Biuro perkėlimo iš Anglijos organizavimas nuo durų iki durų: kas iš tikrųjų vyksta

Biuro perkėlimo iš Anglijos organizavimas nuo durų iki durų nėra toks dalykas, kurį galima sutvarkyti penktadienį vakare parašius žinutę draugui su furgonu. Anglijoje biure dažniausiai būna stalai, kėdės, serveriai, spausdintuvai, dokumentai, virtuvės daiktai, kartais net seifai ar reklaminiai stendai. Viskas turi būti supakuota, iškrauta, išvežta per Doverį arba Calais, sutvarkyti dokumentai, atvežta į Vilnių, Kauną, Klaipėdą ar kitą miestą ir vėl pastatyta taip, kad pirmadienį žmonės galėtų dirbti. Skamba kaip logistika, bet iš tikrųjų tai daugiau primena operaciją su nervais.

Kaip iš tikrųjų vyksta biuro perkėlimo iš Anglijos organizavimas nuo durų iki durų

Per 20+ metų mačiau visko: nuo tvarkingų Londono ofisų, kur viskas pažymėta lipdukais, iki Mančesterio biuro, kur „tik kelios dėžės“ virto 80 dėžių archyvo. Kartais klientai klausia, kiek kainuoja perkraustymas į Lituva, bet kol kas niekas neparašė sąrašo, klausimas beprasmis. Geras biuro perkėlimo iš Anglijos organizavimas nuo durų iki durų prasideda nuo inventoriaus, termino, pakavimo plano ir dokumentų. Tiksliau – nuo Anglijos biuro durų iki Lietuvos biuro durų. Reikia žinoti, ar yra lifto, ar leidžia krauti naktį, ar serveriai išjungiami teisingai, ar muitinė negaus sąrašo „įvairūs daiktai“. Daugiau apie tarptautinių krovinių pervežimą galima galvoti kaip apie pagrindą, bet biuro perkėlimas visada turi savo smulkmenų.

DUK

Biuro perkėlimo iš Anglijos organizavimas nuo durų iki durų – pirmieji klausimai

Kada pradėti biuro perkėlimo iš Anglijos organizavimą nuo durų iki durų?

Gerai būtų pradėti bent prieš 4–6 savaites, ypač jei biuras didesnis nei 10–15 darbo vietų. Tada dar yra laiko inventoriui, pakavimui, leidimams pastate, IT išjungimui, dokumentams. Jei perkraustote iš Londono centro, dar pridėkite laiko liftui rezervuoti ir parkavimo leidimams. Greitai galima, bet tada dažniausiai mokama už skubą. Esu matęs, kaip „rytoj reikia“ baigiasi tuo, kad žmonės patys krauna dėžes naktį. Negeras variantas.

Ar galima perkraustyti biurą iš Londono per savaitę?

Per savaitę galima, bet tik jei biuras mažas, dokumentai tvarkingi ir niekas nesugvoja pakeisti planų. Paprastas ofisas su 5–8 darbo vietomis iš Londono ar Readingo į Vilnių kartais sutvarkomas per 5–7 darbo dienas. Bet jei reikia demontuoti serverį, rūšiuoti archyvą ar laukti muito dokumentų, savaitė tampa loterija. Aš tokių loterijų nemėgstu. Geriau turėti rezervą, net jeigu klientui atrodo, kad per daug aiškinu.

Ką reiškia „nuo durų iki durų“ realybėje?

Realus „nuo durų iki durų“ reiškia ne tik, kad atvažiavo sunkvežimis. Reikia įvertinti Anglijos adreso prieigą, liftą, aukštą, pakrovimo aikštelę, dokumentus, keltą ar tunelį, muitinę, galutinį adresą Lietuvoje. Kartais biuras yra sandėliuke prie M25, kartais trečiame aukšte be lifto. Tada kaina ir laikas keičiasi. Jei kas nors sako „mes viską sutvarkysime“ ir neklausia detalių, aš jau nervinuosi.

Kodėl Anglijos biuro perkėlimas į Lietuvą po Brexit kitoks?

Po Brexit Anglija jau nėra ES dalis, todėl biuro perkėlimas į Lietuvą turi muitinės pusę. Net jei kraunate savo senus stalus ir kompiuterius, dažniausiai reikia prekių sąrašo, vertės, paskirties, gavėjo duomenų. Kai kuriems daiktams gali būti taikomi muitai ar PVM klausimai, ypač jei tai komercinė įranga. Aš visada sakau: patikrinkite su brokeriu, nes taisyklės gali šiek tiek keistis. Nežinau 100%, kaip konkrečiai pasikeis ateityje, todėl geriau netempsime.

Kas atsako už biuro perkėlimo iš Anglijos organizavimą nuo durų iki durų?

Atsakomybė turi būti aiškiai parašyta pasiūlyme, ne tik pasakyta telefonu. Pervežėjas atsako už transportą, pakrovimą, iškrovimą, maršrutą, CMR ir koordinaciją. Klientas atsako už tikslų inventorių, leidimus pastate, duomenų išsaugojimą ir sprendimus, kas važiuoja, kas lieka. Blogiausia būna tada, kai visi mano, jog „kažkas tai sutvarkė“. Todėl prieš pradedant turi būti vienas kontaktinis asmuo ir vienas veiksmų planas.

Kainos, terminai ir kas iš tikrųjų lemia sąmatą

Kiek realiai kainuoja perkraustyti biurą iš Anglijos į Lietuvą?

Mažam biurui galima matyti 1 500–3 000 € zoną, vidutiniam 15–30 darbo vietų ofisui dažniau 4 000–9 000 €, o didesni projektai lengvai lipa aukščiau. Kaina priklauso nuo tūrio, svorio, pakavimo, lifto, atstumo, muitinės dokumentų ir to, ar reikia montuoti baldus atgal. Jei reikia laikino saugojimo, pridėkite savaitinį tarifą. Kartais pigiausias pasiūlymas yra brangiausias, nes vėliau atsiranda „papildomų darbų“. Taip, taip, esu tai matęs.

Ar kaina gali pasikeisti po sąmatos?

Gali, ir sąžiningas pervežėjas tai pasakys iš anksto. Pvz., atvykus į Londono biurą paaiškėja, kad yra 40 dėžių archyvo, kurio niekas nenurodė. Arba liftas neveikia, o mašina negali pastoti prie įėjimo. Tada reikia daugiau žmonių, daugiau laiko, kartais kitos technikos. Todėl sąmata turi turėti sąlygas, kada ji keičiasi. Jei kas nors garantuoja kainą nieko nematęs, aš elgčiausi atsargiai.

Kodėl kai kurie pasiūlymai tokie pigūs?

Nes kartais jie tiesiog nepaskaičiavo visko. Arba paskaičiavo tik transportą, o pakavimas, demontavimas, muitinė, laukimas, saugojimas ir montavimas liko „kažkaip“. Yra ir tokių įmonių, kurios meta mažą kainą, o tada klientui aikštelėje sako: „dabar bus papildomai“. Nepatogu, bet taip būna. Normalus pasiūlymas turi būti nuobodus iki skausmo: kas įskaičiuota, kas ne, kas gali brangti ir kodėl.

Kiek trunka kelias iki Lietuvos?

Vienas važiavimas nuo pietų Anglijos iki Lietuvos gali užtrukti apie 2–4 dienas, priklausomai nuo kelto, eismo, vairuotojo režimo ir muitinės. Iš Londono iki Doverio galima praleisti pusę dienos vien kamščiuose, jei nepasiseka. Per Calais, Zeebrugge ar Rotterdamą maršrutai skiriasi. Jei krovinys paprastas ir dokumentai paruošti, viskas juda greičiau. Jei popieriai klysta, sunkvežimis tampa labai brangiu sandėliu.

Ar verta rinktis dalinį krovinį?

Kartais verta, kartais ne. Jei perkeliate tik kelias darbo vietas, monitorius ir kelias dėžes dokumentų, dalinis krovinys gali sutaupyti. Bet pilnam biurui jis dažnai tampa galvos skausmu, nes jūsų baldai laukia, kol bus surinktas kitas krovinys. Dar reikia derinti iškrovimo langus. Todėl mažiems perkraustymams – taip, didesniems biurams dažniau geriau atskiras automobilis. Bent taip lengviau kontroliuoti laiką.

Dokumentai, muitinė ir Brexit realybė

Kokių dokumentų reikia biurui iš Anglijos į Lietuvą?

Dažniausiai reikia inventorinio sąrašo, CMR, komercinės sąskaitos arba pro forma, gavėjo duomenų, prekių aprašymo ir vertės. Jei vežama naudota IT įranga, baldai, biuro technika, verta turėti nuotraukas ir paaiškinimą, kad tai perkeliama įmonės turtas. Kartais prašoma HS kodų, nors smulkiems biuro daiktams tai ne visada paprasta. Čia geriausia dirbti su muitinės brokeriu. Muitinės deklaravimas nėra vieta improvizacijai.

Ar senus baldus galima vežti be mokesčių?

Dažnai galima, bet „dažnai“ nėra garantija. Jei baldai yra naudoti, priklauso įmonei ir perkeliami kartu su veikla, situacija paprastesnė. Bet muitinė žiūri į pobūdį, vertę, paskirtį ir dokumentus. Jei sąraše parašyta tik „baldai“, o vertė 1 €, tai gali sukelti klausimų. Geriau sąžiningai įrašyti: naudoti stalai, kėdės, spintos, maždauginė vertė. Tikslų sprendimą visada duoda brokeris.

Kas yra EORI ir ar jo reikia?

EORI yra ekonominės veiklos vykdytojo registracijos ir identifikacijos numeris muitinėje. Jei įmonė importuoja prekes į ES, jis dažniausiai reikalingas. Perkeliant biurą iš Anglijos, EORI gali būti naudojamas deklaracijose arba susijusiuose dokumentuose. Aš pats nekuriu EORI klientui vietoje, nes tam reikia teisingų įmonės duomenų. Geriau tai sutvarkyti prieš perkraustymą, ne tada, kai sunkvežimis jau stovi pasienyje.

Kodėl muitinė stringa dėl „naudotų kompiuterių“?

Nes naudota IT įranga nėra toks paprastas dalykas, kaip atrodo. Kompiuteriai, serveriai, monitoriai, telefonai ir spausdintuvai turi serijinius numerius, vertę, kartais baterijas. Reikia žinoti, ar jie veikia, ar skirti naudojimui, ar tik atsarginės dalys. Jei sąraše viskas sumesta į vieną eilutę, brokeriui tenka spėlioti. O muitinė spėjimų nemėgsta. Todėl IT įrangos sąrašas turi būti konkretus.

Ar reikia draudimo?

Taip, bent bazinį transporto draudimą turėtumėte matyti pasiūlyme. Bet svarbu perskaityti sąlygas: ar draudžiama pakavimo metu, ar tik automobilyje, kokia išskaitymo suma, ar dengiami IT įrenginiai. Biuro kėdė nėra tas pats, kas serveris su duomenimis. Jei kraunate jautrią įrangą, verta kalbėti apie papildomą draudimą. Kartais klientai sako „mums nieko neatsitiks“, o tada dūžta stiklinis stalas. Ir visi nutilsta.

Pakavimas, IT įranga, baldai ir rizikos

Kaip geriau supakuoti biurą Anglijoje?

Gerai pradėti nuo zonų: vadovai, pardavimai, IT, archyvas, virtuvė, priimamasis. Kiekviena dėžė turi būti numeruota, pažymėta, o geriausia – nufotografuota. Trapūs daiktai, monitoriai ir dokumentai neturi keliauti vienoje krūvoje su kavos aparatu. Juokauju, bet esu matęs ir tokių dalykų. Jei biuras didelis, pakavimas turėtų vykti prieš iškrovimą, ne penktadienio vakarą, kai visi jau galvoja apie savaitgalį.

Ar pervežėjai išmontuoja baldus?

Dauguma normalių pervežėjų gali, bet tai turi būti įtraukta į pasiūlymą. IKEA stalas, Herman Miller kėdė ir sena medinė spinta – ne tas pats darbas. Kai kuriems baldams reikia specialių bitų, kai kuriems geriau nebelįsti, jei jie jau pusiau griūva. Prieš pradedant reikia pasakyti, kas demontuojama ir kas montuojama atgal. Jei to nepadarote, atvykęs vairuotojas tikrai nebus baldžių dvasia.

Ką daryti su serveriais ir IT įranga?

Čia reikia IT žmogaus, ne vien stiprių rankų. Prieš perkraustymą reikia duomenų kopijų, kabelių žymėjimo, įrenginių išjungimo plano ir pakavimo medžiagų. Serverius dažniausiai geriau vežti atskirai, saugiai, kartais net specialiu transportu. Jei serveris nukrenta, problema ne tik fizinė. Galite prarasti duomenis, prieigą, klientų aptarnavimą. Todėl IT skyrių įtraukite anksti, net jei jie nemėgsta logistinių susirinkimų.

Ar galima vežti dokumentus ir archyvus?

Galima, tik dokumentai turi būti suskirstyti ir apsaugoti nuo drėgmės. Anglijos biuruose dažnai būna dėžių, kuriose „tik sena popiergalė“, o paskui paaiškėja, kad tai sutartys prieš septynerius metus. Dokumentus dėkite į tvirtas dėžes, užklijuokite, sunumeruokite. Jei yra konfidencialių duomenų, reikia vidinės tvarkos, kas juos veža ir kas priima. Popierius atrodo lengvas, bet jis greitai tampa sunkiu galvos skausmu.

Kokios dažniausios klaidos?

Didžiausia klaida – manyti, kad biuro perkėlimas yra tik baldų išvežimas. Pamirštami leidimai pastate, liftai, parkavimas, kompiuterių išjungimas, raktai, apsauga, muitinės dokumentai. Kita klaida – neperžiūrėti sąmatos. Trečia – manyti, kad darbuotojai patys viską gražiai supakuos. Kartais supakuos, kartais paliks svarbiausius dokumentus virtuvėje. Todėl reikia vieno žmogaus, kuris tikrina sąrašą kaip tas, kuris jau matė chaosą.

Atvykimas į Lietuvą, sandėliavimas ir montavimas

Ką daryti, jei Anglijoje nėra lifto?

Tada reikia skaičiuoti žmogaus darbo laiką ir galimą pastato taisykles. Trečias aukštas be lifto nėra tragiška, penktas jau keičia kainą. Jei yra siauri laiptai, kampai ar apsauga, reikia žinoti prieš atvykstant. Kartais reikia rezervuoti laiką, gauti leidimą, pasamdyti daugiau žmonių. Niekada nesutikčiau su kaina, kuri buvo sudėta „pagal akį“ be adreso patikros. Tai baigiasi ginčais aikštelėje.

Ar galima laikinai saugoti biurą Lietuvoje?

Taip, ir kartais tai yra protingiausias sprendimas. Jei naujos patalpos Vilniuje dar neparuoštos, o Anglijoje nuoma jau baigiasi, krovinį galima atvežti į sandėlį. Saugojimas kainuoja, dažniausiai pagal paletes, dėžes arba kubatūrą. Reikia žinoti, kiek laiko stovės, ar reikės prieigos, ar vėliau reikės montavimo. Blogiausia – atvežti viską į gatvę ir manyti, kad „kažkur padėsime“. Ne, nepadėsite.

Kiek laiko reikia montavimui atvykus?

Mažam biurui kartais užtenka vienos dienos, didesniam reikia dviejų ar daugiau. Montavimas nėra tik „pastatyti stalus“. Reikia sujungti kėdes, lentynas, priimamojo zoną, kavos aparatą, spausdintuvus, kartais ir IT spintą. Jei baldai seni, kai kurios detalės gali būti prarastos Anglijoje. Todėl geriau turėti atsarginį laiką prieš darbuotojams grįžtant į ofisą. Pirmadienio rytas be kėdžių nėra geras įvaizdis.

Ką daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai visada jautri tema. Geriausia, kad kiekvienas darbuotojas susipakuotų asmeninius daiktus pats arba pažymėtų dėžę savo vardu. Pervežėjai neturėtų rinkti stalčių turinio, ypač jei ten dokumentai, vaistai ar asmeninė įranga. Anglijoje darbuotojai kartais palieka viską paskutinę minutę. Tada kažkas piktinasi, kad dingo ausinės, o kažkas kitas ieško dokumentų. Tvarkinga sistema sutaupo daug nervų.

Kaip pasirinkti pervežėją?

Žiūrėkite ne tik į kainą. Klausykite, ar jie klausia detalių: kiek darbo vietų, koks aukštas, ar yra lifto, koks IT tūris, ar reikia muitinės. Paprašykite pavyzdinės sąmatos, draudimo sąlygų ir kontakto žmogaus, kuris ves projektą. Per 20+ metų mačiau, kad ramus, nuobodus pervežėjas dažnai geresnis už labai gražiai kalbantį. Biuro perkraustymas iš užsienio neatleidžia klaidų. Reikia žmogaus, kuris atsiliepia ir sako tiesą.

Išvada

Biuro perkėlimo iš Anglijos organizavimas nuo durų iki durų pavyksta tada, kai detalės sutvarkytos anksčiau, o ne tada, kai sunkvežimis jau laukia prie durų. Reikia inventorinio sąrašo, dokumentų, pakavimo plano, IT plano, draudimo ir realaus termino rezervos. Kaina be detalių dažnai meluoja, o greitis be pasiruošimo kainuoja dvigubai. Jei viskas sudėliota sąžiningai, biuras iš Londono, Mančesterio ar Birmingamo į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą gali atvykti ramiai, be teatro.