogu, teko aiškinti situaciją ir pildyti viską iš naujo.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 1,5 tūkst. eurų už mažą biurą iki 10 tūkst. ir daugiau už didelius sandėlius. Viskas priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo (Londonas brangiau nei Šiaurės Anglija) ir papildomų paslaugų (pakavimas, iškrovimas aukštai). Biuro perkraustymas į Angliją nėra pigus malonumas, tačiau jei suskaičiuosite, kiek kainuoja nustoti veikti dieną ar dvi, tai paslaugos kaina atsiperka. Turiu klientą, kuris bandė taupyti ir nuomavo pigų „vone“ be vairuotojo – jis sugedo kelyje, ir viskas baigėsi dar brangiau.

Ar yra papildomi mokesčiai Anglijoje?

Taip, būtinai atsižvelkite į „Congestion Charge“ (jei važiuojate į Londono centrą) ir „ULEZ“ (Ultra Low Emission Zone). Mūsų sunkvežimiai dažniausiai yra Euro 6 standarto, tad ULEZ mokesčio nereikia, bet senesnių autų savininkai gali nustebti. Be to, kai kurie tiltai ar tuneliai (pvz., Dartford Crossing) taip pat moka. Visus šiuos mokesčius dažniausiai pridedame prie galutinės sąskaitos, bet kartais klientai apie tai nežino ir stebisi, kai pamato papildomą eilutę.

Kaip mokėti? Užstatas ar visa suma?

Dažniausiai prašome 30 proc. užstato, kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę (kas, deja, nutinka). Likusią dalį mokate gavus prekes. Esu matęs atvejų, kai įmonės mokėjo viską iš karto, o vėliau teko spręsti ginčus dėl vėlavimų. Geriau laikyti pinigus kol viskas neatvyks. (Nors pasitikėjumas dalykas svarbus, bet verslas yra verslas).

Ar taupyti galima pakuojant pats?

Galima, bet tai rizikuota. Jei dėžės nėra užklijuotos arba užpildytos netinkamai, o kažkas sulūžta – draudimas to neišmoks. Mūsų komanda atveža dėžes, įrašo turinį ir užfiksuoja būklę. Jei biuro perkraustymas į Angliją vyksta be mūsų pakavimo, rizika tenka jums. Tiesa, mažesnėms firmoms tai būdas sutaupyti šimtus eurų. Tiesiog nenaudokite senų prekybos centrų dėžių – jos plyšta po kelių kilogramų apkrovos.

Kas įeina į kainą?

Į standartinę kainą įeina: sunkvežimis su vairuotoju, kuro sąnaudos (iki tam tikros ribos, jei nenurodyta kitaip), kelių mokesčiai Lietuvoje ir Lenkijoje. Anglijos mokesčiai dažnai skaičiuojami atskirai. Taip pat į kainą neįeina iškrovimas Anglijoje, jei tai nenurodyta sutartyje. Vienas klientas nustebino, kai sužinojo, kad vairuotojas padės iškrauti tik „prie sunkvežimio“, o ne nešios dėžes į trečią aukštą lifto. Reikia visada aiškiai pasakyti, kas jums reikalinga.

Pakavimas, technika ir smulkios detalės

Kaip supakuoti kompiuterius?

Kompiuterius reikia išjungti ir, jei įmanoma, surinkti originaliąse dėžėse. Jei jų nebėra, naudojame specialias „bubble wrap“ užpildas. Labai svarbu neleisti, kad jie šoktų dėžės viduje. Monitoriai – labai jautrūs, juos reikia apsaugoti stiklo plėvele. Kartais žmonės tiesiog meta monitorius ant lovos ir sako „vykite“ – taip negali. Vienas smulkus posūkis ir turite 500 eurų nuostolį.

Ar galima vežti augalus?

Techniškai taip, bet reikalingas fitosanitarinis pažymėjimas. Be jo, Anglijos muitinė gali nesuleisti augalų, bijodama kenkėlių. Manau, kad dauguma biurų tiesiog nusipirka naujus augalus Anglijoje, nes procedūra per daug sudėtinga vienam puokštei. Tiesa, jei tai dirbtiniai augalai, problemų nėra, juos galima tiesiog įdėti į dėžę.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Dokumentus reikia surinkti į uždaromas dėžes su spynomis. Mes negarantuojame, kas vyksta su kroviniu per muitinės patikrą, jei atsiranda įtarimų, gali atidaryti visas dėžes. Todėl labai slaptus dokumentus geriau vežti su savininku asmeniškai arba naudoti specializuotą dokumentų pervežimą. Nerekomenduoju maišyti dokumentų su buitinėmis šiukšlėmis, kaip tai padarė vienas klientas – sunkvežimio vairuotojas pamatė dėžę su užrašu „ svarbu “, o viduje buvo seni apdailos rąstai.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didelius stalus ir spintas reikia išmontuoti. Nekračiau būtų įvežti sofos ar didelio konferencinio stalo per duris be išmontavimo. Mūsų meistrai tai padarys, o vėliau Anglijoje surens atgal. Svarbu tik neprarasti varžtų! Visada dedame juos į mažus maišelius ir priklijujame prie baldų. (Kažkaip visada prarandame po vieną varžtą, bet stengiamės tai išvengti).

Ką daryti su skysčiais (kava, servetėlės)?

skysčius reikia išpilti arba uždaryti labai gerai. Vieną kartą kava išsiliejo ant svarbių sutarčių – buvo baisu. Servetėlės ir popierius turi būti uždaryti, kad nešlaptų, jei lietus bus perkeliant į sunkvežimį. Atrodo smulkmena, bet drėgna aplinka sugadina daug daugiau nei smūgis.

Problemos ir realus gyvenimas (kai kažkas ne taip)

Kas daryti, jei vairuotojas dingsta?

Tai reta situacija, nes stebime autousius GPS, bet kartais signalas prapuola (pvz., Eurotunelyje). Jei nebejungiame valandą – skambinam. Kartais vairuotojai tiesiog užmiega poilsio vietoje ir neatsako. Nereikia iš karto panikuoti. Biuro perkraustymas į Angliją yra ilgas kelias, kartai tiesiog reikia kantrybės.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tuomet mes išsiunčiame kitą sunkvežimį arba padedame perkrauti į kitą. Tai ilgiau užtrunka ir gali kainuoti papildomai, jei tai ne jūsų kaltė. Bet tokiems atvejams turime draudimą. Nesenai vienam klientui nutiko, kad patikros metu plyšo padanga, ir teko laukti techninės pagalbos Vokietijoje. Jūsų biuras to laiko nematys, bet krovinius pristatysime.

Ar galima keisti adresą įvykusio metu?

Galima, bet brangu. Jei vairuotojas jau važiuoja į vieną adresą, o jūs staiga nusprendžiate, kad reikia į kitą, tai bus laiko nuostolis. Anglijoje kur kas sunkiau rasti kelią nei čia, o GPS kartai vedą pro uždaras gatves. Keiskite adresus bent paraš iki atvykimo.

Kaip elgtis su blogai supakuotomis dėžėmis?

Jei matome, kad dėžė gali suirti, užklijuojame ją juosta. Jei jos viduje daiktai šoka, bandome užpildyti tarpą. Bet jei klientas pats supako ir uždarė dėžę, mes neatsidarysime (išskyrus atvejus, kai girdisi suskambantys stiklai). Tada tenka skambinti klientui ir klausti leidimo. Tai sukelia vėlavimą.

Ar tikrai reikia draudimo?

Be abejo. Niekada nežinai, kas nutiks kelyje. Nors mano vairuotojai yra profi, keliuose važiuoja ir kiti, kurie gali atsitrenkti. Be to, gali būti gaisras arba vandens praliejimas sandėlyje. 200 eurų draudimo premija yra nieku, palyginti su 10 000 eurų įrangos nuostoliu.

O jei aš pasiruošęs, o jūs vėluojate?

Tai įvyksta. Mes stengiamės būti punktualūs, bet jei buvo problemų su ankstesniu užsakymu, vėluojame. Tokiu atveju pranešame iš kada. Nereikia pyktis, tai nepadės. Geriau susiderėti dėl laiko rezervo. Nors pripažinsiu, kartais mes tiesiog blogai susiskaičiuojame laiką ir atsiprašome.

Pabaigos ir įvairios smulkmenos

Ar pasirūpinsite šiukšlių išvežimu?

Anglijoje šiukšlių išvežimas yra brangus ir sudėtingas reikalas. Jei turi seni baldus, kuriuos norite išmesti, tai reikia susitarti iš anksto. Negalima tiesiog palikti jų gatvėje prie sandėlio – baudos didelės. Mes galime padėti rasti partnerį, kuris juos paims, bet tai papildoma paslauga.

Kaip vežti IT serverius?

Serveriai turi būti išjungti tinkamai (shutdown), o ne ištrauktas iš lizdo įjungimo būsenoje. Duomenų praradimo rizika didelė. Be to, jie turi būti fiksuoti ant šarnyrų (anti-static straps). Biuro perkraustymas į Angliją turi būti aptartas su jūsų IT administratoriumi, kad jis pasiruoštų sistemos atkūrimi kitame krašte.

Ar galima sekti krovinius realiu laiku?

Dauguma sunkvežimių turi GPS sekimą, bet mes dažniau tiesiog skambiname vairuotojui. Programėlės kartais meluoja arba vėluoja atnaujinti duomenis. Jei jums labai svarbu tikslumas, paprašykite mums skambinti kas 2 valandas.

Kokias dėžes naudoti?

Stiprias, dvigubos sienelės dėžes. Nenaudokite senų, kurios jau buvo drėgnos. Dėžės su ratukais („roll containers“) labai patogios biurui, jose galima nešti daug mažesnių dalykų vienu metu.

Ar reikia išvalybių prieš išvykstant?

Geriau taip. Niekas nenori vežti dulkių ir senų kaukolių. Be to, jei įrenginius švarus įstatysite į naują biurą, jums bus maloniau dirbti. Vienas klientas išvežė pilną šiukšlių dėžę, manydamas, kad tai archyvas – buvo nemažas keistas nustebimas Anglijoje.

Kas daryti su parkavimu Anglijoje?

Patikrinkite, ar yra kur pastatyti sunkvežimį. Angliški miestai yra ankšti. Jei nėra parkavimo vietos, sunkvežimis gali tiesiog važiuoti ratu ir mokėti už laiką. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bay) iš anksto.

Ar galima vežti vaistus?

Tik su receptais ir deklaracijomis. Naudoti vaistus be etikečių draudžiama. Muitinė labai griežtai tikrina vaistus, ypač stipriuosius. Geriau juos pasiimti sau į lagaminą.

Kaip elgtis su gyvūnais (jei biure yra katinas)?

Gyvūnus reikia vežti specialiomis tarnybomis, ne kroviniiniame sunkvežimyje. Ten per karšta arba per daug triukšminga. Biuro perkraustymas į Angliją nėra vieta jūsų biuro katinui ar šuniui.

Ar reikia kalbėti angliškai su vairuotojais?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba lietuviškai arba rusiškai, bet su Anglijos partneriais (krautojais) kalbama angliškai. Jums nieko nereikės kalbėti, mes viską suorganizuojame. (Nors jei galite pasakyti „Hello“, visada malonu).

Ką daryti su dėžių likučiais?

Anglijoje dėžių pervežimas atgal nėra vertas. Geriau jas išardyti ir išmesti vietinėje išmetimo vietoje arba parduoti kaimynams, jei jos geros būklės.

Ar saugu duoti raktus nuo naujo biuro vairuotojui?

Geriau, kad būtų kas nors iš jūsų komandos. Vairuotojas turi atiduoti krovinius, o ne ieškoti kambarių. Be to, jei dingsta raktas (kas kartais nutinka), tai didelė problema.

Galutinis patarimas

Nesupykite, jei kažkas ne taip. Mes dirbame su žmonėmis, ne su robotais. Jei kažkas sugedo – pasakykite, išspręsime. Jei vėluojame – atsiprašome, pristatysime. Svarbiausia, kad verslas užsuktų toliau.

Išvada

Sumažiu, kad biuro perkraustymas į Angliją nėra paprasta užduotis, bet su gerais planais ir patirtimi jis tai įmanoma atlikti be didelių nusivylimų. Nors aš ir galiu kartais užmiršti pavardę arba nukrypti nuo temos kalbėdamas apie Anglijos kelius, viena tikra – reikia rasti patikimus partnerius. Būkite kantrūs, tikrinkite dokumentus ir nebandykite taupyti ant draudimo. Tada viskas vyks taip, kaip turi būti – efektyviai ir, svarbiausia, saugiai. Sėkmės jūsų naujame etape!