Biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos: kaip viskas vyksta iš tikrų

Įvadas

Biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos nėra tas dalykas, kurį galima užsakyti kaip picą. Pirmiausia reikia suprasti, kiek daiktų turite, ar baldai demontuojami, ar kompiuteriai veža su serveriais, kas pasitiks Anglijoje, kas pasirašys dokumentus. Po Brexit viskas darosi truputį lėčiau, ne visada, bet dažniau. Per dvidešimt metų mačiau, kad geri planai žlunga dėl trijų dalykų: netikslios inventoriaus, blogo laiko lango ir žmonių, kurie „kažkaip susitvarkys“. Čia noriu paaiškinti paprastai, be pagražinimų. O kur užsikirs, ten ir reikia pasiruošti.

DUK

Biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos: pirmas skambutis, planas ir kainos

Kodėl biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos nėra tik sunkvežimis?

Ne, tikrai ne. Todėl, kai klientai sako „biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos“, aš pirmiausia klausiu ne apie sunkvežimį, o apie planą. Kur Anglijoje krausite? Ar lifto rezervacija padaryta? Ar stalai išardomi, ar vežami sveiki? Ar dokumentai paruošti? Daug kas pamiršta, kad ofisas yra ne tik baldai, bet ir kabeliai, kompiuteriai, dokumentai, seifai, darbuotojų ramybė. Be to, kartais viena spinta kainuoja daugiau nervų nei visas maršrutas.

Kiek laiko reikia pasiruošti biuro perkraustymui į Angliją?

Jeigu kalbam apie mažą biurą, realiai užtenka trijų–keturių savaičių. Didesniam biurui, tarkim, 25–40 darbo vietų, geriau turėti šešias–aštuonias savaites. Reikia inventorizacijos, pakavimo medžiagų, IT plano, dokumentų, muitinės sąskaitos faktūros, kontaktų Anglijoje. Kartais viskas susitvarko per dešimt dienų, bet tada kas nors būtinai pamiršta raktus arba liftą. Aš tokių „paskutinę minutę“ nemėgstu, nes tada mokate ne už logistiką, o už paniką.

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos?

Mažam biurui, kai vežate kelis stalus, kėdes, porą dėžių ir kompiuterius, galima tilpti į 1 800–3 200 eurų, jei dalijate transportą. Pilnas automobilis arba mažas sunkvežimis iš Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos į Londoną dažniausiai kainuoja apie 2 800–5 500 eurų. Didesnis ofisas, 30+ vietų, su demontavimu ir IT, gali šokti į 7 000–12 000 eurų. Tai labai grubiai, nes kaina priklauso nuo tūrio, laiko, draudimo, pakavimo ir to, ar Anglijoje kas nors realiai laukia. Pigi kaina kartais reiškia, kad vėliau kas nors „pamiršo“ draudimą.

Ar galima perkraustyti biurą į Londoną pigiau nei į Mančesterį?

Londonas atrodo pigesnis, nes ten reisų daugiau, bet tik atrodo. Kamščiai, congestion charge, brangus stovėjimas, sunkus įvažiavimas į centrą ir liftų eilės gali suvalgyti visą laimėjimą. Į Mančesterį, Birmingamą ar Bristolį kartais važiuoti ramiau, nors kilometrai kitokie. Jei reikia iš anksto rezervuoti kėlimo langą ir nėra chaoso, kaina gali būti net švaresnė. Beje, kava prie Doverio pabrango, bet tai jau ne logistika.

Kodėl kaina kartais pasikeičia po inventorizacijos?

Keičiasi tada, kai pirmas įvertinimas buvo padarytas „nuo nuotraukų“. Nuotraukoje stalas atrodo kaip stalas, o realybėje tai modulinė sistema su kabelių kanalais, stalčiais ir trimis varžtais, kurių niekas neranda. Gali paaiškėti, kad reikia dviejų vyrų vietoj vieno, dėžių ne 40, o 90, arba kad seifas sveria daugiau nei planuota. Tai ne visada bandymas jus apgauti. Kartais tiesiog pirmą kartą kas nors atsakingai suskaičiavo.

Biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos ir dokumentai po Brexit

Kokius dokumentus reikia paruošti prieš biuro perkraustymą į Angliją?

Reikia bent inventorizacijos, sąskaitos faktūros arba pro forma, prekių aprašymo, HS kodų, gavėjo duomenų, siuntėjo duomenų ir transporto dokumento. Jei vežate naudotus baldus, kompiuterius, spausdintuvus, reikia aiškiai parašyti, kad tai naudotos prekės, ne nauja prekybinė partija. Dar reikia žinoti, kas bus importuotojas Anglijoje. Čia ne visada lengva, ypač kai viską darom be plano. Brokeris gali paprašyti papildomų paaiškinimų, ir tada geriau atsakyti tą pačią dieną.

Ar po Brexit biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos visada stringa?

Ne visada. Po Brexit biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos tikrai turi daugiau popierizmo nei anksčiau, bet normalus pervežėjas su brokeriu tai sutvarko kasdien. Stringa tada, kai trūksta EORI, kodų, adresų arba kai sąskaitoje parašyta „office stuff“ ir visi laukia stebuklo. Londono uostas? Doveris? Tunelis? Dažniau keliaujama per Lamanšo tunelį (pataisau: ne visada per jį, kartais keltas, priklausomai nuo grafiko). Blogiausia, kai dokumentai tvarkomi jau pasienyje.

Ką daryti su kompiuteriais, monitoriais ir serveriais?

Kompiuteriai, monitoriai ir serveriai yra ta vieta, kur klientai dažniausiai permoka. Monitorius galima vežti, bet juos reikia statyti vertikaliai, apsaugoti kampams ir nedėti ant jų sunkių dėžių. Serverius aš pats nelabai norėčiau vežti be gamintojo rekomendacijų, nes vibracija, drėgmė ir staigus išjungimas gali padaryti daugiau žalos nei kelionė. Geriau turėti IT žmogų, kuris išjungia, pažymi kabelius, padaro atsargines kopijas. Ir taip, kabelių maišelis be etiketės yra mažas pragaro kūrinys.

Ar reikia EORI numerio, jei keliamės į Angliją?

EORI numerio gali prireikti eksportuojant iš ES ir importuojant į Jungtinę Karalystę, bet praktiškai jį dažnai tvarko jūsų muitinės tarpininkas arba buhalterinė kompanija. Jei perkraustote savo įmonės turtą, reikia suprasti, kas deklaruoja krovinį. Kartais eksporto pusė sutvarkoma Lietuvoje, importas – Anglijoje, o tarpininkai susišneka tarpusavyje. Nesu 100% tikras, kaip tai padarys jūsų konkretus brokeris, todėl klauskite prieš pakraunant. Popierius, padarytas po fakto, visada atrodo gražiau nei yra.

Kas yra CMR ir kodėl jis vis tiek svarbus?

CMR yra tarptautinis važtaraštis, ir jis vis dar labai svarbus, nors muitinė dabar reikalauja daugiau. Jame matyti, kas, ką, iš kur ir kam veža, taip pat krovinio priėmimo būklė. Jei Anglijoje pastebite įbrėžimą ant stalo, CMR ir krovinio priėmimo aktas gali labai padėti. Bloga žinia: jei pasirašote „priimta be pastabų“, o tada po trijų dienų skambinate, bus sunkiau. Gera žinia: normalūs pervežėjai tai paaiškina iš anksto.

Pakavimas, saugumas ir biuro įranga

Kaip pakuojami stalai, kėdės ir seifai?

Stalai dažniausiai išardomi, kėdės dedamos į dėžes arba rišamos į blokus, seifai tikrina svorį ir matmenis. Jei seifas 200 kg, nereikia jo laikyti „tik vienu daiktu“, nes vienas daiktas gali reikšti vieną problemą. Buitinius baldus vežti galima, bet ofiso baldai dažnai turi aštrius kampus, stiklą, metalinius rėmus. Todėl reikia kampuočių, plėvelės, dėžių, lipdukų. Jei planuojate biuro įrangos pakavimą, pradėkite nuo IT ir dokumentų, ne nuo senų katalogų.

Ar reikia demontuoti darbo vietas?

Dažniausiai taip, ypač jei stalai moduliniai arba turi kabelių kanalus. Demontavimas prieš pakrovimą taupo vietą, o vieta sunkvežimyje reiškia pinigus. Bet jei baldai seni, trapūs, su medžio drožlių plokšte, reikia atsargumo. Vieną kartą mačiau stalą, kuris išardytas nebeatrodė kaip stalas. Todėl geriau turėti nuotraukas prieš demontavimą ir vieną žmogų, kuris žino, kur tie varžtai turėtų būti.

Kas nutinka, jei Anglijoje biuras dar nėra paruoštas?

Taip, ir tai nutinka dažniau, nei norėtųsi. Naujasis biuras Londono priemiestyje dar neturi stalelių, raktai pas administratorių, o administratorius „išėjo penkioms minutėms“. Tada reikia sandėliavimo, laikino iškrovimo arba laukimo mašinoje, o laukimas nėra nemokamas. Geriausias variantas – turėti Anglijoje kontaktą su telefonu, kuris tikrai atsako. Jei kontaktas yra tik „parašysiu, kai bus laisvas“, aš jau girdžiu problemas.

Kaip apsaugoti IT įrangą per kelionę per Lamanšą?

IT įranga nemėgsta trijų dalykų: smūgių, drėgmės ir nežinomybės. Monitoriai, dokai, klaviatūros, maršrutizatoriai turi būti atskirai supakuoti, o serveriai – pagal gamintojo instrukcijas. Kabelius žymėkite abiejuose galuose, nes Anglijoje kas nors vis tiek klaus, „kuris buvo prie kurio“. Jei vežate per keltą, konteinerio temperatūra ir kondensatas gali būti nemaloni tema. Aš visada sakau: duomenų kopija kainuoja mažiau nei vienas piktas direktorius.

Ar galima vežti popierinius dokumentus ir archyvus?

Popierinius dokumentus vežti galima, bet čia prasideda kita istorija. Jei tai įprasti archyvai, užtenka tvirtų dėžių, numeracijos ir drėgmei atsparaus pakavimo. Jei dokumentai konfidencialūs, reikia plano, kas juos veža, kas pasirašo perdavimą, kas turi prieigą. Kartais klientai nori vežti viską, ką turi, o tada paaiškėja, kad pusė popierių senesnė už Brexit. Šiukšlinimas irgi yra paslauga, tik ją reikia aptarti prieš, ne po.

Biuro perkėlimas į Angliją: laikas, maršrutas ir realios problemos

Koks maršrutas geriausias iš Lietuvos į Angliją?

Iš Lietuvos dažniausiai važiuojama per Lenkiją, Vokietiją, Belgiją arba Nyderlandus, tada į Doverį arba Lamanšo tunelį. Maršrutas priklauso nuo laiko, oro, eismo, keltų vietų ir vairuotojo darbo laiko. Į pietų Angliją kartais greičiau per tunelį, į šiaurę kartais prasmingiau derinti su kitu grafiku. Ne visada trumpiausias kelias yra pigiausias. Beje, Vokietijos remontai gali sugadinti net gerą planą, ir niekas jūsų neklaus, ar jums tai tinka.

Kodėl kėlimasis savaitgalį dažnai kainuoja brangiau?

Savaitgalis dažnai kainuoja brangiau, nes reikia mokėti vairuotojams, sandėliams, liftų priežiūrai ir kartais pastato apsaugai. Anglijoje kai kurie biurų pastatai leidžia krovinius vežti tik darbo dienomis arba anksti ryte. Jei norite perkraustytis šeštadienį, kad pirmadienį visi dirbtų, tai logiškai skamba gerai. Praktiškai tai reiškia, kad visi kiti nori to paties. Todėl savaitgalio langas griebiamas greitai, o kaina pakyla.

Ar galima derinti biuro perkėlimą į Angliją su sandėliavimu, kai perkamos efektyvios logistikos paslaugos?

Taip, ir kartais sandėliavimas išgelbsti visą projektą. Pavyzdžiui, baldai jau išvežti iš seno biuro Kaune, o naujas ofisas Birmingame bus paruoštas tik po savaitės. Tada krovinys gali pastovėti saugomame sandėlyje, o ne laukti aikštelėje. Reikia tik sutartyje aiškiai parašyti, kas atsako už daiktus, kiek dienų įskaičiuota ir kokia kaina už papildomą dieną. Mažiems biurams tai gali kainuoti nuo 20–60 eurų už dieną, didesniems – pagal paletes ar kubatūrą.

Ką daryti, kai darbdavys pakeičia planą paskutinę dieną?

Tada pirmiausia reikia sustabdyti paniką, nors žinau, kad tai lengviau pasakyti nei padaryti. Jei pakeičiamas adresas, data arba kontaktinis asmuo, reikia nedelsiant pranešti pervežėjui ir brokeriui. Dokumentuose adresas nėra dekoracija; jis turi sutapti su tuo, kur krovinys iš tikrųjų važiuoja. Jei planas pasikeičia pasienyje, gali atsirasti papildomų mokesčių, vėlavimų ir labai nemalonių skambučių. Esu matęs, kad vienas neperskaitytas el. laiškas kainuoja dieną.

Kokios klaidos labiausiai erzina pervežėjus?

Labiausiai erzina, kai inventorizacija daroma akimis: „na, kažkiek ten bus“. Dar erzina netikslūs aukščiai, neužsakyti liftai, neišimti daiktai iš stalčių ir žmonės, kurie sako „tik viena dėžutė“, o ten 40 kg katalogų. Blogos įmonės tuo naudojasi, pasiūlo gražią kainą, o paskui vietoje pradeda „aiškintis“. Geras pervežėjas užduos nepatogius klausimus dar prieš sutartį. Jei jums tai atrodo kaip kišimasis, galbūt tiesiog dar neturėjote problemų.

Atsakomybė, draudimas ir žmogiška pusė

Ar krovinys draudžiamas?

Turėtų būti, bet reikia žiūrėti ne į gražų žodį, o į sąlygas. CMR atsakomybė turi limitus, dažnai skaičiuojamus pagal svorį, ne pagal daikto vertę. Brangiam monitoriui ar serveriui to gali nepakakti. Todėl verta klausti apie papildomą krovinio draudimą, išskaitas, išimtis ir tai, kas nutinka, jei dėžė atrodo sveika, o viduje kažkas dūžta. Jei kompanija sako „viskas drausta“ ir daugiau nieko nepaaiškina, aš jau būčiau atsargesnis.

Kaip atrodo geras perdavimas Anglijoje?

Geras perdavimas Anglijoje atrodo nuobodžiai, ir tai yra gerai. Vairuotojas arba atsakingas asmuo patikrina dėžių skaičių, baldų būklę, pasirašo priėmimo dokumentus, pažymi pastabas. Jei kažkas įbrėžta, rašoma iškart, ne „po pietų pasižiūrėsim“. Kontaktinis asmuo turėtų turėti teisę spręsti, kur krauti dėžes ir ką daryti su problemomis. Po perdavimo prasideda montavimas, IT tikrinimas, dokumentų perdavimas ir tas chaosas, kurį visi vadina „normaliu pirmu darbo dienos rytų“.

Ar biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos tinka mažiems biurams?

Taip, tikrai tinka. Biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos nėra skirtas tik didelėms įmonėms. Mažam biurui kartais dar svarbiau turėti tvarkingą planą, nes nėra atskiro logistikos skyriaus, kuris gelbėtų situaciją. Gali užtekti dalinio krovinio, kelių palečių, profesionalaus pakavimo ir aiškaus dokumentų tvarkymo. Kaina tada dažniausiai protingesnė nei samdyti visą automobilį. Bet reikia saugotis pasiūlymų, kurie skamba per gražiai.

Kada verta rinktis dalinį krovinį?

Dalinis krovinys tinka, kai turite kelias palečių vietas, dėžes, keletą baldų arba mažą darbo vietų skaičių. Krovinys keliauja su kitais klientais, todėl laikas gali būti lankstesnis, o kaina mažesnė. Minusas tas, kad negalite visada pasirinkti tikslios dienos kaip su individualiu reisu. Jei pirmadienį 9 val. visi turi sėdėti naujame ofise, dalinis variantas gali nervinti. Jei turite savaitės rezervą, jis dažnai yra labai protingas sprendimas.

Koks būtų mano paprastas patarimas prieš pasirašant sutartį?

Prieš pasirašant sutartį paprašykite raštu: kas įskaičiuota, kas neįskaičiuota, koks terminas, kas atsako už dokumentus, koks draudimas ir kas vyksta vėlavimo atveju. Tada palyginkite ne tik kainą, bet ir atsakymų kokybę. Jei vienas tiekėjas atsako tą pačią dieną su konkrečiais klausimais, o kitas rašo „bus gerai“, aš žinau, ką pasirinkčiau. Pervežimas į Angliją nėra tik kelionė nuo taško A iki taško B. Tai mažas projektas, ir projektui reikia žmogaus, kuris mato visą vaizdą.

Išvada

Biuro perkraustymas į Angliją efektyvios logistikos paslaugos pavyksta tada, kai nesigėdijama klausti anksti. Suskaičiuokite daiktus, pasiruoškite dokumentus, sutarkite dėl pakavimo, IT, draudimo ir Anglijos pusės kontakto. Kaina be plano atrodo maža tik iki pirmos problemos. Geriau šiek tiek daugiau žinoti prieš, nei mokėti dvigubai po. Ir taip, kartais vis tiek kažkas nueis ne pagal planą – todėl planas turi turėti vietos žmogiškam chaosui.