Biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą: kas būna realiai

Sveiki, draugai. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų perkėlimų iki tokių, kurie baigiasi vokiais ir vairuotojų streikuose priešais Doverį. Biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą dabar, po „Brexit“, yra visai kitas žaidimas nei anksčiau. Anksčiau užkrovėme ir važiavome, o dabel reikia galvoti apie muito deklaracijas, EORI kodus ir tūkstančius smulkių detalių, kurios gali sustabdyti jūsų verslą kelias dienas. Nerašau čia jokių vadovėlių, tiesiog pasakysiu, kaip tai yra iš vidaus – su visomis bėdomis ir neapibrėžtumomis. Jei norite, kad viskas veiktų toliau, kol reikmenys keliauja jūros ar sausuma, turite žinoti šiuos dalykus.

Planavimas ir pradžia (arba jos nebuvimas)

Kada tikrai pradėti galvoti apie perkėlimą?

Geriau anksti. Vakar. Žinu, skamba banaliai, bet dažniausiai klientai skambina prieš savaitę ir klausia, ar spėsime. Biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą nėra tas dalykas, kurį galima padaryti per savaitgalį, jei norite išvengti streso. Reikia mažiausiai mėnesio, o jei perkeliate didelę kontorą iš Londono ar Mančesterio, tai geriau žiūrėti į 2–3 mėnesius. Tada turi laiko susitvarkyti su dokumentais, kuriuos dabar reikalauja muitinė.

Ar verta samdyti koordinatorių ar susitvarkyti pats?

Sakyčiau, taip, verta, jei neturite patirties. Aš mačiau situaciją, kur vienas vadovas bandė viską organizuoti pats, kad sutaupyti, ir galiausiai jo vairuotojai sužinojo apie eksporto draudimą tik sienoj. Tai buvo katastrofa. Koordinatorius padeda su tuo, ko nematote – logistika, dokumentų tvarkymu, o ypač kai kalba eina apie biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą, kai kiekviena valanda pristatymo vėlavimo kainuoja pinigus.

Kiek laiko tikrai užtrunka visas procesas?

Nesakyčiau tiksliai, nes priklauso nuo krovinio. Bet vidutiniškai nuo pasirašymo iki paskutinės dėžės iškrovimo Nidoje ar Vilniuje eita maždaug trys savaitės. Vien tik dokumentų parengimas (pirkimo-sutarties, eksporto ataskaitos) gali užeiti savaitę, jei jūsų buhalteris su tuo nėra susidūręs. Taigi, neskubėkite.

Ką daryti, jei nieko nesuprantu apie dokumentus?

Nebijokite klausti. Aš pats kartais užstrigu su naujaisiais reikalavimais (viskas keičiasi taip greitai), todėl tiesiog skambinki brokeriui. Blogiausia, ką galite padaryti, yra užpildyti kažką neteisingai ir tikėtis, kad muitininkas to nepastebės. Jis pastebės. Biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą prasideda ne nuo dėžių pakavimo, o nuo popieriaus.

Ar galiu pats nuvežti dėžes su savo furgonu?

Galite, jei turite visus leidimus. Bet nepamirškite, kad jei vairuojate įmonės furgonu, tai yra komercinis vežimas, o ne privatūs daiktai. Daugelis apie tai pamiršta. Muitinėje gali būti nemalonumų, jei atrodysite, kad slystate nuo mokesčių.

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą?

Kainos labai skiriasi. Priklauso nuo tūkstančio dalykų – nuo to, kiek svorio, iki to, ar reikia specialių kėlimo priemonių. Bet žiūrėkite, maždaug nuo 2 iki 5 tūkstančių eurų už vidutinį biurą gali tekti susimokėti, jei norite viso komplekto su draudimu ir įkrovimu. Dėl „Brexit“ kainos šiek tiek pakilo, nes dabar daugiau administracijos.

Ar tikrai taip brangu dėl „Brexit“?

Taip, ir ne. Pati kaina už transportą nepakilo taip daug, kaip administracinių sprendimų kaina. Dabar reikia sumokėti už muitinės brokerio paslaugas, už galimybę naudotis „transit“ režimu ir t.t. Tai tas dalykas, kurio nebuvo anksčiau.

Kokias deklaracijos būtinos turėti?

Būtinai reikia eksporto deklaracijos iš UK pusės ir importo – į Lietuvą (ar kitą ES šalį). Be to, jei prekės ne ES kilmės (o daugelis kompiuterių yra pagaminti Azijoje), gali tekti mokėti PVM ir muitus įvedant. Biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą reikalauja, kad šios deklaracijos būtų paruoštos dar prieš krovinį išvežiant iš sandėlio.

Kas tas EX1 dokumentas?

Tai eksporto deklaracijos numeris, kuris priskiriamas jūsų siuntai. Be jo negalėsite išvežti daiktų iš Jungtinės Karalystės legaliai. Kai vairuotojas važiuoja į uostą, jis turi parodyti šį kodą, kitaip jo neįleis į terminalą.

Ar reikia EORI kodas?

Be abejo. Be EORI kodo jūsų įmonė neegzistuoja muitinės sistemoje. Jis reikalingas tiek Jungtinės Karalystės, tiek ES muitinėms. Užtrunka keletą dienų jį gauti, taigi neužsitraukite ant paskutinės akimirkos.

Technika, IT ir brangūs dalykai

Ką daryti su serveriais?

Tai pati svarbiausia dalis. Biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą dažnai sužlunga dėl IT. Serverius reikia išjungti, sudėti į specialias, amortizuotas dėžes ir, svarbiausia, padaryti pilną atsarginę kopiją (backup) prieš išjungimą. Jei kas nors nutiks kelyje – o gali nukristi dėžė iš sunkvežimio – duomenys bus saugūs.

Ar saugu vežti kompiuterius furgonu?

Saugu, jei supakuota. Esu mačiaes, kaip monitoriai buvo sudėti vienas ant kito be popieriaus ir atvyko su sulaužytais ekranais. Viskas turi būti įvyniota į burbuliukų plėvelę ir uždėta ant standžios pagrindo. Neklausote, ar vairuotojas važiuos saugiai? Jis važiuos taip, kaip gali, bet keliais Anglijoje būna blogi.

Kaip supakuoti IT įrangą, kad neužstrigtume?

Geriau palikite tai IT specialistams arba mūsų pakavimo komandai. Jie žino, kur reikia padėti „silikoną“ (tas putas), kad dėžės nesuirtų. Paprasti darbuotojai dažnai tiesiog meta viską į dėžes ir tada gauname skundus dėl sugadintos technikos.

Ar reikia išjungti viską įjungtą?

Taip. Žinoma, kad taip. Negalite tiesiog ištraukti lizdo iš sienos, kai kompiuteris veikia. Tai gali sugadinti maitinimo bloką ar net standųjį diską. Biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą reikalauja, kad IT žmonys viską išjungtų planingai, o ne staigiai.

Ar galima vežti atskiras dalis (klaviatūras, pelės)?

Galima, bet tai tikras galvos skausmas. Mažos detalės dingsta dažniausiai. Geriau jas sudėti į mažas dėžutes ir pažymėti, kam jos priklauso. Kitaip atvyksite į naują biurą, o darbuotojai turės klaviatūras be pelių ar atvirkščiai.

Kas daryti, jei serveris neįsijungia atvykęs?

Tada turite problemą. Turi būti planas „B“. Pavyzdžiui, laikinas serveris arba darbas iš debesų (cloud), kol pagrindinis bus suremontuotas. Negalite tikėtis, kad technika išgyvens 2000 km kelionėje be vibracijos.

Ar reikia specialus draudimas IT įrangai?

Taip, įprastas krovinio draudimas galbūt nedengia duomenų praradimo ar specialios technikos. Pasitikrinkite su draudikų. Biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą apima ir rizikos valdymą, o ne tik fizinį pervežimą.

Logistika, vairuotojai ir keliai

Ar vairuotojas padės su krovimu?

Priklauso nuo sutarties. Jei užsisakote „men power“ (žmonių pagalbą), tai taip. Jei tik nuvežimą – ne. Daugelis vairuotojų tiesiog atveža ir sako: „Mano reikalas baigtas“. Neskubėkite manyti, kad jis dės jums stalą į vietą, jei tai nebuvo susitarta.

Ar sunkvežimis pateks į Londono centrą?

Didelė problema. Ten yra daug ribojimų (LEZ zona). Reikia gauti leidimus, o kai kuriose gatvėse sunkvežimis tiesiog negali važiuoti. Turime planuoti maršrutą taip, kad įvežtų dėžes iš anksto paruoštoje vietoje, o ne važiuotų į „City“, kur yra daugiau dviračių nei mašinų.

Kas daryti, jei dėžės netilps į sunkvežimį?

Tai nutinka dažniau, nei manote. Klientas sako: „Turime 10 paletės“, o atvažiavęs matome, kad tai 15. Tada reikia skambinti ir ieškoti papildomo mikroautobuso. Geriau padaryti inventorių (sąrašą) iš anksto.

Ar reikia pirkti dėžes iš jūsų?

Galite rūpintis patys, bet mes dažniausiai tiekiame. Mūsų dėžės stipresnės, dedamos ant antspaudų. Biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą yra greitesnis, kai nereikia važiuoti į statybinių prekių parduotuvę ir nešioti tuščių dėžių.

Kas daryti su baldais, kuriuos nepaėmė?

Kai kurie baldai tiesiog nenaudojami. Jei juos norite išmesti, reikia susitvarkyti su atliekų šalinimu UK. Negalima tiesiog palikti gatvėje – baudos didelės.

Ar draudžiama vežti biuro maistą (kavą, arbata)?

Ne, bet turi būti pakuota ir uždaryta. Jei turite atvirą kavos paką, muitinė gali ją uždrausti kaip galimą pavojų sveikatai ar gyvūnams. Geriau viską suvalgyti iš anksto arba uždaryti hermetiškai.

Kas nutinka, jei sulaiko muitinėje?

Tai blogiausias scenarijus. Biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą tiesiog sustoja. Vairuotojas laukia, o jūs mokate už laukimą (stojimo mokestį). Reikia tiksliai užpildyti dokumentus, kad išvengtumėte to. Kartais sulaiko dėl keisto dalyko – pavyzdžiui, neaiškios kilmės lentynos.

Ar galiu dirbti iškart atvykęs į naują biurą?

Tik jei viskas jau yra ten. Jei dėžės ateina vėlai, turite turėti laikinas darbo vietas. Nemanau, kad darbuotojai dirbs sėdėdami ant dėžių.

Ar reikia valyti biurą prieš išvykimą?

Taip, paprastai tai būna nuoma sutartyje. Mes nevalome, bet galime susitarti su valymo komanda Anglijoje. Nenaudinga palikti biurą šiukšlių apsuptą – nuomininkas gali paimti iš užstato.

Ar galima perkelti seifą?

Galima, bet jis yra sunkus. Reikia specialių kėliklių. Jei seifas yra užrakintas ir dingusi raktas – tai kita istorija. Tada jį ten ir paliekate arba kviečiate šlifuotoją.

Ar reikia grąžinti vairuotoją atgal į UK?

Taip, jis turi grįžti tuščias (arba su kitu kroviniu). Tai įeina į kainą. Kartais klientai klausia, ar gali jį paleisti tiesiai į atostogas – ne, jis dirba.

O dėl to, kad vairuotojai kalba tik angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų iš Rytų Europos, bet kalbame angliškai su klientais UK. Tačiau vietiniai britų vairuotojai gali būti šiek tiek... (t.y. griežtesni) dėl laiko. Geriau, kai viską suorganizuoja logistas.

Išvados

Galiausiai, viskas susikrausto vienodai – svarbiausia yra ne dėžės, o žmonės ir planas. Biuro perkėlimas iš UK užtikrinant verslo tęstinumą gali būti sklandus net ir šiomis sudėtingomis sąlygomis, jei nebandote sutaupyti ant planavimo ir dokumentų. Pasitikėkite patirtimi, o ne „Google“ paieška, ir viskas bus gerai.