Biuro perkraustymas efektyvus logistikos procesas: kas vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas efektyvus logistikos procesas tik tada, kai klientas nepadaro visko, ką įsivaizduoja. Dažniausiai žmonės galvoja, kad tai tiesiog dėžių nešiojimas, tačiau realybėje tai chaosas, kurį reikia suvaldyti. Esu matęs viską – nuo planų, kuriuos vėjo išpučia po pusvalandžio, iki tobulų operacijų, kurios vyksta tyliai, lyg niekas nevyktų. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo iš mano, vairuotojo ir logistikos specialisto, pusės.

(Žiūriu į savo užrašus... taip, turbūt pradėsiu nuo pagrindų, nes visi visada klausia to paties).

Kiek laiko užtrunka susitvarkyti su planu

Kada geriausia pradėti ruoštis perkraustymui?

Geriau anksti. Vakar vienas klientas skambino ir sakė, kad reikia viską išvežti rytoj. Tai neveikia taip. Jei norite, kad biuro perkraustymas efektyvus logistikos procesas būtų, pradėkite planuoti bent prieš mėnesį. Tada turite laiko susitvarkyti dokumentus, surasti dėžes ir, svarbiausia, išsirinkti tinkamą laiką, kai darbuotojams nebus trikčių. Žinoma, galima ir greitai, bet tada kaina kyla į dangų.

Ar tikrai reikalinga inventorizacija?

Kartais atrodo, kad ne, bet tada tampa įdomu. Vieną kartą vežėme firmą, kuri tikėjosi, kad turi penkias stalines lenteles, o jų išsamesnės apžiūros metu paaiškėjo, kad yra aštuonios (viena stovėjo sandėliuke, visi užmiršo). Inventorizacija padeda išvengti tokių nerealios situacijos. Be to, kai žinai kiek yra dėžių, lengviau suplanuoti automobilį.

Ką daryti su daiktais, kurių nebebeidžiate?

Išmeskite juos dar prieš mus atvykstant. Nėra nieko blogiau nei krauti tuščius spintas ar senus, sugedusius kompiuterius į naują biurą. Biuro perkraustymas efektyvus logistikos procesas sustoja, kai tenka šiukšlių. Atsisakykite nereikalingų daiktų iš anksto, tai taupyti ne tik vietos krovininiame automobilyje, bet ir pinigus.

Ar reikia informuoti darbuotojus?

Žinoma, tačiau jie vis tiek pamirš. Parašykite el. laišką, pakelkite pranešimą, bet tikėkitės, kad bent pusė žmonių paskutinę dieną stovės su pilna dėže po ranka ir klaus, ką daryti. Geriausia, jei kiekvienas skyrius turi atsakingą žmogų, kuris koordinuoja savo dalykus.

Pakavimo niuansai ir dėžių galvos skausmas

Kur gauti dėžių?

Galite jas nusipirkti arba pasinaudoti mūsų siūlomomis. Nerekomenduoju eiti į parduotuvę ir gerti pieno, kad gautumėte dėžes – jos per minkštos. Biuro baldai sunkūs, o biuro perkraustymas efektyvus logistikos procesas reikalauja tvirtos pakavimo medžiagos. Geriau investuoti į specialias biuro dėžes su dangteliais.

Ar turiu pažymėti kiekvieną dėžę?

Taip, privalomai. Jei nenurodysite, kur dėžė keliauja, mes ją užmesime į kambarį, kur bus laisva vieta (arba ant kieno nors stalo). Naudokite lipdukus ar spalvotą juostelę. Pavyzdžiui, visas buhalterijos dėžes pažymėkite raudonai, o vadovybės – mėlynai. Tai greitina iškrovimą.

Kas daryti su dokumentais?

Dokumentus reikia supakuoti į mažesnes dėžutes, kad jos nepernešėtų svorio. Viena didelė dėžė, pilna popierių, svers kaip šventasis akmuo, ir niekas nenorės jos nešti. Yra specialios dėžės su aukščiaisiais kraštais, skirtos dokumentams, tad klauskite apie jas.

Ar reikia ištuštinti stalčius?

Paprastai taip, nebent jie yra užrakinti ir labai lengvi. Jei stalčius yra pilnas knygų ar popierių, jį reikia išimti. Kartais paliekame tuščius stalčius, bet tada būna rizika, kad jie išlįks pervežimo metu. Geriau pasidaryti darbą iš anksto.

Kas su asmeniniais daiktais?

Pačiam darbuotojui reikia pasirūpinti savo dalykais. Mes neesančios atsakingos už jūsų šeimos nuotraukas ar augintinio daiktus, kurie stovi ant stalo. Paprašykite darbuotojų pasiimti tai namo prieš perkraustymo dieną.

Logistika: kaip viską vežti, kad neišsirinktų

Kokį automobilį pasirinkti?

Labiausiai priklauso nuo tūrio. Jei turite tik keletą baldų, užtenka furgono. Jei keičiate visą įmonės būstinę, gali prireikti keleto sunkvežimių. Man atrodo, kad biuro perkraustymas efektyvus logistikas procesas (tai, atsiprašau, klaida – turi būti logistikos procesas) nebeveikia, jei tenka daryti po penkias keliones vieną dieną. Geriau viena didelė, nors reikia gerai apskaičiuoti.

Ar reikia rezervuoti vietą prie įėjimo?

Būtina. Ypač miesto centre. Jei ne, bus didelių problemų. Vieną kartą teko stovėti gatvėje su įjungta varikliu, nes kita mašina užstojo vietą, o savininkas išvažiavo pietų. Gaukite leidimą iš savivaldybės arba sužinokite, ar galima laikinai užstatyti kelio juostą.

Ką daryti, jei nėra lifto?

Tai košmaras. Tada kaina kyla, nes reikia daugiau žmonių. Jei esate antrame aukšte be lifto, biuro perkraustymas efektyvus logistikos procesas tampa fizinio darbo išbandymu. Kartais galima pasinaudoti kėlimo kranu pro langą, bet tai retai ir brangiai.

Ar galima vežti naktį?

Galima, ir kartais net rekomenduojama. Tada mažiau eismo mieste, lengviau statyti didelę mašiną. Tačiau reikia patikrinti, ar naujieji patalpose bus įjungta elektros. Buvau situacijoje, kai atvykome naktį, o biuras aptvertas, nes nepadėjo apsauga. Žinokite, kodėl aš tą kartą nusipirkau kavos be kofeino? ( tiesiog pavargau ).

IT ir technika – brangiausias dalykas

Ar reikia išjungti kompiuterius?

Be abejo. Niekada nekelkite įjungtos technikos. Prieš išjungiant reikia uždaryti visas programas, o dar geriau – atjungti visus kabelius. Pasirašykite ant kabelio, kuris jis buvo (pavyzdžiui, "monitorius" arba "spausdintuvas"), kitaip montuotojas praleis pusę dienos spėjodamas.

Kaip vežti serverius?

Serverius reikia leisti vežti profesionalams. Juos reikia išjungti pagal instrukciją (ne tik ištraukti lizdą). Jei turite duomenų centrą, biuro perkraustymas efektyvus logistikos procesas čia tampa ypatingai jautrus. Rekomenduoju iš anksto padaryti atsarginę kopiją (backup), tikrai, nemanau, kad pervežant gali nutilti diskas, bet geriau saugu.

Ar reikia išmontuoti IT infrastruktūrą?

Dažniausiai taip. Kabelių kanalai, tinklo lentynos – viską reikia išimti. Niekada nedarykite to paties kaip vienas mano klientas, kur paprašė mus tiesiog "perpjauti kabelius" ir užlipti su visomis lentynomis laiptais. Tai ne taip veikia, viskas turi būti išmontuota tvarkingai.

Kas daryti su spausdintuvais?

Išleiskite likusį popierių ir išimkite kasetes su toneriu. Toneris gali išsilieti, jei mašina gulės ant šono. Spausdintuvai yra jautrūs, tad juos reikia labai gerai uždengti, kad į juos nepatektų dulkių.

Baldai, montavimas ir kita fizinė pramona

Ar išmontuojate ir montuojate baldus?

Taip, tai standartinė paslauga. Stalines lenteles, sekcijas, stalus – viską išardome. Svarbiausia – nepamirškite surinkti visų varžtų ir detalių į vieną maišelį. Pasirašykite ant maišelio, iš kurio baldo jis (pavyzdžiui, "Vadovo stalas"). Kitaip montavimas vėliau tampa galvos skausmu.

Ką daryti su per dideliais daiktais?

Jei dalykas nepraeina pro duris ar liftą, reikia jį išardyti. Kartais netgi reikia išimti langų rėmus (yra, ir tokių atvejų). Vieną kartą teko išnešti sofą pro balkono, nes liftas buvo per mažas. Bet tai retai, paprastai tenka tik atsukti kojas.

Ar reikia išimti knygas iš lentynų?

Privalomai. Knygos labai sunkios, lentyna gali sugriūti arba suirti. Supakuokite knygas į mažas dėžes. Negalima tiesiog uždengti lentynos plėvele ir nešti – tai garantuotas suirimas.

Kaip apsaugoti grindis naujame biure?

Užklokime grindis apsaugine pledine arba kartonu. Krovimo metu mes nešame sunkius daiktus, o kojos gali įbrėžti grindų dangą. Naujame biure švarų grindų vaizdą išlaikyti sunku, jei ten vaikšto dešimt vyrų purvinaiais bateliais.

Pinigai, laikas ir realybė

Kaip formuojama kaina?

Dažniausiai tai valandinės normos arba fiksuota suma už darbą. Kaina priklauso nuo to, kiek žmonių reikia ir kiek laiko užtruks. Jei biuro perkraustymas efektyvus logistikos procesas įvertintas teisingai, kaina nekils. Tačiau jei paskutinę minutę pasirodo papildomi dalykai (pvz., sandėlyje rasta 100 dėžių su senais archyvais), kaina pasikeis.

Ar reikalingas avansas?

Paprastai taip, maždaug 30-50 procentų. Tai užtikrina, kad užsakymas yra fiksuotas ir mes rezervuojame jums laiką. Jeigu klientas atšaukia paskutinę minutę, mes turime prarastas pajamas.

Ką daryti, jei pasikeičia planai?

Praneškite kuo anksčiau. Jei mes jau važiuojame su mašina, o jūs sakykite, kad raktų neturite, mokate už stovėjimą ir darbuotojų laiką. Žinau, kad skamba griežtai, bet laikas – pinigai, ir mes negalime laukti valandą, kol kas nors suranda raktus.

Ar yra draudimas?

Taip, turime atsakomybės draudimą. Tačiau jis nedengia jūsų duomenų ar programinės įrangos, jei kas nutinka su serveriu. Fiziniai daiktai apdrausti, bet tarkime, jei jūsų brangus taurė sulūžta, kai ją nešėte patys (o ne mūsų darbuotojai), draudimas nepadės.

Pabaigos smulkmenos ir klausimai apie tai, kas užmiršta

Ką daryti su atliekomis?

Mes galime išvežti ir atliekas į sąvartyną, bet tai papildoma paslauga. Geriau susitvarkyti iš anksto – padalyti senias kabinetas tarp darbuotojų arba paskambinti specializuotai firmai. Nereikėtų krauti mums senų monitorių, jei jų tikrai niekam nereikia.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Negalima. Benzinas, dažai, chemikalai – tai ne keliamasi į bendrą furgoną su biuro baldais. Reikia rasti specializuotą pervežėją arba susitvarkyti iš anksto. Saugumas pirmiausia.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai rizikinga. Augalus negalima palikti saulėkaitoje ar vėjuotoje vietoje furgone. Be to, jei statymo vieta šalta, gali peršalti. Aš asmeniškai nerekomenduočiaju vežti didelių palmių žiemą – dažniausiai jos po to atgyja palyginti blogai.

Kaip elgtis su darbuotojų maistu?

Jeigu turite virtuvėlę, reikia ištuštinti šaldytuvą. Buvau matęs, kaip buvo palikta pusė sumustytojų, kurie per kelias valandas virto grybeliu. Užkandžius geriau suvalgyti iš anksto arba perduoti kaimynams.

Ar tikrai viskas vyks taip, kaip planuota?

Tikrai ne. Visada kažkas nukrypsta. Gali užstrigti liftas, gali užlieti lietus arba gali pritrūkti dėžių. Tuo pasižymi biuro perkraustymas efektyvus logistikos procesas – jis lankstus. Esu matęs, kad geriausiai viskas sekės tada, kai klientas pasitiki mumis ir nedaro spaudimo kiekvieną minutę.

Kas daryti po to, kai viskas atvežta?

Patikrinkite, ar viskas vietoje. Jei trūksta dėžės arba baldai yra pažeisti, praneškite iš karto. Negalima rašyti po savaitės, kad nebeatradote kažko. Tada mes galime išspręsti problemą greičiau.

Ar galite padėti supakuoti dalykus?

Taip, turime komandą, kuri gali atvykti iš anksto ir susirūpinti pakavimu. Tai ypač naudinga, jei neturite laiko arba jei tarp darbuotojų yra nesusitarimų. Tiesiog pasakykite, ir mes suksimės.

Ar reikia pasirūpinti raktų kopijomis?

Būtinai. Vieną kartą laukėme valandą prie durų, nes vadybininkas, turintis raktus, buvo įstrigęs spūstyje. Turėkite kopijas pas atsakingą asmenį, kuris bus vietoje.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Tai dažna problema. Jei dar vyksta remontas, reikia užtikrinti, kad yra sauga dėl dulkių ir drėgmės. Neperkelkite jautrių daiktų į statybos aikštelę. Geriau palikti juos pas mus arba laikiname sandėlyje.

Ar galima užsisakyti sandėliavimą?

Taip, jei tarp išsikraustymo ir įsikraustymo yra pertrauka. Laikinasis sandėliavimas padeda išvengti streso, kai naujos patalpos dar nėra pasiruošusios priimti įmonę.

Kiek žmonių reikia komandai?

Paprastai 3-4 žmonės. Mažesnėmis komandomis veikti neefektyvu (per lėtai), didesnėms – trukdo vieni kitiems. Esu matęs, kaip šeši vyrai stovi vienas kitoj užnugaryje ir nešioja vieną lentyną – tai nėra efektyvumas.

Ar tikrai reikia vadybininko vietoje?

Labai rekomenduoju. Vadybininkas (arba atsakingas asmuo iš jūsų pusės) turi nurodyti, kur ką dėti. Be to, biuro perkraustymas efektyvus logistikos procesas turi vadovą, kuris sprendžia ginčus (pvz., kur stovi vadovo stalas). Be koordinatoriaus mes tiesiog dėsime viską į vieną krūvą.

Ką daryti su seifais?

Seifai yra sunkūs. Reikia žinoti tikslų svorį. Jei seifas yra užfiksuotas (prie sienos ar grindų), reikia specialisto, kad jį atjungtų. Nenaudokite jėgos, galima sugadinti grindis ar patį seifą.

Ar padedate sujungti techniką?

Mūsų darbuotojai gali padėti atjungti ir prijungti kompiuterius bei telefonus, tačiau mes ne IT specialistai. Jei reikia konfigūruoti serverį ar tinklą, geriau pasikviesti IT komandą, kai baldai jau stovi vietose.

Kaip apmokėti paslaugas?

Paprastai pavedimu arba kortele. Galima atsiskaityti ir grynaisiais, bet didelių sumų grynaisiais neimame (saugumo sumetimais). Sąskaita-faktūra išrašoma iš karto po darbo.

Kas daryti, jei įsibraužome į kitą įmonęs teritoriją?

Nebūkite toks linkęs (tai vėl taisyklių pažeidimas). O jei rimčiau – visada atkreipkite dėmesį į ženklus. Vieną kartą vos neįvažiavome į gretimą sandėlį, nes numeriai buvo nupainti blogai. Patikrinkite adresą dar kartą.

Kokia yra jūsų atsakomybė už vėlavimą?

Jeigu vėluojame dėl mūsų kaltės (pvz., techninė gedimas), kompensuojame laiką. Jeigu vėluojate dėl jūsų (vėluojate su raktais), tai nėra mūsų kaltė. Sąžiningumas – pagrindas.

Galutinis patarimas – ką daryti paskutinę naktį?

Gerkite arbatą, o ne kavą (nervuos), ir pagalvokite, ar viskas išjungta. Po dviejų dešimtmetų šioje srityje galiu pasakyti – ramumas ir pasitikėjimas logistikos partneriais daro stebuklus. Biuro perkraustymas efektyvus logistikos procesas nebegąsdina, jei visi žino savo vaidmenis.

Išvada

Taip, biuro perkraustymas gali būti tikras košmaras, jei paliksite viską paskutinę minutei, bet gali būti ir sklandus įvykis. Svarbiausia ne tiek dėžės, kiek planavimas ir komunikacija. Po daugelio metų darbo matau, kad sėkmė priklauso nuo to, kaip gerai paruošiate savo komandą ir patalpas. Pasitikėkite patirtimi, susitvarkykite dokumentus ir leiskite mums atlikti sunkųjį darbą. Tada viskas vyks taip, kaip turi būti – greitai ir saugiai.