Biuro perkėlimo paslaugos į UK: sklandus proces

Sveiki, draugai. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir matytau viską – nuo pasigailėtinų dėžių, skylančių ant kelio, iki turtinių, prarastų La Manšo sąsiauryje. Dabar, kai visi kalba apie „Biuro perkėlimo paslaugas į UK: sklandus procesas“, aš turiu juoktis, nes „sklandus“ yra sąvoka, kurios mums, vežėjams, kartais trūksta. Tačiau ne viskas taip blogai, kaip atrodo. Jeigu pasiruošiate perkelti savo verslą iš Lietuvos į Didžiąją Britaniją, turite žinoti, kad tai ne fizinis darbas tik. Tai mūšis su dokumentais, muitinės (brexitinės) psichoze ir savo paties nervais. Štai trumpas vadovas, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Bendri klausimai ir pradžios darbai

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą į JK?

Geriau anksti. Vakar būtų idealu, bet suprantu, kad tai neįmanoma. Realiai kalbant, jei norite, kad biuro perkėlimo paslaugos į UK: sklandus procesas būtų įgyvendintas, pradėkite planuoti mažiausiai prieš 4-6 savaites. Muitinės dokumentų rengimas laiko neima, bet jų tvarkymas gali užtrukti amžinybę, jei kažką praleisite. Nespėjote? Visada galima rasti „skubančius“ vežėjus, bet jie dažnai kainuoja dvigubai brangiau ir veža su rizika. Taip pat, nepamirškite, kad keltų vietų užsakymas vasarą ar švenčių laikotarpiu gali būti tikras košmaras.

Ar verta rinktis didelę pervežimo firmą ar mažą?

Didelės firmos turi resursus, bet mažos – atsidavimą. Esu matęs, kaip didžiulės korporacijos „praranda“ klientus dėl biurokratijos, o mažos, šeimines firmos, veža dėžes ant kelnes ir padeda jas įnešti. Tačiau mažos firmos gali neturėti visų leidimų ar draudimo dideliems turtiniams. Svarbiausia – patikrinti ar jie turi patirties su maršrutu Lietuva-UK, nes tai ne tas pats, kas važiuoti į Lenkiją. (Čia turiu omenyje, kad keliukai ten, ypaš Anglijoje, visai kiti, siauresni).

Kiek iš tikrųjų trunka kelionė į Londoną?

Teoriškai – 3-4 dienos. Praktiškai? Viskas priklauso nuo perkėlimo. Jei vairuotojas sėkmingai praeja Belgijos ir Prancūzijos muitines be eilių, tai gali būti greita. Bet jei tenka laukti keltų arba yra techninių problemų (kas nutinka dažniau nei norėtume), tai gali užtrukti ir savaitę. Niekada nepromise’inkite savo darbuotojams, kad baldai bus pirmadienį ryte, jei nesi tikras 100 proc. Geriau sakyk, kad bus savaitės viduryje ir nustebink juos, jei atvyks anksčiau.

Ar galiu važiuoti savo mašina ir vežti daiktus?

Galite, bet ar verta? Jei turite tik kelias dėžes su asmeniniais daiktais, tai aišku. Jei kalbame apie visą biurą – kompiuterius, serverius, stalus – tai jums reikės krovininio transporto su „liftu“ (keliamuoju mechanizmu). Be to, po Brexit, jei važiuojate savo mašina, turite deklaruoti daiktus kaip prekes arba asmeninį turtą, kas gali sukelti nesusipratimų sienoje. Muitininkai mėgsta klausinėti, kodėl vedi 5 kompiuterius, jei esi ne IT specialistas.

Kas nutinka, jei vairuotojas atsilieka?

Tai įvyksta. Prognozės orams, eismas ruožose prie Kalė, ar paprasčiausiai – vairuotojas pavargęs. Jis negali vairuoti 10 valandų iš eilės (iš tiesų gali, bet turi poilsio pertraukas, tai įstatymas). Jei jis atsilieka, geriausia tiesiog laukti ir nedirbtinai spausti. Buvau atvejų, kai klientai skambindavo kiekvieną valandą ir keldavo paniką, o vairuotojas tiesiog gėrė kavą degalinėje. Ramybė – tai pusė sėkmės šiame versle.

Kaip susitarti dėl kainos, kad nebūtų nemalonumų?

Visada rašykite sutartį. Žodinis susitarimas Lietuvoje vertas tiek, kiek ir popierius, ant kurio parašyta. Užtikrinkite, kad kainoje būtų įskaičiuotas viskas: keltų bilietai, draudimas, degalai, net ir maitinimas (kai kurios firmos to neįskaito). O jei staiga pakyla kuro kaina? (O ji pakyla pastoviai). Patikrinkite, ar yra punktas apie kuro kainos pokyčius. Aš pats nebežinau, ar šiandien benzinas brangesnis ar pigesnis nei vakar, tačiau tai dažnai lemia galutinę sumą.

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ šūksniai

Kokius dokumentus reikia turėti išvykstant iš Lietuvos?

Sąrašas ilgas. Reikės važtaraščio (CMR), prekių pakavimo sąrašo (packing list), kuris turi būti labai detalus – ne „baldai“, o „3 mėlynos medinės spintelės“. Taip pat reikės eksporto deklaracijos, kurią dažniausiai pateikia muitinės tarpininkas. Be šių dokumentų jūs nepraeisite net Lietuvos sienos, jei sustabdys patrulis. O jei trūksta ko nors nors? Vairuotojas gali stovėti iki ryto, kol jums pavyks nusiųsti trūkstamą faksą (taip, kai kur dar naudojja faksus).

Ar reikalingas EORI numeris?

Be abejo. Jei jūsų įmonė dar neturi EORI numerio (Economic Operators Registration and Identification system), gaukite jį iš karto. Be jo jūs negalėsite importuoti ar eksportuoti prekių į/iš JK po Brexit. Tai nemokama, bet užtrunka kelias dienas. Buvau atvejo, kai klientas laukė krovinio prie sienos, o mes negalėjome padaryti importo deklaracijos, nes jie pamiršo šį numerį. Buvo baisu, vairuotojas beveik verkdavo.

Kas daryti su serveriais ir duomenimis?

Serverius reikia išjungti ir tvarkingai supakuoti. Geriau juos vežti su savimi, jei įmanoma, o ne krovežio, jei ten yra labai svarbi informacija. Taip pat, nepamirškite atsarginių kopijų! Vieną kartą klientas numetė serverį ant grindų įkrovimo metu (netyčia, aišku), ir visi duomenys dingo. Nors biuro perkėlimo paslaugos į UK: sklandus procesas apima techninę įrangą, duomenų saugumas – tai jūsų, ne mūsų, galva. Pasirūpinkite duomenų saugojimu debesimi prieš išsikraunant biurą.

Ar galiu vežti alkoholį biuro krovininyje?

Techniškai – galite, jei tai yra įmonės nuosavybė, pavyzdžiui, barui ar dovanoms. Bet muitinėje tai gali kelti abejonių. Jei tai asmeninis alkoholis, geriau jį vežti atskirai arba deklaruoti kaip asmeninį turtą. Muitininkai mėgsta „praskaidrinti“ dieną, rasdami dėžę viskio tarp biuro popieriaus. Geriau to nedaryti, nebent norite praleisti pusę dienos aiškindamas, kad tai ne kontrabanda.

Kaip veikia akcizas ir PVM pervežiant į JK?

Tai sudėtinga. Jei pervežate naudotą įrangą, kuri buvo nusipirikta Lietuvoje ir mokėjote PVM, tai dažniausiai akcizo nereikia mokėti, jei tai yra perkėlimas įmonės viduje (transfer of goods). Tačiau jei tai naujos prekės, gali tekti mokėti JK PVM ir importo mokesčius. Čia geriausia pasitarti su apskaitininku, nes aš, žinoma, pats neapskaitininkas (nors ir matau daug dokumentų), ir galiu suklysti dėl konkrečių procentų.

Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaida?

Tada prasideda linksmybės. Jei klaida maža, pvz., neteisingai parašyta gavėjo adreso dalis, galima ištaisyti vietoje. Jei klaida dėl prekių kodo (HS code) ar vertės, gali būti bauda arba krovinio užlaikymas. Muitininkai gali pradėti „išsiskaldymo“ procedūrą, kai kiekviena dėžė atverčiama. Tai kainuoja brangiai ir užtrunka ilgai, tad patikrinkite visus duomenis du kartus prieš išvykdami.

Ar reikia vertėjo dokumentams?

Dauguma dokumentų gali būti anglų kalba. Jei turite sutarčių lietuviškai, jas gali tekti versti, jei muitinės pareigūnas bus ypatingai išrankus. Bet dažniausia, komercinės informacijos (invoice) anglų kalba užtenka. Viskas, kas yra techniniai duomenys ar specifinės instrukcijos, jei nėra angliškai, gali sukelti problemų. Geriau turėti viską angliškai iš karto.

Kainos, biudžetas ir paslėpti mokesčiai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas į Angliją?

Kainos svyruoja kaip vėjas. Už 1 kubinį metrą (CBM) galite susimokėti nuo 50 iki 150 eurų, priklausomai nuo sezono ir tūrio. Jei tai tik kelios dėžės, gali būti fiksuota kaina, pvz., 400-600 eurų. Dideliems biurams, kurie užima visą sunkvežimį (40 tonų), kaina gali siekti 2000-3000 eurų arba daugiau. Verta palyginti kelis pasiūlymus, bet nebežinau, ar rasite pigiau nei šiemet, nes kainos tik kyl.

Kas lemia galutinę kainą?

Tūris, svoris, atstumas, ir... kuro kaina. Taip pat, ar reikia įrenginio (lifto) įkrovimui/iškrovimui. Jei jūsų biuras yra 5 aukšte be lifto, tai kainos padidės, nes reikės nešti rankomis. (Arba naudoti kraną, kas dar brangiau). Taip pat, ar reikia dėžių pakavimo paslaugų? Mes galime supakuoti viską už papildomą mokestį, bet dažniauiai klientai tai daro patys, kad taupytų.

Ar galima gauti nuolaidą?

Visada galima klausti. Jei perkėlimo data lanksti, galime pasiūlyti pigesnį variantą, jei turiime tuščią vietą grįžtant. Taip pat, nuolaidos dažnai suteikiamos nuolatiniams klientams arba dideliems kroviniams. Bet neįsivaizduokite, kad gausite 50 proc. nuolaidą – maržos čia nėra tokios didelės, kad būtų ką pjaustyti.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Deja, taip. Muitinės mokestis už deklaracijas (kai kurios firmos tai ima atskirai), sandėliavimo mokestis, jei krovinys atvyks anksčiau nei pasiruošsite jį priimti, arba „ULEZ“ mokestis Londone (jei vairuotojas važiuoja į centro zoną). ULEZ dabar yra tikras pinigų siurblys, todėl jei jūsų naujas biuras yra centre, pasirūpinkite šiuo mokesčiu iš anksto.

Kada reikia apmokėti paslaugas?

Dažniausiai imama 30-50 proc. avansas, o likutis – pristačius krovinį arba prieš išvykstant. Nerekomenduoju mokėti 100 proc. iš karto. Jei įmonė išnyks (o tokių atvejų buvo), jūs neturėsite jokios galios. Taip pat, pasidomėkite mokėjimo būdu – banko pavedimas yra saugesnis nei grynaisiais pinigais vairuotojui (nors kai kas vis dar mėgsta taip).

Ar kainuoja brangiau vežti į Škotiją ar Velsą?

Taip, toli nuo pietryčių Anglijos. Jei reikia važiuoti į Glazgą ar Edinburgą, tai papildomi 200-400 km viena kryptimi. Kuras ir vairuotojo darbo laikas – tai visiškai realūs papildomi kaštai. Taigi, jei galite rinktis biurą Mančesteryje vietoj Škotijos, galbūt transportui bus pigiau (bet nežinau, ar to verta dėl gyvenimo kainos ten).

Baldai, technika ir pakavimas

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius?

Naudokite originalią pakuotę, jei jos dar turite. Jei ne, tai reikalingas stiprus kartonas, putų plastikas ir burbuliukų plėvelė. Monitoriai ypač trapūs. Vienas klientas buvo suvynioję monitorių į antklodę ir pagalvę – galvojau, kad jis juokiasi. Rezultatas? Sugadintas ekranas. Geriau investuokite į gerą pakavimą, nei vėliau spręsite problemas su draudimu.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus didžiausius – taip, būtina. Nei vienas vairuotojas nenori vežti surinkto stalo, kuris užima pusę kėbulo ir gali subyrti. Spinteles galima palikti surinktas, jei jose nėra jautrių daiktų, bet tada reikia uždaryti dureles, kad jos neišsiplėtų. Mūsų komanda gali tai padaryti, jei sutiksite, bet tai užtrunka papildomai laiko.

Kas su augalais ir biuro žaluma?

Aš asmeniškai nerekomenduoju vežti augalus į JK. Muitinė turi griežtas taisykles dėl dirvožemio ir kenkėjų. Augalai gali būti sulaikyti ir sunaikinti, jei neturite fitosanitarinio sertifikato. O tas sertifikatas kainuoja brangiau nei patys augalai. Geriau nusipirktite naujus Londono „garden centre“. Nėra verta to streso.

Ar saugu vežti brangų turtą (meną, serverius)?

Galima, bet tai reikalauja specialaus draudimo. Įprastas draudimas dažnai nedengia labai brangių daiktų arba turi ribojimą (pvz., iki 500 eurų vienam daiktui). Jei turite brangų paveikslą ar serverinę, praneškite mums iš anksto. (Nors kartais ir aš nusimenu per vėlai, tai geriau parašyti į sutartį). Taip pat, gali tekti vežti specialiu, uždaru automobiliu, o ne atviru priekaba.

Kaip elgtis su atliekomis?

Neneškite šiukšlių su savimi! Muitinė gali trukdyti vežti „nešvarius“ daiktus. Senus biuro kėdes, kurios jau nebegyvenos, geriau palikti Lietuvoje arba išmesti pagal tvarką. JK yra griežtos taisyklės dėl atliekų importo, todėl neapsunkinkite sau gyvenimo. Vieną kartą teko vežti pusę automobilio senų spintelių, kurios klientas kažkodėl nusprendė „išgelbėti“, tai buvo siaubingai.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir, jei įmanoma, trumpą aprašymą, kas joje yra (pvz., „Biuro reikmenys“, „A. Jonaitis failai“). Tai labai padės išsikraunant naujame biure. Kitaip gali atsitikti, kad jūsų finansininkas ieškos savo dėžės tarp vadybininko dėžių visą dieną. Pasitikėkite manimi, aš tą girdėjau ne kartą.

Rizikos, draudimas ir nelaimingi atsitikimai

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima viską, kas yra sąraše (packing list) ir yra tinkamai supakuota. Jei supakuosite porcelianą į minkštą dėžę be putų, o jis susilaužys – draudimas nemokės. Taip pat, nepamirškite, kad draudimas neapima duomenų praradimo. Jei serveris nukrenta ir duomenys dingsta – tai jūsų problema, ne mūsų.

Kas nutinka, jei automobilis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes organizuojame kitą automobilį arba pagalbą vietoje. Jei krovinys skubus, gali būti brangu. Mes turime techninę pagalbą visame kelyje, bet jei sugenda variklis Vokietijos autostradoje, tai pristatymas gali atidėti dieną-dvi. Niekas negarantuoja 100 proc. patikimumo mechanikai.

Ar galiu būti tikras, kad mano daiktai nepasikeis?

Nemanau, kad kas nors norėtų pavogti jūsų senus biuro kėdes. Tačiau brangią elektroniką visada verta laikyti užrakintoje kabinoje arba matomoje vietoje, jei vairuotojas užmiega poilsio aikštelėje. Europoje ir JK vagystės iš sunkvežimių nėra tokios dažnos kaip anksčiau, bet rizika visada egzistuoja. Geriau būti atsargiam.

Kas daryti, jei pažeidžiate naujo biuro įėjimą įvežiant stalus?

Tai įvyksta. Stalai yra dideli, durys – mažos. Mes turime civilinę atsakomybės draudimą, kuris padengia žalos turtui išlaidas. Jei sulaužysite kaimyno langą ar savo paties biuro duris – praneškite mums, ir mes susitvarkysime su draudimo kompanija. Nesislėpkite, nes vėliau gali būti dar didesnių problemų.

Kaip elgtis, jei vairuotojas yra nepageidaujamas?

Tai retas atvejis, bet kartais būna, kad charakteriai nesiderina. Jei vairuotojas elgiasi neprofesionaliai arba reikalauja nelegalų papildomų mokesčių (pinigų „gėrimui“), skambinkite mums iš karto. Mes turime dispečerius, kurie gali kalbėti su vairuotoju arba pakeisti jį. Niekada nemokėkite pinigų tiesiogiai vairuotojui už „paslaugas“, kurios nėra sutartyje.

Ar yra kažkokių karantino ar pandeminių apribojimų?

Dabar mažiau, bet visada verta patikrinti paskutines naujienas. Jei vairuotojas serga, jis negali vairuoti. Tai gali sustabdyti visą procesą. Taip pat, jei JK įveda naujas karantino taisykles (kaip buvo su Covid), tai gali paveikti vairuotojų judėjimą. Pasaulis pasikeitė, ir mes visiems tenka prisitaikyti prie nestabilumo.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors biuro perkėlimo paslaugos į UK: sklandus procesas atrodo kaip gražus sloganas, realybėje tai yra sudėtingas logistinis žaidimas. Reikia kantrybės, gerų partnerių ir detalaus planavimo. Jei pasiruošiate gerai, viskas suksis kaip ritininiai ratai, jei ne – gausite daug pilkų plaukų. Svarbiausia – neikykite visko į paskutinę akimirką ir pasitarkite su profesionalais, kurie jau yra nukritę ir susižeidę šioje srityje, kad jums nereikėtų. Sėkmės naujame biure Anglijoje (ar Škotijoje), ten oras tikrai nelabai geras, bet arbata skani.