Biuro perkėlimo procesas iš Londono: visas tiesas apie rūpesčius, kainas ir nerealias lūkesčius

Sveiki, kalba Jonas, dirbu su kroviniukais jau beveik pusantro dešimtmečio. Peržiūrėjau daugybę sandėlių, išmaniai išsprendžiau problemų ant Lietuvos-Anglijos plento ir, tiesą sakant, biuro perkėlimo procesas iš Londono man nebėra kokia nors naujiena, o gana rutininė, kartais net nuobodi istorija. Tačiau klientams tai visada atrodo kaip pasaulio pabaiga – chaosas, dėžutės visur, o telefonas ne nutyla. Anglija po Breksito pasidarė dar sudėtingesnė, muitinės dabar tikros, o ne tik popieriaus darbas, ir kelyje įvyksta viskas ko neplanavai. Tad, jei planuojate kelionę vakarų kryptimi arba atgal, geriau pasidarykite kavą ir susirinkite kantrybes, nes biuro perkėlimo procesas iš Londono be gero plano gali tapti tikru košmaru.

Pradžia: kodėl viską reikia planuoti anksčiau?

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkėlimą, jei esu Londono centre?

Geriausiai būtų pradėti galvoti apie mažiausiai mėnesį iki planuojamos datos, o idealiai – net dviem. Londonas yra specifinis miestas su savo taisyklėmis, o biuro perkėlimo procesas iš Londono neapsiriboja tik įkėlimu į furgoną. Reikia rezervuoti vietą gatvėje (parking permit), kožas dažnai pamiršta, ir vairuotojai tada stovi ir keičia ratlankius, nes negali užstoti eismo. Jei centre, reikia mokėti už užstatą (C-charge zone). Vėlavimas čia brangiausiai kainuoja, nes tiek iškrovimas, tiek įkrovimas trunka dvigubai ilgiau nei laukiate.

Ar tikrai reikia tarpininko, ar galiu tiesiog nuomotis furgoną Anglijoje?

Galite, tikrai galite, bet ar verta? Tiesioginis furgono nuoma biuro perkėlimo procesas iš Londono pavirsta gailestis. Pirma, Anglijoje vairuotojo pažymėjimai skiriasi, jeigu turite tik „B“ kategoriją, didesnės mašinos nebevairuosite. Antra, jei ką nors sukeliate arba sugadinote prekes, jums niekas neatkompensuos. Profesionalios kompanijos turi draudimą, o tas draudimas darbas su dideliais keliais yra būtinas. Nemanau, kad norite rizikuoti brangia IT įranga dėl taupyto šimto svarų.

Kiek apytiksliai gali kainuoti tokios operacijos planavimas?

Kainos svyruoja labai stipriai, priklausomai nuo to, kiek daiktu turite. Mažam biurui (pavyzdžiui, 5-10 darbo vietų) biuro perkėlimo procesas iš Londono gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 svarų sterlingų. Čia įskaičiuota ir knygyne, ir galbūt pakuotuvės medžiagos. Dideliems sandėliams ar „open space“ biurams skaičiuokite po 60-90 GBP už kubinį metrą. Taip pat nepamirškite, kad dabar kuro kainos neįsivaizduojamos, tad priedai už degalus gali būti dideli.

Kas daryti su dokumentais, ar juos reikia kaip specifiai saugoti?

Dokumentus geriausia pakuoti į plastikines dėžutes su dangteliais, o ne į popierines. Londonas oras yra toks, kad kartais lyja iš visų pusių, o popierius drėgna – tai katastrofa. Biuro perkėlimo procesas iš Londono dažnai įtraukia ilgas laukimo keliones, ir dėžės gali būti ne kažkur sausoje pakyloje, o lauke. Visus konfidencialius failus rekomenduoju pasiimti su savimi į rankinį bagažą, nekelkite jų sunkvežimiu, jei jums jie tikrai svarbūs.

Ar reikia specialių leidimų iškrovimai mieste?

Absoliučiai taip. Be „red route“ ar „suspended parking“ leidimų, jus užfiksuos kameros ir gausite baudą net per 120 svarų. Biuro perkėlimo procesas iš Londono reikalauja legalumo. Mums tenka kreiptis į vietinę savivaldybę (council) prašant licencijos. Tai trunka kelias dienas, tai neįmanoma padaryti iš karto ryto. Geriausia, jei klientas pats turi vietą, kurgi galima užstoti furgoną legaliai be rūpesčių.

Pakavimas ir logistika: kaip išvengti chaoso

Ar jūs atvykstate su dėžėmis ar reikia rūpintis pats?

Mes visada siūlome pakuotuvės medžiagas, tai įskaičiuota mūsų paslaugose. Atvežame standartines dėžutes, o jei reikia, turiu ir „book boxes“ knygoms. Biuro perkėlimo procesas iš Londono būna lengvesnis, kai turi ką pilti. Tiesa, jei turite labai daug mažų smulkmenų, reikės jums pačiams susirūpinti jų surinkimu į maišus, kitaip mūsų vairuotojai pusę dienos praleis rinkdami spaudukus nuo stalo.

Kaip elgtis su IT įranga, serveriais, kompiuteriais?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti ir atjungti prieš pat išvežimą, ne kelias dienas anksčiau (drėgmė). Biuro perkėlimo procesas iš Londono į Lietuvą reiškia ilgos vibracijos kelyje, todėl viska turi būti užfiksuota putomis (bubble wrap). Jeigu turite labai brangų serverinį kompleksą, geriau pasamdyti specializuotą IT pervežimo komandą, paprasti perkėlimėlės gali tiesiog numesti dėžę su „rack“ spintomis ant grindų, o tai baigsis prastai.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Didžiąją dalį taip, ypač didelius stalius ir spintas. Londono biuruose dažnai būna senos, sunkios britiškos furnitūros, kurią neįmanoma išnešti pro duris neišmontavus. Biuro perkėlimo procesas iš Londono mums įtraukia ir šį darbą – mūsų meistrai viską išsukia, užžymė detalės (screw tagging), kad Lietuvoje nebeliektų daugybės varžtų be paskirties. (Beje, jeigu baldai yra ikea tipo, geriau išsirinkti patys, mums daugiau bus pigiau).

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis, pavyzdžiui, toneriais?

Tuščias spalvotuvus galima vežti, bet jei juose liko dažų ar tonerio, tai jau pavojingas krovinių (ADR) kategorijos. Biuro perkėlimo procesas iš Londono tokius dalykus dažniausiai sustabdo. Geriausia tonerius išnešti į šiukšliadėžes Anglijoje, jų pervežimas neapsimoka – draudimas to nedengia, o baudos muitinėje didelės. Nekelkite cheminius skysčių, nebūtinai rizikuoti dėl trijų spalvotuvų.

Ar galima vežti augalus biuro iš Londono?

Galima, bet yra rizika. Anglijoje dirvožemis ugdymas yra griežtai reglamentuojamas dėl kenkėjų. Biuro perkėlimo procesas iš Londono su augalais reiškia, kad visi šaknys turi būti nuplautos, dirvožemis pašalintas. Jei muitininkai pamatys žemę ant šaknų, viską gali konfiskuoti ir sudeginti. Tiesa, retai kas tikrina biuro kaktusą taip atidžiai, bet šansas yra.

Muitinė ir dokumentai: po Breksito realybė

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei?

Pagrindinis dalykas – prekių inventoriaus sąrašas (packing list). Jis turi būti detalus: kas yra kiekvienoje dėžėje, serijiniai numeriai brangiai įrangai. Biuro perkėlimo procesas iš Londono dabar privalo vykti su EX1 eksporto deklaracija. Be to, reikia turėti EORI numerį (jeigu esate juridinis asmuo). Jeigu trūksta dokumentų, sienoje praleisite naktį, o tai kainauja laisvadieniai.

Ar mokėti PVM ir muito, jei perkeliu savo biuro turtą?

Jei tai perkelimas firmos filialui arba įmonės reorganizacija, taikoma T1 procedūra arba tinkamas kodas, leidžiantis atostoti mokesčius. Biuro perkėlimo procesas iš Londonas į kitą ES šalį yra laikomas vidiniu ES judėjimu tik tada, kai tiksliai suformuluojamas pobūdis. Jeigu tiesiog parduodate turtą Lietuvoje, tada tegul jūsų buhalteris susiruošia sumokėti PVM pasienyje, tai ne mano sritis, aš tik vežu.

Kas yra Intrastat, ar tai man aktualu?

Intrastat – tai statistinės ataskaitos prekybai tarp ES valstybių narių. Nors Anglija nebes ES, su ja taip pat kažką privaloma registruoti ( tiesą sakant ne visada tikrai, čia taisyklės keičiasi kas met, geriau pasikalbėkite su buhalteriu). Biuro perkėlimo procesas iš Londono reikalaujantis didelių kiekių gali aktyvuoti šį reikalavimą. Mažoms įmonėms dažniausiai tai neaktualu, jeigu vertė nepasiekia tam tikros ribos (pvz., 4000 eurų), bet geriau būti tikriem.

Ar dažnai sustabdo krovinius patikrai?

Pastaruoju metu rečiau nei pirmoje „Breksito“ metuose, bet vis tiek įvyksta. Dažniausiai tikrinimai būna atsitiktiniai. Biuro perkėlimo procesas iš Londono gali užstringti Anglijoje (Dover) arba Prancūzijoj (Calais). Jei jums labai skubia, geriau mokėti už „green lane“ pervežimą, tačiau užtikrinti 100%, kad neapsilies, neįmanoma. Realistiška, kad 10-20% atvejų gali būti trumpas patikra.

Ką daryti, jei praradau kažką brangaus kelyje?

Pirmiausia ieškoti draudimo poliso. Mes visada sudarome sandorio draudimą (CMR), bet jis apribotas. Biuro perkėlimo procesas iš Londono su ypatingai brangia įranga reikalauja papildomo draudimo. Jei dingo ne dėl mūsų kaltės, o pvz., vagystės poilsio metu, procesas gali būti ilgas. Būtinai fotografuokite viską prieš pakavimą, tiesiog mobiliuoju telefonu, tai padės išvengti ginčų.

Kelionės ir pristatymas: kas laukia kelyje

Kiek laiko trunka kelionės iš Londono į Vilnių?

Standartiškai, jei viskas eina gerai, tai apie 3–4 dienas. Tačiau biuro perkėlimo procesas iš Londono kartais užtrunka ilgiau dėl iškrovimo Anglijoje (jei ten reikia laukti lifto arba saugotojo). Kelias eina per tunelį arba keltą, abu variantai turi savo eilių. Jei vairuotojui reikia poilsio (tachografas), tai dar +9 valinų laukimo. Neskubėkite, skubėjimas čai priežastis avarijų.

Ar galite pristatyti tiesiai į naują biurą Kaune ar Klaipėdoje?

Žinoma, tai mūsų pagrindinis darbas. Atvykstame į nurodytą adresą, iškrauname, padedame susidėti į vietas, jeigu sutarta. Biuro perkėlimo procesas iš Londono baigiasi tada, kai paskutinė dėžė stovi atitinkamame kambaryje. Tačiau jei naujas biuras dar neįrengtas arba nėra lifto, o biuras 5 aukšte be keltuvo – tai papildomas mokamas darbas, mums reikės organizuoti keltuotojus.

Kas daryti, jei sunkvežimis netilpta į gatvę Lietuvoje?

Lietuvos senamuosiuose miestuose gatvės tokios pat siauros kaip ir Londono. Biuro perkėlimo procesas iš Londono dažnai sprendžiamas tokiu būdu: atvežame didelį sunkvežimį miesto pakraštyje ir perkrauname į mažesnį 3.5 tonų furgoną („last mile“). Tai papildoma kaina, bet be to neįmanoma pristatyti tiesiai į centro biurą. Nepamirškite apie tai pranešti iš anksto.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Daugumoje atvejų taip, vairuotojai turi GPS. Biuro perkėlimo procesas iš Londono leidžia sekti mašiną per nuorodą, kurią jums atsiunčiu. Tačiau ne visada vairuotojai atnaujina vietą reguliariai, kartais būna „baltoji danga“ žemėlapyje, kai tunelyje arba vairuotojas tiesiog užmiršta įjungti programą. Geriau tiesiog skambinti man, aš susisieksiu su vairuotoju radiju.

Kas nutinka su šiukšlėmis po iškrovimo?

Visas pakuotuvės medžiagas (dėžutės, popierius, plastikas) mes surenka ir vežame su savimi, galime išnešti į perdirbimo punktą. Biuro perkėlimo procesas iš Londono palieka dauk šiukšlių, o jų išvežimas Lietuvoje ne taip jau pigu. Jei turite seną baldą, kurį norite išmesti, tai reikia aptarti atskirai, mums reikia žinoti, kur kreiptis su statybinių atliekų konteineriais.

Praktiniai patarimai ir problemos

Ar verta rūpintis draudimu, jei turiu „paprastą“ įrangą?

Be abejo. Netgi ir paprasta kėdė gali nukristi ant kojos vairuotojui arba sugadinti sieną. Biuro perkėlimo procesas iš Londono yra rizikingas. Paprastas CMR draudimas dengia tik 8,33 SDR už kilogramą (tai labai mažai). Jei gabenate kompiuterius, vertinimus reikia padidinti. Draudimo brangumas priklauso nuo rizikos, bet 100-200 eurų užtaisyti galvos skausmą verta.

Kaip elgtis su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Jų geriau nevežti su biuro kroviniu. Jei žmogus turi asmeninį kompiuterį ar kuprinę, geriau, kad jis pats nusiveža. Biuro perkėlimo procesas iš Londono nėra skirtas asmeniniams daiktams, muitinėje gali kilti klausimų, kodėl asmuo turi 5 nešiojamus kompiuterius, jei jis ne dirba IT srityje. Sumaišymui vengti, viską aprašome kaip „furniture“ ir „office equipment“.

Ar dažnai įvyksta avarijų su tokiais kroviniukais?

Per 20 metų buvo visko. Vakar pvz. vairuotojas pastūmėjo stulpą Didžiajame Londone, nes nav sistemą klydo. Biuro perkėlimo procesas iš Londono yra pavojingas. Avarijos būna, nors rečiau nei įprastuose eismuose, nes sunkvežimiai vairuojami atidžiau. Tačiau jei įvyksta avarija, sustoja viskas, pradedamas tyrimas, o krovinys gali būti perkraunamas į kitą mašiną.

Kaip susitarti dėl mokėjimo, ar imama išankstinis?

Įprasta praktika – 30 % avansas sutartai pasirašius, likusi dalis – pristatant arba prieš išsiregistravus iš Anglijos (kadangi būtų užtikrintas, kad klientas nepadinga). Biuro perkėlimo procesas iš Londono reikalauja pasitikėjimo, bet aš negaliu duoti kredito už 10 tūkst. vertės krovinius be užtikrinimo. Bankinis pavedimas geriausiai, grynaisiais vengiame.

Ar galima pasinaudoti jūsų sandėliu laikinam saugojimui?

Taip, turime sandėlius Vilniuje ir Klaipėdoje. Jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti, mes galime laikyti dėžes savaitę ar dvi. Biuro perkėlimo procesas iš Londono kartais turi „tarpinius etapus“. Saugojimas kainuoja, bet ne taip brangu kaip lauko konteineriai arba vėluojantys baudos už biuro nuomą.

Kas daryti, jei pavogė krovinį poilsio metu?

Tai baisiausias scenarijus. Reikia skambinti policijai toje šalyje ir draudimo kompanijai. Biuro perkėlimo procesas iš Londono turi saugumo priemonių – vairuotojai turi miegoti saugiuose aikšteleliuose, uždaryti kabiną ant raktų. Tačiau vagystės įvyksta. Jei turite brangiausių daiktų, rekomenduoju vairuotojo lydėtoją (du vairuotojai vienoje mašinoje), tai taip pat sumažina vagysčių riziką.

Išvados ir galutiniai patarimai

Biuro perkėlimo procesas iš Londono nėra pasivaikščiojimas parke, o rimtas logistikos iššūkis, reikalaujantis kantrybės ir detalaus planavimo. Nors daugelis dalykų pasikeitė po Breksito ir dokumentų gavo daugiau, viskas vis tiek įmanoma, jei pasitiki savo logistikos partneriu. Svarbiausia – nebijoti klausti ir reikalauti aiškumo, kiek tai kainuoja ir kiek ilgai trunka. Neseniai teko matyti klientą, kuris dėl to, kad nepasirūpino dokumentais, praleido savaitę sienoje, todėl neskubėkite, viską suplanuokite atsargiai, ir tada kelias į naujus biuro erdves bus daug mažiau stresingas. Sėkmės!