Biuro perkėlimo paslaugos į Angliją verslui be trikdžių: vadovas, kurio nerasite Google pirmame puslapyje

Taigi, nusprendėte kelti verslą. Sveikinu, drąsu žingsnis, ypač dabar, kai pasaulis šiek tiek pasivertė ant galvos. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – teoriškai viskas atrodo paprasta: sudėkite dėžės, užkraukite į sunkvežimį ir važiuokite. Praktikoje? Oho, ten gera drama. Ypač kalbant apie biuro perkėlimą į Angliją. Verslui laikas yra pinigai, o neplanuoti stabdžiai gali kainuoti brangiau nei pati pervežimo paslauga. Štai kaip tai iš tikrųjų vyksta, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų.

Pradžia: pinigai, laikas ir toks jausmas, kad kažko praleidai

Kiek tikrai kainuoja biuro perkėlimas į Angliją?

Tai klausimas, kurį girdiu kasdien. Žinote, kainų sąrašo nėra, nes kiekvienas biuras kitoks. Galiu pasakyti taip: jei jums siūlo fiksuotą kainą nevažiavę pas pažiūrėti kiekvieno kambario, bėkite. Paprastai kaina formuojasi pagal kubinius metrus. Pavyzdžiui, vieno sunkvežimio (apie 90 kubinių) iš Lietuvos į Londoną arba Mančesterį gali kainuoti nuo 1,5 iki 2,5 tūkstančių eurų, priklausomai nuo degalų ir to, kiek daug daikto turite. Bet tai tik nuoma, dar reikės įkėlimo/iškėlimo rankų. Ir taip, kainos šokteli kiekvieną mėnesį, dėl to kuro.

Ar galima kelti biuro perkėlimą į Angliją savo jėgomis?

Galima, jei norite prarasti protus. Turiu klientą, kuris taip padarė prieš penkerius metus. Nuomėjas sunkvežimį, jie su draugais krautė serverius. Kelias į Angliją truko ne dvi dienas, o penkias, nes jie užstrigo Kaliningrade (kaip taip įvyko, aš iki šiol nesuprantu) ir dar sugedo sunkvežimio sankaba. Biuro perkėlimas į Angliją reikalauja logistikos, o ne tik vairuotojo teisių kategorijos C. Be to, ką darysite su muitine? Jei neturite TIR kabelių ar garantijos, sėdėsite pasienyje valandas.

Kiek laiko užtruks visa operacija?

Įprastai planuokite savaitę. Taip, galiu atvežti per 3 dienas, jei vairuotojas nepamiegos ir keltai lauks. Bet realiau? Paėmimas pirmadienį, išvykimas antradienį, atvykimas į Londoną ketvirtadienį arba penktadienį. Anglijoje greičio ribos griežtesnės sunkvežimiams (dažniausiai 60 mylių per valandą), o greitkeliai, ypač M25 aplink Londoną, tai vienas didžiausių košmarų. Ten nėra nakties, visada yra spūstys.

Kada geriausia planuoti pervežimą?

Ruduo ir pavasaris yra "brangiausi" laikai, nes visi nori keltis prieš atostogas arba po jų. Vasarą gali būti šilta, bet vairuotojai taip pat nori atostogų. Geriausia rinktis ne sezono metą, tada biuro perkėlimo paslaugos į Angliją kainuos mažiau, ir vairuotojai bus ramiau. Bet verslas dažniausiai spaudžia, tad tenka derėtis.

Ar reikia mokėti už apžiūrą?

Jei įmonė profesionali, apžiūra turėtų būti nemokama. Vadybininkas turi atvažiuoti, pamatyti, kiek tos "knygų spintos" sveria ir kiek yra sudėtingų dalykų, tokių kaip dideli serveriai ar safas. Jei jie bando įkainoti apžiūrą telefonu, tai kažkas čia ne taip. Kai aš atvažiuoju, matau daugiau nei parašote el. pašte.

Ar į kainą įeina dėžės?

Paprastai ne, arba įeina bazinė kiekis. Verslui reikia stiprių dėžių, ne tų iš parduotuvės, kurios suyra nuo drėgmės. Galiu pasiūlyti plastikines dėžes – jos brangesnes, bet galite jas sudėti viena ant kitos, tai sutaupo vietos sunkvežimyje. O vieta kainuoja.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Liftas. Arba jo nebuvimas. Jei jūsų biure trečiame aukšte be lifto, o kelti reikia 50 sofų, tai bus brangiau. Vairuotojai yra stiprūs vyrai, bet jie ne robotai. Dar vienas dalykas – prieiga prie biuro Anglijoje. Jei ten tik "žalias zona" (Green zone) ir reikia leidimo iš savivaldybės statyti pastolius, tai laikas pinigus.

Ar galima užsakyti dalinį pervežimą?

Taip, tai vadinama "daline krovinio" arba "priešpriešinio" (groupage) būdu. Bet biuro perkėlimas į Angliją daliniu būdu rizikingas, nes jūsų dėžės gali važiuoti su kieno nors baldais iš Lenkijos ir gaišti laiką sandėlyje. Rekomenduoju tik tada, jei turite nedaikti, tik kelias dėžes su dokumentais.

Kelias, muitinė ir Anglijos realybės

Kaip dabar vyksta muitinės formalumai (Brexitas)?

O, čia mano mėgstamiausia tema. Nuo 2021-ųjų viskas pasikeitė. Dabar reikia deklaruoti išvežamą krovinį iš Lietuvos (išvežimo deklaracija) ir atvykus į Angliją – importo deklaracija. Jei jums biuro perkėlimas į Angliją reikalingas kaip "perkeliamasis turtas" (Transfer of Residence), galima atsiskaityti be PVM ir muito. Bet reikia griežtai laikytis taisyklių – daiktai turi būti naudoti bent 6 mėnesius.

Ar reikia mokėti PVM ar muitą Anglijoje?

Jei tai ne perkėlimas gyventi (TORE), o tiesiog verslo turtas, taip, mokėsite PVM (20% Anglijoje) ir galbūt muitą, jei prekės yra iš už ES ribų (pvz., jūsų kompiuteriai iš Kinijos). Būna situacijų, kai klientai manyk "mes atvežame savo dalykus", o muitininkas sako "ne, tai importas". Čia reikia gero brokerio.

Kas yra "krovinio draudimas" ir ar jis būtinas?

Privalomas. Ne tik todėl, kad gali nukristi sunkvežimis (kas tikėtina M25 keliane), bet todėl, kad gali "dingti" dėžės prieš pat iškrovą. Draudimas turi dengti ne tik nuostolius, bet ir atsakomybę trečiesiems asmenims. Vieną kartą vairuotojas užkliudė kliento priekinę duris Anglijoje – be draudimo būtų baisios diskusijos.

Kas daryti, jei sunkvežimius sugenda?

Tai ne "jei", o "kai". Būna, kad degalų siurblys, būna, kad padangos. Turime savo techninę pagalbą visoje Europoje, bet tai užtrunka. Jei jums skubėjimas svarbiausias už viską, galbūt verta pagalvoti apie dviejų sunkvežimių variantą, kad vienas užkliudus, kitas ne? Ne, šipaip juokauju. Bet rezervuokite laiko maržą.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dažniausiai taip, bent tie, kurie reguliariai važiuoja į Angliją. Bet jų angliškasis gali būti specifinis – "kuro, maisto, tualetas". Dėl sudėtingų instrukcijų Anglijoje geriau turėti kontaktą su savo vadybininku Lietuvoje, kuris galėtų versti. Nereikėtų tikėtis, kad vairuotojas aptars su jūsų IT vadovu serverių padėjimą.

Ką daryti su transporto priemonių numeriais?

Jei perkeliate ir verslo automobilius, reikia specialių dokumentų. Negalima tiesiog įsivažiuoti. Reikia užsiregistruoti "NOVA" sistema (Notification of Vehicle Arrivals). Tai dar viena biurokratinė būklė, kuri suvalgo laiką. Geriau, kad tai daro brokeris.

Ar saugu palikti dalykus sunkvežimyje naktį?

Anglijoje yra saugiau nei kai kuriose kitose šalyse, bet vagystės įvyksta. Ypač jei statote sunkvežimį be saugos aikštelės (secure truck stop). Mes visada stengiamės rasti saugias vietas, bet tai kainuoja. Jei biuro perkėlimas į Angliją kainuoja per mažai, gali būti, kad vairuotojas miegos lauko aikštelėje priešais "McDonald's".

Ar galima sekti kur yra krovinys?

Taip, GPS yra standartas. Bet ne visada GPS rodo tiesą. Kartais atrodo, kad sunkvežimis stovi vietoje, bet jis tiesiog guli ferijoje, kur nėra signalo. Nereikėtų panikuoti, kai pamatote, kad jūsų baldai "dingo" La Manše sąsiauryje.

Baldai, technika ir smulkmenos

Kaip supakuoti IT įrangą?

Labai atsargiai. Monitoriai, serveriai – tai jautriausios dalys. Negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumi. Reikia burbulių plastiko, stiprios skyros. Geriausia, jei supakuotą techniką pažymi "Šono" (Fragile), nors vairuotojai dažniausiai žino, kad "monitor" reiškia "lūžta lengvai". (Čia aš netiksliai žinau, ar visi vairuotojai moka skaityti angliškai "Fragile", bet tikėkimės).

Ar išmontuojate ir montuojate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų darbą. Bet taisyklė paprasta: jei baldas buvo surinktas prieš 10 metų ir niekas nesurinko, gali likti "atliekų". Stengiamės viską sugrąžinti į buvusią būklę, bet jei sraigtai suyda, tai ne mūsų kaltė. Naudokite originalias instrukcijas, jei jas dar turite.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis?

Tuščias dažų indus, senius spausdintuvo kasetes – tai negalima tiesiog mesti į bendrą krovinią. Anglija labai griežta dėl atliekų. Reikia tai išskirti ir išvežti specialia tvarka. Biuro perkėlimas į Angliją nėra tik apie baldus, tai ir apie atliekų tvarkymą.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tik su fitosanitarijos pažyma. Be to, Anglijos muitinė labai tikrina žemę ant šaknų. Jei ten bus lietuvoje dažniausiai randamas kirmėlių tipas, augalus gali sudeginti (tiesioginėje prasme). Geriau palikti kaktusą draugui.

Kaip su elgetomis prie sandėlių Anglijoje?

Tai reali problema. Kai atvykstate į pramoninę zoną (pvz., Park Royal Londone), gali būti elgetų, kurios bandys "padėti" iškrauti už 10 svarų. Geriausia pasakyti "No, thank you" ir užrakinti durys. Nereikia jų agresyviai varyti, bet ir nereikia leisti prisiliesti prie daiktų. Vieną kartą vienas "pagalbininkas" išnešė dėžę su svarbiaisiais dokumentais.

Ar reikia ištuštinti seifus?

Būtinai. Negalima vežti užrakinto seifo su pinigais ar dokumentais viduje, jei nežinote kodų. Jei seifas sunkus ir užrakintas, jis taps akmeniu, kurį neįmanoma perkelti. Ištuštinkite jį prieš mūsų atvykimą.

Ką daryti su personalo kambaryse?

Ten dažniausiai būna daugiausia šiukšlių. Žmonės palieka senius arbatinukus, suirusius puodus. Rekomenduoju padaryti "žaliąją dieną" – leiskite darbuotojams pasiimti, ko nori, o likusius išmesti. Nėra prasmės mokėti už pervežimą senų keptuvės.

Ar reikia suskirstyti dėžes?

Taip, pažymėkite jas: "Vadyba", "Apskaita", "Virtuvė". Taip bus lengviau iškrauti Anglijoje. Jei visos dėžės vienodos, tai vairuotojas jas tiesiog išmes viena krūva, o jūs praleisite savaitę ieškodami spausdintuvo.

Anglija: vietiniai niuansai, kuriuos nežino turistai

Ar sunku rasti vietą iškrovai Londone?

Labai sunku. Londone nėra vietos. Jei jūsų naujas biuras neturi specialios iškrovos zonos (loading bay), teks statyti ant grindinio. O tai reiškia, kad reikia leidimo (suspension) iš vietinės tarybos (council). Be to, reikia sumokėti už vietą (Congestion Charge arba ULEZ), jei važiuojate centru. Biuro perkėlimas į Angliją (ypač į centrą) yra logistinis iššūkis.

Ką daryti su "Low Emission Zone" (LEZ)?

Anglijoje daug miestų turi zonas, kuriose negali važiuoti seni sunkvežimiai. Mūsų parkas atnaujintas, mes tenkiname standartus (Euro 6). Bet jei bandysite nuomoti pigų sunkvežimį iš Rytų Europos, gali būti, kad jums neleis įvažiuoti į miestą arba gausite baudą, kuri didesnė už pervežimą.

Ar reikia mokėti vairuotojui "pinigus rankose"?

Nerekomenduoju. Viskas turi būti įskaičiuota sutartyje. Jei vairuotojas pradeda kalbėti apie papildomus mokesčius dėl laiptų, skambinkite mums. Mums dažniau pasitaiko klientų, kurie mėgina "sušvilpti" vairuotojus, kad jis padarytų kažką papildomo. Geriau likti oficialiu.

Kaip su darbo laiku Anglijoje?

Anglijai angliškas darbo laikas yra šventumas. Jei sutartyje parašyta, kad iškrova 9:00 ryto, vairuotojas bus ten 8:45. Bet jei jūsų žmonės vėluoja, vairuotojas laukia. Ir laukimas mokamas. Būna tikrai, kad vairuotojas (jeigu jis ne lietuvis) gali būti griežtesnis apie laiką, nei mes čia.

Ar reikia "vadybininko" vietoje?

Būtina. Turi būti žmogus su raktais, kuris žino, kur ką statyti. Negalima palikti vairuotojo vieno su "kaldromis" ir tikėtis, kad jis išspręs, kur stovi direktoriaus stalas. Vieną kartą dėl to teko pernešti sofa tris kartus per trečią aukštą.

Ką daryti, jei pažeistas turtas iškrovos metu?

Suskambuokite mums nedelsiant. Mes turime draudimą. Nebandykite taisyti patys. Reikia padaryti nuotraukas, parašy "defect report" (pažeidimo aktą). Be to, Anglijoje labai mėgsta rašyti pranešimus apie viską, tai gerai sutvarkykite dokumentus.

Ar galima išvežti senus biuro baldus į gėlių puodynę?

Ne, tai nelegalu. Turi būti išvežta į atliekų perdirbimo centrą (Waste transfer station). Tai kainuoja, bet tai yra įstatymas. Nenoriu, kad mano klientai gautų baudą už šiukšlių mėtymą prie sandėlio durų.

Kaip elgtis su kaimynais?

Jei statote sunkvežimį prie gyvenamojo namo (kai biuras yra pirmame aukšte), kaimynai gali būti nepatenkinti. Užsidėkite "apžiūros" juostas, kad vaikai nebėgiotų. Nereikia jų erzinti garsine muzika. Anglai labai garbina savo privatumą.

Ar reikia suteikti vairuotojui vandens ar maisto?

Nebūtina, bet labai vertinama. Vairuotojas, kuriam duotas puodelis arbatos (jei jis geria arbatą, dauguma geria kavą), bus labiau pasiaukojantis. Tai tokia "žmogiška" detalė, kuri dažnai padeda išvengti konfliktų.

Ką daryti, jei pasikeitė adresas prieš pat reisą?

Praneškite kuo anksčiau. Jei keičiasi adresas Londone, gali keistis ir mokesčiai (Ulez zona), ir prieigos sąlygos. Jei pranešite vairuotojui, kai jis jau važiuoja M25, gali būti per vėlu.

Ar galima vežti alkoholį biuro reikmėms?

Jei tai biuro atsargas (baras), taip, bet reikia deklaruoti. Jei tai asmeninė kolekcija, gali būti problema su muitine. Geriaiau neišgąsdinti vairuotojo dešimtimis butelių degalinių kainomis, jei juos sustabdys.

Kaip sumokėti už paslaugas?

Įprastai reikalaujame avanso (depozito), kad užsakykome vietą laive ir užfiksuotume datą. Likusią dalį – grynaisiais prieš išvykimą arba pavedimu iš anksto. Anglijoje mūsų vairuotojai retai kada priima mokėjimo korteles dėl komisinių.

Pabaigos ir išvados

Kodėl verta rinktis profesionalią komandą?

Nes jūsų verslas turi dirbti, o ne sprendžių, kur dingo biuro archyvas. Biuro perkėlimas į Angliją yra sudėtingas procesas, kur viena klaida dokumentuose gali sustabdyti visą krovinį Tilbury uoste. Mūsų patirtis leidžia išvengti tų kliūčių.

Ar verta taupyti ant dėžių?

Netaupykite. Geros dėžės – tai investicija į jūsų ramybę. Jei dėžė suglys, turėsite brangiausius "makaronus" visame biure.

Kas svarbiausia?

Komunikacija. Pasakykite mums viską, net jei atrodo nesvarbu. Kad turite šunį biure? Pasakykite. Kad sandėlio durys yra 1.9 metro aukščio? Būtinai pasakykite. Informacija išgelbsti pinigus.

Ar būna viskas idealiai?

Retai. Būna, kad vairuotojas gaišta laiką, būna, kad muitinė klauso daug klausimų. Bet mes viską sutvarkome. Jums tiesiog reikia kantrybės.

Galutinis patarimas.

Nepanikuokite. Viskas įmanoma. Biuro perkėlimas į Angliją yra tiesiog darbas, kurį reikia atlikti gerai. Pasiruoškite, susisiekite su mumis ir mes pasirūpinsime likusiu "šlamštu".

Trumpai tariant, biuro perkėlimas į Angliją verslui be trikdžių yra tikrai įmanomas tikslas, jei pasiruošiate tinkamai ir pasiklijuojate į žmones, kurie žino tą kelią ne iš žemėlapio, o iš patirties. Nenuvilkite visko į paskutinę minutę – tai blogiausia, ką galite padaryti. Gerai susiplanuokite, sudarykite sąrašą ir pasitikėkite logistika, o tada naujasis biuras Anglijoje pradės veikti be nereikalingo streso. Sėkmės naujajame etape!