Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu: kaip neišprotėti muitinėje ir išlaikyti santiką

Sėdžiu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir, turiu pasakyti, daug kas pasikeitė, o daug kas – išvis nepasikeitė. Biuro perkėlimas iš UK anksčiau buvo paprastas dalykas: užsibrėžei datą, pakrovei dalykus į sunkvežimį ir važiavai. Nuo tada, kai įvyko „Brexitas“, viskas tapo daug įdomiau, ir ne nuo geros pusės. Kasdien susiduriu su klientais, kurie bijo, kad jų verslas sustos dėl kelias dienas trunkančio kelionės chaoso. Tiesą sakant, dažniausiai baimės per didelės, bet jei nepasiruošiate, tada tikrai bus bėdų. Štai kaip tai atrodo iš mano, jau šiek tiek pasenusio, logistiko, kuris yra matęs viską – nuo dingusių konteinerių iki sugedusių faksų pervežimo, akies.

Pagrindiniai klausimai apie laiką ir procesą

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš UK?

Tai vienas populiariausių klausimų, ir atsakymas visada tas pats – „ką nori, tą ir gausi“. Vidutiniškai, jei perkeliate biurą iš Londono ar Mančesterio į Vilnių ar Kauną, planuokite 3–5 dienas tik pačiam važiavimui. Tačiau tai be išankstinio pasiruošimo. Jei reikia rinkti daiktus, sudaryti inventorių ir laukti muitinės patvirtinimo, pridėkite savaitę-dvi dar prieš išvykstant. Vienas mano klientas maniau, kad galima viską padaryti per penktadienio popietę, o pirmadienį jau dirbti Lietuvoje – nuo to laiko jau nebebekalbime.

Ar galima tai padaryti per savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai sunku. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja vairuotojų poilsio laiko, o jei traukinys ar keltis vėluoja, savaitgalis baigiasi. Pavojinga užsibrėžti per griežtas datas, nes jei sunkvežimis užstrigs Doverio uoste dėl rūkio ar streiko, jūsų darbuotojai pirmadienį turės kur sėdėti. Geriau planuoti papildomą dieną be darbo – nugaros už tai atsilygins.

Kada pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnesis prieš planuojamą išvykimo datą. Turiu omenyjeje ne tik pasamdyti firmą, bet ir susitvarkyti dokumentus. Biuro perkėlimas iš UK yra ne tik fizinis darbas, bet ir burokratinis. Paskubėjimas čia kainuoja brangiai, tiek laiko, tiek pinigų.

Ar reikia atostogų darbuotojams?

Jūsų komandai tikrai reikės laiko išsirengti. Geriausia visiems suspėsti užbaigti projektus prieš išvykstant. Jei bandysite dirbti ir krauti vienu metu, bus chaosas. Dirbanti komanda ir vairuotojai vienoje patalpoje – tai saugumo ir efektyvumo pavojus.

Ką daryti su kompiuteriais perkėlimo metu?

Išjunkite juos ir užpakuokite. Atrodo paprasta, tačiau kasmet matau, kaip žmonės numeta veikiančius serverius į dėžes neįjungę „Sleep“ režimo. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu reiškia, kad IT infrastruktūra turi būti išjungta saugiai. Duomenų praradimas dėl smūgio kelyje yra paskutinis dalykas, kurio jums reikia.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Taip, bet juos reikia aiškiai atskirti nuo įmonės turto. Muitinėje tai dažnai sukelia problemų, jei vienoje dėžėje yra ir monitorius, ir virėjo keptuvė. Geresnis variantas – nevežti asmeninių daiktų kartu su biuro turtu, kad nebūtų nesusipratimų su PVM ir muito mokesčiais.

Kaip užtikrinti, kad verslas nebešti?

Planuokite „šešėlinį“ režimą. T.y., pasirūpinkite, kad svarbiausių projektų nebūtų būtent tą savaitę. Biuro perkėlimas iš UK yra tas momentas, kai galite leisti sau šiek tiek atsipalaiduoti su darbo tempu, jei viskas suplanuota teisingai.

Ar sunkvežimys gali atvažiuoti tiesiai į naują biurą?

Taip, jei ten yra įvažiavimas vietos sunkiajam transportui. Londono centre arba senose miesto dalyse tai gali būti problema. Reikia iš anksto patikrinti ar gauti leidimą stovėjimui prieš pat įėjimą, kitaip teks neštis dėžes per pusę gatvės.

Kiek žmonių reikia pakrovimui?

Priklauso nuo turto kiekio. Esu matęs, kaip vienas vadybininkas bando nešti dideles spintas vienas – tai baigiasi traumomis. Biuro perkėlimas iš UK nėra vieno žmogaus darbas, net jei tai mažas ofisas. Reikia komandos.

Ar reikia iš anksto apžiūrėti daiktus?

Būtina. Neįmanoma pateikti tikslios kainos be apžiūros ar detalaus inventoriaus sąrašo. Telefonu paskaičiuoti „apie kiek“ – tai kelias į prarastą pasitikėjimą vėliau.

Kas daryti su baldais, kurie netilps?

Išsiaiškinkite iš anksto. Ar juos išmontuosite, ar aukščiau išnešite? Biuro perkėlimas iš UK gali būti apsunkintas, jei turiu per didelių sofų, kurias neįmanoma pralęsti pro duris be išmontavimo.

Brexit, Muitinė ir Dokumentai (Nebūk kvailas, pasiruoš)

Ar „Brexitas“ paveikė perkėlimus?

Paveikė milžiniškai. Anksčiau buvo tiesiog važiavimas, dabar – siena. Biuro perkėlimas iš UK dabar yra tarptautinė operacija, reikalaujanti EORI numerių, muito deklaracijų ir viso kito. Daugelis klientų vis dar mano, kad mes esame ES erdvėje, bet deja, Anglija dabar – trečioji šalis.

Kas yra EORI numeris ir ar jis reikalingas?

Be jo nepraeisite. Tai jūsų įmonės identifikavimo kodas muitinėje. Be to, jei jūsų gavėjas Lietuvoje taip pat neturi PVM mokėtojo kodo, bus labai daug rūpesčių. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo šių dokumentų tvarkymo prieš mėnesį.

Kas daryti, jeigu trūksta dokumentų?

Tada laukiate. Muitinės pareigūnai gali būti tolerantiški, jei trūksta kai kurių mažų lapelių, bet jei nėra pagrindinio sąrašo ar vertinimo – sunkvežimis stovi. Stovėjimas uoste kainuoja pinigus. O štai vakar vienas klientas negalėjo rasti faktūros kompiuteriams, tai teks laukti iki ryto.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius už biuro turtą?

Jei įmonė perkelia turį tarp savo padalinių (t.y. iš UK filialo į LT filialą), tai paprastai yra laikoma vidine perkėlimo operacija, tačiau reikia įrodymų, kad šis turtas nebus parduotas. Jeigu uždarote biurą visiškai – tai gali būti traktuojama kaip importas. Čia verta pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojų vadybininkas, ne mokesčių ekspertas (nors kažką esu girdėjęs).

Kaip deklaruojama technika?

Kompiuteriai, serveriai, taisykliukai – viskas turi būti inventorizuota. Serijiniai numeriai padeda daug. Biuro perkėlimas iš UK susiduria su griežtais technikos kontrolės reikalavimais, ypač jei daugiau nei vienas toks pat įrenginys – gali atrodyti, kad prekiaujate.

Ar galiu vežti degutas (alkoholį)?

Negalima. Tai dažna klaida. Biuro perkėlimas iš UK neleidžia pervežti alkoholio rūsio ar kai kurių maisto produktų be specialių leidimų. Vienas kartą bandėme vežti „komandinį vyną“ – teko išmesti pasienyje.

Kas jei muitinė pasirinks patikrinimą?

Tai įvyksta. Tiesiog laukiate. Jie gali atidaryti sunkvežimį ir patikrinti, ar ten tikrai yra tai, kas parašyta sąraše. Biuro perkėlimas iš UK gali užtrukti dviem dienom ilgiau dėl tokio atsitiktinio pasirinkimo. Su tuo nieko nepadarysi.

Ar reikia draudimo muitinės rizikoms?

Ne būtinai „muitinės rizikoms“, o bendras krovinių draudimas yra privalomas. Jei kas nors nukrenta ar dingsta kelyje, draudimo atlyginimas padės. Be to, kai kurioms brangioms prekėms gali būti reikalingas TIR draudimas (tai labai retai biurui, bet žinau).

Kas yra „Transfer of Residence“ arba ToR01 forma?

Tai labai svarbu, jei perkeliate fizinio asmens turtą, bet jei tai juridinis asmuo (įmonė), tai forma netinka. Biuro perkėlimas iš UK verslui yra kita istorija. Dažnai klientai sumaišo šias dalykas.

Ar sunku gauti muitinės patvirtinimą?

Jeigu viskas tvarkinga – ne. Jeigu sąrašas rašytas ant kelio lapelio – taip. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja profesinio požiūrio dokumentams. Aš visada sakau – geriau per daug popierių nei per mažai.

Kas daryti, jei dokumentuose klaida?

Pataisyti. Kartais galima padaryti korekciją iš karto, kartais reikia naujo išsiuntimo. Vienas mano vadybininkas kartą parašė „stalai“ vietoj „kėdės“ – buvo juokinga, bet klientui ne. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu gali tapti dideliu sustabdymu, jei klaidos.

Ar galima vežti dokumentus be sąrašo?

Negalima. Visi popieriai turi būti inventorizuoti kaip ir kiti daiktai. Slaptų dokumentų geriau nevežti sunkvežimiu, o pasiimti su savimi (rankiniame bagaže).

Logistika, Kaina ir Techninės Pusės

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš UK?

Nekainuoja pigiai. Skaičiuokite nuo 1–2 tūkstančių svarų už mažą biurą iki dešimčių tūkstančių dideliems. Biuro perkėlimas iš UK priklauso nuo tūrio kubiniais metrais (m3) ir atstumo. Kuro kainos Didžiojoje Britanijoje ir kontinentinėje Europoje skiriasi, tai taip pat įeina į kainą.

Ar kainuoja daugiau, jei vežame tik pavienius daiktus?

Taip. Dalinis krovinys (part load) brangesnis už kubinį metrą nei pilnas sunkvežimis, nes tenka derinti su kitais klientais. Jei norite greičio, mokėkite už pilną mašiną.

Kaip apskaičiuojamas tūris?

Mes matuojame ilgio, pločio ir aukščio centimerais ir padauginame. Neklyskite – 1 m3 yra daugiau nei jums atrodo. Biuro perkėlimas iš UK dažnai būna brangesnis, nei klientai galvojo, nes jie užmiršta apskaičiuoti archyvus ar sandėlio likučius.

Ar galima sutaupyti dėl pakavimo?

Galima, jei padarysite patys. Bet tada mes neatsakome už tai, jei monitorius susilaužo, nes buvo įdėtas į seną „Lidl“ krepšį. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu nereiškia, kad reikia rizikuoti įranga.

Kokios mašinos naudojamos?

Tikrai ne seni „Scania“ be kabinos. Naudojame šiuolaikiškus sunkvežimius su „liftu“ (keliamu galu), kad būtų lengviau pakrauti. O štai vakar vienas klientas klaudė, ar galime atvežti „Gazelę“ – ne, į Angliją važiuojems sunkvežimiu.

Ar vairuotojai padeda krauti?

Priklauso nuo paslaugos paketo. Jei pasirenkate „pakavimo“ paslaugą, tai mūsų komanda viską padaro. Jei tik „pervežimą“ – vairuotojas tik užkrauna į mašiną tai, kas jau paruošta. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja aiškios sutarties dėl to, kas daro ko.

Kas daryti su serveriu?

Serverius reikia išjungti ir (labai svarbu!) atjungti diskus, jei jie labai jautrūs vibracijai. Geriausia juos pakrauti į specialią, pripūstą dėžę. Biuro perkėlimas iš UK yra pavojingas jautriai IT įrangai.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet tik tuos, kurie nėra saugomi rūšys. Dirvožemio turi būti kuo mažiau, kad nebūtų kirmėlių. Anglijoj dirvožemis skiriasi, tai kartais tikrina. (O štai mano žmona vežė orchideją, ir ji pražuvo kelyje, bet tai kita istorija).

Kaip sekti, kur yra mano daiktai?

Duodame GPS stebėjimo nuorodą. Taip galite matyti, kur mašina stovi ar važiuoja. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu leidžia jums planuoti, kada atvyksite į naują biurą priimti krovinių.

Kas jei mašina sugenda?

Tai reta, bet įvyksta. Tada siunčiame pagalbą arba perkrauname į kitą mašiną. Visi turi draudimą, tad neturėtumėte prarasti nieko, tik laiko.

Ar reikia mokėti už stovėjimą Anglijoje?

Taip, Londono zonoje (ULEZ) ir kai kuriose vietose reikia mokėti užvažiavimo mokesčius. Biuro perkėlimas iš UK kainoje turi įtrauktas šius mokesčius, jei apie tai kalbėjote iš anksto, kitaip klientas gaus staigmeną sąskaitoje.

Ką daryti su atliekomis?

Nevežkite šiukšlių. Tai brangu. Išmeskite senius spaudinius ir sulūžusius baldus Anglijoje prieš išvykstant. Mums neinteresu vežti jūsų griovelius į Lietuvą.

Ar galiu pati/pats važiuoti su vairuotoju?

Įprastai ne. Draudimas neleidžia keleivių kroviniuose, nebent tai yra specialios paskirties mašinos. O ir 10 valandų važiavimas su vairuotoju, kuris nemoka lietuviškai, nėra labai smagu.

Smulkios problema ir patarimai

Ar verta naudoti paieškos sistemas?

Galite rasti pigiau, bet ar bus saugu? Biuro perkėlimas iš UK – tai ne skrydis Ryanair. Pigios firmos dažnai turi paslėptus mokesčius.

Kaip pasiruošti darbuotojus?

Paaiškinkite jiems, kur dėsiti dalykus. Pažymėkite dėžes su skyriais (pvz., „Finansai“, „IT“, „Vadovas“). Tai greitins iškrovimą Lietuvoje.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtina. Niekas nenori palikti purvo po savęs kitam nuomotojui. O Anglijos nuomotojai gali būti labai reiklūs dėl palikimo būklės.

Kas daryti su raktų pakavimu?

Užrakykite visas dėžes su raktų duomenimis. Jei prarasite raktus nuo seifo ar biuro spintos, bus didelė bėda.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Spalvus, lakus, tušus – tikri taisykliukai. Biuro perkėlimas iš UK draudžia pervežti daug pavojingų medžiagų be specialių leidimų. Geriau juos išmesti arba pirkti naujus.

O jei aš tiesiog noriu palikti viską ir nusipirkti naują?

Tai dažnai būna pigiau. Sąskaitos už perkėlimą gali viršyti senų baldų vertę. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu kartas nuo karto reiškia „palikti viską ir pradėti iš nulio“.

Kur laikyti daiktus, jei naujas biuras nebaigtas?

Mes galime pasiūlyti sandėliavimą Lietuvoje. Atvežame, laikome, kol jūs pasiruošiate. Tai papildoma paslauga, bet taip išvengsite streso.

Kaip apmokėti paslaugas?

Įprastai reikalingas avansas (depocitas), likusi dalis – gavus krovinius arba iš anksto. Biuro perkėlimas iš UK užsienio firmoms reikalauja patikimo mokėjimo būdo.

Ar jums patinka šis darbas?

Kartais taip, kai viskas vyksta sklandžiai. O kai klientas skambina vidury nakties ir klausia, kur jo kėdė, tada norėtų eiti į pensiją. Bet 20 metų praeina, kai suki galvą.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu yra visiškai įmanomas uždavinys, jei jums nepasigaile laiko pasiruošimui. Niekas nesako, kad bus be jokių nenumatytų situacijų – britai mėgsta streikuoti, o oras ten keistas – bet su gera komanda viskas išsivys. Pagrindas yra ne rūpintis dėžėmis, o rūpintis dokumentais ir savo žmonių galvomis. Nesvarbu, ar perkeliate mažą start-upą iš Londono Soho, ar didelį sandėlą netoli Birmingamo – principai tie patys. Pasitikėkite savo logistikos partneriu, bet ir patys būkite atsakingi. O jei kils abejonių dėl kainos ar laiko, tiesiog klauskite – geriau daugiau klausyti, kad paskui būtų mažiau verkti.