Biuro perkraustymas atgal į Angliją patikimi sprendimai dabar: praktinis vadovas

Gyvenau su tais kroviniais beveik dvidešimt metų, tiek laiko praleidau vairuodamas arba planuodamas maršrutus tarp Vilniaus ir Londono, todėl galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas atgal į Angliją dar niekada nebuvo toks sudėtingas kaip šiandien. Po visų šitų Brexit keksmų ir dokumentų cirkulo, verslo žmonės dažnai pasigauna ir galvos nežino, nuo ko pradėti, kai reikia sugraužti techniką ar stalus. Tiesą sakant, dažniausiai viskas vyksta gerai, bet kartais būna taip, kad sėdi pasienyje ir lauki, kol kas nors susirgs sąskaitas faktūras. Su šiuo straipsniu bandysiu paaiškinti, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių gražių frazių, tiesiog taip, kaip būna realybėje. Jei ieškote patikimų sprendimų dabar, turite žinoti, kas laukia už vartų.

Dokumentai, muitinė ir tas blogasis Brexit (kaip nenukirsti galvos)

Kokius dokumentus reikia paruošti biuro perkraustymui į Angliją?

Tai pagrindinis dalykas, be kurio niekur neišvažiuosite. Jums būtinai reikės sąskaitos faktūros už paslaugas, krovinių pakavimo sąrašo (packing list), kurio negalima tiesiog „taip užrašyti ant kelio“, ir transporto sutarties. Be to, jei gabenate naują techniką, reikės mokesčio atidėjimo numerio (EORI), nors jei esate registruota JK įmonė, turbūt jį turite. Viską turi būti tiksliai, kitaip muitininkai tiesiog neužleis.

Ar reikia mokėti PVM ar importo mokesčius, jei tai ne nauji daiktai?

Čia dažniausiai klaidų daroma. Jeigu gabenate naudotus biuro baldus, kurius buvote nupirkę dar prieš Brexit, tai galioja „Returned Goods Relief“, t.y. mokesčių mokėti nereikia. Bet privalote įrodinėti, kad šie daiktai anksčiau buvo išvežti iš JK. Jei įrodymo nėra – mokėsite 20 % PVM ir importo mokestį, tai garantuota. Žodžiu, saugokite senas sąskaitas.

Kas vyksta, jei reikalavimai keičiasi naktį iš karto?

Atsitinka, dar ne sykį girdėjau, kad taisyklės pasikeičia staiga. Pavyzdžiui, dar prieš metus reikėjo papildomų licencijų kai kuriems medžiagos tipams, o dabar jau nebe. Viskas priklauso nuo to, ką ten vežate, bet geriausia pasikonsultuoti su savo brokeriu prieš kelionę, o ne tikėtis, kad „kaip nors pravažiuosime“. Nuolat sekite naujienas, nes po to pavadinimu „biuro perkraustymas atgal į Angliją patikimi sprendimai dabar“ slepiasi daug smulkių detalių.

Ar galiu keliauti kartu su kroviniu vairuotojo kabinoje?

Techniškai – ne, neleidžiama. Dauguma vežėjų draudžia pasirinkti tokią variantą dėl draudimo politikos ir saugumo reikalavimų, ypač jei tai komercinis reisas. Vairuotojas turi ilsėtis, o jums tenktų sėdėti ant krūvos (šiaip ne įsivaizduoju, kas tas būtų). Geriau jums skristi lėktuvu, o techniką palikti profesionalams.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra Ostenende ar Kalėje?

Tai labai svyruoja. Kartą pravažiavome per valandą, o kitą kartą stovėjome dvylika valandų, nes sistema „nulūžo“ ir buvo eilės. Vidutiniškai galite tikėtis 2–4 valandas, jei visi dokumentai tvarkingi, bet niekas neduoda garantijų, ypač dabar, kai trūksta darbuotojų. Turite palikti rezervą laiko, kadangi biuro perkraustymas atgal į Angliją nėra tas dalykas, kuris vyksta pagal exact time table.

Ar verta pasamdyti muitinės brokerio arba tai nereikalinga prabanga?

Jei nežinote, kas yra Intrastat ar kodai HS, tai būtinai pasamdykite brokerį. Jis sudarys deklaracijas už jus ir užtikrins, kad krovinys neušstrigtų. Bandymas tai padaryti patys, neturint patirties, baigiasi tuo, kad krovinys grąžinamas atgal į Lietuvą. Vienas toks atvejis man yra atminty, kai klientas norėjo sutaupyti 50 eurų, o galiausiai sumokėjo tris kartus daugiau.

Kas daryti, jei trūksta kai kurios sąskaitos faktūros?

Tai būna dažna problema, kai perkraustoma iš senų biurų, kur viskas buvo kaupiami metais. Galite bandyti daryti „self-declaration“, bet tai rizikuota. Geriau kreiptis į tiekėją, kad išduotų dublikatą, arba parašyti paaiškinimą, kad daiktas yra naudotas ir jo vertė nulinė (nulis eurų), nors nėra 100 % garantijos, kad tai priims.

Ar galima vežti dujines butelius ar chemikalines medžiagas iš biuro?

Griežtai ne, jei tai yra pavojingos medžiagos (ADR). Biuro perkraustyme dažniausiai nėra tokių dalykų, bet jei turite valymo priemonių koncentratų ar dažų, tai reikės deklaruoti. Be to, per keltą tokius dalykus tikrina labai atidžiai, todėl geriau tuos indus palikti čia ir nusipirkti naujų Anglijoje.

Kainos, terminai ir praktiniai niuansai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Angliją dabar?

Kainos šiuo metu tikrai nežemos, nes degalai brangsta, o vairuotojų trūksta. Vidutiniškai už pilną furgoną (apie 20 kubinių) teks sumokėti nuo 1200 iki 1800 eurų, priklausomai nuo to, kur į Angliją važiuojate – į Londoną brangiau dėl ULEZ mokesčio, į šiaurę pigiau. Tačiau tai tik orientyriniai skaičiai, viskas priklauso nuo konkrečių jūsų reikalavimų.

Ar galima iš anksto užtikrinti tikslią pristatymo datą?

Galima bandyti, bet ne visada pavyksta. Mes stengiamės duoti grafiką, bet jei įvyksta avarija greitkeleyje arba ilgai laukiamas pasienyje, data pasislenka. Tad jei jums reikalinga technika pirmadienį ryte 8 valandai, geriau planuokite, kad ji atvyktų penktadienį arba šeštadienį, kad būtų laiko rezervas.

Kodėl kai kurios įmonės siūlo neįtikėtai low kainas?

Žiūrėkit, čia paprasta. Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, tai greičiausiai tai bus „part load“ reisas, t.y. jūsų daiktai važiuos su kitų klientų kroviniu, gali būti perkraunami kelis kartus. O jei darbe naudojamos nelegalios kompanijos be draudimo... tada geriau jokių 20 metų patirties nepasakysi, tik pasakysiu – venkite tokių pasiūlymų akivaizdžiai.

Ar kaina įeina ir iškrovimas paskutinėje stotelėje?

Paprastai į standartinę kainą įeita tik pristatymas iki grindų (ground floor). Jei jums reikia kelti daiktus į antrą aukštą be lifts, arba reikia specialios technikos, tai papildomai mokama už kiekvieną阶梯 (laiptą) arba valandą. Viską aptariame iš anksto, kad nėra jokių nesusipratimų dieną, kai atvyksta vairuotojas (ir jis nervinas, kad jau vėluoja).

Kas daryti, jei biuras dar ne pasiruošęs perimti krovinius?

Tai būna siaubingai nepatogu, ypač kai vairuotojas turi kitą užsakymą toliau. Tada mokamas laukimo mokestis, kuris gali būti gana aštrus, pvz., 50–70 eurų per valandą. Todėl garantuoti, kad biuras yra atidarytas ir žmonės laukia, tai yra kliento atsakomybė. Negaliu būti vienas, kuris privers sandėlininką dirbti poilsio dieną.

Ar yra kokios nors nuolaidos, jei vežate ne daug daiktų?

Esu matęs, kad maži kroviniai kartais būna net brangesni vienetui nei dideli, nes reikia sumontuoti dalinį važiavimą. Tačiau, jei tai tik kelios dėžės su dokumentais (kaip biuro perkraustymas atgal į Angliją įmonės archyvui), gali būti pigiau išsiųsti kurjeriu, o ne kvietti visą furgoną. Mes paprastai siūlome variantus ir pamatuojame, kas klientui iš tiesų naudingiau.

Kaip apskaičiuojamas krovinio tūris, jei aš pats nežinau?

Gerai, tai darysime kartu. Galiu atsiųsti jums nuorodas, kaip matuoti, arba galite nufotografuoti daiktus, o aš su aštria akimi įvertinsiu apytikslį kubą. Jei suklystame dviem kubiniais metrais, nėra tragedijos, svarbu, kad furgonas netaptų per daug užpildytas, nes tada negalima uždaryti durų.

Ar galima užsakyti ekspress pristatymą (pvz., 24 val.)?

Įmanoma, bet tai kainuos kaip mažas lėktuvas. Reikės specialaus vairuotojo, kuris važiuos tiesiai be sustojimų (be to, jis turi laikytis poilsio režimo, taigi tai reiškia dvi ekipažus). Jei jums tai tikrai būtina, susitarsime, bet dauguma klientų vis dėlto pasirinks standartinį 3–5 dienų terminą.

Kokie yra mokėjimo terminai paprastai?

Dirbame su įmonėmis, tad standartiškai reikalaujame 50 % avanso, o likutį – gavus krovinį arba prieš išsivežimą. Jei dirbate su mumis pirmą kartą, gali būti reikalaujama ir 100 % išankstinio mokėjimo, kad būtume užtikrinti. Tai ne patikimumo klausimas, o paprasta biznio logika (nors suprantu, kad klientams tai nepatinka).

Pakavimas, technika ir (ne)malonios staigmenos

Ar galiu pats supakuoti kompiuterius ar tai turi daryti jūsų komanda?

Galite pats, bet tikrai nerekomenduoju dėti į paprastas dėžes be putas. Yra buvę atvejų, kai klientas taip daryjo, ir vaizdas buvo tragiškas – monitoriai sulaužyti. Geriau mums pasakyti, kad reikia pakavimo medžiagų, arba mums atlikti šį darbą. Tegu būna brangiau, bet technika liks sveika.

Ką daryti su serveriais ir jautria duomenų įranga?

Čia reikia ypatingos dėmesio. Serverius reikia išjungti tvarkingai (ne tik ištraukti laidarą). Pirmiausia užfiksuokite duomenų kopijas (backup). Mes juos pakuosime į specialią anti-statinę dėžę. Viena kartą taip važiavo serveris, kuris buvo įjungtas visą kelionę... šaltas drebulis vairuotojui, kai sužinojo (ir mums taip pat).

Ar saugu vežti biuro augalus?

Tai sudėtinga klausimas. Anglijoje yra griežti fitosanitariniai reikalavimai, o šaknys su žeme dažnai draudžiamos. Be to, augalams sunku pergyventi tamsą furgone. Aš asmeniškai nepatarčiau vežti senų, didelių palmių, geriau juos atiduoti kolegoms ir nusipirkti naujų Londone (ten yra puikių pasiūlymų). Netaupykite ant augalų, patirtis rodo, kad dažniausiai jie neišgyvena.

Kas nutinka, jei kelias metu sulūžta kokia nors detalė?

Tiekia draudimas, kurį paprastai įdedame į kainą (nors ne visada, reikia pasidomėti). Jei nutyla žala, reikia užpildyti pranešimą (claim form) ir nufotografuoti vietą. Bet turiu pasakyti – mūsų 20 metų statistika rodo, kad dažniausiai lemia neblogas vairavimas, o blogas pakavimas. Taip pat, svarbu: jei įrašėte „stalas“ be jokios vertės, ir jis sulūžta, atlyginimo gausite nulis.

Ar reikia išmontuoti baldus ar juos galima vežti surinktus?

Didelius stalus ir spintas geriau išmontuoti, kitaip jie neįlenda pro duris arba užima per daug vietos. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais viskam išsirinkti ir vėl surinkti vietoje (Anglijoje). Viskas įtraukiama į kainą, jei tai aptarta anksčiau. Negaliu garantuoti, kad varžtas neprarands kelių (tai gyvenimiška), bet viskas surinksime.

Kas daryti su atliekomis (pakavimo dėžės) po iškrovimo?

Jei mums leidžiame, mes išvežame visą šiukšlinę su savimi ir ją išmetame Lietuvoje (taip atliekos valdomos). Jei norite palikti dėžes Anglijoje, jums reikės susirasti vietą jų išmetimui, kas Londone gali būti brangu. Geriau neaprašyti ir palikti mums spręsti šitą problemą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro kroviniu?

Tai yra pilnas chaosas, kai taip daroma. techniškai galima, bet juridiskai tai tampa „prekių perkėlimu“, o ne „kraustymu“. Jei darbuotojas nori vežti asmeninį dviratį ar kelis lagaminus, tai turi būti deklaratuojama atskirai, kitaip gali būti įtarimas dėl nenumatytų pajamų. Geriausia nedaryti mišrių krovinių.

Kaip apsaugoti pavieniaus brangius daiktus (pvz., meninius paveikslus ar tūrinę spaudą)?

Juos reikia pakuoti į medines dėžės (crates). Toks dalykas nešok ant kėdžių viršaus. Naujausiems spaudos aparatams reikia specialių fiksatorių. Atminkite, kad net sunkiausia technika gali nukristi, jei furgonas staigiai stabdo (ir tai ne vairuotojo kaltė, kai kas šuoliuoja per kelią).

Patirtys iš realaus gyvenimo (ir keistas dalykas su kava)

Pasakok apiažiau keisčiausią situaciją, kuri nutiko biuro perkraustyme.

O taip, buvo vienas atvejis Mančesteryje. Atvažiavome į biurą, o raktų niekas neturi, nes direktoriaus pavaduotojas išvyko į atostogas ir pamiršo palikti. Stovėjome 4 valandas gatvėje. Galiausiai turėjome iškrauti viską į anglišką lietų lauką. Viskas aprūdo. Nuo to laiko visada klausiame: „Ar tikrai kas nors bus su raktais?“

Ar buvo atvejų, kai dingę daiktai?

Niekada nebuvo, kad dingtų visas krovinys, bet smulkmenų pradingdavo. Pavyzdžiui, vienas klientas skundėsi, kad dingęs puodukas su kava (labai brangus, kaip jis sakė). Tikriausiai kas nors pasiėmė „suvenyrą“ arba jis nukrito už spintos. Dėl smulkių daiktų niekas nepasirūpina taip gerai, kaip dėl serverių.

Ar dabar sunkiau rasti gerų vairuotojų nei prieš 10 metų?

Absoliučiai taip. Dabar darbo rinka tokia, kad jei vairuotojas turi teises ir anglų kalbą, jis gali rinktis darbą. Dėl to kartos terminai prasitęsia, o kainos auga. Biuro perkraustymas atgal į Angliją dabar priklauso ne tik nuo kuro, bet ir nuo to, ar mes sugebame surasti žmogų, kuris nori važiuoti į Didžiąją Britaniją (ten eilės į kalnus).

Klientai dažnai klauso apie draudimą, bet ar jie tikrai skaito sąlygas?

(Labai retai). Dauguma žmonių tiesiog spaudžia „sutinku“. O tada, kai atsiranda įbrėžimas ant sofos, pasirodo, kad draudimas nedengia „mechaninių pažeidimų“, o tik visiško praradimo ar avarijos. Nusipratęs tą dalyką aš stengiuosi visada paaiškinti, kas yra apdrausta, o kas ne, nors ne visada turiu kantrybės(ai aš turiu, bet klientai dažnai nustoja klausti).

Ar galiu būti tikras, kad mano duomenys nebus pasiekiami trečiųjų asmenų?

Mes neįsirenkame jūsų failų, jei jie neužrakinti. Bet jei paliekate atvirą dokumentą ant stalo su paslaptimis, ir perkraustymą jį kas nors pamato... na, čia jau ne mūsų galva. Užrakinkite visus kabinetus prieš mūsų atvykimą, paprasta taisyklė.

Ką daryti, jei Anglijoje nepriima krovinius dėl blogo valymo (dezinfekcavimo)?

Tai buvo problema pandemijos metu. Dabar reikalavimai palengvėjo, bet vis tiek reikia, kad ratai ir konteineriai būtų švarios. Jei ten randama šaknų žemės, gali būti problema. Bet jei ten tik paprastos dėžės su popieriumi, tada viskas tvarkoje (nors vieną kartą mums užkabino šuniuką ant rato, tai buvo smagu, bet ne oficialiai).

Ar verta daryti inventorizaciją prieš išvežimą?

Būtinai. Nufotografuokite viską, užrašykite serijinius numerius (jei reikia). Tada bus lengviau atpažinti, jei kas nors susimaišyta viename iš tų penkių tūkstančių dėžučių. Be to, tai padeda apsidrausti nuo ginčų.

Ar galiu susisiekti su vairuotoju tiesiogiai per kelionę?

Taip, mes duodame jo numerį. Bet neverkite jam per daug, kai jis vairuoja. Geriausia rašyti SMS, jei būtina. Viena kartą klientas skambino kas valandą klausdamas „kur jūs esate“, ir vairuotojas beveik nenuvažiavo į duobę nuo nervų.

Kokius patarimus duotum tiems, kurie dar svyruoja?

Jei jums reikalingas biuro perkraustymas atgal į Angliją patikimi sprendimai dabar, neskubėkite rasti pigiausio. Pasitikėkite intuicija, jei vadybininkas atrodo patikimas ir kalba realiomis kalbomis, ne pašalomis. Pažiūrėkite į atsiliepimus, tik ne į tuos, kurie parašyti prieš 5 metus.

Išvada

Viskas galioja viena simple taisyklė – gerai pasiruoškite ir tikėkitis ko nors nepageidaujamo. Po dvidešimties metų darbo šioje srityje galiu pasakyti, kad idealus perkraustymas be jokio streso yra mitas, bet galima sumažinti riziką iki minimumo, pasirinkus patikimus partnerius. Biuro perkraustymas atgal į Angliją dabar reikalauja daugiau kantrybės nei anksčiau, bet jei dokumentai tvarkingi, o baldai uždaryti, viskas pasibaigs sėkmingai. Sėkmės susidoroti su tuo chaosu (ir tikiuosi, jūsų kava neliks Vilniuje).