Biuro perkraustymas efektyvus sprendimas minimalūs trikdžiai: vadovas iš vidaus

Sveiki, vėl čia. Per daugiau nei dvidešimt metų šioje srityje mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų operacijų iki tokių chaotiškų kraustymosi, kad norėjo akis išdurkst. Dažnai klientai svajoja apie tai, kad biuro perkraustymas efektyvus sprendimas minimalūs trikdžiai būtų kaip filme – viskas vyksta per valandą, niekas nebesimato, o rytoj visi jau dirba naujose vietose su geriau kava. Iš tiesų, tai įmanoma, tačiau reikalauja daug daugiau nei tik gerų vairuotojų. Visada sakau, kad sėkmė priklauso ne nuo stiprumo, o nuo to, kiek gerai suskaičiuote dėžes ir pasakote savo žmonėms, kad reikia susirūpinti asmeniniais daiktais (tuo ypatingai stengiuosi pabrėžti). Jei viską padarysite teisingai, verslas net nujaus, kad ką nors keitėte.

Pamiršote pasakyti, kad reikia planuoti?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį procesą?

Nebūkite naivūs, viena naktis neužteks. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai mėnesį iki datos, o jei kalbame apie didesnes įmones, tai dar anksčiau. Reikia užsakyti liftą, suderinti su savo technikais, galbūt gauti leidimą iš savininkų statyti tempinius kelius. (Na, bent jau tada, kai buvome perkraunant teisinę firmą Vilniaus centre, teko gauti leidimą užimti pusę gatvės). Be planavimo biuro perkraustymas efektyvus sprendimas minimalūs trikdžiai tampa tiesiog nerimą keliančia naktine pamoka.

Ar jūs atvykstate įvertinti iš anksto?

Be abejo, be akies įžiūros kainos nėra. Nors kai kas bando spėlioti per telefoną, aš to nedarysiu, nes dažnai klientai sako "turime keletą baldų", o paskui atvykstu ir ten yra pilnas sandėlys senų archyvų, kur reikia nešti per keturis aukštus be lifto. Vizualinis apžiūra leidžia mums pasakyti tikslią sumą ir išvengti nemalonių staigmenų, kai vairuotojas jau stovi prie durų su laikmačiu rankose.

Ką daryti su tais visais dokumentais?

Tai dažniausia problema. Archyvai – tai košmara. Jei galite, išsivežkite juos patys prieš perkraustymą arba pasinaudokite dokumentų saugojimo paslaugomis. Nešimtis keliasdešimt kartonų su popieriais, kurių niekas nebeatsidarys per dešimtmetį, tiesiog beprasmiška ir brangu. Kartais klientai sako, kad viskas svarbu, bet paaiškėja, kad ten senos sąskaitos už 2005 metus. (Tikrai, ne visada suprantu šį sentimentalumą popieriaus atžvilgiu).

Ar reikia susirinkti dėžes patys?

Mes dažniausiai pristatome visas reikalingas dėžes ir pakavimo medžiagas prieš dieną ar dvi. Tai padaro procesą žymiai greitesnį. Žmonėms dažnai atrodo, kad gali rasti dėžių parduotuvėse, bet specifinės perkraustymo dėžės yra stipresnės ir turi dangtis, o ne tas atidarytas, kurioose nešami bulvės. Naudokitės mūsų siūlomu inventoriumi, tai taupo nervas.

Kaip paaiškinti darbuotojams, ką jiems reikia daryti?

Parašykite el. laišką. Ir dar kartą. Dažnai žmonės galvoja, kad "kraustymosi komanda" padarys viską už juos, tačiau asmeninius daiktus – puodelius, augalus, nuotraukas ant stalo – turi surinkti patys. Aš mačiau situaciją, kai darbuotojas paliko savo dantų šepetį ant stalo, o vėliau nusteido, kad jo nėra (aišku, mes jį išmetėme kaip šiukšles). Aiškios instrukcijos išvengia tokių nesusipratimų.

Galima viską padaryti savaitgaliu?

Taip, ir tai dažnai būtas pasirinkimas, norint užtikrinti, kad biuro perkraustymas efektyvus sprendimas minimalūs trikdžiai nebūtų kliūtis verslo procesams. Dirbame šeštadieniais ir sekmadieniais, tačiau įsidėmėkite – tai kainuoja brangiau. Jei jums svarbiau sutaupyti nei greitis, verčiau kraustyti per darbo dieną vakare, nors tai ir sukuria daugiau triukšmo.

Pinigai ir kainos, visi juos myli

Kiek tai maždaug kainuoja?

Klausimas "kiek kainuoja" yra toks pat kaip "kiek kainuoja automobilis". Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo, prieigos prie objekto ir to, kiek reikia išmontuoti baldų. Galiu pasakyti tik tiek, kad valandinis tarifas svyruoja, tačiau galutinis įkainis visada susideda iš darbo valandų, kelių ir medžiagų. Nebūkite nustebę, jei viena firma sako 100 eurų, o kita 300 – skirtumas gali būti aptarnavime bei draudime.

Kodėl kainoraštis nėra fiksuotas?

Niekas negali žinoti, kiek laiko užtruks nuleisti sofą, kuri įstrigo korpuse. Mes dirbame pagal uždirbtą laiką, tai sąžininga tiek jums, tiek mums. Jei mes greiti, jums mokėti mažiau, jei kas nors nueina ne taip – mums tenka dirbti ilgiau. Fiksuota kaina dažnai slepia paslėptus mokesčius arba prastą kokybę, kai darbuotojai skuba baigti, kad išeitų anksčiau.

Ar reikia mokėti užstatą?

Įprasta praktika, ypač kai mes pristatome daug dėžių ar specialios įrangos. Užstatas užtikrina, kad klientas sugrąžins tuos daiktus. Paprastai tai grąžinamas iš karto, kai parvežame tuščias dėžes atgal. Niekada nesidrovėkite klausti apie sąlygas, geriau visą tai susirašyti sutartyje, kad vėliau nebūtų ginčų dėl "pamestų" 50 eurų.

Kas padidina kainą labiausiai?

Liftas arba jo nebuvimas. Jeigu tenka nešti baldus per ketvirtą aukštą laiptais, tai užtrunka tris kartus ilgiau ir darbuotojai yra pavargę. Taip pat, blogai išmontuoti baldai – jei reikia laužti, kas buvo sukaltą prieš dešimt metų. Taip pat, parkavimas miesto centre – jeigu negalima užstoti kelio ir reikia važinėti ratu, laikmatis vis tiek bėga.

Ar galima atsiskaityti pavedimu?

Žinoma, didžiąją dalį sutarčių apmokame sąskaita-faktūra. Viskas tvarkingai ir legaliai, turi PVM mokėjimo kvitą. Vengkite grynųjų, jei tik įmanoma, nes sunku įrodyti, kad sumokėjote, jei atsirastų ginčas. (Nors turiu klientų, kurie mėgsta paslėpti nuo buhalterijos kai kuriuos išlaidas, bet aš to nedarysiu).

Ar mokate už laukimą?

Taip, jei mums reikia laukti, kol jums užbaigiate susirinkimą ar kol raktų nešėjas atvyksta. Laikas yra pinigai, mūsų vairuotojai negali tiesiog stovėti nemokamai. Geriausia, kai viskas sutarta iki minutės – tada ir procesas eina sklandžiai, ir biudžetas nenukrypsta.

O jei aš noriu tik pervežti, o ne pakuti?

Tai galima. Mes vadiname "vairuotojo pagalba". Jums reikia patys susirūpinti dėžėmis, o mes tiesiog užkrauname ir vežame. Tačiau tada atsakomybė už sugedusius daiktus tenka jums, nes mes nežinome, kaip ten buvo supakuota. Jei norite, kad biuro perkraustymas efektyvus sprendimas minimalūs trikdžiai būtų garantuotas, geriau mums patikėti ir pakavimą.

Technika ir įrangos niuansai

Kaip elgtis su serveriais?

Tai jautriausia vieta. Mes ne IT specialistai, todėl mes fiziškai pervežame, bet ne išjungiam. Būtinai reikia, kad jūsų IT žmogus būtų šalia ir viską išjungtų bei pažymėtų kabelius. Kartais klientai klausteli "ar jums reikia išjungti", o aš atsakau – "jums geriau žinoti, kas ten vyksta toje skrynioje". Nebūkite tingūs, pasikvieskite techniką.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Turime įrankių, išmontuojame stalus, spintas, sekcijas. Tačiau jei baldai seni, medis supuvęs, gali būti, kad jie tiesiog suirs rankose. Tada mes jums pasakome tiesiai – "nešti negalima, reikia išmesti". (Nebūkite piktas, jei jūsų mamos senasis spintelės nenukelia į naują biurą, mes stengiamės, bet fizikos dėsniai nepaisyti negalima).

Ką daryti su vitrinomis ir stiklu?

Stiklinės vitrinos – didelė rizika. Reikia specialios "medžiagos", orentos, kad niekas neproližėtų. Jei turite brangų meno kūrinių ar didelių veidrodžių, geriau tai pasidaryti atskirai su kurjeriais, kurie specializuojasi tik tame. Mes nešame, bet visada yra rizika, kad ką nors užkirs kelią.

Ar reikia išimti viską iš stalčių?

Būtinai. Net jei ten tik spalvaiukai. Jei stalčius pilnas, jis tampa per sunkus, jo petnės lūžta, o turinys išbėga. Mačiau, kaip vienas vadybininkas paliko pilną stalčių, ir visa jo dokumentųarchyvas išsipylė ant laiptų. Pasakykite savo žmonėms – tuščią stalčių nešti lengviau ir greičiau.

Kaip pervežti "White goods" – kavos aparatus?

Kavos aparatai, vandens filtrai – jie turi vandenį. Reikia jį išpilti! Buvau situacijoje, kai nesuplotas vanduo nutekėjo per visą kėbulą ir sugadino kitus baldus. Be to, jie labai sunkūs, reikia nešti bent du žmones. Nepamirškite atjungti nuo elektros tinkla prieš dieną, kad atvėstų.

Ar turite specialias dėžes monitoriams?

Taip, turime storasienes dėžes su skyrikliais. Tai leidžia pervežti kompiuterius, monitorius ir spausdintuvus be jokios rizikos. Naudoti popierines mažmenininkų dėžes yra blogai, nes jos suspaudžia. Mūsų inventorius yra sukurtas taip, kad būtų biuro perkraustymas efektyvus sprendimas minimalūs trikdžiai jums ir jūsų IT įrangai.

O jei turiu labai sunkų seifą?

Seifai – tai atskira istorija. Kartais jis sveria tiek, kad netelpa į liftą arba per sunkus net su keltuvu. Reikia žinoti tikslų svorį. Jei seifas pritvirtintas prie sienos, reikia jį atitraukti. Tai darbas, kuriam reikia ne tik jėgos, bet ir patirties, kad neiškristų grindys.

Kelionės, rizikos ir kitos bėdos

Ar vežate į kitus miestus ar šalis?

Vairuojame visur. Lietuvoje – nuo Vilniaus iki Klaipėdos. ES šalyse – ne problema. Tačiau jei reikia vežti į Londoną ar Norvegiją, tai jau kita kaina ir dokumentai. (Neseniai vežėme biurą į Dubliną, ten muitinės buvo šiek tiek painios, bet viską išsprendžiame). Tik svarbu suderinti laiką, kad kelionė neužtruktų per ilgai.

Kas vyksta, jei padarysite žalą?

Mes turime atsakomybės draudimą. Jei sulaužome stalą ar pametuotiame dėžę, mokame. Tačiau jei klientas pats blogai supakavo ir viduje susilaužo brangus vazas, mūsų kaltės nėra. Visada rekomenduoju įvertinti turtą prieš perkraustymą, o ne po to, kai jau kažkas nutiko.

Ar gabenate į trečią aukštą be lifto?

Galime, bet mums tai nepatinka. Tai fiziškai sunkus darbas, jis brangiau kainuoja, o darbuotojai daugiau pavargsta. Jei žinote, kad tokia situacija laukia, pasiruoškite, kad tai užtruks ilgiau. Kartais netgi reikia naudoti kranus pro langus, jei baldai netilptų laiptais.

Ką daryti su parkavimu miesto centre?

Tai realus galvos skausmas. Prieš daug metų, kai dar pradedau, vairuotojas gavo baudą už tai, kad užstojė išėjimą, nors klientas sakė, kad "viskas gerai". Dabar reikalaujame, kad klientas užtikrintų vietą – arba gatvės uždarymo leidimą, arba vietą kieme. Be to, mes tiesiog neįvažiuosime rizikuodami gauti baudą.

O jeigu lietus?

Lietus Lietuvoje yra norma. Mes turime didelius plastikinius apsauginius "apdangalus" (skaras), kuriuos užmetame ant dėžių, kai jas nešame iš biuro į mašiną. Tačiau jei būna audra, turime sustoti ir laukti, nes drėgni popieriai ar kompiuteriai nėra gerai. Geriau pavėluoti valandą nei turinti sugadintus dokumentus.

Ar padedate surinkti baldai naujoje vietoje?

Taip, tai įtraukta į darbą. Atvežame, išnešame į kabinetas ir surinkime atgal. Tačiau ne visada visos detalės tinka ten, kur buvo anksčiau – kartais reikia pritaikyti prie naujo patalpų išplanavimo. Būkite kantrūs, surinkimas trunka ilgiau nei išmontavimas.

Kaip sužinoti, kur dėti kurias dėžes?

Sistema yra paprasta – numeruojame dėžes ir kabinetas. Ant dėžės rašome "Vadyba, kabinetas 104", o ant durų klijuojame lapelį "104". Taip vairuotojas žino, kur nešti. Jei to nepadarysite, gausite chaosą, kai visos dėžės bus susirinkusios vienoje vietoje ir visi ieškos savo daiktų valandą.

Ar galima pasiimti keletą dėžių į namus?

Daugelis klientų bando tai padaryti – pasiimti kelias dėžes su asmeniniais daiktais į namus pačiam. Taip, galima, bet tai laiko netekimas. Mums paprasčiau viską nuvežti į vieną vietą, o jūsų vairuotojui reikia važiuoti į kitą rajoną. (Be to, jei dėžė su jūsų daiktais pasimes, mes nebesikalbėsime, kad tai ne mūsų kaltė).

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nereikia?

Galime išvežti į šiukšliadėžę. Tačiau tai papildoma paslauga. Jei turite daug metalo laužo ar senų spintų, kurios nėra tinkamos naudoti, reikia tai pasakyti iš anksto. Kartais netgi galime parduoti kai ką antrinei rinkai, jei būklė tikrai gera, tai taip sutaupysite šiek tiek pinigų.

Kaip elgtis su augalais?

Augalais nešti sunku, jie dažnai nukrenta. Patartina juos nešti paskutiniais, geriausia paties vadybininko automobiliu. Mes nešame, bet jei kris, neatsakingi. (Turiu draugą gėlininką, kuris visada verčia klientus neleisti mums liesti jo orchidėjų, ir jis teisus).

Ar būna taip, kad viskas nueina ne taip, kaip planuota?

Žinoma. Prieš savaitę vienas klientas pamiršo pasakyti, kad jų naujieji rūsiai dar neįrengti. Mes atvažiavome su pilna mašina, o ten buvo tik betonas. Teko dėžes palikti koridoriuje, kas sukūrė didžiulį trikdį kitiems nuomininkams. Tokios situacijos įvyksta, todėl reikia lankytis naujoje vietoje prieš perkraustymą dieną ar dvi.

Kokios yra dažniausios klaidos?

Pagrindinė klaida – pasitikėjimas žodžiu "mes viską sužinosime vietą". Kiti negerai pažymi dėžes, vėlgi, tą istoriją su dantų šepetėmis priminsiu. Dar dažnai pamirštama pasirūpinti internetu arba telefonu naujoje vietoje – vėliau paaiškėja, kad linijos neįtrauktos, ir verslas stovi.

Išvados

Galiausiai viskas susikrausto. Nors ši sritis atrodo paprasta – pakrauti ir nuvežti – bet be galo gili. Jūsų tikslas yra tas, kad biuro perkraustymas efektyvus sprendimas minimalūs trikdžiai taptų standartu, o ne išimtimi. Jei pasirūpinsite planavimu, pasakysite tiesą apie savo turtą ir pasiklausysite patirties, viskas įvyks be didelio streso. Niekada nedarykite viską paskutinę minutę, tada tikrai bus bėdų. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikimės, kad ten neteks kraustyti dar kartą greitu laiku.