Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu: kas iš tikrųjų vyksta kelyje

Dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus šioje srityje, o kasdienis maršrutas iš Lietuvos į Angliją ir atgal man beveik kaip važiavimas į parduotuvę. Bet kai kalbame apie biuro perkėlimą iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu, tai nebe paprastas dėžių įkėlimas. Tai taktinis žaidimas. Po Brexito pasidarė daugiau popierių, reikalavimai griežtesni, o keliai... na, keliai vis tiek tokie patys siauri ir pilni „priekabų“. Klientai visada klausia: „o kiek laiko užtruks?“, „o ar duomenys saugūs?“. Suprantu jus, verslas negali sustoti, todėl tenka išrasti būdus, kaip viską nuveikti taip, kad pirmadienį ryte darbuotojai galėtų atsisėsti prie savo stalų (jeigu jau juos surinkome). Žinoma, viskas ne visada pagal planą, bet stengiamės, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu būtų įmanomas net ir per šias sudėtingas sąlygas.

Popierių miškas ir muitinės (Brexit liūdnys)

Ar tikrai reikia taip daug dokumentų pervežimui iš Anglijos?

Žiūrėk, anksčiau buvo paprasčiau – pakrauti ir važiuoti. Dabar, kai atliekame biuro perkėlimą iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu, dokumentai yra pusė sėkmės. Mums reikalingas ne tik krovinių sąrašas (packing list), bet ir EX1 deklaracija, o jei turite naujų įrenginių – tai ir PVM mokėjimo įrodymai. Vieną kartą klientas neįvedė vienos smulkmenos sąraše, ir muitinėje sėdome po šešias valandas. Taip, reikia daug popierių, bet tai geriau nei grąžinti krovinią atgal.

Kaip Brexit pakeitė biuro technikos pervežimą?

Brexit sukuria daugiau galvos skausmo nei sniegas žiemą ant M25 kelio. Dabar biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu reiškia, kad technika turi būti tiksliai aprašyta – serijiniai numeriai, būklė. Jei ne, gali būti manyta, kad tai prekyba, o ne perkėlimas. Turi būti aišku, kad tai jūsų nuosavybė, kurią perkeliate atgal arba į kitą šalį, o ne pirkimas–pardavimas.

Ar turiu mokėti muitą ar PVM už savus kompiuterius?

Tikriausiai ne, jei įrodysite, kad tai naudojama įranga (transfer of own goods). Bet jei įmonė uždaryta ir steigiate naują, tada gali kilti problemų – muitinė gali tai vertinti kaip importą. Geriausiai pasikalbėti su buhalteriu prieš kelionę, o ne tada, kai vairuotojas stovi prie paties sienos su telefonu rankose.

Ką daryti, jei trūksta EX1 kodo?

O tai jau didelė bėda. Be to kodo neišvažiuosite iš JK arba neįvažiuosite į ES. Turiame konsultantus, kurie tai užpildo, bet tai trunka laiko. Kartais pasitaiko, kad sistema „užstringa“ (kaip visada, kai skubame), todėl biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu šiuo atveju gali pavėluoti. Geriau tai parengti iš anksto, bent kelias dienas prieš atvykimą.

Ar reikia muitinės tarpininko?

Manau, kad taip. Jei nesate specialistas, nebandykite tai daryti patys. Muitinės tarpininkas žino visus tų kodus, kuriuos aš kartais pamirštu (pripažinsiu). Jis užtikrina, kad krovinių deklaracijos būtų teisingos, o tai leidžia mums judėti toliau be sustojimų.

Ar galiu pervežti archyvus su asmens duomenimis?

Galite, bet būkite atsargūs. Turi būti sąrašas, kas ten yra, nes jei muitinė užklaus, turi parodyti. Asmens duomenų apsauga (GDPR) dabra yra griežta. Geriau juos uždaryti į pažymėtas dėžes ir nebraižyti ant jų „konfidencialu“ didžiomis raidėmis, kad kas neprašytas nesužinotų.

Kaip elgtis su fiskaliniais aparatais?

Tai jautri tema. Anglijoje fiskaliniai aparatai skirtingi nei Lietuvoje. Juos reikia išjungti ir, jei reikia, išbraukti iš sistemos, kad nešoktų klaidų. Ne kartą girdėjau, kad įmonės užmiršta tai padaryti, o tada vėliau gauna baudas iš mokesčių inspekcijos. Tai ne mūsų darbas, bet primename klientams.

Ar galiu pervežti degalines (alkoholio) įrangą?

Tai priklauso nuo to, kiek jos ir kokia būklė. Jei tai biuro „baras“, tai kaip įprastas turtas, bet jei daug, gali būti problemų su akcizais. Geriau ištuštinti talpyklas, kad keliautojai nekvailiotų.

Logistika: kaip viskas telpa ir važiuoja

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono iki Vilniaus?

Įprastai tai trunka apie 3–4 dienas, priklausomai nuo to, kiek užtruksime pasienyje ir ar bus eismo įvykių. Jei planuojate biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu, skirkite bent savaitę proceso trukmei, įskaitant pakavimą ir išpakavimą. Nežiūrėkite į „Google Maps“, kur rodo 24 valandas – jis nemato muitinės eilių.

Ar galima pervežti biurą penktadienį ir atidaryti pirmadienį?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai rizikuota. Jei tikrai norite biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu, geriau planuokite atvykti ketvirtadienį arba anksčiau. Vieną kartą klientas taip padarė, ir sunkvežimis užstrigo Doveryje dėl audros. Darbuotojai atėjo į tuščią biurą ir dirbo su nešiojamaisiais ant kelių. Nebūkite kaip jis.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai realybė. Mes turime draudimą, bet laiko grąžinti negalime. Tokiu atveju stengiamės iškviesti pagalbą iš artimiausios vietos arba perkrauti į kitą sunkvežimį. Bet tai užtrunka. Todėl visada rekomenduoju turėti atsarginį planą – svarbiausi duomenys turi būti debesyje, o ne dėžėje.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų vairuotojų turi GPS seklius, taigi taip. Galite žiūrėti, kur jis važiuoja, ar jis jau pasiekė Belgijos ir Olandijos kelių mazgus. Tai ramina nervus, kai laukiate savo serverių.

Ar reikia rūpintis vietos stovėjimu Londono centre?

Absoliučiai taip. Londono „Clean Air Zone“ (ULEZ) dabar apima beveik viską. Jei mūsų sunkvežimis neatitinka standartų, gausite didelę baudą. Geriau, jei mes užsibrėžiame susitikimą už miesto ribų arba organizuojame mažesnį mikroautobusą, kuris gali važiuoti į centrą be rūpesčių. Dėl to biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu gali kainuoti brangiau dėl šių mokesčių.

Kokio dydžio sunkvežimis reikalingas?

Tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų. 20 pėdų konteineris arba sunkvežimis telpa daugumai vidutinių biurų. Jei turite daug baldų arba sandėliuką prie biuro, gali prireikti dviejų. Geriau, jei atsiunčiate nuotraukas, o aš (arba mano logistikas) įvertinsime akimi. Nes kartais klientas sako „turime tris stalus“, o atvyksta ir ten trys lovos ir du sofos.

Ar galima pervežti dalį daiktų į sandėlį, o dalį į biurą?

Žinoma, mes vadiname tai „kelių adresų“ pervežimu. Vairuotojas gali numesti dėžes sandėlyje prie Vilniaus, o tada važiuoti į naują biurą centrane. Tai papildomai kainuoja, bet taip išlaikote tvarką.

Kaip elgtis su automobiliais, jei jų reikia biuro darbui?

Automobilių pervežimas yra atskira paslauga. Galime juos įkrauti į sunkvežimį su autovežio platforma arba varyti savo. Bet reikia atsiminti apie draudimą ir numerių pakeitimą. Angliški numeriai po išvykimo turi būti pakeisti į lietuviškus, jei čia gyvensite.

Pakavimas, technika ir smulkmenos

Ar jūsų komanda padeda supakuoti dėžes?

Taip, galime atsiųsti pakavimo komandą su dėžėmis, burbuliuku plastiku ir lipnia juosta. Tai greičiau. Kai darome biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu, paprastai klientai pageidauja, kad mes viską padarytume, kad jie galėtų dirbti iki paskutinės minutės.

Kaip pervežti serverius ir jautrią techniką?

Serveriai – tai mano košmaras. Jie brangūs ir jautrūs. Juos reikia pakuoja į specialias dėžes su putomis. Rekomenduoju išjungti juos ir pažymėti, kur yra viršus. Vieną kartą vairuotojas užkrovė serverį ant šono, o klientas vos neprarado duomenų. Nuo to laiko stengiamės neleisti jiems liesti brangių dalykų be prižiūrėtojo.

Ar reikia išmontuoti biuro baldus?

Didžiąją dalį taip. Stalus reikia išardyti, kad tiktų į duris. Jei turite per didelį sofa, kuris neįeina pro liftą, gali tekt išmontuoti ir langą (tik juokauju, bet kartais būna taip). Mūsų montuotojai sugeba tai padaryti greitai.

Ką daryti su smulkmenomis – spaudiniais, puodeliais?

Smulkmenos dažniausiai dingsta arba susitraiško. Geriau jas sudėti į mažas dėžutes ir pažymėti „smulkmenos“. Nenaudokite plastikinius maišelių – jie plėšiasi. Puodelius geriau supakuoti atskirai, o ne vienas į kitą, kitaip atvyks su trūkiais.

Ar turiu pačius rašyti ant dėžių, kas jose yra?

Padėtų. Galite tiesiog rašyti „prieškambarys“ arba „buhalterija“. Taip mums lengviau iškrauti ir padėti reikiamas vietas. Jei nerašysite, viskas nukels į vieną krūvą, ir tada jūsų darbuotojai dieną ieškos savo klaviatūros.

Ar saugu palikti dėžes naktį biure prieš išvežimą?

Geriau ne. Anglijoje nusikaltimų lygis gali būti skirtingas, kodėl rizikuoti? Jei turite apsaugotą patalpą, gerai. Bet mes dažniausiai atvažiuojame ir keliame iš karto. Taip biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu yra saugesnis.

Kaip pervežti didelius piešinius arba planšetes?

Juos reikia įrėminti į kietą pagrindą (pavyzdžiui, fanerą) ir uždengti. Negalima jų tiesiog apvynioti kilimėliu – vėjas jij suspaus sunkvežimyje (ten būna drėgna ir juda).

Ar pervežiate augalus?

Galime, bet ne visada. Kai kurios augalų rūšys yra draudžiamos importuoti į ES dėl kenkėjų. Geriau patikrinti sąrašą arba palikti kaimynui. Niekas nenori, kad muitinėje sunaikintų jūsų mėgstamą fikusą.

Pinigai, rizikos ir nemalonumai

Kiek apytiksliai kainuoja toks perkėlimas?

Kainos svyruoja kaip oras. Nuo 2 tūkst. iki 10 tūkst. eurų, priklausomai nuo tūrio, atstumo ir papildomų paslaugų (pakavimas, montavimas). Dabar degalai brangūs, tad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu nėra pigus malonumas. Geriau prašyti tikslios sąmatos, o ne spėlioti forume.

Ar galimą apmokėti iš Anglijos sąskaitos?

Taip, galite mokėti svarais arba eurais į mūsų lietuvišką arba anglų sąskaitą. Svarbiausia, kad mokėjimas būtų gautas prieš krovinio išdavimą (arba dalimi). Mes nesuteikiame kredito (nemanau, kad kas nors dabar duoda).

Kas nutinka, jei pasidaužo daiktas?

Turiame civilinės atsakomybės draudimą. Jei mes laužome, atsilyginame pagal vertę. Bet jei jūsų darbuotojas vos ne numetė monitoriaus į gatvę, kai mums padėjo, tai ne mūsų kaltė. Viskas turi būti užfiksuota akto forma.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Gali būti papildomų mokesčių už sunkvežimio stovėjimą (jei jums ilgai trunka iškrauti) arba užėjimą į miesto centrą (Londono mokesčiai). Niekada neslėpiame, tiesiog klientai kartais užmiršta paklausti apie „congestion charge“.

Kas dėl draudimo – ar jis apima ir duomenų praradimą?

Ne, draudimas apima fizinę techniką, bet ne duomenis. Jei serveris nukrenta ir duomenys dingsta, draudimas nieko nepadarys. Todėl BACKUP, BACKUP ir dar kartą BACKUP. Negaliu pakartoti pakankamai.

Ar atliekate išpakavimą ir šiukšlių išvežimą?

Taip, tai įeina į pilną paslaugą. Galime atvežti dėžes, išpakuoti stalus ir tuoj pat išvežti tuščias dėžes bei popierių. Taip biuras atrodo tvarkingas iš karto, o ne kaip sandėlis.

Ar reikia gerti vairuotojams kavą?

Nebūtina, bet jie labai vertina, jei pasiūlate. Gerai nusiteikus vairuotojai daro geriau. O jei jie alkani ir liūdni, gali būti, kad kažką pamirš arba dėvės kojas ant jūsų naujojo sofos (tikrai ne, mes turime standartus, bet žmonės yra žmonės).

O dėl šuns biure – kaip su juo?

Gyvūnai neleidžiami krovinių sunkvežimiuose (dėl sanitarinių taisyklių). Jei turite biuro šunį, jis turi važiuoti atskirai – automobiliu arba specialiu gyvūnų pervežimo transportu. Negaliu jį įsodinti į kabina su vairuotoju, draudimas.

Kas daryti, jei biuras nėra pasiruošęs priimti krovinius?

Tai dažna problema. Vairuotojas atvyksta, o ten dar dažomos sienos arba nėra raktų. Tuomet jis privalo laukti, o laukimas – tai pinigai. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu reikalauja, kad vietos būtų paruoštos. Nemanau, kad norite mokėti už vairuotojo miego automobilyje laiką.

Ar galite suorganizuoti laikiną sandėliavimą Lietuvoje?

Taip, jei naujojo biuro dar nėra arba jis nebaigtas. Galime laikinai padėti dėžes mūsų sandėlyje ir po savaitės nuvežti į vietą. Tai papildomai ramina.

Kodėl kai kurios firmos siūlo pigiau?

Galbūt joms nereikia mokėti draudimo, arba jų vairuotojai dirba be atostogų (kas neteisėta), arba jie naudoja senus sunkvežimius, kurie griauna kelią. Pigu – brangu. Jei norite saugumo, mokėkite už kokybę. Neklauskite, kodėl kaimynas sumokėjo perpus – galbūt jo daiktai atvyko sulaužyti.

Ar reikia rezervuoti vietos lifte?

Būtinai. Jei esate 5 aukšte be lifto, tai bus brangu ir ilgai. Su liftu – greičiau. Pasidarykite tvarkaraštį, kad kiti gyventojai ar darbuotojai nešktų jums ant galvos su savo kavinėmis.

Galutinis patarimas – kada pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Mėnesio iki norimos datos yra idealu. Tada galime išsirinkti geriausią laiką, parengti dokumentus ir išvengti streso. Skubant visada kainuoja brangiau.

Išvada

Na, tiek apie mūsų kasdienybę. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sutrikdymu tikrai įmanomas, jei viską suplanuojate protingai ir nepasikliaujate tik „galva“. Svarbiausia – rinkitės patikimus žmones, kurie žino kelių ir dokumentų ypatumus, ir būkite kantrūs su muitine. Niekas nenori praleisti verslo dienų dėl to, kad kuris nors popierius dingko arba sunkvežimis užstrigo. Pasiruoškite gerai, ir viskas vyks sklandžiau, nors, žinoma, visada gali atsitikti kažkas nepageidaujamo – tokia jau logistika.