Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdymu verslui: kaip išlikti ramiam ir viską išvežti

Per beveik dvidešimt penkerius metus, ką dirbu su šia pervežimų šventa ir velniu, mačiau viską. Nuo to, kai įmonės bando slėpti serverius lagaminuose, iki to, kai vadovai sukti galva apie tai, kada dėti ant lentos „uždaryta“. Sakyčiau, biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdymu verslui yra tas dalykas, kurio visi bijo, bet jei susidėliojama kaladėlės teisingai, viskas nueina lygiai. Žinoma, visada pasitaiko unexpected, kaip sako mūsų klientai, bet bendrai – tai įveikiama. Anglija dabar yra specifika dėl muitų, Brexit ir viso kito, bet technologiškai viskas vyksta taip pat. Svarbiausia – nepradėti rinkti dėžių dieną prieš išvykstant.

Pradžia: kada pradėti rinkti dėžes?

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Neskubėkite, bet ir nevilkite. Optimalus laikas yra maždaug 2–3 mėnesiai iki planuojamos datos. Jei turite daug technikos ar specialios įrangos, skirkite net 4 mėnesius. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdymu verslui prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo to, kai susitaria vadovai. Anksčiau pradėjote – mažiau streso dieną išvykimo.

Ar verta perkelti biurą savaitgaliu?

Manau, kad taip. Tai yra geriausias būdas, kad nedarytumėte nuostolių. Darbuotojai ilsisi, o mes dirbame. Taip, kaina gali būti šiek tiek aukštesnė, nes dirbame viršvalandžius, bet jūsų verslas nebus sustabdytas. Vieną kartą važiavome per penktadienį, o klientas negalėjo dirbti – chaosas.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nebevežsime?

Nesikraukite šiukšlių. Seržantiems daiktams – konteineriai, seni spausdintuvai – raskite vietinę pašalinimo kompaniją UK. Nenusipelnėte mokėti už jūrų pervežimą senos kėdės, kurią liksime prie jūros pakrantėje (juokauju, bet beveik). Išsirūpinkite dėžių pašalinimą iš karto.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Absoliučiai taip. Jis privalomas tiek dėl draudimo, tiek dėl JK muitinės. Be galo svarbu turėti sąrašą, kur nurodyta, kas yra kiekvienoje dėžėje. „Baldai“ nėra aprašymas. Turi būti: „2 stalai, 4 kėdės, 1 spinta“. Tai padės ir mums, ir jums susirasti dalykus.

Kaip pasirinkti tinkamą datą?

Venkite JK švenčių ir savaitgalių, kai uostai yra užsikimšę. Taip pat, jei įmanoma, venkite pirmadienių – dauguma traukinių ir keltų turi pavėlavimus po savaitgalio. Geriausia – viduryje savaitės, antradienis ar ketvirtadienis.

Ar reikia specialių leidimų iš pastato administracijos?

Žinoma, dažniausiai tenka gauti leidimą liftui naudoti arba užimti vietą gatvėje krovininiam automobiliui. Londonas yra ypatingas – ten reikia "suspension of parking bay" leidimo, kitaip automobilį nuvys. Tai reikia padaryti iš anksto.

Baldai, technika ir tarsi „brangiausi“ dalykai

Kaip supakuoti IT įrangą?

Geriausia – nejudinti. Bet jei judinate, kvieskite IT specialistus arba mūsų pakavimo komandą, kuri moka tai daryti. Monitoriai turi eiti į specialias dėžes su putomis. Serverius – į specialius konteinerius (antivibracinius). Negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumi.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius anksčiau?

Taip, būtinai. Ir ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Vienas kartą važiavome su įjungtu serveriu (klientas pamiršo pasakyti) – laimei, viskas nuėjo, bet nervai buvo išdegę. Užtikrinkite, kad IT komanda padarys "shutdown" prieš mūsų atvykimą.

Kaip elgtis su dideliais baldais? Ar juos reikia išmontuoti?

Didesnius stalus ir spintas būtina išmontuoti. Tai sutaupo vietos sunkvežimyje ir sumažina sugadinimo riziką. Mūsų vairuotojai turi įrankius, bet geriau, jei tai daro specialistai, o mes tik susirenkame atgal. Tiesa, susirinkimas gali užtrukti ilgiau neiplanuotai.

Ar saugu vežti dokumentus?

Dokumentus rekomenduoju vežti su savimi, o ne su kroviniu. Jei dokumentų yra per daug, uždarykite juos į užrakintą dėžę ir pasakykite mums, kad tai yra svarbi dėžė. Mes ją įdėsime į kabiną arba užrakinsime atgaliausiai.

Kas daryti su augalais?

Nesu tikras, ar žinojote, bet augalai iš Jungtinės Karalystės į ES (ir atvirkščiai) dabar yra labai sunkiai vežami dėl fitosanitarinių taisyklių. Tiesiog palikite juos kolegoms arba dovanokite. Gali būti, kad muitinėje juos tiesiog sudegins, o jums parašys baudą.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, kambario pavadinimą (pvz., "Apskaita", "Vadovas") ir "ką nors viduje". Tai taip pat pagreitina iškrovimą Lietuvoje. Kitu atveju mes tiesiog sudėsime viską vienoje krūvoje, ir jūsų žmonėms teks dieną ieškoti savo pieštukų.

Muitinė, dokumentai ir tas "Brexit" siaubas

Ar reikia mokėti PVM arba muito?

Čia yra sudėtingiausia vieta. Jei perkėliate biurą (pervestas turtas), dažniausiai galima taikyti 0% muito tarifą su T2L dokumentu. Bet PVM (VAT) gali tekti mokėti kaip importo mokestį, jei nesate registruoti Lietuvoje. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš veždami. Aš nebuvo teisininkas, tai galiu klysti.

Kas yra T2L dokumentas ir ar jis būtinas?

Tai dokumentas, kuris patvirtina, kad prekės yra ES prekės (arba atitinkamai JK statusas). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdymu verslui be šio dokumento gali tapti brangu malonumu. Muitinė be jo gali taikyti standartinius tarifus. Mūsų brokeriai tai suorganizuoja, bet reikia laiko.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų?

Tuomet prasideda "šokiai". Reikės rašyti paaiškinimus, mokėti garantines sumas. Kartais tai užtrunka dieną ar dvi. Būtinai patikrinkite, ar turite visus pirkimo kvitus arba vertinimus, jei originalų neturite. Bevertis inventorius nėra patikimas.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro?

Biuro alkoholį (pvz., dovanų ar sandėlyje buvusį) vežti galima, bet tai bus apmokestinta kaip prekės importas. Reikės mokėti akcizą ir PVM. Geriau išgerti kelias stiklines atsisveikinimo vakarėlyje ir palikti butelius Londone.

Kaip greitai praeina muitinės kontrolė?

Jei dokumentai tvarkingi – porą valandų. Jei kažką trūksta – gali užstrigti. Kartą mums laivas stovėjo 3 dienas, nes klientas užmiršo paminėti, kad dėžėse yra maisto produktų (kava, arbata). Muitinė to nemėgsta be deklaracijos.

Ar reikia muitinės brokerio?

Būtina. Jūs pats nenorėsite kalbėtis su muitininkais, kai jie klausinėja apie HS kodus. Brokeris užpildo visus EX1 dokumentus ir užtikrina, kad krovinių taisyklės (Inward Processing ar pan.) būtų taikomos teisingai.

Kainos, rizikos ir realus gyvenimas

Kaip apskaičiuojama kaina?

Priklausys nuo tūrio (kubo metrais), svorio ir atstumo. Taip pat įeina kėlimo darbai, jei reikia. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdymu verslui nėra pigus, bet jūs užmokate už ramybę. Paprastai darome apžiūrą arba prašome nuotraukų, kad įvertinti.

Ar verta imti visą draudimą?

Be abejo. Neklauskite, ar "būtinai". Imkite. Nors mūsų vairuotojai vairuoja saugiai, yra ir kiti eismo dalyviai. Ir kas nutinka, jei pastatas, į kurį įvežate, turės problemų su liftu? Draudimas apsaugo nuo fizinių nuostolių.

Kas daryti, jei dėžė dingsta?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tuomet prasideda tyrimai. Jei turite inventorių, mes žinome, ko trūksta. Draudimas atlygina vertę, bet duomenys arba asmeniniai daiktai gali būti neatgaunami. Todėl brangiausius neškitis su savim.

Ar gali būti paslėptų mokesčių?

Tik jei pasirinksite "kišeninę" firmą be sutarties. Mes visada iš anksto pasakome, kas įeina į kainą: kėlimas, vežimas, BRUTO svoris. Muitinės mokesčiai paprastai mokami atskirai gavėjui, tai nėra mūsų paslaugos dalis, bet mes padedame susiskačiuoti.

O jeigu reikia laikinojo sandėlio?

Jei naujas biuras dar nebaigtas, mes galime padėti laikinai padėti dėžes mūsų sandėlyje Lietuvoje arba UK. Tai kainuoja papildomai, bet taip išvengsite chaoso. Tai labai naudinga, kai biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdymu verslui vis dar vyksta, o jūsų komanda jau dirba kitur.

Kaip elgtis su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Kiekvienas darbuotojas turi susirūpinti savi daiktais. Mes neatsakingi už fotoalbumus ar vaikių piešinius, jei jie buvo padėti ant stalo be dėžės. Užduokite jiems dėžes ir pasakykite – "kas nepakavota, tas nenukelia".

Ką daryti, jei vairuotojas vėluoja?

Geležinkelio ar keltų problemos. Tai gyvenimas. Jei žinote iš anksto, mes jums pranešame. Jei ne, turite turėti planą B – pavyzdžiui, dirbti iš namų tą dieną. Negalima tikėtis, kad 20 tonų sunkvežimis pravažiuos per Londoną be spūsčių.

Finaliniai patarimai ir išvados

Kaip sureguliuoti visą procesą?

Susisiekite su mumis ankščiau. Duokite mums sąrašą, mes duosime grafiką. Komunikacija – viskas. Jei nebedirbate biure, palikite mums kontaktinį asmenį, kuris turi raktus.

Ar galima pasitikėti pervežėjais žodžiu?

Geriau rašyti sutartį. Žodis atsimena, bet raštas lieka. Nors su kai kuriais klientais mes jau 20 metų bendraujame be popierių (žinoma, oficialiai viskas yra), pradedant naujus santykius rašykime viską.

Kas ypač nervina klientus?

Nežinojimas, kur yra kroviniys. Todėl mes siūlome GPS sekimą. Taip matote, kur jūsų biuras dabar vaziuoja – ar jau jūroje, ar jau lenkia Lietuvos sieną.

Ar verta taupyti ant pakavimo?

Niekada. Išsigelbėjęs ant popieriaus (vyniojamo) ant stalo vėliau kainuos brangiau nei pilnas pakavimo komplektas. Supkite viską gerai.

Kas darbo dieną po perkėlimo?

Tikrinama, ar viskas atvyko. Jei trūksta dėžės – pranešame. Jei baldai sužaloti – rašome aktą. Toliau verslas tęsiasi kaip įprasta, tik naujoje vietoje.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Spausdintuvų kasetes, valiklius – taip, bet turi būti deklaruota. Benzino kanistras – ne. Muitinė to neleis. Būkite sąžiningi apie tai, kas dega ar sprogsta.

Ką daryti su automobiliais, kurie buvo įmonės?

Automobilių perkėlimas yra atskira paslauga. Reikia specialių dokumentų, techninės apžiūros. Negerai juos įkišti į konteinerį su biuro stalais.

Ar reikia nupirkti naujų baldų Lietuvoje?

Kartai išeina pigiau nusipirkti naujus negu vežti senus, ypač jei jie jau nusidėvėję. Apskaičiuokite – kaina + pervežimas + muitinė. Gali būti, kad verti tik tuos su antikvarine verte.

Kaip užtikrinti, kad vairuotojas rasts adresą?

Siųskite nuotrauką adreso ir koordinates. UK adresai kartais būna keisti – "pastatas už anglo ūkio". GPS visada padeda, bet akys ir žemėlapis svarbiau.

O jeigu tą dieną lyja?

Lietaus mums nepabaisa. Viskas yra uždengiama tentais. Bet jei įvažiavimas į biurą yra purvinas, reikia pagalvoti apie apsaugas grindims.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Visada galima pasikalbėti. Jei jūsų grafikas lankstus, mes galiame siūlyti mažesnę kainą, jei paimsime krovinią grįžtantį tuščią sunkvežimį. Klausykite pasiūlymų.

Kokia dažniausia klaida?

Pavėluoti pradėti. Klientai skambina "šiandien reikia išvežti". Tai neįmanoma taip (taip, tikrai neįmanoma). Planuokite iš anksto.

Ar reikia mokėti pradžioje?

Įprasta taip – apžiūra, sutartis, avansas (30-50%), likutis – iškrovus arba prieš išvykstant iš UK. Tai apsauga ir jums, ir mums.

Kas darbo dieną, kai vairuotojas atvyksta?

Turite būti kas nors, kas gali atidaryti duris ir parodyti, kur dėti dėžes. Jei nieko nėra – mums teks laukti, o laukas – pinigai.

Kaip apsaugoti konfidencialumą?

Mes gerbame jūsų privatumą. Dėžės užseglamos (jei pageidaujama). Mes neskaitytume jūsų sutarčių, net jei jos gulėtų ant viršaus, mums tiesiog nėra to laiko.

Ar galima vežti maistą iš virtuvės?

Virtuvės maistas (sausas) gali būti vežamas, bet vėlgi – gali būti problemų su muitine dėl pakuotės. Geriau viską suvalgyti arba išdalinti darbuotojams.

Ką daryti su raktų pakavimu?

Raktus reikia nešioti su savimi. Negalima užrakinti dėžės su raktais viduje ir tikėtis, kad ją atversime Lietuvoje be pjūklo.

Ar jums patinka dirbti su tokiais projektais?

Taip, yra įdomu. Ypač kai matome, kaip biuras susiruošia. Žinoma, kartais būna įkyru, bet kai viskas baigiama ir klientas laimingas – tai verta.

Toliau sekia išvados.

Išvados

Galiausiai, viskas priklauso nuo pasiruošimo. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu trikdymu verslui nėra rocket science, tai tiesiog logistika. Jei pasirūpinsite dokumentais iš anksto ir nesukelsite panikos dėl smulkių dalykų, viskas nueis sklandžiai. Naudokitės patirtimi, kurią turi vairuotojai ir brokeriai, o bandykite valdyti procesą per telefoną. Sėkmės naujame biure, ir tikiuosi, nepamesite nieko svarbaus kelionėje.