Biuro perkraustymas į Angliją be streso: praktinis vadovas, ką tikrai reikia žinoti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas į Angliją visada yra kaip loterija. Kartai viskas vyksta taip lygiai, kad net pavydėtina – krovinys išvažiuoja antradienį, o jau penktadienį jūsų komanda jau geria kavą naujose patalpose Londone ar Mančesteryje. Tačiau dažniau būna kitaip: pamiršti dokumentai, vairuotojas užstrigs užeigos, o muitinėje kils klausimų dėl serverių, kuriuos kažkas padėjo į paprastas dėžes be jokios apsaugos. Neapsisuksite be gero plano, nors ir jis dažnai keičiasi kelionės metu. Svarbiausia yra suprasti, kad biuro perkraustymas į Angliją nėra tiesiog baldų pernešimas iš vienos vietos į kitą, tai sudėtingas logistinis procesas, kuriam reikalinga patirtis ir kantrybė.

Šiandieniniame pasaulyje, kai verslas juda greičiau nei bet kada, perkraustymas gali tapti tikru košmaru, jeigu pasikliausite atsitiktiniais „vežėjais“ i� skelbimų. Girdėjau istorijų, kai įmonės prarasdavo svarbius duomenis arba buvo apgavamos „per mažomis kainomis“, kurios vėliau augdavo dvigubai. Todėl štai jums mano gilaus įsibrovimo į šią srities detali analizė, kaip viskas tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių žodžių ir marketingo blizgesio.

Kainos ir pinigai: kiek viskas kainuoja tikrovėje

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Tai visada pirmasis klausimas, kurį girdžiu, ir, tiesą sakant, sunkiausias į juos atsakyti. Viskas priklauso nuo to, kiek tikrai turite daiktų – ar tai tik kelios dėžės su dokumentais ir kompiuteriais, ar perkraštote visą call centrą su 50 darbo vietų. Mažam biurui, tarkim, 5–10 kubinių metrų, galite tikėtis kainos nuo 800 iki 1500 eurų, priklausomai nuo to, kur Anglijoje reikia parduoti. Didesniems projektams, kai reikia specialios technikos kėlimui, kainos svyruoja labai plačiai, geriau susitarti dėl individualios pasiūlymo. Biuro perkraustymas į Angliją niekada nebus pigus, jei norite, kad jis būtų saugus.

Ar verta rinktis brangesnę firmą?

Mano nuomone, taip. Esu matęs, kaip „pigiausi“ variantai baigdavęsi teisme dėl dingusių krovinių arba sulaužyto brangiai furnitūros. Brangesnė firma dažniausiai reiškia, kad turi draudimą, patyrusių vairuotojų ir, svarbiausia, atsakomybę. Jei jums svarbi jūsų įrangos sauga, taupykite kitur, o ne ant logistikos. Nenoriu sakyti, kad visi pigūs vežėjai blogi, bet rizika čia tiesiog per didelė.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Be aiškaus tūrio, didžiausią įtaką turi paskirties vieta. Pristatyti krovinią į Londono centrą arba netoliese esančius rajonus, pvz., Šiaurinę Londoną, kainuos daugiau dėl Užtiksnimo mokesčio (Congestion Charge) ir sunkiai pravažiuojamų gatvių. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia pakrovinio išnešti iš penkto aukšto be lifto, ar galima tiesiog užvažiuoti prie pat durų. Biuro perkraustymas į Angliją dažnai apima ir papildomus paslaugas, pvz., baldų išmontavimą, kas taip pat prideda prie sumos.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jeigu perkraštate didelę įmonę arba sutariate dėl ilgesnės laikinos atidėjimo (pvz., sandėliavimo) terminologijos, taip, dauguma firmų gali pasiūlyti nuolaidą. Taip pat kainos gali būti mažesnės neaktyviuoju sezono, pvz., rudenį arba žiemą, kai mažiau žmonių keliauja. Bet ne tikėkite didelių nuolaidų, jeigu reikalaujate greito pristatymo per savaitę.

Kaip mokėti – iš karto ar po atlikti darbo?

Standartinė praktika yra 30–50 procentų avanso, o likusią dalį sumokėti, kai krovinys atvyksta į vietą arba yra pakrautas. Būkite atsargūs su tiek, kas reikalauja 100 procentų iš karto – tai didelė rizika. Geriau susitarti dėl sąskaitos faktūros pateikimo ir atsiskaitymo per banką, kad būtų liudijimas.

Dokumentai ir muitinė: biurokratinis pragimas

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Nuo Brexit viskas tapo sudėtingiau. Būtina turėti prekių pardavimo sutartį (jeigu tai ne perkėlimas įmonės viduje, o įrangos pardavimas), krovinių deklaraciją (Export Declaration), ir, žinoma, važtaraštį (CMR). Jei gabenate įrangą, kuri priklauso jūsų Anglijos filialui, reikės paruošti dokumentus, įrodančius įmonės nuosavybės teisę, kad muitinėje nekiltų įtarimų dėl mokesčių vengimo.

Ar reikia EORI numerio?

Taip, jeigu jūsų įmonės dar jo neturite, būtinai turite jį užregistruoti. Be EORI numerio negalite legaliai eksportuoti ar importuoti prekių iš ES į JK ir atvirkščiai. Procedūra, tiesą sakant, neilga, bet ji privaloma. Biuro perkraustymas į Angliją be šio numerio gali sustoti sienoje, ir tada laukti bus brangu.

Kas dėl PVM (mokesčių)?

Jei gabenate įrangą tarp savo padalinių (intra-community supply), tai, kaip taisyklė, PVM taikomas 0 procentų, tačiau turi teisingai užpildyti ataskaitas. Geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu, nes klaidos čia kainuoja brangiai. Aš asmeniškai nesu ekspertas mokesčių srityje (čia jau buhalterio reikalas), bet žinau, kad muitinė labai griežtai tikrina, ar nebandote parduoti prekių be mokesčių.

Ar daiktus inspektuos muitinė?

Gali būti. Statistiškai didelėje dalies atvejų tiesiog pravažiuojate „žaliąja juosta“, bet jei krovinys atrodo įtartai arba dokumentai neaiškūs, gali sustabdyti. Turiu omenyje situaciją, kai vienas klientas bandė įvežti senus kompiuterius be jokių dokumentų, kai tik juos „išmetė“, taigi, neleido įvežti, kol nepateikė išbraukimo aktų. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja tvarkos dokumentuose.

Kas vyksta, jei trūksta dokumentų?

Tada laukiate. Vairuotojas gali būti priverstas stovėti sandėlyje prie pat sienos, kol paruošite trūkstamus popierius. Tai kainuoja ir laiko, ir pinigų (stovėjimo mokesčiai). Geriau padaryti viską iš anksto ir dar kartą patikrinti, ar visi serialiniai numeriai sutampa su deklaracija.

Ar reikia specialių leidimų technikai?

Jei gabenate specialią techniką, pvz., didelius serverius ar medicininę įrangą, gali reikėti sertifikatų arba eksporto licencijų, ypač jei tai yra duomenų saugumo arba karinės paskirties įranga (nors tai retas atvejas biurui). Paprasti kompiuteriai to nereikalauja.

Pakavimas ir paruošimas: kaip nenusprogti

Ar turime patys supakuoti dėžes?

Galite, bet aš nerekomenduočiau. Profesionalios perkraustymo komandos atneša stiprias dėžes, ant kurias galima uždėti keletą šimtų kilogramų, ir jas užklijuoja taip, kad neišlįstų. Biuro perkraustymas į Angliją keliauja tūkstančius kilometrų, o keliai, tarkim, Vokietijoje ar Belgijoje, ne visada lygūs. Jei dėžės bus blogai surinktos, turinys gali nukentėti.

Kaip supakuoti IT įrangą?

Kompiuterius, monitorius ir serverius būtinai reikia supakuoti į originalią arba specialią putplasčio dėžę. Negalima tiesiog mesti į kuprinę. Vieną kartą girdėjau, kaip klientas supako brangų serverį į paprastą kartoninę dėžę, užpyldamas ją laikraščiais... važiuojant per bumps jis tiesiog susmuko draskose. Nenusimokite draudimo.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Absoliučiai taip. Rašykite, ką joje yra (pvz., „Kompiuteriai, 3 skyrius“) ir, svarbiausia, kur ji turi patekti (pvz., „2 aukštas, kambarys 205“). Tai sutaupys valandų valandas išpakavimo metu Anglijoje. Be to, jei dingsta dėžė, žinosite, kas joje buvo.

Kas dėl baldų išmontavimo?

Tai įtraukiama į paslaugą, jeigu tai susitarta. Didelės spintos, regulatoriaus stalai ar sekretorinės turi būti išmontuotos, nes per duris jų neišnešsite. Vairuotojai dažnai neima su savimi įrankių, todėl tai turi daryti montuotojai, kurie vyksta su kroviniu.

Ar galima gabentali asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet tai nėra rekomenduojama, nes tai tampa komerciniu kroviniu, o galbūt asmeniniu. Jei darbuotojas nori nuvežti savo puodukus ar kelis drabužius, geriau, kad jis tai padarytų atskirai, arba deklaruotų kaip asmeninį daiktą, kadangi biuro perkraustymas į Angliją turi aiškų verslo paskirtį. Muitinė gali užklausti, kodėl biuro krovinyje yra žieminės striukės.

Kaip apsaugoti konfidencialius dokumentus?

Geriausia juos supakuoti į uždarytas dėžes su spynomis arba pasilikti sau ir vežti atskirai. Nors vairuotojai sąžiningi, bet krovinys gali stovėti neužrakintame vairuotoje prie užeigos, kai jis eina pietauti. Geriau saugokite svarbiausius dokumentus (sutartis, duomenų laikmenas) pas save.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spausdintuvų rašalus (toneriai), valikliai ir pan. turi būti uždaryti į hermetiškus maišelius, kad neišsilietų. Jei turiu omenyje didelį kiekį cheminių medžiagų, tai gali reikalauti specialios transporto priemonės (ADR), tačiau paprastame biure to nėra.

Kelionės eiga ir laikas: kada tikėtis prekės?

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Angliją?

Standartinis terminas yra nuo 3 iki 7 dienų nuo pakrovimo dienos. Tai priklauso nuo to, ar tai yra „dalintas krovinys“ (kai vairuotojas surenka krovinius iš keleto klientų), ar pilnas reisas. Jeigu skubate, turite užsakyti pilną sunkvežimį (FTL), tada jis važiuoja tiesiai ir gali atvykti per 2–3 dienas.

Ar vairuotojas važiuoja tiesiai?

Dažniausiai taip, tačiau jei tai dalintas krovinys, jis gali užeiti į kitus miestus, pvz., Vokietijoje ar Olandijoje, paimti arba paduoti kitą krovinią. Tai prailgina kelionę. Reikia klausti apie tai užsakant.

Ar galima sekti krovinią?

Dauguma šiuolaikinių firmų siūlo GPS stebėjimą. Galite matyti, kur yra sunkvežimis realiu laiku. Tai suteikia ramybės, ypač kai jūsų biuras jau laukia naujų stalų. Biuro perkraustymas į Angliją tampa mažiau stresingu, kai žinai, kad krovinys jau perėjo Lamanšą.

Kas jei vairuotojas užstrigs?

Nesvarbu, ar tai avarija, ar techninė problema, arba tiesiog spūstis ties Calais – geriausios firmos turi planą „B“. Jie gali siųsti kitą vairuotoją paimti krovinią arba jį perkrauti į kitą sunkvežimį. Blogiausia, kai niekas neatsiliepa į skambutį – to išvengkite pasirinkdami patikimą partnerį.

Ar galima pristatyti savaitgalį?

Anglijoje dauguma biurų (business parks) neleidžia sunkvežimiams pristatyti savaitgaliais arba naktį dėl triukšmo. Reikia iš anksto susitarti su pastato administracija dėl leidimo. Jei nebus leidimo, vairuotojas tiesiog negalės iškrauti.

Kas dėl Lamanšo perkelimo?

Daugiausia klausimų kyla dėl eurotunelio arba keltų. Paprastai firmos pasirūpina bilietais, tai ne jūsų galvos skausmas. Svarbiausia, kad dokumentai būtų tvarkingi, nes patikros tas punktuose gali būti griežtos.

Ar reikia kas nors daryti iš anksto Anglijoje?

Taip, įsitikinkite, ar galima užsukti sunkvežimiui prie pat įėjimo. Angliški miestai dažnai siauri, o „parkų“ (parking) erdvės mažos. Jeigu sunkvežimis užsibus ant kelio, gausite baudą nuo policijos arba vietinės savivaldybės.

Anglijoje: iškrovimas ir problemos

Ką daryti, kai atvyksta vairuotojas?

Jūsų atstovas Anglijoje turi būti paruošęs patikrinti krovinius (pavaldymo aktą). Negalima tiesiog leisti jiems iškrauti ir išvažiuoti. Patikrinkite, ar dėžės ne sutryptos, ar viskas atvyko pagal sąrašą. Biuro perkraustymas į Angliją baigiasi tik tada, kai pasirašote dokumentus, kad viskas tvarkoje.

Kas jei kažkas sulūžo kelyje?

Jei turite draudimą, turite nedelsiant pranešti apie žalą ir užfotografuoti ją. Negalima pradėti naudoti sulūžusio kompiuterio arba bandyti sutaisyti baldus prieš inspektoriaus atvykimą, draudimas to neatcompensate. Mano patirtis rodo, kad greita reakcija išsprendžia pusę problemų.

Ar jūsų komanda padeda iškrauti?

Įprasta praktika yra ta, kad vairuotojas arba įgula iškrauna į grindų paviršių (curbside delivery). Jei reikia nešti į aukštą arba montuoti baldus, tai turi būti aptarta anksčiau. Anglijoje darbo jėga brangi, todėl tokius dalykus reikia planuoti.

Kas dėl šiukšlių (pakuočių)?

Jūs turite susitvarkyti su pakuotės medžiagomis (dėžės, plėvelės). Vairuotojas paprastai neima šiukšlių atgal, nebent tai yra specialiai sutarta (ir papildomai apmokama). Planuokite, kur išmesite tuzinus kartoninių dėžių.

Ar gali būti problemų su pastatu administracija?

Labai dažnai. Anglijoje labai griežtai laikomasi prieigos taisyklių. Jei vairuotojas atvyks be išankstinio pranešimo, saugiklis (security) gali jo neįleisti. Užtikinkite, kad Anglijos pusė žino tikslų atvykimo laiką (angliškai „delivery slot“).

Kaip elgtis su blogu arba agresyviu vairuotoju?

Tai reta, tačiau įvyksta. Jei vairuotojas elgiasi netinkamai, nedelsiant skambinkite į dispečerinę. Jūs mokate už paslaugą, ne už pyktį. Profesionalios firmos nedominuoja tokių vairuotojų.

Ar reikia suteikti vairuotojui maisto ar gėrimų?

Nebūtina, bet tai yra labai gerai matoma. Paprastas arbatos puodelis arba vanduo gali padaryti stebuklą – vairuotojas bus maloniausiai nusiteikęs ir padės labiau. Tai senas mokyklinis „patarimas“, kuris veikia iki šiol.

Smulkmenos ir pabaigos sprendimai

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai kainuoja. Jei nuspręsite, kad norite pridėti dar 10 dėžių, kai vairuotojas jau atvyko, gali tekti laukti kito reiso arba mokėti didelius papildomus mokesčius. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja disciplinos.

Kas atsitinka, jei aš atšaukiu užsakymą?

Jei atšaukiate paskutinę minutę, kai sunkvežimis jau ruošiasi išvykti arba jau važiuoja, turėsite sumokėti baudą (cancellation fee). Tai standartinė praktika, nes jie praranda uždarbį.

Ar verta apsisaugoti draudimu?

Be abejo. Net jei manote, kad jūsų daiktai nėra brangūs, nelaimė atsitinka staiga. Kaina už draudimą nedidelė, palyginti su galima žala. Svarbiausia perskaityti sąlygas – ar dengia ir IT įrangą, ar tik baldus.

Kaip pasirinkti tarp krovinių ir perkraustymo firmų?

Krovinių firmos (freight forwarders) dažniausiai vežia dėžės ant paletų ir nedominuoja smulkių daiktų. Perkraustymo firmos (removal companies) moka dirbti su baldais, jų išmontavimu. Jums, tikriausiai, reikės hibrido arba firmos, kurie specializuojasi būtent biuro perkraustymuose.

Ar reikia įvertinti angliškus standartus?

Taip, ypač dėl elektros instaliacijos ir baldų dydžių. Jūsų lietuviški stalai gali netilpti į angliškus biurus arba netikti prie jų elektros lizdų. Planuokite iš anksto, ar reikės adapterių ar net perdarbių.

Ką daryti su senais biuro baldais?

Jei nusprendžiate juos palikti Lietuvoje, reikia iš anksto susitarti dėl jų išvežimo arba išpardavimo. Negalima tiesiog palikti tuščio biuro su šiukšlėmis, turtų savininkas to nepriims.

Kaip užtikrinti, kad verslas ne susto?

Geriausia perkraustyti etapais. Pirmiausia perkraškite IT infrastruktūrą, kad darbuotojai galėtų dirbti nuotolinai arba iš laikinų vietų, o tik tada baldus. Biuro perkraustymas į Angliją gali būti planingas, o ne chaosas, jeigu gerai suplanuojate etapus.

Ar jums reikia konsultanto?

Jei tai didelės korporacijos perkėlimas, taip. Konsultantas padės su muitinės procedūromis ir laiko grafiku. Mažam biurui pakanka gerai pasikalbėti su perkraustymų vadovu.

Galutinis patarimas?

Nesijaudinkite per daug. Dėlės susidės, viskas įsils. Svarbiausia – turėkite gerą partnerį, kuris nebegąsdina jus kiekvieną valandą, o tiesiog atlieka savo darbą.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Angliją yra sudėtingas, bet visiškai įgyvendinamas uždavinys, jei pasiruošiate tinkamai. Nors aš esu matęs viską – nuo dingusių serverių iki užstrigusių sunkvežimų Midlandso greitkelyje – teigiama patirtis visada svyruoja link tų, kurie skiria laiko planavimui ir pasitiki savo logistika. Nesileiskite į spūstis pasirinkdama pigiausią variantą, nes jūsų verslo tęstinumas vertesnis už kelias šimtus eurų skirtumo. Sėkmės jūsų naujame etape Anglijoje, tikimės, kad viskas vyks sklandžiai, o kava naujame biure bus dar geresnė.