Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu: Viskas, ką reikia žinoti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir gal pasakyti – vienoda perkėlimo istorija pasitaiko retai. Ypač kai kalbame apie biuro perkėlimą iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, anksčiau užtekdavo vairuotojo pažymėjimo, o dabar reikia spręsti muitinės klausimus, kurie gali užstrigti savaitėmis. Jei norite, kad jūsų verslas neistotų prie sienos, reikia gerai suplanuoti logistiką. Čia ne tiesiog baldų tempimas, o sudėtingas procesas, kur viena klaida gali kainuoti tūkstančius sterlingų ir prarastus klientus.

Muitinė, dokumentai ir „Brexit“ nusivylimai

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijos, jei tai ne prekės?

Dauguma klientų galvoja, kad jei jie perkelia savo darbo stalą iš Londono į Vilnių, tai nėra prekyba. Deja, muitinės taip nemano. Oficialus biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu visada reikalauja eksporto ir importo deklaracijų net tuo atveju, kai turtas priklauso tai pačiai juridinei įmonei. Jei bandysite važiuoti „kaip taip“, sustabdys ir baudos bus didesnės nei vairuotojo atlyginimas. Geriau užsisakyti tinkamą TIR deklaraciją iš karto.

Kiek laiko užtrunka muitinės patikra ritualuose?

Paprastai, jei dokumentai tvarkingi, tai tiesiog elektroninis praeinimas. Bet kartais... o dieve, kartai gali užstrigti. Paskutinis mano klientas turėjo laukti dvi dienas, nes muitininkams atrodė įtartinai, kad viena biuro kėdė atrodo kaip nauja, nors buvo naudota 5 metus. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslu sutrikdymu gali tapti košmaru, jei nepateiksite pirkimo-sandorio sąskaitų, nors jos jums nereikalingos. Nežinau, kodėl jie to reikalauja, tokia jau burokratija.

Ar reikia EORI kodas?

Absoliučiai taip. Be EORI kodo jūsų krovinys nebeišliks iš Anglijos. Jei jo neturite, reikia užsiregistruoti bent savaitę iki kelionės, nes kartais sistema „užlūžta“ (tai nutiko praėjusį mėnesį vienai įmonei iš Mančesterio). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu be šio kodo yra neįmanomas techniškai – sistema tiesiog neleis suformuoti eksporto deklaracijos. Užsukite į savo mokesčių konsultanto, jei dar neturite, nes tai pagrindinis akmuo.

Kas daryti, jei trūksta originalių pirkimų dokumentų?

Tai reali problema. Seni kompiuteriai, senos spausdintuvai – dažnai niekas nebesaugo sąskaitų, kur turi 5 metų senumo. Tokiu atveju turime rašyti deklaraciją pagal dabartinę rinkos vertę, nors tai gali šiek tiek padidinti PVM mokėjimą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu tokiu atveju reikalauja deklaravimo pagal „tikėtiną vertę“. Tai nėra illegalu, tiesiog reikia atsakingai įvertinti, kiek tas daiktas dabar kainuoja ant eBay ar panašiose platformose.

Ar galima vežti atbulai?

Techniškai taip, bet tai kvaila. Jei turite didelį biurą Bristolije ir perkėliate jį į Kauną, sunkvežimis turi važiuoti pilnas. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu reiškia maksimalų krovinio panaudojimą. Jei vežiate atbulai, mokate už tą patį atstumą, o kuro kainos Didžiojoje Britanijoje dabar nepaprastai aukštos. Suskaičiuokite – gali būti, kad pigiau išsinuomoti papildomą konteinerę Lietuvoje nei vežti tuščią vilkiką atgal.

Ar vairuotojas gali užpildyti dokumentus?

Nerekomenduoju. Vairuotojas yra vairuotojas, jis ne muitinės tarpininkas. Yra nemažai atvejų, kai vairuotojas band�s „padėti“ ir padarė klaidą, dėl kurios krovinys buvo uždelstas savaitei. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu priklauso nuo to, kiek tiksliai yra suvedami duomenys. Geriau, kad tai padarytų profesionalus brokeris, kuris kasdien kalba su muitinės sistemomis, o ne vairuotojas, kuris yra pavargęs po 1000 km.

Kokia tikimybė, kad krovinys bus patikrintas fiziškai?

Maža, bet egzistuoja. Statistika rodo, kad patikrinama apie 5-10 proc. krovinių. Jei jums pasiseks ir jus sustabdys, tai užtruks. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu tampa „minimaliu“ tik tada, kai viskas supakuota tvarkingai ir indeksuota. Jei sunkvežimyje chaosas – muitininkas gali nuspręsti iškrauti visą krovinią ir patikrinti kiekvieną dėžę. Tada jūsų verslas stabtosi ilgam.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Tai nėra draudžiama, bet neleidžiama juos maišyti tame pačiame konteineryje be aiškaus atskyrimo. Jei įdėsite savo drabužių su biuro stalais, muitinė gali tai įvertinti kaip prekybą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu reikalauja atskirų sąrašų. Asmeniniai daiktai turi būti atskirai deklaruojami kaip „keliautojo turtas“, o biuro – kaip įmonės turtas. Negerai, kai sumaišoma.

Ar reikia mokėti importo PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje (arba kitoje ES šalyje), tai dažniausiai galite taikyti „0 proc“ tarifą su atitinkamu PVM mokėtojo numeriu deklaracijoje. Bet tai turi būti tiksliai nurodyta. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu gali tapti brangus, jei pamiršite įrašyti savo PVM kodą ir teks mokėti 21 proc. (ar koki dabar yra) nuo vertė. Tada tas pinigas reikės gaivinti iš valstybės per mėnesį.

Kas daryti su technika, kurioje yra duomenys?

Čia tikrai reikia apsisaugoti. Nerekomenduoju leisti vairuotojui ar krovikams žiūrėti, kas yra kompiuteriuose. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu taip pat reiškia duomenų saugumą. Geriau išjungti serverius, užšifruoti diskus. Kartais įdomu, kas vyksta tamsioje dėžėje su jautriais įrenginiais, bet geriau nerizikuoti – pasilikite vairuotojo šone, kol kraunate IT įrangą.

Logistika: Kaip viskas telpa į sunkvežimį

Kaip apskaičiuoti tūrį?

Dažniausiai klientai sako: „mes turime tris stalus“. Bet stalo tūris tai ne tik stalas, tai dar dėžės, kėdės, priedai. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu prasideda nuo tūrio skaičiavimo. Mes dažnai einame į objektą arba darome vaizdo skambutį. Vieną kartą klientas tikino, kad telpa į vieną „furgoną“, o gale teko siųsti du sunkvežimius. Neklauskite kaimyno, klausykite logistiko.

Ar galiu vežti seifus?

Taip, bet tai papildomas galvos skausmas. Seifai yra sunkūs, reikia spec. technikos perkrauti. Be to, muitinė gali klausti, kas viduje – turi būti tuščia. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu nebus minimalus, jei vairuotojas negales pakelti 300 kg seifo su savo rankomis (ir jis tikrai negalės). Reikia užsakyti kelerius vyrus su „hidraulika“ arba autokrautuva.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Priklauso nuo to, ar pakavate patys, ar mes. Jei mūsų komanda vyksta į Londoną, tai vidutinio biuro pakavimas trunka vieną dieną. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu reikalauja, kad darbuotojai darbą baigtų penktadienį, o pirmadienį jau dirbtų naujoje vietoje. Taigi pakavimas turi vykti šeštadienį arba per naktį. Planuokite tai iš anksto, ne prieš pat išvykimą.

Ar verta naudoti dėžes ar „plėvelę“?

Dėžės yra geriau, ypač smulkiems daiktams. „Plėvelė“ (stretch film) tinka baldams, bet jei įsuksite viską į vieną didelį kūlį, bus sunku iškrauti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu turi būti loginis. Žymekite dėžes. Pavasarį vienas klientas nenumatė, kad visi kabeliai sumesti į vieną didelį maišą – IT specialistas Lietuvoje tikrai mus apkaltino, kai teko vynioti tuos kasius dvi dienas.

Kaip su el. paslaugomis (internetas, telefonai)?

Tai jūsų reikalas, ne mūsų, bet galiu patarti. Išjunkite internetą Anglijoje tik tada, kai pasirašysite sutartį Lietuvoje. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu gali pasibaigti tuo, kad liekate be ryšio savaitei, jei tiekėjas Anglijoje per greitai išjungs, o Lietuvoje per lėtai įjungs. Turite derinti datas. Tai ne mūsų kompetencija, bet matome, kad dažnai čia klystama.

Ką daryti su pervežamais dokumentais fiziškai?

Nevažiuokite su jais sunkvežimyje. Pasilikite pas save mašinoje arba siųskite kurjeriu. Sunkvežimis nėra saugumas. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu gali baigtis didžiaule problema, jei prarasite originalius sutartis ar buhalterines dokumentų bylas. Niekada nežinai, kur gali užstrigti sunkvežimis – gali būti techninė prileida kažkur Vokietijoje.

Ar galima vežti skysčius (rašalą, ofiso vandeny)?

Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu draudžia vežti daug skysčių dėl nutekėjimo rizikos. Rašalą geriau išmesti arba uždaryti į sandėliuotą dėžę, padėti į plastikinį indą. Jei vienas rašalo kartušas nusilieja ant sofos, tai liks žymė visam gyvenimui. Geriau nusipirkti naują – juk ne toks jau brangus dabar tas rašalas.

Ką daryti, jei naujose patalpose nėra liftų?

Tai būna problema. Reikia tartis su savininku iš anksto. Kartais teks naudoti kėlimo kraną per langą (ne juokauju). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu gali tapti brangus, jei reikės samdyti additional kėlimo techniką Lietuvoje. Patikrinkite išsivežimo vietą prieš tai, nei pasirašote logistikos sutartį.

Ar reikia drausti kroviniį?

Privalomai. Standartinė draudimo suma yra apie 10-12 EUR už kg, bet tai gali nepakakti brangiems serveriams. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu turi apimti ir rizikos valdymą. Užsakykite „All Risk“ draudimą ir nurodykite konkrečias brangias prekes. Vienas klientas atvežė 50 tūkst. vertės serverius be specialaus draudimo – ir, sakykim, jei kažkas nutiktų, mokėtų tik kelis šimtus.

Kainos, biudžetai ir paslėpti mokesčiai

Ar kaina priklauso nuo to, kur Anglijoje esate?

Taip, aišku. Jei esate šiaurės Škotijoje (Inverness), tai brangiau nei Londono centre, nes dar turi nuvaziuoti iki tos Škotijos. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu apskaičiuojamas pagal atstumą ir tūrį. Londonas taip pat brangus dėl „UžLEZ“ zonos (Low Emission Zone) mokesčių, kuriuos turi mokėti sunkvežimis. Tai viskas pridedama prie galutinės sumos.

Kas yra „krovimo iškrovimo mokestis“?

Kai kurios firmos rašo mažą kainą, bet prideda mokestį už kiekvieną kėlimą „už ranką“. Mes stengiamės daryti „all inclusive“. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu turi būti skaidrus. Paklauskite ar yra papildomi mokesčiai už „pilną apkrovą“. Jei atsakymas neaiškus – bėkite.

Ar taikoma PVM kaina?

Jei esate juridinis asmuo Lietuvoje, mes išrašome sąskaitą su PVM. Jei esate privatus asmuo (perkeliate namų biurą), tai taip pat PVM. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu (jei tai verslas) dažnai gali būti apmokestintas atvirkščiniu PVM mokėjimu (Reverse Charge), bet tai jau techniniai niuansai, kurie priklauso nuo jūsų ir mūsų statuso.

Kodėl vienos firmos brangesnės už kitas?

Nes vienos siūlo „vilkiko“ vairuotoją, kuris tiesiog atveža ir pasako „mano darbas baigtas“, o kitos siūlo pilną paslaugą – pakavimą, dokumentus, iškrovimą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu kainuoja, kai norite, kad kas nors kitas pritūptų ir susirūpintų problemomis. Pigu sergėti, brangu gydyti – čia tas pats principas.

Ar galima sutaupyti, jei atvyksiu pats padėti?

Galite, bet ne visada leidžiama dėl draudimo. Be to, klausimas – ar jūsų laikas nėra brangesnis? Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu reiškia, kad jūs turite dirbti, o ne nešti dėžes. Kartais klientai atvyksta, susižeidžia nugarą, ir paskui savaitę negali dirbti. Koks to prasmė? Geriau sumokėkite mums už krovikus.

Ar galima mokėti dalimis?

Didelėms įmonėms – taip, galime susitarti dėl sąskaitos-faktūros mokėjimo termino (pvz., 30 dienų). Mažoms reikia avanso. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu prasideda su rezervacija. Be avanso mes nesame užtikrinti, kad klientas nenukurs (taip jau buvo), o mes liktume su tuščiu reisu.

Finišas ir išvados

Kas nutinka, jei užstrigame prieš pat laiką?

Tada prasideda stresas. Reikia skambinti klientui, kalbėti su vadovybe. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu gali būti pažeistas dėl techninės gedulo arba avarijos. Mes stengiamės turėti rezervinius planus. Pavyzdžiui, jei vienas vilkikas sugenda, bandome pervesti krovinį į kitą, bet tai užtrunka. Būkite kantrūs.

Kaip užtikrinti, kad verslas nieko nejaus išvykimo dieną?

Jei supakuotumėte viską iš anksto. Jei pasiruošumėte IT. Jei dokumentai tvarkingi. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu yra 90 proc. pasiruošimo ir 10 proc. vairavimo. Tas, kas atrodo paprasta – pavyzdžiui, sujungti spausdintuvą – gali tapti problema, jei praradote kabelį. Turkite „Critical“ dėžę su pačiais svarbiausiais daiktais pas save.

Ar verta klausti „Google“ apie taisykles?

Negerai. Google duoda bendrą informaciją, bet ne konkrečią situaciją. Muitinės taisyklės keičiasi kasmet. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu turi būti konsultuojamas su specialistais, kurie šią sieną kerta kas savaitę. Internetas pilnas senos informacijos, kuri jau nebegalioja po „Brexit“.

Ar galima viską padaryti per savaitgalį?

Įmanoma, jei tai mažas biuras. Dideliam biurui reikia bent 3-4 dienų pakavimui ir 2 dienoms transportui. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu nėra stebuklas. Jums reikia realios laiko prognozės, ne svajonių. Geriau pradėti planuoti mėnesį iki išvykimo.

Visada sakau klientams – geriau leisti šiek tiek daugiau laiko planuojant, nei verkti prie sienos. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sutrikdymu yra įmanomas, jei pasikliaujate patyrusiais žmonėmis ir nedarbote prieš taisykles. Ypač dabar, kai kainos kyla, o muitinės griežtina kontrolę. Pasidomėkite iš anksto, išsiaiškinkite dokumentus ir ramiai laukite vairuotojo skambučio. Jis jums praneš, kai bus Lietuvoje. Tada tikrai galėsite kvėpuoti laisviau.