Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu: kaip išlikti gyvam be didelių praradimų

Sveiki, taigi vėl susirinkome pasikalbėti apie tą patį – kaip viskas pasikeitė po „Brexit“. Anksčiau tiesiog pakraudavai dalykus į sunkvežimį ir važiuodavai, o dabar? Dabar biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu atrodo kaip kosminė misija. Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – panikos nereikia, bet pasiruošti reikia geriau nei bet kada. Dažniausiai klientai bijo, kad verslis sustos, kad darbuotojai liks be darbo, o klientai apleis. Tai natūralu. Tačiau su gera planavimo strategija ir šiek tiek kantrybės, procesas gali būti net sklandžesnis nei įprasta kasdieninė veikla. Štai trumpas vadovas, kaip tai padaryti taip, kad jūsų pelnas nenukristų žemyn.

Pradinis chaosas ir planavimas (ir kiek to nėra)

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį perkėlimą?

Neklauskit manęs, kas planuoja savaitę iš anksto – tai būna katastrofa. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu reikalauja mažiausiai mėnesio, o geriau dviejų. Reikia suderinti dokumentus, kurie dabar užtrunka ilgiau nei bet kada. Vieną kartą matęs esu, kai įmonė viską paliko paskutinę minutę ir jų sandėliukas stovėjo tarpinėje stotyje savaitę. Taigi, imkitės kuo greičiau, o ne kai jau vairuotojas laukia kieme.

Ar tikrai galima kelti biurą ne sustabdant darbo?

Teoriškai – taip, praktiškai – bus trikdžių. Jei turite gerą IT komandą, galite dirbti iš debesų, kol stalčiai važiuoja. Bet biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu reiškia, kad fiziniai daiktai turi išvykti. Darbuotojai gali dirbti namuose šias dvi dienas. Tai geriausias variantas. Nekelkite visos komandos į naują vietą tą pačią dieną, kai atvažiuoja sunkvežimis – bus tik triukšmas.

Kas dėl tos pačios IT įrangos?

Kompiuteriai, serveriai, visi tų laidai – tai siaubas. Turite juos supakuoti taip, kad nieko neilgtų. Geriau pasamdyti specialistus, kurie tai sutvarko. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu be IT – tai neįmanoma. (Beje, jei turite senų serverių, gal galvojate apie debesį? Dabar toks laikas). Viską pažymėkite, nes vairuotojai nieko nebesupranta apie jūsų „mainus“.

Ar verta pasamdyti brokerį iš karto?

Absoliučiai taip. Be jo nepraeisite per sieną. Dabar reikia eksporto ir importo deklaracijų. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu gali sustoti ties pirmuoju muitinės postu, jei dokumentai bus neteisingi. Brokeris žino visus tuos kodus, kuriuos mes, logistai, kartais pamirštame. Netaupykite čia, tai padarys jūsų gyvenimą kur kas lengvesnį.

Ką daryti su tais daiktais, kurių nereikia?

Gerkite kavą ir sąskaitą už išvežimą. Sunkvežimio vieta brangi. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu nėra tas momentas vežti senus spintas ar sulūžusius kėdes. Išmeskite arba duokite labdarai dar prieš pakrovimą. Vieną kartą teko vežti pusę sunkvežimio šiukšlių, nes klientas negalėjo atsisveikinti su savo sena foteliu. Nenusipirkite tos bėdos.

Dokumentai, muitinė ir kiti dalykai, dėl kurių skauda galvą

Kokius dokumentus reikia turėti pasiruošę?

Inventoriaus sąrašas – tai šventasis gralis. Turi būti tikslus, su serijiniais numeriais ir vertėmis. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu neprasideda be popierių. Jei ten parašysite „biuro įranga“ viena eilute, muitininkai uždarys sieną. Reikės ir kontraktų su pervežėju, ir draudimo. Būkite tikslūs, arba mokėsite baudas už laiko praleidimą.

Ar mums reikia mokėti PVM UK?

Tai klausimas, kurį geriau klausti savo buhalterio, bet bendrai – galima taikyti nulinį tarifą, jei tai perkėlimas. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu turi būti įformintas kaip perkėlimas tarp šalių narių (nors UK nebenuarys narys, taisyklės lieka panašios perkėlimams). Bet jei ten bus naujų daiktų, kuriuos nusipirkote ir nepervežėte per 6 mėnesius? Tuos jau apmokestins. Žiūrėkite, kas nupirkta kada.

Kas atsitiks, jei dokumentuose bus klaida?

Tuomet jūsų biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu taps tiesiog ilgalaikiu stovėjimu. Vairuotojas gali būti nubaustas, o krovinys – sulaikytas. Pataisyti klaidą trunka valandas, o kartais ir dienas. Neklauskite, kodėl taip lėta, tiesiog taip yra. Tikrinkite viską du kartus prieš išvykdami.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Geriau juos vežti su savimi ne dideliame bagaže, o ne sunkvežimyje. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu nereiškia, kad turite rizikuoti duomenimis. Sunkvežimiai kartai būna atidaryti per patikras, o vairuotojai nemiega prie jų. Pasirūpinkite svarbiausiais popieriais rankiniame bage arba kurkite juos saugiai ir atsiųskite kurjeriu.

O tie klijentai, kurie sako, kad jie viską išsiveš patys?

Tai dažnai baigiasi blogai. Jie turi „Ford Transit“ ir mano, kad tai lengva. Bet jie nežino apie TIR korteles ar taršos mokestį. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu su savo vairuotoju – tai didelė atsakomybė. Jei dingsta sijonas, kas atsakys? Geriau pasamdyti profesionalus, kurie žino kelią. (Nors žinau, kai kurie taip ir daro, jei mažai daiktų).

Fizinis perkėlimas ir logistika (kas vyksta kelyje)

Kaip susitarti dėl laiko?

Nustatykite tikslią valandą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu reikalauja, kad vairuotojas būtų laiku. Jei jūs užšokote į keltą Britanijoje, o įmonė dar neužrakinta – bėdos. Derinkitės su vadovu prieš dieną. Neleiskite jiems gaidyti laiko, laikas pinigai, o jums reikia dirbti.

Ką daryti su baldų surinkimu?

Geriau, kad pervežėjai tai padaro. Jie turi įrankius ir žino, ką kur sudėti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu bus greitesnis, jei niekas nesigadins. Jei bandysite surinkti patys, gali likti likęs vienas varžtas, ir visa stalčius stovės kreivai. Palikite tai jiems, už tai jums mokama.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dauguma modernių firmų turi GPS sekimą. Bet kartais signalas dingsta tunelyje arba jūsų biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu sustoją dėl eismo įgulos poilsio. Nedirbkite iš jų kiekvieną valandą. Vairuotojų darbas sunkus, jei jiems trukdysite, gali nusivilti ir važiuoti lėčiau. Pasitikėkite, bet tikrinti galima rytoj.

Kas dėl draudimo? Ar jis tikrai apima viską?

Perskaitykite smulkmenas. Dažnai draudimas neapima „brangios elektronikos“, jei ji blogai supakuota. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu turi būti apdraustas 100 proc. vertės. Paverskite kompiuterius, jei verta. Nėra nieko blogiau nei atvykti į naują biurą ir rasti sulūžusį serverį be draudimo išmokos.

O jei vairuotojas atvyks ir atsisako krauti?

Tai nutinka dažniau nei manote, jei vieta netinka prieinama. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu gali sukristi, jei sunkvežimis negali įvažiuoti į gatvelę. Iš anksto pasitikrinkite, ar ten gali užežti 40 tonų povandeninis. O jei ne, turite turėti mažesnį sunkvežimį arba planuoti perkrovą.

Atvykimas ir naujas pradžia (arba baigtis)

Kiek laiko užtrunka iškrauty?

Priklauso nuo to, kiek aukštų pastate ir ar yra liftas. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu gali trukti valandą, o gali ir visą dieną. Jei teks nešti rankomis penktą aukštą – mokėkite už papildomą darbą. Nekankinkite vairuotojų, jie ne olimpiečiai.

Ar reikia iš anksto paruošti naują vietą?

Žinoma. Nustatykite, kur kuris stalas stovės. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu bus pavojingas, jei kieme pilnas dulkės ar statybinės atliekos. Užsibrėžkite vietas lipdukais. Kitu atveju viskas bus sumesta viename kambarioje ir jūsį lauks dar viena savaitė rūšiavimo.

Kas dėl šiukšlių po iškrovimo?

Pakavimo medžiagos, dėžės – viskas tai lieka. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu baigiasi tik tada, kai išvežate šiukšles. Pasirūpinkite dėžių surinkimu arba išvežimu. Negalite pradėti dirbti tarp dėžių. Dauguma firmų pasiima dėžes atgal, jei jos nenusuknytos.

Kaip su interneto pajungimu?

Tai jūsų atsakomybė, ne pervežėjo. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu be interneto – beprasmis. Užsakykite tiekėją savaitę prieš. Niekas nenori girdėti išvadų, kad „technikas atvyks rytoj“. Planuokite taip, kad kai pirmieji darbuotojai atvyks, wi-fi jau veiktų.

Ar galima kas nors dingti kelyje?

Retai, bet įvyksta. Ypatingai maži daiktai. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu turi būti tikrinamas. Kai atvykstate, iš karto tikrinkite dėžes pagal sąrašą. Jei kažko trūksta, praneškite iš karto, o ne po mėnesio. Vėliau bus per vėlu ieškoti.

O tas mano senas kavos aparatas?

Jis vežia daug vandens. Išleiskite jį prieš kelionę. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu gali baigtis vandens pylimu sunkvežimyje, jei ten liks skysčiai. Ir vėlgi, jūsų kavos aparatas gali būti per sunkus kelti su viena ranka, tad pagalvokite apie jį.

Papildomi klausimai, kuriuos niekas neklausia (bet turėtų)

Ar galiu vežti augalus per sieną?

Tai sudėtinga. Turi būti certifikatai, kad nėra kenkėjų. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu dažnai baigiasi tuo, kad augalus palieka senoje vienoje, nes bijo, kad juos konfiskuos muitinėje. Geriau duokite kaimynams, nei rizikuokite.

Kas dėl alkoholio biuro baro?

Jei turite tokią prabangą. Tai yra akcizas. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu su alkoholiu reiškia papildomus mokesčius ir dokumentus. Nemanau, kad verta taip trikdyti procesą dėl butelio viskio. Geriau išgerkite jį atsisveikinimo vakarėlyje.

Kaip elgtis su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Nekreipkite dėmesio į jų puodukus ir paveikslėlius. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu nėra jų asmeninių daiktų pervežimas. Pasakykite jiems pačims pasiimti tai, kas jiems brangu, arba supakuoti į atskiras dėžes. Už jus to niekas nedarys.

Ar galiu užsakyti dalinį krovinį?

Galima, bet brangiau. Jei turite tik tris stalčius, biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu gali būti dalinis. Tiesa, tuos jūsų stalčius gali vežti su kieno nors baldais iš Londono. Būkite pasiruošę, kad gali atvykti vėliau.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas statyti?

Tai blogiausias scenarijus. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu reikalauja, kad būtų kur dėti daiktus. Jei dar statote, reikės sandėlio. Tai papildomi kaštai. Geriau palaukite savaitę, nei vežkite į griuvėsius.

Ar reikia mokėti vairuotojui grynais?

Paprastai viskas apmokėta per sąskaitą, bet kartais reikia mokėti už „užkrovimo/iškrovimo darbus rankomis“ vietinę valiutą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu gali turėti paslėptų išlaidų. Pasidomėkite iš anksto, ar reikės svarų ar eurų kišenėje.

Kaip sužinoti, ar pervežėjas geras?

Klauskite kolegų, ne tik „Google“ atsiliepimų. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu – tai pasitikėjimas reikalas. Jei jie neatsiliepia į telefonus pirmą kartą, kaip jie elgsis su jūsų kroviniu? Raskite ką nors, kas turi patirties būtent su keliais į Europą.

O jei aš tiesiog noriu viską parduoti ir nusipirkti naują?

Geriausias pasiūlymas. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu tampa nereikalingas. Parduokite senus stalčius Londone, nusipirkite naujus Vilniuje ar Berlyne. Galbūt net išsispirsite. Tai pigiau ir mažiau streso.

Kiek viskas kainuoja apytiksliai?

Negaliu pasakyti, nes kiekvienas atvejis skirtingas. Bet biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu nebus pigus. Pridėkite degalus, brokerį, darbą rankomis. Jei kas nors siūlo už pusę kainos – bėkite. Tai arba apgavystė, arba jūsų daiktai važiuos atvirame vagoneryje.

Ar saugu palikti raktus vairuotojui?

Jūsų biuro raktus? Ne, niekada. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu turi būti saugus. Pasirūpinkite, kad kas nors iš jūsų komandos būtų ten, kai atvyksta sunkvežimis. Neeikite pasitikėti visais.

Kas dėl tos „Transfer of Residence“ procedūros?

Jei keičiate gyvenamąją vietą, galite gauti mokesčių atleidimą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu gali būti susietas su tuo, jei keičiate ir verslo, ir gyvenamosios vietos registrą. Tai sudėtinga, bet taip galima sutaupyti. Pasikalbėkite su brokeriu apie ToR01 formą.

Ar galiu vežti savo automobilį užpakalyje?

Galima, jei sunkvežimis turi liftą arba priekabą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu dažnai įtraukia ir vadovo automobilį. Vėlgi, reikės techninės apžiūros ir draudimo. Neklauskite manęs, kodėl taip daug reikalavimų, tiesiog Europos taisyklės.

Kas dėl parkavimo mieste?

Didelė problema. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu sustoja, jei sunkvežimiui uždės ratlankius. Iš anksto pasidarykite leidimą savivaldybei arba užsisakykite vietą. Priešingu atveju mokėsite baudas už kiekvieną praleidtą minutę.

Ar reikia pranešti apie tai savo klientams?

Žinoma. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu yra puikus pretekstas parašyti laišką. Pasakykite, kad dirbate toliau, tik keičiate adresą arba telefonus gali būti trumpam išjungti. Klientai vertina atvirumą.

Kaip išvengti streso?

Negalima. Bet galite jį sumažinti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu bus lengvesnis, jei turite gero vadovo komandoje, kuris rūpinsis tuo, o ne jūs. Pasiduokite profesionalams ir gerkite arbatą.

Galų gale, ar verta viso to šito?

Jei verslas auga – verta. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu yra žingsnis prieš priekį. Po to, kai viskas įvyks, jaustės pagerėjimą. Tik dar kartą patikrinkite tuos dokumentus prieš išvykimą.

Išvada

Taigi, trumpai tariant – biuro perkėlimas iš UK su minimaliu verslo sustabdymu nėra neįmanomas uždavinys, jei nebandote jį daryti viena diena. Planuokite, raskite patikimus žmones, tikrinkite dokumentus ir būkite kantrūs. Nors sistema sudėtinga, bet su pagalba viskas įvyks. Sėkmės kelionėje ir naujoje vietoje, tikiuosi, ten bus jaukiau nei senoje.