Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos greitai ir efektyviai: Kas tikrai laukia jūsų verslui?

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas visada yra stresinis, net jei tu tiki, kad viskas eina kaip pyragas. Gyvename laikais, kai verslai juda greitai, dažnai tenka kraustytis iš Londono, Birmingamo ar net mažesnių miestelių atgal arba toliau į Europą. Profesionalios biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos gali išgelbėti nervus, tačiau reikia žinoti, į ką įsitraukiate. Čia nėra tik apie dėžių nešimą, tai apie logistiką, muitinę (po Breksito tai tikras košmaras) ir žmonių koordinavimą. Turiu knygų knygų istorijų, kai vairuotojai pasimeste M25 žiede arba kai klientas pamiršo pasakyti, kad jis penktame aukšte be lifto. Štai trumpas vadovas, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių gražiųjų paveikslėlių iš brošiūrų.

Bendrai apie procesą ir laiką

Kiek laiko užtrunka visas biuro perkėlimas iš Anglijos?

Tai visada priklauso nuo to, kur tiksliai esate. Jei esate Londono centre, tai viena, o jei Škotijos kalnuose – visai kas kita. Vidutiniškai, nuo pasirašytos sutarties iki galutinio iškraunimo Lietuvoje, praėja nuo savaitės iki trijų savaičių. Reikia laiko parengti inventorių, sutvarkyti dokumentus muitinei (dėl to galiu ilgai kalbėti) ir suplanuoti maršrutą. Kartais atrodo, kad tai paprasta, bet tarkime, keliaujate per savaitgalį – keltai Paryžiuje ar Brėmeniu gali būti pilni, tai priverstus laukti. Geriau pradėti planuoti mažiaug mėnesį iki norimos datos, kad išvengtumėte naktinių skambučių ir streso.

Ar galite atvykti tą pačią dieną, kai aš noriu?

Galime, tačiau tai kainuos brangiau. Jei jums reikalingas ekspresinis biuro perkėlimas iš Anglijos, turime sutraukti vairuotojus, kurie gali būti atostogaujančioje mašinoje. Pavyzdžiui, praėjusią savaitę turėjome klientą Liverpulyje, kuris skambino sekmadienį ir norėjo viską nuvežti antradienį. Teko dirbti be miego, bet atlikome. Tačiau nepamirškite, kad greitis dažniausiai reiškia didesnę kainą ir mažesnį lankstumumą dėl smulkių nukrypimų. Planuokite iš anksto, jei norite taupyti.

Kaip vyksta surinkimas Anglijoje?

Atvykstame į jūsų biurą, įvertiname situaciją. Jei viskas sutarta, pradedame pakavimą. Turiu omenyje – jei pasirinkote pilną paslaugą, mes nešame viską. Esu matęs ofisus, kurie atrodo kaip karo zona – popieriai ant grindų, kompiuteriai neišjungti. Viską reikia sutvarkyti prieš mūsų atvykimą. Vairuotojai (dažniausiai mūsų patikimi lietuviai) padės surinkti baldus, juos uždėti ant antspauduotų dėžių. svarbu, kad turėtumėte aiškų planą, kas važiuoja, o kas lieka. Kartais klientai bando spausti viską į vieną dėžę ir gauname prastą rezultatą – suplėšytus dokumentus.

Ar reikia aštuonioms valandoms?

Perkėlimas Anglijoje reguliuojamas darbo laiku, tačiau jei reikia, galime dirbti ilgiau. Tiesa, dauguma biurų leidžia dirbti tik iki 17:00 valandos. Jei turite didelį biurą, gali prireikti dviejų dienų. Vienas kartas Mančesteryje turėjome įdėti į darbą tris dienas, nes klientas nepasakė, kad turi du sandėlius skirtinguose miesto galuose. Geriau iš anksto paminėkite apie visas patalpas, kad nereiktų keisti planų paskutinę minutę.

Ar galima nuvežti daiktą į tarpinį sandėlį?

Žinoma, tai dažnai darome. Jei jūsų naujos patalpos Lietuvoje dar nebaigtos arba tiesiog negalite įsikelti iš karto, pristatome į mus sandėlį. Ten laikome saugiai, kol nurodysite. Tai paprastai pridedama prie galutinės sąskaitos. Tiesa, jei daiktai guli ilgiau nei mėnesį, gali tekti mokėti kažkiek už sandėliavimą. Nerekomenduoju palikti dalykų ilgam laikui atviroje aikštelėje – Anglijoje lietus yra neprognozuojamas (kaip ir mūsų versle), o drgmė gali sugadinti įrangą.

Ką daryti, jei aš nieko nepakuoju?

Tuomet pasirinkote "Pilną pakavimą". Mes atvežame dėžes, popierių, burbuliukus, visaą. Viskas pažymime ir užrašome inventoriuje. Tai brangiau, bet sutaupo jūsų laiką. Turiu omenyje, kad verslo laikas – pinigai. Tiesa, reikia būti atidžiam su brangiausia įranga, serveriais – jie turi būti išjungti ir paruošti. Negaliu tikrai garantuoti, kad išjungus serverį per sekundę prieš pakrovimą jis nenusės (tai jau techninė pusė), bet fiziškai jį apsaugosime kaip kiaušinį.

Ar įeina kompiuterių išmontavimas?

Įprastai taip, tai įeina į standartinę biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos kainą. Išmontuojame stalus, atjungiame kabelius. Tiesa, jei turite labai sudėtingą serverinę su šimtais laidų, gali prireikti specialisto. Mes esame vairuotojai ir logistai, ne IT inžinieriai. Galime padėti paprastai atjungti, bet jei turite specialių sistemų, patartina pasikviesti jūsų žmogų. Vienas kartas bandėme patys surinkti sudėtingą sistemą Birmingame ir... na, prarandome 4 valandas ir vairuotoją, kuris beveik išsiveržė.

Kainos ir pinigai (būna nemalonumų)

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindiniai dalykai – tūris (kubometrais), atstumas, ir ar reikia įrenginio (liftas) Anglijoje. Jei jūsų biuras yra rūsyuose be laiptų – tai pigiau, jei penktame aukšte be lifto – brangiau. Taip pat įeina muitinės deklaravimas (jei jums reikalinga mūsų pagalba). Kiekvienas atvejis individualus. Negaliu dabar pasakyti "kainuos 500 svarų", tai neteisinga. Turiu matyti sąrašą. Dar svarbu – kiek dėžių turite? Kartais klientai sako "turime keletą dėžių", o atvažiavę matome šimtus.

Ar užstatas reikalingas?

Įprastai taip, imame maždaug 20-30 proc. nuo galutinės sumos. Tai užtikrina, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę. Atsisakyti darbo praėjus dienai iki kelionės – tai didelė nuostolis mums, nes jau planavome vairuotoją. Užstatas grąžinamas, jei mes nesusitvarkome (kas nutinka retai). Bet jei jūs pasikeičiate nuomonę dėl savo kaltės, užstatas lieka mums. Tai standartinė praktika.

Ar paslauga brangesnė dėl Brexit?

Teigiama, dėl muitinės procedūrų kainos šiek tiek padidėjo. Anksčiau važiavome tiesiai, dabar reikia užpildyti EX1 deklaracijas, prekių apyvros instrumetus (tarifų nustatymą). Tai laikas, o laikas – pinigai. Tačiau mūsų biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos vis tiek liko konkurencingos, palyginti su vietinės britų firmomis, kurios dažnai uždirba ant "lietuviškos kainos" dvigubai. Tiesa, gatavų dokumentų trūkumas gali padaryti kelionę brangesnia, nes muitinėje laikas brangiai mokamas.

Galite pateikti fiksuotą kainą?

Galime, jei turime tikslų inventoriaus sąrašą. Jei sakinys "maždaug tiek dėžių, keletas baldų", tai fiksuotos kainos negaliu duoti. Gali būti, kad tą dieną kuro kainos šoktels arba keltų kainos pasikeis. Dažniausiai darome apskaičiavimą, kuris galioja 2 savaites. Po to, jei kros nepadidėjo daugiau kaip 5-10 proc., laikomes senosios. Stengiamės būti sąžiningi.

Ką daryti, jei biuras turi daug atliekų?

Tai papildoma paslauga. Išvežiojame atliekas į šiukšliadėžę Anglijoje. Tai nėra pigu, nes ten mokesčiai už supirkimą aukšti. Bet jei paliksite senus spintas ant gatvės, gautumėte baudą iš savivaldybės. Geriau mums pasakyti: "šiukšlių pilna", tai įskaičiuosime. Vienas kartas teko išvežti visą biuro "kampą", kur buvo sukauptos senios spaudos metmenys per 10 metų. Svoris milžiniškas.

Ar mokate už laukimą?

Jei vairuotojas turi laukti, nes trūksta raktų arba darbuotojai vėluoja (kaip įprasta Londone), taip, mokame už laukimą valanda. Pirmosios 30-60 minučių gali būti nemokamos (priklauso nuo sutarties), bet toliau – laikmatis eina. Geriausiai viską suplanuoti, kad vairuotojas nebarstyklioja laiko, jo laikas yra brangus. O po viso to, jis dar turi važiuoti 1200 km.

Dokumentai, muitinė ir tas Breksitas

Kokius dokumentus reikia turėti?

Reikalingas gabenimo kvitas (CMR), prekių sąrašas (inventorius), ir jei tai verslo turtas perkeliama į kitą verslo padalinį, gali reikėti įrodymų, kad tai ne parduodama prekė. Dabar, po Breksito, viską privalome deklaruoti. Jums nereikia eiti į muitinę (darykite tai), bet mums reikia duomenų. Tiesa, jei esate individuali įmonė, taisyklės gali skirtis nuo UAB.

Ar reikia mokėti PVM ar muitus?

Jei tai biuro turtas, kuris jums priklauso ir jį perkėliate (ne parduodate), dažniausiai taikoma atostogaujanti prekė procedūra (Temporary Admission) arba perkėlimas iš vienos ES šalies į kitą (nors Anglija nebe ES, ji yra sąjungos dalis tam tikrais atvejais). Čia aš ne pats didžiausias ekspertas (geriau pasitarkite su buhalteriu), bet dažniausiai verslo inventorius nėra apmokestinamas, jei grįžta arba lieka įmonės naudojimui. Bet dokumentai turi būti tvarki.

Kas daryti su draudimu?

Draudimas privalomas. Įprastai įeina į kainą, bet jis dengia tik tą momentą, kai krovinys yra pas mus. Jei jūsų darbuotojas numeta kompiuterį kraunant, o tai ne mūsų vairuotojas – draudimas nesigali. Taip pat, perkėlimo metu yra rizika. Rekomenduoju pasidairyti, ar jūsų turto draudimas dengia pervežimą. Mums dažnai klientai klausia "o jei bus avarija?", taigi, mes turime atsakomybės draudimą 10 000 ar 100 000 eurų (priklauso nuo sutarties).

Ar galite padėti su muitinės deklaravimu?

Taip, turime partnerius, kurie užsiima tuo. Tai papildoma paslauga, kuri kainuoja nemažai, bet sutaupo Jums galvos skausmo. Ypač jei perkėlimate daug elektronikos ar įrangos, kuri gali kelti klausimų. Vieną kartą turėjome klientą, kuris bandė įvežti "kažkokius" laboratorinius prietaisus be sertifikatų. Muitinėje sėdėjome tris dienas. Geriau viską iš anksto parodyti.

Kas daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada sustojame sienoje. Ir laukiam. Tai blogiausias scenarijus. Todėl būtinai patikrinkite, ar visi numeriai ant dėžių sutampa su sąrašu. Muitininkai mėgsta tikslumą. Jei rašote "biuro įranga" – tai per daug bendrą. Reikia "2 kompiuteriai Dell, serijiniai numeriai...". Nėra ką daryti, sistema tokia dabar.

Ar sunku įvežti duomenų laikmenas?

Jei ten tik darbo duomenys, ne taip sunku, bet reikia būti atsargiems su asmeniniais duomenimis (GDPR). Fiziškai pervežti diskus lengva, tačiau jei dingsta arba sugenda, tai yra didelė problema. Rekomenduoju visus duomenis padaryti atsarginę kopiją "debese" prieš perkėlimą. Ne dėl vagysčių, o dėl to, kad vibruojantis sunkvežimis gali sugadinti senąjį diską. Tai patirtis kalba.

Krovinių ir daiktų apsauga

Kaip apsaugote kompiuterius?

Jūs turite juos išjungti (svarbu!), o mes įpakuosime į specialias minkštas dėžes, tarpus užpildysime putomis. Jei turite originalią pakuotę – dar geriau. Tiesa, dažnai jų nebėra po 5 metų. Mes įsivažiuojame su savo medžiaga. Vienas kartas teko vežti serverius, kurie buvo didesni nei durys (klaida planuojant biurą). Teko juos išmontuoti dalimis. Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos reikalauja ir šiek tiek inžinerinio mąstymo.

Ar saugu vežti baldus?

Taip, juos apvyniojame plevele, uždėjome ant gobelenų. Stalai ir spaldos nenukrenta. Tačiau jei baldai jau seni, senui nuėjęs, gali atsitrinti. Mes nekalame į jų struktūrą. Tiesa, jei jūsų biuro kėdės yra brangios "Herman Miller" tipo, reikia tai pasakyti – joms reikalingas specialus dėžės. Negalima tiesiog mesti į krūvą.

Ar saugu vežti popierinius dokumentus?

Dokumentus dedame į tvirtas dėžes, užklijuojame. Jei dėžės nenukrenta ir neprislenka sienoj, viskas bus tvarkoje. Bet aš visada siūlau pažymėti svarbiausius dokumentus (sutartis, aktus) ir vežti su savimi mažame lagamine, o ne dėžėje su seniais spaudiniais. Nenorite, kad jūsų 5 metų buhalterija pasimestų dvikelyje tarp Londono ir Kauno (tai hipotetiškai, bet nutinka).

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta?

Turiame draudimą. Rašome defektų aktą tą pačią dieną. Jei tai mūsų kaltė (pvz., vairuotojas užvažiavo į baltą sieną), kompensuojame. Jei tai dėl blogo pakavimo iš jūsų pusės (pvz., uždėjote stikliną vazą virš kietų knygų), tai ne mūsų problema. Būna įvairių situacijų. Svarbiausia – nedelsiant pranešti, kai atidarote dėžę gavinyje.

Ar pervežiate augalus?

Galime, tačiau augalai Anglijoje yra griežtai kontroliuojami dėl kenkėjų. Muitinė gali neleisti įvežti žemės su šaknimis. Be to, augalai gali numirti pervežimo metu, jei šalta arba tamsu. Drąsiai pasakysiu – geriau palikti kolegoms Anglijoje dovanai ir nusipirkti naujus Lietuvoje. Taip išvengsite galvos skausmo su fitosanitariniais sertifikatais.

Ar pervežiate pavojingas medžiagas?

Ne, tai ne mūsų specifika. Toneriai, dažai, chemikalai – tai reikalauja specialių leidimų (ADR). Biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos (ypač standartinės) neapima pavojingų krovinių. Jei turite tokios apyvartos sandėlyje, reikės ieškoti specializuotų pervežėjų. Mes nes rizikuosime vairuotojo licencija dėl keleto tonerių.

Praktiniai dalykai ir problemos

Vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba "trucks English", t.y. supranta instrukcijas, užkrauti, iškrauti. Jei reikia rimtos diskusijos su pastatytoju ar klientu, geriau, kad būtų jungiamasis ryšys per mus. Vienas kartas vairuotojas Bristolyje negalėjo suprasti, kur reikia važiuoti, nes vietinis "akcentas" buvo sunkus. Teko man kalbėti telefonu. Tačiau pagrindiniai dalykai (adresas, kontaktas) visada aiškūs.

Ar vairuotojai dirba savaitgaliais?

Jei sutarta taip, taip ir padarys. Anglijoje sunkvežimiai važiuoja ir sekmadieniais (nors yra apribojimų), bet Lietuvoje vairuotojas negali dirbti poilsio dieną (jei tai neleista jo grafike). Geriausiai planuoti atvykimą į Angliją pirmadienį antradienį. Jei reikia skubiai, mokame už viršvalandžius.

Kas daryti, jei biuro adresas neįeina į sunkvežimį?

Tai labai dažna problema Londono centre (Congestion Charge zonose). Turim panaudoti mažesnę mašiną su kėbulu (Luton), kuri važiuoja į centrą, o sunkvežimis stovi užmiestyje. Tai vadinamas "kros-dokingas". Tai prideda darbo ir kainos. Jei jūsų adresas Oxford Street, tikrai ten neįvažiuos 18 tonų vilkikas. Apie tai reikia galvoti iš anksto.

Ar atvežate dėžes į biurą prieš dieną?

Galime atvežti tuščias dėžes savaitę anksčiau, kad jūsų žmonės susitvarkytų. Tai padeda greičiau krauti. Tiesa, reikia vietos jas laikyti. Jei biuras mažas, geriau dėžes atvežti tą pačią dieną ryte ir spaudžiame visus dirbti greitai. Kartais žmonės sako "mes susitvarkysime per 2 valandas", o trunka dieną.

Ar paslaugą galima užsisakyti internetu?

Taip, galite užpildyti formą, bet vis tiek su jumis susisieksime kalbėti. Nėra įmanoma daryti biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos be pokalbio. Per pokalbį sužinome tuos smulkius dalykus, kuriuos neparodote formoje – pvz., kad būsite sužaloti ar kad jums reikalingas liftas. Geriau vienas pokalbis nei dešimt el. laiškų.

Kaip atpažinti geros reputacijos firmą?

Jei kaina per daug maža – bėkite. Taip pat jei jie nekalba apie muitinę po 2020 metų. Gera firma visada klauso apie tūrį, apie liftus, apie dokumentus. Bloga firma tik sako "mes vežame, mums kas nerūpi". Pažiūrėkite atsiliepimus (Facebook, Google) – ten dažnai parašoma tiesą apie tai, kaip buvo apgauta ar kaip buvo sulūžinta.

Kas daryti, jei dėžės atkeliauja sulūžusios?

Skambinkite mums iš karto. Ne laukite rytoj. Mes turime drąstųjų aktą, kuriame pažymime būklę išsikraunant. Jei dėžė atėjo su skyle, o buvo be skylės – aišku, kas padarė. Žinoma, įrodyti gali būti sunku, jei nebuvo nuotraukų, bet stengiamės išspręst draugiškai. Mes dirbame ilgai, ir mums svarbu klientas, o ne vienkartinis uždarbis.

Ar galima su jumis susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Galima, jei esate didelis klientas arba ilgamečis partneris. Bet mažiems perkėlimams įprasta mokėti iš karto gavus paslaugą (arba dalį iš karto). Gera kredito istorija svarbi. Jei įmonė veikia tik mėnesį ir reikalauja atidėti mokėjti 30 dienų, mes galvim atsisakyti.

Ar pervežiate automobilius kartu su biuru?

Galime, jei telpa į vilkiką (pvz., ne vienas, o du). Automobilius vežame kaip krovinį, reikia jų techninių duomenų ir raktų. Tačiau rekomenduoju naudoti auto pervežėjus, nes jie turi specialias platformas. Biuro perkėlimo metu automobilis gali nukentėti nuo judančių dėžių, nebent jis gerai užfiksuotas.

Kas jei aš pats noriu važiuoti su vairuotoju?

Negalima, tai yra draudžiama saugumo taisyklėmis. Sunkvežimyje gali būti tik vairuotojas (kartai antras). Klientas negali būti keleiviu. Jei norite lydėti krovinį, važiuokite savo automobiliu. Tai būna patogu, nes tuomet tikrai tiksliai žinai, kur vairuotojas yra. Bet jei jis užstrigs Dovers perkėloje, jums teks laukti gatvėje.

Ar galite įrengti baldus naujame biure?

Įprastai taip, atgabename ir surenkame tai, kas išmontavome. Stalus, spaldas, sekcijas. Tačiau mes ne montuotojai. Jei turite sudėtingas sistemos "Kinnarps", kurios reikalauja spec. įrankių, geriau pasikviesti gamintojo atstovą. Mums užtenka paprasto veržliarakčio, bet ne kiekvienas biuras yra paprastas.

Kaip elgtis su brangia įranga, pvz., serveriais?

Serverius reikia išjungti ir pažymėti. Jei tai "Rack" spinta, ji turi būti užrakinta. Mes ne atidarome. Jei dėžė su serveriu krenta – tai katastrofa. Todėl tokius dalykus stengiamės įdėti į mažiausią vibracijos vietą gale sunkvežimio. Geriau juos vežti atskirai, ne su biuro kėdėmis.

Ar paslauga apima išvalymą?

Ne, mes ne valytojai. Atvežame dėžes, iškrauname. Seną biurą paliekame tokį, koks jis buvo (ištuštintą). Jei reikia išvalyti grįsmes ar nuimti ant kėdžių lipdukas – tai papildoma. Anglijoje dažnai būna reikalavimas "sweep clean", t.y. nušluoti grindis. Tai galime padaryti už papildomą mokestį.

Kas daryti, jei vairuotojas sužalojasi?

Tuomet skambėja greitoji pagalba. Esame draustas. Tai retas atvejis, mūsų vairuotojai patyrę. Bet jei jums biure kažkas nutinka (paleidžiate stalą ant kojos), mes tam neatsakingi. Tiesa, vairuotojai turi pirštines ir saugos batus, kad nepažeistų jūsų grindų (ypač, jei jos medinės arba brangios).

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai kainuoja. Jei jūsų naujas biuras dar nebaigtas, turime važiuoti į sandėlį. Jei staiga nusprendžiate vežti daugiau dalykų, gali prireikti antros kelionės. Stengiamės būti lankstūs, mes žmonės ir suprantame, kad verslas yra nestabilus. Tiesiog praneškite kuo anksčiau.

Galite padėti suplanuoti biuro išplanavimą?

Mes ne architektai, bet galime pasakyti, kur dėl spintas geriausia dėti, kad neužblokuotumėte durų. Matome daug biurų, žinome, kas patogu, kas ne. Kartais klientai nori spaldas statyti prie langų, o vėliau skundžiasi, kad per daug šviesos atspindi monitoriuose. Tokių smulkių patarimų galime duoti nemokamai.

Išvada

Galiausiai, sėkmingas perkėlimas priklauso ne tik nuo mūsų, bet ir nuo jūsų pasiruošimo. Profesionalios biuro perkėlimo paslaugos iš Anglijos gali padaryti tą procesą be skausmo, jei pasakote mums viską iš karto. Nereikia slėpti, kad turite 100 dėžių vietoje 20, ar kad liftas neveikia. Esu matęs viską – nuo puikių, operatyvių perkėlimų iki tų, kurie baigėsi teisme. Pasitikėkite patirtimi, planuokite iš anksto ir viskas gerai nueis. Geriau susitikti prie alaus po sėkmingo darbo, nei gaišti laukiant muitinėje.