Biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai: patyrusio vadybininko žinios

Gyvename laikais, kai verslai juda greičiau nei kada nors anksčiau, ir kartais tenka nešiotis visą savo gyvenimą iš vienos šalies į kitą. Jei jums teko susidurti su biuro perkėlimu iš UK kaina individualūs sprendimai gali būti vienintelis dalykas, kuris dar neleidžia išsižioti nuo streso. Po „Brexit“ viskas tapo kur kas sudėtingiau nei anksčiau – dokumentų daugėjo, muitų taisyklės pasikeitė, o kainos kartais šokinėja kaip kiškys pievoje. Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir matau viską: nuo idealiai suplanuotų pervežimų iki tokių katastrofų, kai reikėjo skubiai gelbėti serverius nuo drėgmės arba aiškintis su muitininkais dėl vieno neteisingai užpildysto laukelio. Čia nebus sausas vadovas, o tiesiog pokalbis apie tai, kas iš tikrųjų laukia jūsų verslo perkeliantis jūrą.

Pagrindiniai klausimai apie kainą ir procesą

Kiek tikrai kainuoja biuro perkėlimas iš UK kaina individualūs sprendimai tiesiogiai priklauso nuo to?

Žiūrėk, čia nėra vieno atsakymo, kurį galėčiau parašyti ant lapelio ir paduoti jums. Viskas prasideda nuo tūrio, tačiau tai tik pusė reikalų. Jei turite tik kelis biurus ir kompiuterius, tai viena, bet jei perkeliate visą sandėlį su sunkia technika – tai visai kitas. Taip pat labai svarbu, iš kurio Anglijos krašto keliuate – jei iš Londono centro, tai ten mokesčiai už užimamą vietą (congestion charge) ir apribotas prieiga gali padaryti savo. Taigi, biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai apima ir logistikos sudėtingumą, ne tik tik mylių skaičių.

Ar galima gauti fiksuotą kainą iš karto?

Galima, bet dažniausiai tai būna apytikslė suma. Mes stengiamės įvertinti kuo tiksliau, tačiau kol neišmatuojame visko akimis (arba bent jau kol negavame detalaus inventoriaus sąrašo), rizikuojame suklysti. Vakar vienas klientas davė sąrašį, kuris atrodė mažas, o pasirodė, jis pamiršo paminėti tris didelius seifus, kurie sveria po toną. Tokiu atveju fiksuota kaina iškyla. Geriau pasakyčiau, kad vertinimas yra tas pagrindinis įvykis, kuris nulemia galutinę sumą.

Ką reiškia „individualūs sprendimai“?

Tai gana plačios sąvokos, bet praktikoje tai reiškia, kad mes pritaikomės prie jūsų, o ne jūs prie mūsų. Kai kurios firmos dirba pagal šablonus: ateina, įkrauna, veža. Bet jei jums reikia išvežti daiktą tik savaitgalį, nes darbo dienomis negalima sustabdyti įmonės veiklos? Arba jei reikia ypatingai saugiai transportuoti brangų serverį? Tada kuriamas specialus planas. Biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai dažnai apima ir tokias išskirtines paslaugas kaip pakuotojų siuntimas į JK iš anksto arba specialios įrangos nuoma.

Kodėl kainos skiriasi tiek daug tarp skirtingų pasiūlymų?

Nes vienos firmos siūlo „nuo“ kainą, kuri neapima nieko, beveik net kelio. Kita vertus, mes į kainą įskaičiuojame viską: darbuotojų alkoholį (juokauju, alkoholį ne, bet pietus ir pernakvojimus – taip), kuro priemokas, mokesčius už keltą. Jei kas siūlo kainą 30 procentų mažesnę nei rinkos, tai tikrai kažką slepia. Gali būti, kad jie vėluos tris dienas, arba tai bus firmos be draudimo. Nekanuokite pigiausio varianto, jis gali tapti brangiausiu.

Ar galima sutaupyti darydamas pats?

Žinoma, galite pats supakuoti dėžutes ir įvežti jas į mūsų sandėlį. Tai tikrai sumažins sąskaitą, tačiau padidins riziką. Jei supakuosite blogai, ir jums nukris monitorius, niekas to neatkompensuos. Be to, reikia prisiminti apie fizinę jėgą – biuro baldai yra sunkūs. Vienas kartą matęs, kaip vadybininkas bandė nešti lentyną ir susižeidė nugarą, po to jo įmonė prarado dar savaitę darbo. Ar verta tos taupyklės? Sprendžiant apie biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai gali būti derinami, bet saugumas turėtų būti pirmas.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia sandėliuoti daiktus?

Taip, tai papildoma paslauga. Jei pavyzdžiui, išsivežiate iš biuro pirmadienį, o į naująjį Lietuvoje galite įsikrauti tik penktadienį, tenka kur laikyti tą krovinį. Mūsų atveju mes turime sandėlius prie Vilniaus ir Klaipėdos, todėl galime pasiūlyti palankias sąlygas. Anglijoje sandėliavimas yra kur kas brangesnis dėl žemės kainos, todėl geriausia planuoti taip, kad krovinys kuo greičiau išvyktų į Lietuvą.

Dokumentai, muitai ir „Brexit“ niusansai

Kas su tais muitais dabar, po „Brexit“?

Tai, kas dabar vyksta, yra tikras chaosas, jeigu nesiruošiate. Anksčiau buvo paprasta – įsivažiavai ir važiavai. Dabar reikia deklaruoti kiekvieną siuntą. Biuro perkėlimo iš JK kaina individualūs sprendimai šiuo atveju dažnai įtraukia ir muitinės brokerio paslaugas, nes be jų jūs tiesiog užstrigsite sienoje. Reikės EORI numerio, reikės prekių sąrašo su vertėmis. Jei neturite dokumentų, gali tekti mokėti didelias baudas arba saugojimo mokesčius uoste.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius už biuro techniką?

Čia yra viena sudėtingiausių vietų. Jei perkeliate įmonės turtą, kuris buvo naudojamas verslui ir ir toliau bus naudojamas verslui Lietuvoje, dažniausiai galima taikyti 0% PVM importo tarifą (taip vadinamas importas su atidėtu apmokestinimu). Bet tam reikia užpildyti daug popierių. Aš vieną kartą padariau klaidą (ne aš, o klientas, parašė neteisingą kodą), ir mums teko mokėti visą PVM, o vėliau prašyti grąžinimo. Truko pusmetį, kol pinigai sugrįžo. Geriau viską patikrinti iš karto.

Kas dėl duomenų saugumo? Ar galima vežti serverius?

Galima, bet tai yra atsakomybė. Mes neesame IT specialistai, todėl mes fiziškai pervežame šią techniką, tačiau už duomenų saugumą atsakingas jūsų IT administratorius. Patariu prieš vežiant padaryti pilną atsarginę kopiją (backup). Biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai gali apibrėžti ir specialų transportavimą ant pripučiamų amortizatorių, kad serveriai neiššoktų ant kelių duobų. Anglijoje keliai vietomis yra prastesni nei mūsų greitkeliai, ypač kaimo vietovėse.

Ar reikia specialių leidimų elektronikai?

Jei tai yra standartinė kompiuterinė įranga, paprastai ne. Tačiau jei turite specialią laboratorinę techniką arba daug radijo įrenginių, gali tekti rodyti sertifikatus. Vienas klientas vežė dronus su specialia kamera, ir muitininkas juos ištraukė patikrinimui trims dienoms. Gali būti, kad aš klystu, bet manau, kad dabar taisyklės šiek tiek pasilengvino, tačiau visada geriau turėti techninę specifikaciją su savimi, kadangi anglai mėgga viską tikrinti labai detaliai.

Kas nutinka, jei dokumentuose nurodau neteisingą svorį?

Tada bus problemų. Keltų kompanijos ir muitinė tikrina tikrąjį svorį. Jei rašote, kad 500 kg, o yra 2 tonos, gausite baudą. Be to, mūsų vairuotojas gali tiesiog neįleisti į keltą, jei bilietas pirktas mažesniam svoriui. Biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai visada turi būti grindžiami realiais matavimais. Nereikia bandyti apgauti sistemos, ji turi tikslius svarstykles.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – ne, tai yra dviejų skirtingų siuntų tipai. Asmeniniai daiktai yra „Relocation“, o biuro – „Commercial Goods“. Jei užfiksuos, kad dėžėje su kompiuteriais yra asmeniniai drabužiai, gali įtarti, kad bandote slėpti prekybą. Geriau juos atskirti, net jei ir keliauja toje pačioje mašinoje, bet deklaracijose turi būti atskirai. Nors, žinoma, jei tai yra tik keli dalykai, nėra tiesiog mirtinas nuodėmė, bet geriau nelikti.

Pakavimas, technika ir baldai

Ar jūs duodate dėžutes?

Taip, tai standartinė praktika. Atvežame dėžutes, lipdukus, juostas. Kaina paprastai įskaičiuota, jei pasirinksite pilną pakavimo paslaugą. Bet jei norite tik dėžučių, jas galime tiekti ir atskirai. Biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai gali būti pritaikyti taip, kad mes atvežtume dėžutes savaitę prieš perkėlimą, kad jūs spėtumėte susiruošti ramiai. Vienas klientas prašė atvežti dėžių tik penktadienį vakare, o jį įvežti sekmadienį ryte – mes sutikome, nors ir teko dirbti pernelyg ilgas valandas.

Kaip elgtis su dideliais stalais?

Juos reikia išmontuoti. Niekada nebandykite vežti surinktų didelių stalų, jie tiesiog neišlaikys svorio lenkiantyse ir nulūž. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, išsukia, pažymi detales (kadangi kai kurie gamintojai turi savo unikalius varžtus) ir vėl surinka Lietuvoje. Čia svarbu ne prarasti varžtus – aš žinau, kad tai skamba juokingai, bet tikėkite, pusė problemų yra dėl dingusių smulkių detalių.

O su seifais? Ar juos galima vežti pilnus?

Seifus galima vežti, bet jei jis yra pilnas, tampa labai sunkus. Jei seifas sveria 200 kg, o viduje yra pinigų ar dokumentų, jis gali viršyti mūsų keltos keliamąją galią arba padaryti mašiną nestabilią. Paprastai patariame ištuštinti seifą. O jei tai yra labai sunkus seifas, ant kurio neuzrašomas kodas (senas modelis), tai gali tekti kviesti specialistą jį atidaryti (arba tiesiog palikti, jei nėra vertas). Biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai gali apimti ir sunkiųjų krovinių technikos nuomą, pvz., „hidraulinės rankos“.

Ar saugu vežti vitrinas ir stiklus?

Stiklas yra pačias pačias pavojingiausia daikta. Mes juos užrašome specialia stiklo plėvele, dedame į specialias dėžes su putomis. Vieną kartą (nors ir ne mūsų kaltės) vairuotojas stačiai stabdėje, ir viena vitrina nulūžo. Dabar mes naudojame dvigubą apsaugą. Jei turite brangų meno kūrinių ar didelių vitrinų, apie tai reikia pasakyti iš karto, tai pakeis kainą, bet išgelbės nervus.

Kaip sužinoti, ar viskas atvyko sveika?

Mes sudarome inventoriaus sąrašą (packing list). Kiekviena dėžė gauna numerį. Atvykus į galutinį tašką, klientas pasirašo, kad viskas tvarkoje. Jei randama žala, ji užrašoma į protokolą. Be šio dokumento draudimo kompanija nieko nekompensuos. Biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai visada turi įtraukti šią draudimo dalį, nes be jo, jei nukrenta kompiuteris, jūs praradote pinigus.

Ar galima vežti augalus?

Tai yra sudėtinga klausimas. Dėl fitosanitarinių taisyklių, augalus su žeme į ES vežti draudžiama arba labai apribota. Jei tai yra kerpės arba dirbtiniai augalai – problema nėra. Bet jei turite didelį gyvą figoną, kuris stovi direktoriaus kabinete, gali tekti jį palikti arba gauti specialų sertifikatą. Dažniausiai klientams patariu augalus padovanoti kaimynams Anglijoje, o Lietuvoje nusipirkti naujų. Tai pigiau ir mažiau galvos skausmo su muitinės inspektoriumi, kuris gali uždraudyti visą krovinį dėl vieno lapo.

Laikas, maršrutas ir problemos kelyje

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono į Vilnių?

Standartiškai, jei niekas nesikerta, tai apie 3-4 dienas. Tačiau reikia skirti laiką pakavimui Anglijoje (paprastai 1-2 dienos) ir išpakavimui čia. Taigi, nuo tada, kai pasirašote sutartį, iki pilno įsikūrimo gali praeiti savaitė. Biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai taip pat priklauso nuo sezono – vasarą ir prieš Naujuosius yra labai užimta, tad keltai gali būti pilni, ir teks laukti.

Kas nutinka, jei keltas vėluoja?

Tai įvyksta dažniau, norėtume to ar ne. Vėjai, streikai (praeitą metą buvo didelis streikas Doveriuje) ar techniniai gedimai gali sustabdyti mašiną. Tuo atveju mes pranešame jums, kad vėluojame. Jei tai kritiška jūsų verslui, reikia turėti atsarginį planą, pvz., svarbiausius duomenis pasiekti iš debesies. Negaliu garantuoti, kad keltas niekada nebus vėluos, tai ne nuo manęs priklauso, todėl visada pridedame prie planavimo 1-2 dienas rezervo.

Ar vairuotojai gali važiuoti naktį?

Gali, tačiau yra griežti darbo laiko apribojimai (tachografai). Jie negali važiuoti 24 valandas iš eilės. Todėl maršrutas planuojamas taip, kad būtų poilsio laikai. Jei reikalaujate, kad krovinys atvyktų ryte į tam tikrą valandą, reikia tai suplanuoti iš anksto, kad vairuotojas spėtų pristatyti neperžengęs darbo laiko. Kitu atveju jis tiesiog sustos šalia kelio ir miegos, o jūs lauksitės.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas. Galiu jums duoti nuorodą, kur matysite, kur mašina yra. Tačiau ne visada signalas yra tobulas, pvz., keltuose arba tuneliuose. Vienas kartas sistema rodė, kad mašina stovi Viduržemio jūros viduryje (aišku, klaida), bet vėliau susitvarkė. Tai naudinga dalykas, kadangi galite sužinoti, kai reikia ruošti komandą išpakavimui.

Kas daro, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes kviečiame techninę pagalbą. Jei sugenda mašina su jūsų krovininiu, mes stengiamės perkrauti į kitą mašiną kuo greičiau. Biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai turi įtraukti ir šią riziką – mes turime draudimą ir partnerių tinklą visoje Europoje, kuris gali padėti. Gali tekti palaukti dieną ar dvi, bet krovinys pasieks tikslą.

Ar reikia rūpintis vairuotojų apgyvendinimu?

Paprastai ne, jie miega kabinoje arba specialiuose viešbučiuose vairuotojams (kurie yra pigesni). Jei jums reikia, kad jie liktų ilgiau (pvz., dėl muitinės), tai gali būti papildomas mokesčio. Anglijoje viešbučiai yra brangūs, todėl stengiamės važiuoti taip, kad pernakvoti būtų jau užsienyje, arba tiesiog tiesiogiai išvykti su keltu.

Apmokėjimas ir sutartys

Kada reikia apmokėti už paslaugas?

Standartinė praktika – 30-50% avansas sutarties pasirašymo metu, likusi dalį – pristatymo dieną arba prieš išvykstant iš Anglijos. Tai apsaugo mus nuo to, kad atvykusiame į adresą, kliento nebūtų arba jis atsisakytų mokėti. Biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai yra sudėtingos paslaugos, todėl mes negalime dirbti tik pagal pažadą.

Kokios mokėjimo priemonės priimamos?

Banko pavedimas yra standartas. Dėl didelių sumų grynaisiais pinigais nebegalima (prieš pinigų plovimo įstatymus). Kartais sutinkame dėl sąskaitos-faktūros mokėjimo kortele internetu, tačiau bankai taip gali imti didelius komisinius mokesčius, todėl geriau susitarti dėl pavedimo.

Ar kainuoja daugiau, jei atšaukiu perkėlimą?

Tai priklauso nuo to, kada atšaukiate. Jei atšaukiate savaitę prieš, mes tik grąžinsime avansą be sąnaudų (pvz., jei jau nupirkome bilietus į keltą, jų negrąžina). Jei atšaukiate tą dieną, kai mašina jau važiuoja pas jūsų biurą, teks mokėti visą sumą arba bent jau didelę dalį už išlaidas. Suprantama, verslas yra verslas, ir mes negalime prarasti pinigų dėl jūsų nenumatytų pokyčių.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Didelėms ir patikimioms įmonėms, su kuriomis dirbame ne pirmą kartą, taip, galima. Tačiau naujiems klientams reikalaujame išankstinio mokėjimo. Turime užtikrinti, kad mūsų vairuotojai gaus algą, o degalai bus užpilti. Biuro perkėlimo iš UK kaina individualūs sprendimai gali būti lankstus, bet tik tada, kai yra pasitiktumas.

Kas įeina į galutinę sąskaitą?

Čia būna daugybė eilučių: darbo valandos Anglijoje, darbo valandos Lietuvoje, degalai (su priemoka), keltų bilietai (mašina + vairuotojas), muitinės brokeris, dėžutės, juosta, draudimas. Mes stengiamės viską išvardyti aiškiai, kad nebūtų jokių netikėtumų. Vienas kartas klientas nustįrą, kad kainuoja vairuotojo maistas, bet žiūrėk, jis turi valgyti.

Ar galima gauti PVM sąskaitą-faktūrą?

Žinoma, mes esame legali Lietuvos įmonė, mokame mokesčius. Jums tai svarbu, jei galite susigrąžinti PVM. Be to, tai dar vienas patikimumo ženklas, kad nebešiotės su „kiškiais“ iš gatvės.

Išvada

Visas šis procesas gali atrodyti kaip košmaras, jei bandote jį daryti be pagalbos, tačiau su patirtimi viskas tampa įmanoma. Biuro perkėlimas iš UK kaina individualūs sprendimai nėra tiesiog skaičius ant popieriaus – tai kompleksinis pasirinkimas, užtikrinantis, kad jūsų verslas nustos tik vienai dienai, o ne mėnesiui. Svarbiausia yra nebijoti klausti ir derinti sąlygas, kadangi kiekvienas atvejis yra unikalus. Tikiuosi, kad šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kuriuos aš matau kasdien, ir jūsų perkėlimas vyks tolygiai, be nenumatytų sustojimų tarp Londono ir Vilniaus.