Biuro perkraustymas į Angliją: detalus logistikos planas

Įvadas

Biuro perkraustymas į Angliją: detalus logistikos planas nėra tik klausimas, kuris furgonas atvyks. Biure yra stalai, kėdės, kompiuteriai, serveriai, dokumentai, klientų duomenys, darbuotojų laikas ir dažnai labai trumpas langas, kada viską galima judinti. Jei persikraustymas blogai suplanuotas, prarandate ne tik pinigus, bet ir darbo valandas. Per daugelį metų mačiau biurų, kurie persikraustė per vieną savaitgalį beveik nepastebimai, ir tokių, kurie po „paprasto“ perkėlimo negalėjo dirbti tris dienas.

DUK

Biuro perkraustymas į Angliją: detalus logistikos planas prieš darbus

Kodėl biuro perkraustymas į Angliją: detalus logistikos planas toks svarbus?

Nes biuras nėra namas, kur galima nešti dėžes ir paskui ieškoti savo stalo. Čia svarbu, kada sustabdysite darbą, kas atsakingas už IT, kur bus dokumentai, kaip pažymėtos darbo vietos. Biuro perkraustymas į Angliją: detalus logistikos planas padeda sumažinti простojų, painiavą ir papildomas išlaidas. Jei planas geras, žmonės ateina į naują vietą ir gali dirbti. Jei blogas, visi ieško HDMI laidų ir kaltina logistiką.

Koks pirmas žingsnis prieš perkraustymą?

Pirmas žingsnis – inventorizacija. Reikia žinoti, kiek stalų, kėdžių, monitorių, dokumentų dėžių, spintų, serverių, telefonų, archyvų. Tada galima pasirinkti transportą, krovėjus, pakuotę ir grafiką. Be inventorizacijos viskas tampa spėlionėmis. Esu matęs biurą, kuris sakė „mažas ofisas“, o realybėje buvo 28 darbo vietos ir du archyvo kambariai. Mažas jis nebuvo.

Ar reikia apžiūrėti naują biurą?

Labai pageidautina. Reikia žinoti liftą, durų plotį, krovimo zoną, parkavimą, ar galima naudoti rampą, ar yra apsauga. Anglijoje daug biurų turi griežtas taisykles: leidimai, laikai, draudimai, apsaugos registracija. Jei to nežinote, vairuotojas gali stovėti lauke ir laukti. O laikas eina. Kartais vienas popierius sutaupo daugiau nei papildomas krovėjas.

Kaip sudaryti grafiką be darbo sutrikdymo?

Geriausia perkraustymą daryti savaitgalį, švenčių metu arba po darbo valandų. Bet tai kainuoja daugiau. Jei biuras dirba iki penktadienio 17 val. ir pirmadienį 9 val. turi veikti, reikia labai tikslaus plano. IT įranga dažniausiai išjungiama pirmiausia, dokumentai žymimi, darbo vietos numeruojamos. Nežinau 100%, ar jūsų pastato apsauga leis dirbti naktį, todėl tai reikia tikrinti iš anksto.

Kas turėtų būti atsakingas kliento pusėje?

Turėtų būti vienas žmogus, kuris turi sprendimų teisę. Ne penki skyrių vadovai, kurie kiekvienas sako kitaip. Atsakingas asmuo žino, kurios dėžės kur eina, kas turi prieigą prie serverinės, kas priima baldus, kas sprendžia problemas. Be vieno atsakingo žmogaus perkraustymas virsta balsavimu koridoriuje. O koridoriuje logistika neveikia.

Ar reikia pranešti darbuotojams?

Būtinai. Darbuotojai turi žinoti, kaip pažymėti daiktus, kada išjungti kompiuterius, kur palikti asmeninius daiktus, kas nutiks su dokumentais. Jei jie nieko nežino, rasite dėžių su užrašu „nežinau“. Tai nėra juokinga, kai reikia greitai surinkti biurą. Geras vidinis komunikavimas sutaupo daugiau laiko nei papildoma valanda krovėjų.

Kodėl reikia numeruoti darbo vietas?

Numeracija leidžia greitai sudėlioti stalus, monitorius, kėdes ir asmenines dėžes. Pavyzdžiui, A12 reiškia stalas A12, monitorius A12, kėdė A12, dėžė A12. Skamba biurokratiškai, bet po perkraustymo visi džiaugiasi tvarka. Be numerių kompiuteriai ir kėdės susimaišo. Esu matęs, kaip du darbuotojai ginčijosi dėl tos pačios kėdės. Niekam nereikia tokio teatro.

IT, serveriai ir biuro įranga

Kaip perkraustyti kompiuterius?

Kompiuterius reikia išjungti, atjungti laidus, pažymėti laidus, supakuoti monitorius ir sisteminius blokus. Geriausia nufotografuoti jungtis prieš atjungiant. Dokumentai ir laidai turi būti atskirose dėžėse. Jei biuras didelis, IT žmogus turi būti įtrauktas į planą. Ne krovėjai turi sprendinėti, kuris laidas kuriam monitoriui priklauso. Tai gali baigtis ilgu pirmadienio ryto chaosu.

Ar serverius galima vežti su baldais?

Geriau ne. Serveriai, tinklo įranga, duomenų saugyklos ir brangi IT technika turėtų keliauti atskirai, specialiai supakuoti ir, jei reikia, su papildomu draudimu. Jie jautrūs smūgiams, drėgmei, statinei elektrai. Kartais geriau naudoti specializuotą IT pervežimą. Jei serveris sugenda, biuras gali sustoti. Todėl čia taupymas ant pakuotės yra labai bloga idėja.

Ką daryti su dokumentų archyvu?

Dokumentus reikia suskirstyti, sunumeruoti, supakuoti į tvirtas dėžes ir sudaryti sąrašą. Sunkūs dokumentai greitai apkrauna dėžes, todėl dėžės neturi būti per didelės. Jei tai konfidencialūs dokumentai, reikia užtikrinti, kad jos būtų uždarytos, pažymėtos ir perduotos atsakingam asmeniui. Archyvas atrodo nuobodus, kol jis sveria 300 kg ir niekas nežino, kur dėti dėžę 47.

Ar reikia išjungti techniką prieš krovėjus?

Taip, technika turi būti išjungta saugiai. Kompiuteriai, serveriai, spausdintuvai, telefonų sistemos – viskas turi savo tvarką. Jei krovėjai tiesiog ištraukia laidus, o IT vėliau bando atkurti sistemą, gali kilti problemų. Geriau turėti IT atsakingą asmenį vietoje. Tai gali būti darbuotojas arba išorės specialistas. Svarbu, kad jis būtų pasiekiamas.

Kaip vežti spausdintuvus ir kopijavimo aparatus?

Spausdintuvus reikia apsaugoti nuo smūgių, užfiksuoti judančias dalis, kartais išimti kasetes. Dideli kopijavimo aparatai gali būti sunkūs ir reikalauti specialaus kėlimo. Jei įrenginys nuomojamas, pasitikrinkite sutartį – kartais perkėlimą turi atlikti tiekėjas. Ne visada galite patys jį kilnoti. Tai nepatogu, bet geriau sužinoti prieš perkraustymą.

Ar baldus reikia išardyti biure?

Dažnai taip. Darbo stalai, posėdžių stalai, spintos, lentynos – daug ką reikia išardyti, kad būtų saugu ir efektyvu. Bet reikia turėti įrankius, varžtų maišelius ir žymes. Jei biuras didelis, geriau turėti žmones, kurie specializuojasi baldų surinkime. Kitaip pirmadienį visi sėdi prie stalviršių ir ieško varžtų. Tai nėra produktyvu.

Kas atsakingas už duomenų saugumą?

Kliento IT komanda arba atsakingas asmuo. Pervežėjas gali saugoti įrangą fiziškai, bet duomenų saugumas, slaptažodžiai, diskų išėmimas ir prieigos yra kliento atsakomybė. Jei diskai keliauja su serveriais, tai turi būti sąmoningas sprendimas. Kai kuriais atvejais diskus geriau vežti atskirai. Tai gali skambėti per daug atsargiai, bet duomenų praradimas kainuoja brangiau nei papildomas planavimas.

Darbuotojai, laikas ir darbo vietos

Kaip sumažinti простojų?

Reikia perkraustymo vyksmo tvarkos: kas išjungiama pirmiausia, kas kraunama, kas laukia iškrovimo, kas montuojama pirmiausia. IT ir serveriai dažniausiai turi prioritetą, kad pirmadienį sistema veiktų. Darbo vietos turi būti pažymėtos, o naujame biure – paruošta vieta joms. Jei viskas atvežama į vieną krūvą, простojai tęsis. Planas turi būti ne sąsiuvinyje, o galvose.

Ar galima perkraustyti biurą per vieną dieną?

Galima, jei biuras nedidelis arba labai gerai paruoštas. Dideliam biurui viena diena gali būti per mažai, ypač jei reikia išardyti baldus, perkelti serverius, sujungti telefoniją ir patikrinti darbo vietas. Kartais geriau daryti etapais: pirmiausia archyvas, tada retai naudojama įranga, paskui pagrindinės darbo vietos. Biuro perkraustymas į Angliją: detalus logistikos planas leidžia matyti, kas realu.

Ką daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Kiekvienas darbuotojas turėtų turėti vieną ar kelias pažymėtas dėžes su vardu ir darbo vietos numeriu. Asmeninius daiktus, dokumentus, puodelius, nuotraukas – viską į tas dėžes. Jei paliks asmeninius daiktus ant stalo, jie susimaišys. Esu matęs, kaip darbuotojo augalas nukeliavo į sandėlį, o kavos puodelis – į konferencijų salę. Smulkmenos, bet nuotaiką gadina.

Ar reikia naujame biure pažymėti vietas?

Labai reikia. Prieš atvykstant transportui, naujame biure turėtų būti pažymėtos zonos: stalai, sandėliukas, virtuvė, konferencijų salė, serverinė. Jei dėžės kraunamos be žemėlapio, viskas virsta rankiniu rūšiavimu. Tai brangu ir lėta. Paprastas planas ant popieriaus sutaupo daug nervų. Kartais net pieštuko brūkšniai veikia geriau nei ilgas susirinkimas.

Kada geriausia atlikti IT patikrinimą?

IT patikrinimas turėtų būti prieš išjungimą, po išjungimo, po iškrovimo ir po sujungimo. Taip, tai atrodo daug, bet taip išvengiama situacijos „neveikia, bet nežinome kodėl“. Reikia patikrinti monitorius, klaviatūras, telefonus, internetą, spausdintuvus. Jei serverinė bus paruošta anksčiau, viskas greičiau. Neatidėliokite IT iki paskutinės dėžės.

Ar krovėjai gali surinkti darbo vietas?

Gali, jei tai įeina į paslaugą ir jie turi patirties. Bet surinkti stalą ir sujungti kompiuterį nėra tas pats. Krovėjai gali pastatyti baldus, o IT turi patikrinti techniką. Jei tikimės, kad vieni žmonės padarys viską nuo varžtų iki serverio, planas gali griūti. Aiškiai padalinkite atsakomybes. Tai viena iš tų vietų, kur „kažkaip“ neveikia.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nėra paruoštas?

Tada reikia plan B: sandėliavimas, dalinis atvežimas arba perkraustymo datos keitimas. Negalima atvežti visko į biurą, kur nėra elektros, interneto ar leidimo įvažiuoti. Tai baigsis papildomomis išlaidomis. Jei naujas biuras vėluoja, geriau laikinai laikyti dalį krovinio sandėlyje. Ne visada gražu tai girdėti, bet geriau sandėlis nei chaosas aikštelėje.

Dokumentai, kaina ir po perkraustymo

Kokie dokumentai reikalingi biurui pervežti į Angliją?

Reikalingas krovinio sąrašas, adresai, kontaktai, sutartis, draudimo sąlygos, komerciniai dokumentai, jei vežamos prekės ar įranga su verte. Po Brexit’o svarbu teisingai deklaruoti krovinį. Jei tai įmonės turtas, gali reikėti EORI, sąskaitų faktūrų, prekių kodų. Tikslus dokumentų rinkinys priklauso nuo krovinio. Todėl geriau pasikonsultuoti prieš užsakant transportą.

Kodėl biuro perkraustymas į Angliją: detalus logistikos planas kainuoja daugiau nei namų?

Nes čia daugiau rizikų: IT, dokumentai, darbo vietų numeracija, griežti terminai, dažnas darbas naktį ar savaitgalį. Be to, reikia daugiau koordinacijos su pastato apsauga, IT specialistais, vadovybe. Namų perkraustyme galima daug ką palikti „vėliau sutvarkysiu“. Biure vėliau reiškia prarastas darbo valandas. Todėl kaina nėra tik už vežimą, ji yra už organizavimą.

Ar galima derinti perkraustymą su naujos įrangos pristatymu?

Taip, bet tai reikia planuoti labai tiksliai. Nauji stalai, kėdės ar IT įranga gali atvykti prieš arba po seno krovinio. Svarbu, kas priima, kur laikoma, kas tikrina kiekius. Jei viskas atvyksta tą pačią dieną, aikštelė gali virsti kamščiu. Esu matęs, kaip nauji baldai užblokavo senų baldų iškrovimą. Logistika mėgsta eiliškumą.

Ką daryti po perkraustymo?

Po perkraustymo reikia patikrinti, ar visos dėžės atvyko, ar baldai stovi ten, kur turi, ar IT veikia, ar nėra žalos, ar dokumentai perduoti. Gerai turėti priėmimo sąrašą ir problemų žurnalą. Jei kas nors sugadinta, fiksuokite iškart. Jei viskas gerai, vis tiek verta parašyti trumpą atsiliepimą arba patvirtinimą. Popieriai po darbų atrodo nuobodūs, bet jie užbaigia procesą.

Kaip išvengti papildomų mokesčių?

Pasakykite viską iš anksto: aukštą, liftą, parkavimą, darbo laiką, sunkius daiktus, IT įrangą, dokumentų kiekį. Jei keičiasi planas, praneškite kuo anksčiau. Papildomi mokesčiai dažniausiai atsiranda ne iš oro, o iš nesusikalbėjimo. Biuro perkraustymas į Angliją: detalus logistikos planas turi numatyti ir tai, kas gali nepavykti. Ne pesimizmas, o patirtis.

Ar verta rinktis įmonę su biuro perkraustymo patirtimi?

Verta. Namų perkraustymas ir biuro perkraustymas nėra tas pats. Biure svarbu IT, darbo vietos, dokumentai, laikas, darbuotojai. Įmonė, kuri jau dirbo su biurais, greičiau matys rizikas. Ji žinos, kad serveris nėra tiesiog „dėžė“, o archyvas nėra „popieriai“. Patirtis čia labai svarbi. Gali kainuoti šiek tiek daugiau, bet sutaupyti daug problemų.

Kaip suprasti, kad planas geras?

Geras planas turi atsakomybes, grafiką, kontaktus, adresus, inventorizaciją, IT eigą, draudimą ir planą B. Jis nėra 40 puslapių gražaus teksto, jei niekas jo nenaudoja. Geresnis paprastas, konkretus planas, kurį supranta visi. Jei prieš perkraustymą visi žino, ką daro, tai jau gerai. Jei tik vienas žmogus žino, o tas žmogus suserga, planas blogas.

Išvada

Biuro perkraustymas į Angliją: detalus logistikos planas turi apimti ne tik transportą, bet ir žmones, IT, dokumentus, laiką ir rizikas. Kuo aiškiau suskirstytos atsakomybės, tuo mažiau простojų ir papildomų išlaidų. Geras perkraustymas tada, kai biuras po savaitgalio vėl dirba, o ne kai visi ieško laidų ir kaltina vieni kitus.