Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu: kaip išgyventi šią chaosą?

Sveiki, taigi ketinate keltis iš Didžiosios Britanijos. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu yra jūsų tikslas, o mano užduotis – pasakyti tiesą be jokių gražių apvalkalų. Per 20 metų šioje srityje esu matęs viską – nuo prarastų serverių iki to, kad vairuotojas užmiršo angliškai kalbėti ties sienos. Tai nėra lengvas procesas, ypač dabar, kai dokumentai užima daugiau vietos nei patys baldai. Jeigu viską gerai suplanuojame ir busite kantrūs, viskas nueis sklandžiai, bet nepamirškite – pas mus šioje srityje idealu nebūna niekas.

Planavimas ir organizacinis chaosas

Ar tikrai įmanoma nieko nestabdyti?

Teoriškai taip, praktiškai... visada būna nedidelių stabdymų. Jei perkeliame IT ir baldus penktadienio vakare, o pirmadienį viskas jau stovi vietose – tai yra idealus scenarijus. Tačiau reikia suprasti, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu reikalauja labai gero koordinavimo. Darbuotojai gali dirbti iš namų tą dieną, arba mes galime padaryti dalinį perkėlimą. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Kartais pavėluojame valanda dėl lietaus Anglijoje, tai ir prasideda stresas, tad pasiruoškite elgti lanksčiai.

Kiek laiko užtruks visas procesas?

Dažniausiai tai trunka 1-2 dienas, jei kalbame apie fizinį pervežimą, bet pasiruošimas užima savaites. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o kai pradedate dėti dėžes. Jei viską supakuosite iš anksto, patys pervežimai galėtų trunknet vos 12 valandų. Tačiau tada dar reikia laiko išpakavimui. Nepykite, jei vairuotojai pavėluos valanda – Anglijoje eismo spūstys yra kaip ligos, jų išvengti neįmanoma.

Ar reikia ištuštinti stalčius?

Prašau, ištuštinkite. Esu matęs, kas nutinka, kai lenkiamas stalčius pilnas popierių – jis tiesiog išlenda iš bėgių. Tada reikia ieškoti meistro. Jei norite, kad viskas nueitų sklandžiai, padarykite tai, ką vadiname „vartotojo“ darbu. Užsegti stalčius su scotch juosta yra blogiausia idėja. (Aišku, mes ir taip sužinosime, kad ten kažkas yra, kai iškris ant kojų). Kiekvienas kilogramas skaičiuojamas, taigi nenašykite akmenų.

Kas daryti su inventoriaus sąrašu?

Būtina jį turėti. Muitinei reikia žinoti, ką vežame. Be to, tai jums padės patikrinti, ar nieko nepraradote. Nereikia rašyti kiekvieno pieštuko, bet apibendrintai: „20 kompiuterių, 50 stalų, 1 kavinė aparatas“. Tik patikrinkite ar tas kavinė aparatas tuščias prieškraunant, vienas kartas teko nusiprauti kavęs iš kilimo... (tai buvo bjaurus). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu yra greitesnis, kai turi sąrašą ir žinai, kur dėti dėžę A5.

Ar galima dalinai perkelti daiktus iš anksto?

Taip, tai iš tiesų geras būdas sumažinti stresą. Pirmiausia pervežame viską, kas nebutina kasdien (archyvai, atsarginės kėdės), o paskui jautrią įrangą. Tai leidžia išlaikyti biuro veiklą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu gali trukti net mėnesį, jei darysite etapais. Tokiu būdu niekas nepastebės, kad kažkas kasdien dingsta, o vėliau atsiranda kitame mieste.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Vežkite savus šiukšles namo. Mes ne šiukšliavežiai. Anglijoje už šiukšlių ivežimą reikia mokėti didelius mokesčius (landfill tax). Todėl daugelis firmų tiesiog palieka senus spaudinius. Jei norite atsikratyti senių baldų – susitarkite su vietine paslauga, o ne su mumis. Mūsų mašina turi būti pilna jūsų turtą, o ne senų stalų, kurie iširus ant kelio.

Anglija, Brexit ir dokumentų šūdas

Ką daryti su muitinės dokumentais?

O čia prasideda tikras malonumas. Nuo 2021 metų, kai Brexit įvyko, viskas pasikeitė. Reikia EORI numerio, jei jo neturite – gausite baudas arba delsim. Turiu paminėti, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu negali vykti be teisingų eksporto/importo deklaracijų. Kai ką senos firmos dar bando važiuoti „kaip kažkada“, bet dabar terminaluose viskas tikrinama. Pasirašykite galą-galą EX1 formą (arba jos analogą JK), kad vėliau neįrodytinai mokėtumėte PVM.

Ar mums reikia muitinės brokerio?

Beveik visada taip. Jei esate didelė firma, turite savo, bet mažesnėms verslams aš visada patariu pasamdyti vietinį Anglijos broker’į. Jis suformuos eksporto deklaraciją, o mes Lietuvoje importo. Bandant tai daryti pačiam, biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu taps košmaru, nes klaidos formuojant MRN kodą užstabdys sunkvežimį sienoje. Gali tekti laukti dieną-dvi, o jūsų klientai belauks atsakymų.

Ar reikia mokėti PVM importui?

Taip, beveik visada. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, galite tai padaryti per savo mokesčių deklaraciją (atidėtinis apmokestinimas). Jei ne – reikės mokėti sienoje arba per brokerį iš karto. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu reikalauja, kad „pinigai“ būtų paruošti. Jei nepmokėsite, krovinių nepaleis. Ir mokesčiai nėra maži, 21% nuo vertė (ir jos vertės nustatymas – tai atskira paini tema).

Ar galima vežti biuro augalus?

Pagal taisykles – reikia fitosanitarinių sertifikatų. Kas tas? Popierius, kuris kainuoja daugiau nei patys augalai. Dažniausiai klientai juos palieka arba išmeta. Jei pavogsite kaktusą į bagažinę ir sienoje sustos muitininkas – gali būti problema. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu nereiškia, kad turite įsileisti ligas ar vabzdžius iš užsienio. Geriau nusipirktite naujus augalus Vilniuje, palaikykite vietos verslą.

Ar galima vežti alkoholio iš biuro?

Jei tai yra dovanų kambarys ar sandėlis – taip, reikia deklaruoti. Jei tai tiesiog keli buteliai vadybininko staliuje – geriau išgerti ar pasiimti namo. Pervežti alkoholį kaip verslo turtą galima, bet mokesčiai gali būti dideli, jei tai nėra prekybos įmonės inventorius. Muitininkai mėgsta užkabinti tokias smulkmenas, jei matys neaiškumą sąraše, o tuomet pradėsis tikrai nemalonus pokalbis.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia juos vežti su savimi. Mes ne esame bankas, mūsų vairuotojai gali palikti mašiną atidarytą pietų metu. Jei ten yra sutartys, duomenys, darbuotojų asmeniniai lapai – nekelkite jų sunkvežimiu. Nors biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu reikalauja greičio, saugumas čia turi būti pirmas. Yra specialios firmos, kurios perveža tik dokumentus brangiai, bet jei nežadate to mokėti – pasiimkite lagaminą ir važiuokite lėktuvu.

Technika, IT ir kabelių chaosas

Kaip vežti kompiuterius ir serverius?

Čia yra rizikingiausia dalis. Negalima tiesiog mesti monitorių į dėžę. Jeigu darysite biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu, IT įranga turi būti pakuota individualiai, su burbuliukais. Esu matęs, kaip vienas klientas nusipirko pigias dėžes, ir serveriai atvyko su laužtais metaliniais kotais. Geriau pasamdyti vyrą, kuris tik tai ir daro – ištraukia kabelius, užžymėja juos (vėliau ačiū jam už tai), ir viską sudeda į tvirtus krepšius.

Ar reikia ištraukti visus kabelius?

Žinoma, nebent norite pervežti stalus su laidais kaip spąstais. Tai užima daugiau laiko, nei atrodo. Kartais klientai sako: „o, mes patys ištrauksime“, ir tai būna klaida. Kai mes atvykstame pakrauti, matome, kad dar pusė kompiuterių stovi surištos. Geriau, kad tai padarytų žmogus, kuriam mokama už tai, kad jis nespėtų. Nukrypimas nuo temos – kabelių valymas po perkėlimo yra vienas blogiausių dalykų pasaulyje, tikėkite man.

Kas vyksta su internetu?

Mes nekeliame jūsų interneto tiekėjo. Tai jūsų atsakomybė susitarti dėl naujos linijos arba perkelimo Lietuvoje. Mes tik pervežiamo fizinius daiktus. Jei biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu yra svarbus, pasirūpinkite ryšiu iš anksto. Kartais tenka dirbti su mobiliojo interneto modemais pirmąsavaitę, kol laidinė neįtraukia. Tai reali problemos, su kuriomis susiduria beveik visi perkėlimai.

Ar vairuotojai gali surinkti baldus Lietuvoje?

Gali, jei sutarta. Bet ne tikėkitės, kad jie bus baldų meistriai. Jie gali suveržti varžtą, bet gali ir priveržti per daug, ir lūžti. Geriau, jei jūsų vietinis IT ar technikos žmogus laukia Lietuvoje ir vadovauja procesui. Nors mes stengiamės padėti, mūsų tikslas – iškrauti mašiną, o ne sukurti „IKEA“ meistro šou. Kartais netgi nežinau, kuris kojos eina prie tos konkrečios lentynos... (čia turbūt turėčiau pasakyti, kad mes nieko nežinome).

Ar apdraudžiate krovinius?

Taip, standartinis draudimas yra, bet jis dažnai būna labai mažas, pvz., 10 EUR už kg. Jei vežate brangų serverį, kuris sveria 10 kg, gausite 100 eurų. Tai nepadengs nuostolio. Todėl biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu reikalauja papildomo draudimo (all risk). Parašykite man sąrašą brangių daiktų, susiskačiuosime premiją. Geriau užsidėti galvai nei vėliau ieškoti kaltės.

Ką daryti su kavinės aparatu?

Ištuštinkite vandenį ir puples. Vanduo užšąla žiemą, o drėgmė suardo vidinius mechanizmus. Vieną kartą teko valyti vairuotojo kabiną, kai vandens butelis plyšo ant sofos... (nu, ne sofos, bet ant kilimo). Tai buvo bjaurus kvapas. Nepadarykite mums to. Aparatas turi būti paruoštas techniniam perkėlimui, o ne naudojimui, kitaip jis taps metalu šiukšlių dėžėje.

Kaina, laikas ir kitos bėdos

Kiek tai viskas kainuos?

Kiekvienas klausia kainos, o aš visada atsakau – nuo kiek? Kiek kubinių? Kur Anglijoje? Londonas ar kaimas? Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu yra brangesnis nei paprastas baldų pervežimas, nes dirbame greitai, naktį, arba su dviem vairuotojais. Maždaug galiu pasakyti, kad jei turite 10-15 darbo vietų, tai galvokite apie kelis tūkstančius eurų su PVM ir visais mokesčiais. Anglijoje degalai brangūs, ir tiltai moka.

Ar sutinka dirbti savaitgaliais?

Tai yra būtent tas dalykas, dėl ko biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu įmanomas. Taip, dirbame. Bet vairuotojai tai nemėgsta, tad reikia tai apmokėti papildomai. Angliškai vairuotojai turi griežtus poilsio laiko reikalavimus, todėl negalima jų varyti 24 valandas be pertraukos. Planuokite pakrovimą šeštadienį ryte, išvažiavimą diena, o atvykimą pirmadienį. Jei bandysite spėti per vieną dieną – rizikuojate, kad vairuotojas užmigs vairuojant.

Kas vyksta jei sunkvežimis sugenda?

O, tai mano mėgstamiausia scenarijus (ne). Realistika tokia, kad technika gaida. Esu turėjęs atvejų, kai M1 greitkelio viduryje sprogėjo padažas. Tuomet biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu tampa tiesiog biuro perkėlimu su dideliu veiklos sustabdymu. Reikia skubiai ieškoti kitos mašinos, perkrauti. Tai papildomai kainuoja ir užtrunka. Geriau turėti draudimą, kuris padengia ne tik turtą, bet ir atidėjimo nuostolius.

Ar galima sekti kur yra mašina?

Mes turime GPS, bet vairuotojai kartais išjungia arba būna zonoje be signalo. Arba tiesiog pamiršta įjungti. Jei reikia tikslaus biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu sekimo, geriau prašykite vairuotojo rašyti žinutę kas 4 valandas. Jis nebus laimingas, bet padarys. Neskambinkite jam, kai jis vairuoja – tai nelegalu Anglijoje ir gali baigtis bauda.

Ką daryti su stovėjimu Anglijoje?

O tai didelė problemą. Londono centre arba užmiesčio verslo parke visada yra apribojimai. Reikia gauti leidimą pastoliui (pavojų šviesas). Jei nebus leidimo, gausite baudą, o mūsų vairuotojas neprieins prie durų. Tada biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu virsta fizinio darbo maratonu – nešti 200 metrų rankomis. Pasidomėkite vietinės savivaldybės reikalavimais iš anksto.

Ar reikia iš anksto apmokėti?

Įprasta, kad imamas avansas (depozitas), likutis – atidavus krovinius. Jei biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu vyksta per ilgesnį laikotarpį, galima sudaryti kitą grafiką. Bet nepamirškite, kad kuro kaina svyruoja, todėl jei sutartis pasirašoma pusę metų anksčiau, gali tekti koreguoti kainą. (Nors stengiamės laikytis žodžio, nebent pasaulyje prasideda kažkas katastrofiško).

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dažniausiai taip, mes dirbame su lietuviais vairuotojais, kurie gyvena Anglijoje arba važinėja maršrutais. Bet garantuoti negaliu, gali būti ir lenkas arba ukrainietis. Kalbos problemos gali sukelti nesusipratimų prieš pakrovimą. Todėl būtinai vienoje vietoje (site manager) turi būti žmogus, kuris supranta anglų ir lietuvių (arba rusų) kalbas, kad padėtų nukreipti kur krauti.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas iš UK su minimaliu veiklos sustabdymu yra sudėtingas, bet įgyvendinamas projektas. Svarbiausia yra ne pasikliauti viltimi, o tiksliai suplanuoti kiekvieną žingsnį, pradedant nuo dokumentų iki kabelių ištraukimo. Niekas nesako, kad nebus nervingų momentų – juos įveiksite. Jeigu viską padarysite protingai, jūsų verslas net nujaus pertrauką, o galbūt net ir dėkingas už atsinaujinimą. Sekmės kelyje, ir pasiruoškite daug kavos.