Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu: praktinis vadovas ir patirtis

Sveiki, ilgai galvojau, ką gi rašyti šią kartą, bet nusprendžiau papasakoti tiesiogiai kaip yra. Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt ketverius metus ir mačiau viską – nuo mažų startų, kurie vežia tik du kompiuterius, iki milžiniškų korporacijų, kurios perkelia visus skyrius. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu skamba kaip kažkas labai teorinio, tačiau praktikoje tai tikras chaosas, jeigu viską neplanuji iš anksto. Po „Brexit“ situacija pasikeitė, dabar nebe taip paprasta užkrauti dėžę ir važiuoti. Turiu būti sąžiningas – kartais viskas eina lyg pagal laikrodį, o kartai stoviš pasienyje ir laukai, kol vairuotojas suras prarastą dokumentą. Čia ne apie idealias brošūras, o apie tai, kaip iš tikrųjų išgyventi tą procesą, kad tavo verslas nustotų tik vienai dienai (ar bent jau ne ilgiau).

Pagrindiniai klausimai apie planavimą ir organizavimą

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą iš UK?

Geriausia pradėti mažiausiai prieš du mėnesius, o jei kalbame apie didesnes įmones, tai net tris. Žinau, skamba ilgai, bet pasitikėk manimi – organizaciniai dalykai visada užtrunka ilgiau nei manai. Reikia susitvarkyti sutartis su interneto tiekėjais, telefonais, galbūt darbuotojų pranešimus. Vieną kartą klientas skambino savaitę prieš perkėlimą ir tikėjosi, kad viskas įvyks per savaitgalį be jokio streso. Neparėjo. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu reikalauja laiko rezervo.

Ar verta rinktis savaitgalį perkėlimui?

Dažniausiai taip, bet ne visada. Jei turi serverius, kuriuos reikia išjungti, tai savaitgalis – geriausias variantas. Tačiau pažiūrėk į savo komandą – ar jie norės dirbti savaitgalį? (Galbūt mokėk bonusą). Vienas klientas norėjo krauti penktadienį vakare ir dėl to vairuotojai buvo pavargę, padarė klaidų. Geriausia rasti tą aukso vidurį, kai verslo veiklos sutrikdymas minimalus, bet logistika įmanoma.

Kaip suskaičiuoti, kiek dėžių reikės?

Niekada nenukrypnu nuo taisyklės – geriau per daug. Paprastai vienam darbuotojui reikia apie 5-10 vidutinių dėžių. Bet viskas priklauso, ar jie kaupia daiktus. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu taip pat priklauso nuo to, kaip gerai suruošiami dalykai. Jei viskas sudėta chaotiškai, kraunant ilgės.

Ką daryti su dalykais, kurių nebebeiname?

Nešti šiukšles per sieną yra beprasmiška brangu. Prieš perkėlimą reikia padaryti „skraidančią“ ar šiaip didelį tvarkymą. Išmesti senas spaudas, sulūžusius kėdes. Mažiau krovinio – greičiau ir pigiau.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Absoliučiai taip. Be jo gali susidurti su problemomis muitinėje arba dingo daiktų. užrašyk viską, net tą seną kavinę virtuvėje. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu neįmanomas be kontrolės.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudok spalvas ar numerius. „Pirma zona“, „Antra zona“. Viskas turi būti aišku. Vieną kartą matęs, kad dėžės buvo pažymėtos tiesiog „biuras“, ir mes jas iškraunėme į koridorių, nes nežinojome, kur kur eina. Buvo chaosas.

Muitinė, dokumentai ir „Brexit“ nuostatos

Kokius dokumentus reikia turėti išvykstant iš UK?

Dabar tai sudėtingiau. Reikia eksporto deklaracijos. Jei tarpininkaujame, mes tai darome, bet turi turėti visą inventorių. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu dažnai užstringa būtent ties dokumentais, jei trūksta kokių nors numerių ar serijinių kodų. (Ar ne taip vadina tas EORI kodus? Geriau pasitikrinti).

Ar mokėti PVM arba muitus iškilusiam biuro turtui?

Jei tai ne perkėlimas dėl verslo veiklos sustabdymo, o tik perkėlimas į kitą ES šalį, dažniausiai taikoma T1 procedūra arba galima naudoti „perkėlimo iš vienos šalies į kitą“ nuostatas, kai mokesčiai netaikomi, jei turtas toks pats ir toliau bus naudojamas verslui. Bet čia reikia labai tiksliai užpildyti dokumentus. Gera konsultacija su buhalteriu čia nebus perteklius.

Kas vyksta, jei trūksta dokumentų pasienyje?

Stovi ir lauki. Kartais dieną, kartias dvi. Tai viena didžiausių baimų, kai kalbame apie verslo veiklos sutrikdymą. Turi būti pasiruošęs, kad vairuotojas gali būti sulaikytas. Todėl biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu reikalauja, kad dokumentai būtų užpildyti 100% teisingai.

Ar reikia EORI kodo?

Taip, jums reikės JK EORI kodo, jei jo dar neturite. Be jo negalima padaryti eksporto. Ir gi, be to irgi negalima padaryti importo į Lietuvą (ar kitą ES šalį).

Kaip elgtis su technika – kompiuteriais, serveriais?

Tai yra jautri zona. Pasitikrink serijinius numerius. Muitininkai mėgsta patikrinti, ar neveži naujų daiktų be mokesčių. Jei serveriai seni, turi įrodymus (pirkimo kvitus). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu gali tapti brangus, jei nuskambės, kad tai ne „naudotas turtas“, o nauja prekė.

Ar draudimas apima muitinės delay?

Standartinis draudimas dažniausiai ne. Jis dengia dūžius ar gaisrą, bet ne laiko nuostolius dėl stovėjimo. Reikia klausti dėl specialių sąlygų, jei tavo verslas patiria didelius nuostolius kiekvieną valandą.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Vežk juos su savimi arba naudok saugų pervežimą. Neišmesk į bendrą krovinių vežimą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu taip pat reiškia duomenų saugumą. Vienas klientas buvo padavęs sutartis į paprastą dėžę, ir mes beveik ją praradome tarp kėdžių.

Logistika: krovinių transportavimo niuansai

Ką pasirinkti: sunkvežimį ar furgoną?

Jei turi mažą biurą, 3.5 tonų furgonas užteks. Bet jei perkeliate visą įmonę, reikės sunkvežimio. Atsimenu vieną atveją Londono centre, kur įvažiavimas buvo galimas tik mažu furgonu dėl ULEZ zonų. Ten teko viena kelionę padaryti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu taip pat priklauso nuo vietos geometrijos.

Ar vairuotojai padės krauti?

Paprastai taip, jei tai įtraukta į kainą. Bet neskubkManyti, kad jie bus profesionalūs įrenginiai. Jie fiziniai žmonės. Reikia pasakyti, kur kas stovi. Aš vieną kartą pamiršau pasakyti apie labai sunkią seifą, ir vairuotojai vos ne nusilenkė nugarą bandydami jį nešti. Gera, kad gyvi liko.

Kaip apskaičiuoti kainą?

Kainos priklauso nuo tūrio, atstumo, prieigos prie objekto. Londono centras brangus. Reikia įvertinti, ar reikia leidimų pastatui (pavėsinimo leidimas). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu gali kainuoti nuo kelių šimtų iki tūkstančių, priklausomai nuo detalių.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma modernių kompanijų siūlo GPS sekimą. Tai padeda ramiau gyventi. Žinai, kur jis yra – ar jau jūroje, ar važiuoja pro Brussel. Tai mažina stresą.

Kas daryti, jei vairuotojas vėluoja?

Susisiek su dispečeriumi. Kartais įvyksta avarijos arba užstrigimas. Reikia turėti planą B. Galbūt dalis darbuotojų gali dirbti namuose tą dieną. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu reiškia lankstumą.

Ar reikia išimti baldus per langą?

Kartais taip. Įsivaizduok senus pastatus UK – liftai maži, laiptai siauri. Matęs, kaip teko išmontuoti didelę stiklinę sieną. Tai užtruko valandą ir kainavo papildomai. Bet nebuvo kito kelio.

Kokios yra populiariausios problemos su parkavimu UK?

Parkavimas Londone ar Mančesteryje yra košmaras. Reikia rezervuoti vietą arba gauti leidimą stovėti „loading zone“. Jei ne, gausi baudą, kurią mokėsi klientas (arba mes, jei sutartyje nenurodyta). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu prasideda ne nuo įkrovimo, o nuo to, ar kur pastumti sunkvežimį.

Verslo veiklos išliekamumas ir techniniai dalykai

Kada išjungti serverius?

Paskutinę minute prieš išsikraunant. Bet tikėkitės, kad įsijungti naujoje vietoje gali užtrukti. Reikia turėti atsarginius duomenų kopijas (cloud). Nebijokit to žodžio.

Ar reikia informuoti klientus apie perkėlimą?

Būtinai. Niekas nemėgsta, kai skambina ir niekas neatsiliepia arba el. paštas neveikia. Parašyk pranešimą savaitę prieš. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu taip pat yra apie komunikaciją su klientais.

Kaip organizuoti darbą perkėlimo dieną?

Geriausia leisti daliai žmonių dirbti iš namų. Palik tik tuos, kurie prižiūri krovinius. Mažiau žmonių – mažiau chaosas. Vienas klientas visus laikė biure ir stengėsi dirbti, kol mes įleidžiame pilną dulkių debesį. Neįsivaizduoju, kaip jie tą dieną išgyveno.

Ką daryti su biuro augalais?

Jie gali neįveikti kelionės, jei šalta. Žiema reikia būti atsargiam. Galbūt geriau juos palikti arba atiduoti darbuotojams. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu neturėtų baigtis gėlių laidotuvėmis.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (spaudas, valiklius)?

Taip, bet turi būti deklaruotos ir pakavamos pagal taisykles (ADR). Negali tiesiog mesti biuro valiklio į dėžę su popieriumi. Muitinėje to nepriims.

Kas daryti, jei sugenda IT įranga kelionės metu?

Turi būti paruoštas technikas abiejuose galuose. Arba bent jau draudimas, kuris dengia technikos gedimus. Bet draudimas nebeatkurs prarasto laiko.

Ar reikia persadinti telefonų linijas iš anksto?

Taip, telekomunikacijų kompanijos UK gali būti lėtos. Jei nori, kad naujame biure telefono numeriai veiktų, tai reikia planuoti mėnesį anksčiau. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu be telefono tiesiog neįsivaizduojamas šiais laikais.

Kaip užtikrinti, kad nieko neprarandame?

Fotografuok kiekvieną atidarytą dėžę. Vienas klientas taip padarė ir mums buvo lengviau susirasti dingusius dalykus (jie buvo tiesiog paslėpta po kitomis dėžėmis).

Finansai ir papildomi klausimai

Ar kainuoja brangiau perkelti vėliau?

Neišvengiamai taip, jei degalų kainos kyla. Taip pat, jei užsakai paskutinę minutę, kaina bus didesnė, nes reikia surasti laisvą mašiną.

Galima gauti PVM nuolaidą?

Jei esate registruota PVM mokėtoja ir perkėlimas yra verslo išlaida, taip, galite atskaityti. Bet tikrinkite sąskaitas.

Kaip mokėti – iš karto ar po perkėlimo?

Dauguma kompanijų reikalauja avanso, likutį – atidavus krovinius. Tai standartinė praktika. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu nereiškia, kad turi mokėti viską iš karto, bet reikia turėti lėšas.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Užkrovimo / iškrovimo mokestis, jei reikia naudotis liftu (lifto operatorius). Arba mokestis už sunkią techniką. Visada klausk „ar yra kažkas papildomo?“.

Ką daryti, jei naujieji patalpai nėra paruošti?

Tai blogiausia situacija. Krovinijs atvyksta, o ten dar dažoma grindys. Reikia sandėlio, bent trumpam. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu gali tapti dideliu „stabilizatoriumi“, jei viena šala vėluoja.

Ar verta kreiptis į agentūrą ar daryti patys?

Jei turi mažą biurą, gali pats. Bet jei tai rimtas verslas, agentūra padės išvengti tų visų spaudos ir muitinės baimių. Geriau sumokėti už ramybę.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai taip, bet tai gali sukelti problemų muitinėje, jei jų per daug. Geriau tai atskirti. (Kartais tą paskutinę dėžę su knygom visgi įdedu, bet šeip patartina atskirti).

Kas atsitinka, jei susidaužo ką nors brangaus?

Draudimas kompensuoja, bet reikia įrodyti vertę. Kupirukai, senos sąskaitos padės. Nešk daiktų be jų vertės įrodymų.

Kaip susitvarkyti su šiukšlėmis išpakavus?

Visiems įmonėms būna daug pakuotės. Reikia susitarti su išvežimo paslaugomis naujoje vietoje iš anksto. Nenori, kad tavo naujas biuras būtų pilnas dėžių pirmą savaitę.

Išvada

Na, tiek iš manęs, kad per dažiai nekalbėčiau. Svarbiausia – neskubėk ir tikrink viską du kartus. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo veiklos sutrikdymu yra įmanomas net ir šiomis sąlygomis, jeigu tik pasirūpinsi detalėmis. Niekada nenustok klausti „durnų“ klausimų, nes geriau klaust dabu nei verkti vėliau pasienyje ar tuščiame biure. Sėkmės susidoroti su tuo chaosu, tikėkimės, visas turtas atvyks sausas ir laiku. O jei kas nors nepasiseks – pasakyk, kad taip jau su tais perkėlimais būna.