Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe: Kaip išlikti protu

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo pasidavusių dėžių vilkikų keliuose iki biurų, kurie tryliktą valandą ryto vis dar bandė išpakuoti kompiuterius, kol klientai jau skambino į telefonus. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe yra tas uždauginys, kurį visi nori išspręsti, tačiau dažnai pasiduoda panikai. Po „Brexit“ viskas tapo dar sudėtingiau su muitinėmis ir dokumentais, bet ne viskas prarasta. Jeigu gerai suplanuojate logistiką ir neiksite į kvailumus tipo „vežkime viską viena naktį“, procesas gali būti net sklandus. Štai mano, kiek suirusio, patirties vaisiai.

Kas daroma pirmiausia (ir kodėl visada pavėluojate)

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį biuro perkėlimą iš UK?

Nesitikėkite, kad sužinojote šiandien ir sekmadienį jau jums viskas atveš. Idealus laikotarpis yra mažiausiai mėnuo, o jei kalbame apie didelius biurus Londone ar Mančesteryje – tai geriau leisti sau ir du. Turiu omenyje ne tik fizinį pervežimą, bet ir dokumentų sutvarkymą, kuris dabar užtrunka ilgiau nei anksčiau. Vienas mano klientas bandė tai sutraiškyti į dvi savaites ir rezultate? Mums teko laukti uoste tris dienas, o jie dirbo iš kavinių.

Ar tikrai reikia inventorius sąrašo? Negalima tiesiog užvežti?

Galima, jei norite, kad muitinės pareigūnas Jums sušypsojęs nurodytų atgal važiuoti į Angliją. Inventorius sąrašas dabar yra ne pageidautinas, o būtinas dalykas. Jis turi būti detalus, su svoriais ir vertėmis. Be šio dokumento biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe taps tikru košmaru, nes krovinys bus sustabdytas patikrai. Nerašykite „biuro reikmenys“ – rašykite „3 stalai, 5 kėdžių, 2 spausdintuvai“.

Kas vyksta su dokumentais, jei juos pasirašau blogai?

O, ten laukia daug juoko... ne, iš tikrųjų aštuonių valandų laukimas ir baudos. Muitinės dokumentai (t.y. EX1 formos ir t.t.) turi būti užpildyti be klaidų. Jei nurodysite neteisingą HS kodą (prekių kodą), sistema arba pareigūnas jus sustabdys. Turiu omenyje, kad viena klaida dešimtame skaičiuje gali kainuoti dieną laiko. Geriau pasamdyti brokerį, kuris tuo užsiima kasdien, nei mėginti daryti patys per naktį.

Ar verta pasamdyti koordinatoriui, ar mūsų vadybininkas susitvarkys?

Jūsų vadybininkas ir taip turi darbo iki ausų, o biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe reikalauja pilno etato dėmesio per kelias dienas. Koordinatorius arba logistikos agentas, kuris žino, kur kreiptis, kai vairuotojas dingsta be žinios, yra auksas. Nereikia jo ieškoti didelėse firmose, kartais mažesniųjų patirtis yra net geresnė, nes jiems rūpi kiekvienas klientas.

Ką daryti su nuoma patalpose Anglijoje?

Neužmirškite, kad Jūsų nuomos sutartyje tikriausiai yra punktų apie tai, kokia turi būti paliekama patalpa. Vienas kartą teko girdėti, kad klientas paliko visus šiukšles sandėlykime, ir nuomininkas atėjo reikalauti papildomo mokesčio už išvežimą. Tai papildomi nervai ir pinigai. Tvarkykite viską iš anksto, kad nereikėtų skubėti paskutinę valandą.

Brexit ir kiti nemalonumai (muitinė, dokumentai)

Ar „Brexit“ pasikeitė kažką esminio?

Pakeitė viską, kas susiję su dokumentais. Anksčiau buvo tiesiog įsivažiavom ir važiavom, o dabar – sienos. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe dabar prasideda ne nuo pakavimo, o nuo to, ar turite EORI numerį. Be jo jums neleis eksportuoti ar importuoti jokios prekės, netgi tos senos, rūgstančios spausdintuvo.

Kas tas EORI numeris ir kur jį gauti?

Tai jūsų įmonės identifikatorius, kuris leidžia kalbėtis su muitinės sistemomis. Jeigu jums jo dar nėra, kreipkitės į Lietuvos muitinę arba Muitinės departamento puslapį. Tai nemokama, bet užtrunka kelias dienas, kol išduos. Nedarykite tos klaidos, kad pradėsite domėtis tik tada, kai sunkvežimis jau stovi pasienyje.

Ar mums reikia mokėti PVM ar muito?

Čia yra vieta, kur dažnai pasigauname. Jeigu perkeliate įmonės turtą, kuris buvo naudojamas verslui, ir tęsiate verslą Lietuvoje, tai dažniausiai galima taikyti 0 % PVM importo tarifą (taip vadinamas „intra-community supply“ arba panašios procedūros). Bet... (čia aš tikrai nėra 100 % tikras, nes taisyklės keičiasi kasmet) geriau pasikonsultuoti su buhalteriu. Muitas dažniausia netaikomas, jei daiktai jau buvo naudoti.

Kas dėl technikos – ar ji nekelia problemų?

Kompiuteriai, serveriai, duomenų laikmenos – tai jautrus dalykas. Ne tik fiziškai, bet ir legaliai. Jeigu ten yra duomenys apie žmones, reikia aiškiai žinoti, ką vežiate. Muitinė kartais klausia apie programinę įrangą, bet dažniausia jiems rūpi fizinis daikto, o ne licencijos vertė. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe gali sustoti, jei neįvardysite serverio kaip brangios technikos.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta nuo įmonės turto. Negalima įrašyti „vadybininko personalinės bagažo“ į įmonės sąskaitą faktūrą. Darbuotojai turi susitvarkyti su savo daiktais atskirai, kitaip gali kilti įtarimų apie kontrabandą ar pinigų išsivalymą. Geriau juos paprašyti vežti savo mašinomis arba atskiru siuntiniu.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų uoste?

Tada laukiate. Ir tai nėra po valandos. Paskutinis kartą, kai mums trūko vieno parašo ant eksporto deklaracijos, krovinys prastovėjo Doverio uoste beveik dvi paras. Vairuotojas buvo išsigandęs, o klientas šaukėsi. Dabar visada turiu pas save vieną „nugaros“ variantą su brokeriu, kuris gali greitai pataisyti situaciją už papildomą mokestį.

Ką daryti su daiktais (pakavimas, technika)

Ar mums reikia pirkti naujas dėžes?

Nebūtinai naujas, bet tikrai stiprias. Nenaudokite tų senų, minkštų dėžių iš parduotuvės po bulvių – jos susilps po pusės valandos kelionės. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe prasideda nuo pakavimo medžiagų. Gerkite kavą ir ieškokite profesionalių dėžių, o geriausiai – specialių dėžių dokumentams ir kompiuteriams.

Kaip supakuoti kompiuterius, kad neišlūžtų?

Viskas paprasta: monitorius į putų plėvelę, tada į dėžę. Tiesiog neįmeskite juos į kuprinę! Matęs esu, kaip atvyksta dėžė su monitoriumi, kuris atrodo kaip po automobilių avarijos. Jeigu neturite originalių dėžių, naudokite storą putą. Ir pažymėkite dėžę „TOP“ – nors vairuotojai dažnai to nesilaiko, bent jau bandysite.

Ar verta padaryti „žymeklius“ ant dėžių?

Būtina. Ne tiesiog rašykite „1“, „2“, „3“. Rašykite, kas viduje ir į kurį kambarį tai turi nukeliauti. Pavyzdžiui, „Vadyba, 2 aukštas, stalas“. Taip sutaupysite valandas, kai vėliai ieškosit tos vienos dėžės su svarbiais sutartimis. Niekada nežinai, kas gali nutikti kelyje – kartais dėžės nukrenta.

Ką daryti su baldais, jei jie nebeilgi?

Angliški biurai dažnai turi didelius, nejudinamus stalus. Jeigu jie nenusišluostina, juos reikia išmontuoti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe neįmanomas, jeigu bandoma įvežti trijų metrų ilgį stalą pro standartines duris. Pasirūpinkite šaltuvėliu arba žmonėmis, kurie moka tai išmontuoti ir vėl surinkti.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet tai problema, ypač kai yra dirvožemis. Muitinė labai nemėgsta dirvožemio dėl vabzdžių ir ligų. Augalus reikia labai gerai išvalyti, o dar geriau – palikti Anglijoje. Nėra nieko blogesnio nei sustabdytas sunkvežimis dėl vieno balkono žalumyno, kurį darbuotojė nori parsivežti kaip suvenyrą.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (tušinukai, valikliai)?

Tušinukai ir maži valikliai paprastai nekelia problemų, jei turi uždangas. Bet jeigu turite didelius kiekius cheminių medžiagų sandėlyje, tai jau kita istorija. Jums reikės specialių leidimų. Geriau juos išmesti arba parduoti Anglijoje, nei rizikuoti, kad visą krovinį uždraudos vežti.

Kelionė ir vairuotojai (ne robotai)

Kiek laiko užtrunka važiavimas iš Londono iki Vilniaus?

Teoriškai – dvi dienos, jeigu vairuotojas nebedirba (t.y. laikosi poilsio režimo). Praktiškai? Tris. Visada įsiskaičiuokite vieną papildomą dieną „už maržą“. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe gali būti sugriautas, jei promise savo darbuotojams, kad pirmadienį viskas bus vietoje, o sunkvežimis užstrigs feriuose dėl rūko.

Ar vairuotojai gali padėti iškrauti?

Gali, jeigu tai sutarta. Dauguma vairuotojų yra tik vairuotojai, jie ne nori kelti sunkus spintas trečiajame aukšte be liftų. Jeigu biure nėra lifto, pasirūpinkite keliais stipriais vyrais vietoje. Neklauskite vairuotojo, ar jis gali padėti – jis sakys „ne“, jeigu jau pavargęs po 1000 km.

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda?

Tai reali situacija. Variklio gedimas arba avarija. Tada mes, kaip logistikos agentai, turime organizuoti perkrovą į kitą sunkvežimį. Tai užtrunka. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe tuo metu sustoja, todėl visada turkite planą B – kas nors svarbaus turi būti pas jūsų nešiojamame kompiuteryje, o ne dėžėje.

Ar reikia mokėti už Londono užtvaras (congestion charge)?

Jei sunkvežimas važiuoja per centro zoną, taip. Dažnai klientai pamiršta, kad sunkvežimiai moka daugiau nei lengvieji automobiliai. Šios išlaidos gali būti netikėtos. Geriau nurodyti vairuotojui maršrutą, kur vengia miesto centro, arba pasirūpinti mokėjimais iš anksto.

Kada geriausia išvykti – savaitgalį ar darbo dienomis?

Savaitgalis yra geriau dėl to, kad mažiau eismo Anglijoje, tačiau Lietuvoje jums niekas nepadės iškrauti, jei tai sekmadienis. Geriausia išvykti antradienį ar trečiadienį, kad atvyktumėt penktadienį arba šeštadienį ryte. Tada turite laiko susitvarkyti prieš naują savaitę.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys?

Dauguma šiuolaikinių firmų siūlo GPS stebėjimą. Bet neikite į paranoją, jei jie sustojo valandai prie kažkio baro. Vairuotojai turi poilsio laiką. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe nereiškia, kad turite sekti kiekvieną vairuotojo judesį. Pasitikėkite profesionale.

Po atvykimo (kas nutinka toliau)

Kaip greitai reikia iškrauti?

Kuo greičiau, tuo geriau. Vairuotojas negali laukti amžinai, jam gali būti skiriamas kitas krovinys. Jeigu žinote, kad išsikrauti per 4 valandas nepavyks, pasirūpinkite sandėliu, kur galite laikinai padėti dėžes. Niekada nežinai, kada gali lijuti arba lifte gesti.

Kas dėl draudimo – kas apmoka, jei kažkas susilaužo?

Turiu pasakyti tiesą – dažniausiai kaltė yra abiejose pusėse. Jeigu dėžė buvo blogai supakuota, ir ji nukrito, draudimas nemokės. Patikrinkite savo draudimo polisą prieš kelionę. Jis turi dengti tarptautinį pervežimą, o ne tik Lietuvos viduje. Vienas klientas neteko 10 tūkst. vertės serverio dėl to, kad neįtraukė technikos į sąrašą.

Ar galima padaryti išankstinį apžiūrą vietos?

Būtina. Ne tik matyti, kur stovės stalai, bet ir ar pro duris praeis sunkvežimis. Esu matęs situaciją, kai 18 tonų sunkvežimui teko atsukti gatvėje, nes įvažiavimas buvo per siauras. Tai sukuria trikdžius visam kvartalui, o ne tik jūsų darbui.

Kaip susitvarkyti su šiukšlėmis?

Po perkėlimo lieka daug šiukšlių – pakuotės, senios virvelės. Susitarkite su savivaldybe arba privačia firma dėl konteinerio išvežimo. Negalima tiesiog mesti į gatvės krepšelį šimtą dėžių, tai prieštarauja taisyklėms.

Kada galima sakyti, kad perkėlimas baigtas?

Tada, kai paskutinis stalas stovi vietoje, o paskutinis kompiuteris sujungtas prie interneto. Ne tada, kai paskutinė dėžė įvežta į koridorių. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe baigiasi tik tada, kai darbuotojai gali dirbti taip pat kaip ir senoje vietoje.

Ar verta šventti persikėlimą?

Kodėl gi ne? Jei viskas praėjo be didelių nusiskundimų, nusipirkite darbuotojams pietų arba vakarėlį. Tai pagerina nuotaiką po streso. Bet šiuo atveju nepamirškite pakviesti ir tų vairuotojų, jei jie vis dar čia – geri santykiai su logistika visada pravers ateityje.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdžiu jūsų darbe nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir detalių. Nėra tobulų pervežimų – visada kažkas nukrenta, vėluoja arba pasikeičia, bet svarbiausia yra tai, kaip greitai sugebate reaguoti. Pasitikėkite savo logistikos partneriu (nors kartais ir jo norisi užmušti) ir nebijokite klausti baisiai kvailų klausimų. Geriau paklausti dabar, nei verkti vėliau tuščiam sandėlyje. Sėkmės susirinkti dėžes – tikrai prireiks.