Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos: operatyviai ir skandžiai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas niekada nevyksta taip, kaip piešia vadovai arba kaip vaizduoja filmuose. Visada kažkas pasikeičia, kažkas pridedama paskutinę minutę, arba sunkvežimis užstringa Didžiojoje Britanijoje. Tačiau patirtis leidžia man tvarkyti šią chaoso. Jei ieškote patikimos informacijos, kaip vyksta biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos, esate tinkamoje vietoje. Čia nėra sausų instrukcijų, o tikras gyvenimas, su visais jo triukšmais ir sprendimais. Iš tiesų, viskas gali būti sklandžiai, jei tik žinai, į ką reikia atsižvelgti, ir nepasikliauji pirmu pasitaikiusiu pasiūlymu iš "pigiausių" rinkoje.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir kodėl reikia planavimo

Kada geriausia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Niekada nėra per anksti. Idealus variantas – pradėti planuoti mažiausiai prieš du mėnesius. Turiu omenyje ne tik tai, kad pasiskambinsite, o tikrus veiksmus. Tiesa, dažniausiai klientai skambina pirmadienį ir sako, kad reikia važiuoti penktadienį. Tuomet kyla kraupios kainos. Geriausia biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos užsakyti iš anksto, nors kartais įmanoma ir "iš karto", jei turime laisvą techniką.

Ar būtina daryti inventorizaciją?

Būtina, jei norite, kad jums būtų paskaičiuota tikroji kaina, o ne "apytiksliai". Be to, muitinė dabar yra griežta. Inventoriaus sąrašas turi būti tikslus, kitaip gali būti baudų. Vieną kartą klientas parašė "biuro baldai", o viduje buvo brangios serverinės dalys – tai sukėlė didelių problemų Calais uoste. Taigi, rašykite viską: stalus, kėdes, net tuos paliktus puodukus virtuvėje.

Ar atvykstate į vietą įvertinti krovinių?

Taip, jei kalbame apie didelius biurus. Bet jei tai mažas kontorinis kambarys Londono centre, važiuoti vertinti nėra prasmės – laiko praradimas. Tokie dalykai dabar dažniausiai daromi nuotoliniai, pagal nuotraukas. Bet turiu pripažinti, kartais nuotraukos meluoja, tad kai atvyksta vairuotojas, jis pasako, kad į mažą furgoną tai netilps. Tada tenka ieškoti sprendimų vietoje.

Kaip susitarti dėl datos?

Lankstumas yra raktas. Jei galite perkelti savaitgalį, puiku. Anglijoje eismo sąlygos gali būti neprognozuojamos, ypač prieš šventes. Aš visada sakau klientams – duokite mums laiko rezervo. Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos reikalauja tikslumo, bet orai ir keliai nieko nesiklauso.

Dokumentai, muitinė ir tas nemalonus "Brexit" efektas

Kas pasikeitė po "Brexit"?

Viskas tapo sudėtingiau. Anksčiau užvažiuodavai ir važiuodavai. Dabar reikia deklaracijų, taršos sertifikatų (tai tas žodis, kurį visi nekenčia), ir muitinės patikros. Nebegalvojau, kad taip sudėtingai bus su paprastais biuro baldais, bet taip yra. Dabar biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos reiškia ir biurokratijos valandų skaičiavimą.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Reikės krovinio manifestų, EX1 deklaracijos (jei į Lietuvą), kopijų išregistravimo iš JK verslo registro (jei judinat įmonę). Be to, reikia įrodyti, kad daiktai nėra nauji ir parduodami (pirkimo sutartys arba inventoriaus knygos išrašai). Vieną kartą teko laukti tris dienas, kol klientas surado seną sutartį su kompiuterių tiekėju.

Ar reikia mokėti PVM ar muitus?

Jei tai perkėlimas tarp tų pačių įmonių filialų (intra-community supply), PVM mokėti nereikia, bet reikia teisingai užpildyti mokesčių dokumentus. Jei įsigijote naujų daiktų Anglijoje ir juos vežate, gali tekti mokėti PVM Lietuvoje. Muitų paprastai nėra, jei tai ne prekės, o naudojamas turtas. Bet turiu pasakyti, muitininkai kartais būna įtarianti.

Kas dėl muitinės deklaracijos?

Jos daromos iš anksto. Negalima važiuoti be jos. Mūsų brokeris tai padaro, bet jums reikia pateikti duomenis. Jei kas nors neteisinga, deklaraciją koreguoti yra brangu ir lėta. Geriau kartą patikrinti duomenis, nei vėliau gailėtis.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta ir deklaruota. Negalima paslėpti savo dviračio tarp biuro stalų ir tikėtis, kad niekas nepastebės. Muitinės skaneriai mato viską. Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos neapima kontrabandos, net jei tai jūsų seni žieminiai bateliai.

Kas nutinka, jei trūksta dokumentų uoste?

Tada sunkvežimis stovi. Stovėjimo mokesčiai uoste yra astronominiai. Esu matęs, kaip maža įmonė prarado pusę pelno tik dėl to, kad pamiršo vieną lapą. Dabar mes visada tikrinime du kartus.

Techninė pusė: kaip vežami baldai ir kompiuteriai

Ar jūs supakuot?

Taip, tai įskaičiuota. Bet jei turite labai jautrią techniką, reikia tai pasakyti iš anksto. Standartiškai mes supakuojame į burbuliukus, dėžes, aptepame baldus. Vienas klientas prašė nepakuoti, kad sutaupytų laiko – rezultate, atvyko trys sulaužyti monitoriai. Neklausykite mano, klausykite patirties.

Kaip su kompiuteriais ir serveriais?

Jie turi būti išjungti (aišku). Jei tai serveriai, rekomenduoju juos išmontuoti ir pakuoti į specialias dėžes, ne į paprastas. Duomenų saugumas ne mūsų rankose, bet fizinis apsaugojimas – taip. Kartais samdome IT specialistus vietose, jei klientas to nepadaro. Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos dažnai apima ir IT įrangą, tai reikalauja ypatingo dėmesio.

Ar išmontuojate biuro baldus?

Įprastus stalus ir spintas – taip. Jei turite kažką labai sudėtingo, tipo "senųjų laikų" sekretorinę su tūkstančiu skyrelių, tai gali užeiti daugiau laiko. Reikia pasakyti iš anksto, kad atvyktume su daugiau žmonių. Kartais tenka išmontuoti ir vėl surinkti vietoje.

Kas dėl pavojingų krovinių (chemija)?

Biuruose dažnai būna valymo priemonių. Jas vežti galima tik taisyklingai užrakintus ir su etiketėmis. Jei turite daug tokių dalykų, geriau juos išmesti vietoje arba vežti atskirai. Nereikia rizikuoti dėl penkių balų purškiklių.

Ar vežame augalus?

Galima, bet tai rizika. Sausumoje tranzituose augalai gali nudžiūti arba užšalti. Be to, fitosanitariniai kontrolės punktai gali būti griežti. Jei tai brangus, didelis augalas, geriau rasti specialų pervežėją. Mūsų furgonuose temperatūra ne visada idealiausia orchidėjoms.

Kaip apsaugote grindinį įėjus?

Naudojame apsauginius kilimėlius (pvc). Niekas nenori mokėti už naujus parketus koridoriuje. Anglijoje dauguma biurų yra ant kilimų dėžių, ten lengviau, bet Lietuvoje dažnai būna parketas. Tai standartinė praktika, apie kurią nereikia net prašyti.

Kainos, laikas ir realios problemos

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Priklausys nuo maršruto. Iš Londono iki Vilniaus – tai maždaug 3-4 dienos, jei viskas gerai. (Ne, geriau sakyti 3-5 dienas, nes niekad nežinai, kas bus ties Calais). Reikia atsižvelgti ir į laukimo laiką prie keltų arba tunelio.

Kokia vidutinė kaina?

Ką čia vidutinė? Jei mažas krovinys – gali būti tūkstantis, jei pilnas furgonas – trys tūkstančiai ar daugiau. Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos kainos labai priklauso nuo degalų kainos, kuri šiuo metu... na, žinote, kaip ji. Geriau prašyti konkrečios pasiūlymo.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Mums jų nėra. Bet gali būti mokesčiai už uosto aptarnavimą arba, jei reikia naudoti liftą Londone (ten kainos siaubingos). Visada sakome iš anksto, jei tokių dalykų tikimasi. Paslėptų mokesčių vengiame, nes tai sugadina reputaciją.

Ką daryti, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes skambiname pagalbai ir, jei reikia, perkrauname krovinią į kitą transportą. Tai gali atidėti pristatymą dienai-dvi. Esu matęs, kaip variklis užsidegė M1 greitkelyje – tai buvo ilga naktis.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų vairuotojų turi GPS stebėjimą. Galime atsiųsti nuorodą, kur jis yra. Bet ne visada vairuotojai atnaujina statusą kiekvieną valandą, kartais tiesiog važiuoja ir nieko nežino apie "live tracking". Geriau tiesiog paskambinti man.

Ar reikalinga kasko draudimas?

Draudimas yra būtinas. Mes turime standartinį krovinio draudimą, bet jis apima tik tam tikrą sumą. Jei vežate labai brangią įrangą, reikia ją apdrausti papildomai. Niekada nežinai, kas gali nutiki per vairuotojo miegą.

Kas dėl stovėjimo vietų Anglijoje?

Tai didelė bėda. Anglijoje sunku rasti vietos sunkvežimiui prie biuro centro. Reikia gauti leidimus iš savivaldybės arba susitarti dėl "loading bay". Vieną kartą mums teko stovėti už pusės mylios ir nešti dėžes rankomis, nes policija neleido statyti mašinos.

Ar galima atidėti pristatymą?

Galima, bet už tai reikia mokėti. Vairuotojo laikas – pinigai. Jei jūsų naujas biuras dar nebaigtas, o sunkvežimis jau prie durų, teks sumokėti už stovėjimą arba grąžinimą vėliau. Geriausia derėtis iš anksto.

Ką daryti su atliekomis (pakuojimu)?

Galiu juos išvežti su savimi, bet tai papildoma paslauga. Dažniausiai klientai nori, kad mes paliktume dėžes vietoje, nes jas tada pat naudos. Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos dažnai baigiasi tais pačiais dėžėmis, tik tuščiais.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Dirbame, bet brangiau. Jei reikia perkeltį prieš Naujuosius, tai kainos dvigubos. Vairuotojai taip pat nori švęsti. Bet jei verslas negali laukti, mes randame būdų.

Kaip elgtis su brangia technika, jei jos nėra įpakavotos?

Geriau jos nevežti. Jei teks, mes padarysime viską, ką galime, bet atsakomybės neimsime, jei pažeidimai atsiranda dėl blogo originalaus pakavimo. Esu girdėjęs istoriją, kaip neįpakavotas serveris nukrito nuo paėmos.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Naujiems klientams – ne. Esamiems – galima svarstyti. Pervežimo srityje daugiau apgavikų negu galvojate, tad mums svarbu, kad pinigai būtų prieš arba tada, kai krovinys pasiekia tikslą.

Kas dėl EX1 dokumento pabaigos?

Jis turi būti užbaigtas (išbrauktas) tam tikru laiku. Jei vairuotojas pavėluoja, gali tekti mokėti baudas už vėlavimą muitinėje. Tai tas dalykas, dėl ko dažniausiai ginčijamės su klientais, kurie sako, "važiuok lėtai", o muitinė sako "būk greitas".

Ar pervežate saugiuosius seifus?

Taip, bet jie turi būti tušti arba su fiksuotu kodu. Jei seifas užrakintas ir kodas nežinomas, mes jo nekeliausime. Tai per daug rizikinga – ne tiek dėl vagysčių, kiek dėl to, kad gali prireikti įlaužti.

Ką daryti, jei naujas biuras antrame aukšte be lifto?

Tai bėda. Reikės nešti rankomis. Tai brangina laiką. Kartais reikia samdyti papildomus nešiką. Angliški biurai dažnai turi liftus, bet Lietuvoje, jei renkate seną pastatą, gali būti nėra.

Ar galima sujungti kelis biurus į vieną krovinį?

Galima, tai išties taip ir darome dažniausiai. Grupiniai pervežimai yra pigesni. Bet tada laukimas ilgesnis, kol reikia apvažiuoti visus adresus. Jei skubate, geriau užsisakyti ekskursinį reisą.

Ką daryti, jei klientas paskutinę minutę prideda daiktų?

Tai įprasta. "O, dar ši spinta ir šis stalas". Jei tilpsta, nešam. Jei ne, tenka brangiai siųsti antrąją mašiną arba palikti kitoje kelionėje. Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos visada turi tą "neplanuotą" dalį.

Ar reikalingas depozitas?

Kartais taip, ypač jei didelė vertė arba ilgas maršrutas. Tai užtikrina, kad klientas neatšauks paslaugos paskutinę minutę, kai mes jau esame prie durų.

Kaip susitvarkoma su paštu ir adresų keitimu?

Tai ne mūsų darbas. Mes pervežame fizinę masę. Pašto peradresavimas turi būti padarytas pašto tarnyboje (Royal Mail ir t.t.). Nors kartais padėsime nunešti dėžę į paštą, jeigu kelyje.

Ar galima pasirinkti konkretų vairuotoją?

Ne, nebent jūs esate didelis klientas ir jums labai patiko vienas iš mūsų vairuotojų. Mes planuojame maršrutus pagal techniką, o ne pagal simpatijas. Bet mūsų vairuotojai yra protingi vyrai.

Kas dėl taršos mokesčių (LEZ)?

Jei įvežate nenaudotą techniką, gali tekti mokėti. Naudojami biuro baldai dažniausiai laikomi naudotais turtu, bet tai reikia įrodyti dokumentais. Dabar Anglijoje ir Lietuvoje šie dalykai griežtai tikrinami.

Ar vežiate mažus krovinius (kelios dėžės)?

Taip, tai vadinama dalinio krovinio pervežimu. Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos gali būti tik vieno darbuotojo dėžių išvežimas. Tai pigiau, bet ilgiau laukia, kol surinksime kitus krovinius.

Ką daryti, jei įranga sudėtinga surinkti?

Mes turime savus mechanikus, bet jei tai ypatingas dizaino baldas, geriau pasamdyti originalų surinkėją Lietuvoje. Mūsų vairuotojai gali surinkti standartinį IKEA tipo stalą, bet ne kokį italų dizaino šedevrą.

Ar yra garantija, kad niekas nesulūž?

garantijos negaliu duoti, nes gyvenimas neprognozuojamas. Bet duodu žodį, kad darysime viską, kad išvengtume to. Esu atsakingas žmogus.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir gero partnerio. Nereikia klaidinti, kad viskas nuks tiesiai. Bus nesklandumų, bus vėlavimų, bet svarbiausia – pasiekti tikslą su neperkraustomis rankomis. Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos gali būti operatyvios, jei pasiruošiate ir nebijote klausti nepatogių klausimų. Dirbame jau ilgai, matėme viską, tad tikėkite mums ir... gerai susiraskite tuos raktus.