Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu: praktinis vadovas, ką daryti, kad neišprotėtum

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir, turiu pripažinti, kasdienybė kartais sukelia daugiau pilkų plaukų nei patys klientai. Anksčiau, prieš Breksitą, viskas vykdavo lyg pagal nutarimą – pakrauname, važiuojame, iškrauname. Dabar biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu atrodo kaip sci-fi filmas, kur reikia išsiaiškinti ne tik kiek dėžių tilps į furgoną, bet ir ar muitinėje neprireiks papildomų dokumentų, kurių niekas niekad nematė. Rašau šią gaidę ne kaip konsultantas iš brangios knygos, o kaip vairuotojas, kuris mačiao, kai dėžės su svarbiaisiais dokumentais nukrito į lietų Mančesteryje. Čia bus tiesiogiai, kartais šiokias tokią nešvariai, bet tiesos. Jei norite suprasti, kaip tai veikia iš vidaus, skaitykite toliau, o jei ieškote idealaus pasaulio – pasilikite „Google“ nuotraukose.

Dokumentai ir muitinės naktimaris (angliškas stilius)

Ar tikrai reikia muitinės broko, jei tiesiog perkeliu įmonės stalą į Lietuvą?

Taip, tikrai reikia, ir nebegalite niekur pasislėpti. Nuo tada, kai JK paliko Europos Sąjungą, biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu prasideda ne nuo dėžių lipinimo, o nuo T2L dokumento arba eksporto deklaracijos užpildymo. Dauguma klientų mano, kad jei jie turi PVM mokėtojo numerį, tai viskas vyksta stebuklingai. Ne, neišvengsite muitinės. Jei bandysite važiuoti „kažkaip“ be deklaracijos, sulaikysite sienoje, ir tada jums teks mokėti baudas bei saugyklos mokestį, kuris bus didesnis už tų stalų vertę. Geriau iš karto pasidarykite viską teisingai, net jei tai kainuoja laiko.

Kas tas T2L ir kur jį gauti, nes aš nesu iš tos srities?

T2L tai dokumentas, įrodantis, kad prekės yra iš ES rinkos arba jos buvo tinkamai importuotos. Gaunamas jis per Jungtinės Karalystės mokesčių tarnybą (HMRC). Beje, bandžiau pats tą sistemą naudoti prieš savaitę, ir ji, žinoma, neveikė (vėl). Teko skambinti kolegai Londone, kad padėtų. Taigi, nenusiminkite, jei techninė pusė kils – tai normalu. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu reikalauja kantrybės su šiomis sistemomis. Be šio lapo, muitininkai gali manyti, kad perkate naujas prekes iš Azijos per Londoną. Tiesa, dažnai jie patys nežino ko nori, todėl geriau turėkite viską pasiruošę iš anksto.

Kiek laiko užtrunka visų dokumentų paruošimas?

Paprastai sakyčiau, kad diena, bet realybėje – trys. Reikia surinkti inventoriaus sąrašą, kuris turi būti tikslus, ne „apie“. Vienas klientas parašė „knygos“, o ten buti ir brangūs žurnalai, ir seni vadovėliai. Muitininkai to nemėgsta, jie nori matyti, ką tiksliai vežate. Jei norite pasiekti biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu, pradėkite rinkti popierius ne rytoj, o bent prieš savaitę. Skubos mokestis brokeriams gali būti didelis, o jūsų nervų sistema nėra neribota. Geriau gerti kavą ramiai ir užpildyti tuos laukus.

Ar reikia mokėti PVM importuojant biuro turtą?

Čia yra keletas variantų. Jei esate registruota Lietuvoje ir turite PVM kodą, galite taikyti 0 proc. importo PVM tarifą, jei pateiksite įrodymus, kad tai perkėlimas iš vienos įmonės filialo į kitą (turtas nebuvo parduotas). Bet jei tiesiog uždarote biurą Anglijoje ir viską vežate kaip fizinis asmuo (arba įmonės likvidavimo atveju), gali tekti mokėti. Vienas klientas taip ir padarė – uždarė O.U. „Londonas Ltd“ ir bandė vežti kaip savo daiktus. Muitinėje buvo scenas. Dėl to biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu tampa sudėtingesnis, jei neperžiūrėjote juridinio statuso.

Kas daryti, jei nebeseniai nupirkta technika be kvitų?

Būkite tikri, muitinėje apie tai sužinos. Jei pirkote neperžiūrėtą kompiuterį iš „eBay“ prieš savaitę, tai bus laikoma nauja preke. Gal teks mokėti muito ir PVM. Geriau turėkti bent kokius nors elektroninius kvitus ar banko išrašus, kad įrodytumėte amžių. Niekas nesako, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu bus nemokamas, jei bandote apvaišioti sistemą. Tiesiog būkite sąžiningi, nes muitininkai turi tų „akmenų“ daugiau negu jūs. Ir jų kompiuteriai veikia greičiau negu jūsų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – taip, bet negalima jų maišyti viename inventoriaus sąraše. Asmeniniai daiktai turi būti atskirai, kitaip gali būti interpretuojami kaip prekės. Mačiau situaciją, kur vadybininkas įmetė savo dviratį į furgoną su biuro stalais. Muitininkas klausė, ar dviratis yra įmonės turtas, skirtas nuomai. Gavome triukšmo. Norint išlaikyti biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu, laikykite darbo ir gyvenimo erdves atskirai, net jei jums atrodo, kad viskas viena ir ta pati.

Kaina, laikas ir kitos nemalonios detalės

Kiek apytiksliai kainuoja perkelti nedidelį biurą iš Londono?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip šuo ant uodegos. Priklausomai nu to, kiek kubinių metrų turite, galite skaityti nuo 1500 iki 3000 svarų sterlingų. Tai be muitinės paslaugų. Degalai brangsta, vairuotojai trūksta, todėl biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu turi savo kainą. Vienas klientas man sakė, kad rasią pigiau „kaimynui“ už 500 svarų. Na, jo daiktai atvyko po mėnesio su sulaužytais spausdintuvais. Sutaupyti galima, bet ar verta? Aš nebebandau įtikinti tuų, kurie ieško „pigiausiai pasaulyje“.

Ar kaina keičiasi, jei reikia vežti į pačią Lietuvos gilumą?

Žinoma, jei reikia važiuoti ne tik iki Vilniaus, bet ir kažkur į Zarasus ar Ignalinos rajoną, keliaukite prie kainos pridėti kelias šimtus eurų. Vairuotojui reikia grįžti tuščiam, o tai laiko ir degalų sąnaudos. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu į provinciją gali būti sudėtingesnis dėl didelių sunkvežimių apribojimų kaimo keliuose. Kartais teks perkrauti į mažesnį furgoną, o tai papildomi žmoniškos jėgos valandos. Viskas apskaičiuojama individualiai, todėl geriau iš karto pasakykite tikslų adresą.

Kiek laiko užtrunka kelionė per jūrą?

Bene visada tai trunka dieną ar dvi, priklausomai nuo uosto ir eilių. Doveris-Kalė arba Hull-Roterdamas – skirtingi variantai. Dabar, dėl pasienio patikrų po Breksito, eilės gali būti šiurkštios. Mačiau, kaip vairuotojai stovėjo po 12 valandų tiesiuose. Jei jums reikalingas biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu, planuokite savaitę ar dvi atsargos. Neskubėkite skambinti kiekvieną valandą ir klausti „kur jūs“. Vairuotojas negali važiuoti vandenyje.

Ar reikia mokėti už iškrovimą Lietuvoje atskirai?

Įprastai kaina yra „nuo durų iki durų“, tai reiškia, įskaičiuota. Bet jei jūsų naujame biure nėra lifto, o reikia kelti į ketvirtą aukštą laiptais... tada mes kalbame apie papildomą mokestį už fizinį darbą. Vieniems klientams pasakiau, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu baigsis tada, kai paskutinė dėžė bus laiptinėje. Jie sugebėjo surasti darbininkus vietoje mūsų. Geriau taip, nei kelti senas seifus su nugaros skausmu.

Ar galima užsakyti ekspressą, jei viskas dega?

Galima, bet tai kainuos kaip mažas automobilis. Reikės samdyti atskirą vairuotoją, kuris važiuos be sustojimų (išskyrus miegą). Tiesa, dėl angliškų taisyklių apie poilsio laiką, jis vis tiek turi sustoti. Taip kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu per 24 valandas yra beveik neįmanomas teisiškai. Geriau derėkitės su laiku. Jei viskas dega, turbūt ne spausdintuvus turite gelbėti, o duomenis debesyje. O techniką galima nupirkti ir čia, Lietuvoje.

Kas daryti, jei pasikeičia savikaina prieš pat važiavimą?

Tai labai nepatogu, tačiau kartais nutinka, kai degalų kaina šuoliais pakyla 20 proc. per naktį. Mes stengiamės laikytis sutartos kainos, bet jei sutartyje yra punktas apie degalų priklauso, gali būti pataisa. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu reiškia ir sąžiningą bendravimą – mes nesukursime staigmenų, jei ir jūs nesumaišyste paskutinę minutę. Geriau pasirašyti fiksuota kaina, jei jums tai svarbu.

Dėžės, technika ir kaip visą tai nenusiaubti

Kaip supakuoti kompiuterius, kad jie nenukristų?

Nenaudokite tikrųjų dėžių, jei jų neberadote. Paimkite burbuliukinę plėvelę, užvyniokite kelis kartus. Vienas klientas padėjo monitorius ant vieno kito ir liejo juos lipniu juosta. Nuplikė. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu prasideda nuo teisingo pakavimo. Geriau investuoti į geras dėžes, nei vėliau keisti vaizdo plokštes. Ir prašau, nerašykite ant dėžės „brangus“, tai kviečia vagišius (nors mūsų vairuotojai sąžiningi, bet sandėliuose...).

Ar galima vežti serverius be specialios dėžės?

Stipriai nerekomenduoju. Serveriai jautrūs vibracijai. Jei jis kris ant grindų furgone, kai vairuotojas staigiai stabdys prieš raudoną šviesą (kas Anglijoje įvyksta dažnai), galite pamiršti duomenis. Yra specialios „flight case“ dėžės su amortizacija. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu nėra vieta, kur reikia taupyti ant pakavimo. Pas mane patirtis – viena firma taip prarado visą apskaitą, nes atsarginės kopijos nebuvo (o kas nutiks su technika, antraeilis dalykas).

Ką daryti su skysčiais – rašalas, kavos aparatas?

Skysčiai turi būti išpilti arba uždaryti taip, kad neišsilietų. Nežinau, ar matėte, ką padaro vanduo popieriams, kai jis stovi dėžėje savaitę? Puvantis. Kavos aparatus reikia išdžiovinti, išpilti vandenį. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu nereiškia, kad atkeliaus ir kvapas iš paskutinės kavinės. Vienas kartas teko valyti furgoną nuo virtuvinių indų griuvėsių, kurie išsilieti kelyje. Nėra malonu.

Ar reikia išmontuoti stalus ir spinteles?

Taip, didelę dalį reikia. Negalima įkišti 2 metro ilgio stalo į liftą arba per duris be išmontavimo. Mūsų komanda tai padarys, bet reikia pasakyti iš anksto. Jei bandysite daryti patys paskutinę minutę, gali likti be varžtų. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu įtraukia ir surinkimą čia, Lietuvoje. Tik tikrinkite, kur padėjote tų varžtų maišelį, nes be jo spinta stovės tik kaip dekoracija.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas dingtų?

Naudokite skaičius ir rašykite sąrašą. Ne „knygos“, bet „Dėžė Nr. 5 – Knygos, skyrius A“. Atrodo per daug detaliau? Pasitikėkite, kai atvykstate į naują vietą, jūsų laikas bus brangus. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu tampa košmaru, kai negalite rasti sutarties, kuri reikalinga jau rytoj. Sistema turi būti aiški visiems – tiek kramsiančiam, tiek nešančiam.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Saugiausia juos vežti su savimi (jei keliaujate lėktuvu) arba naudoti užrakintą, tvirtą dėžę. Mes neatsakome už jūsų verslo paslaptis, jei dėžė bus atidaryta muitinės patikrai. Muitininkai turi teisę tikrinti. Norėdami išvengti biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu skandalų, geriau pasilikite svarbiausius popierius rankinėje lagamine. Niekas neapsaugos jūsų geriau nei patys jūs.

Neprognozuojamos situacijos ir kitos istorijos

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga kelionės metu?

Tai retas dalykas, bet nutinka. Tada mes turime rasti atsarginį vairuotoją arba stabdyti furgoną saugykloje. Gali užtrukti dieną ilgiau. Tai viena iš tų situacijų, kurios neleidžia biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu būti 100 procentų tikslų. Mes visada stengiamės turėti planą B, bet gyvenimas gyvena. Tiesa, per 20 metų tai nutiko tik tris kartus, taigi statistika gana gerai.

Ar jums buvo atvejų, kai dingo krovinys?

Dingimas visiškai – ne (pasiduok Dievui), buvo atvejų, kai dėžės buvo pamirštos uoste arba sumaišytos su kitu krovininiu. Vieną kartą atvyko dėžės su žaislais vietoj biuro technikos. Buvo nemažai šurmulio. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu reikalauja pasitikėjimo, bet ir patikrinimo. Užsiregistruokite sekimą, jei įmanoma. Neklauskite, kaip tas žaislų atvejis baigėsi... teko ilgai aiškintis.

Kaip elgtis, jei pažeidžiamas drabužis ar baldas?

Reikia užpildyti pranešimą apie žalą dar vietoje, prieš pasirašant perdavimo aktą. Jei pasirašysite, kad „viskas tvarkoje“, o vėliau rasite įbrėžimą, niekas neatsakys. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu baigiasi tada, kai pasirašote tuos popierius. Būkite atidūs. Neklauskite, kodėl vairuotojas atrodo pavargęs – jis tiesiog važiavo 1000 mylių, o ne dėl to, kad daužė jūsų kėdę.

Ar vežate augalus ir kaip jie išgyvena kelionę?

Augalus vežti galima, bet reikia fitosanitarinio sertifikato (jei daug), o mažus galima ir be. Tačiau žiema furgone gali būti šalta, o vasarą – karšta. Vienas klientas atvežė didelį palmės medį, kuris atvyko visai rudas. Buvo liūdna. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu nėra palankus augalijai. Geriau juos atiduoti kolegoms Anglijoje ir nupirkti naujus čia. Jums bus pigiau ir augalams geriau.

Kas daryti, jei naujame biure dar nėra elektros instaliacijos?

Tai jūsų, ne mūsų problema. Mes atvežame ir padėjame koridoriuje. Jei reikia įrengti, reikia laukti elektriko. Žinau, tai skamba griežtai, bet mes negalime laukti pusę dienos, kol kąs laidas. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu turi savo ribas. Užtikrinkite, kad biuras paruoštas – arba bent jau galima įeiti pro duris. Vieną kartą teko nešti per langą... niekada daugiau.

Ar galima atidėti krovinį sandėlyje Lietuvoje?

Taip, mes turime partnerių sandėlius. Tai kainuoja, bet kartais būna būtina, jei dar neišsinuomavote patalpų. Tiesa, jei paliksite ilgam, gali pradėti rūgti dėžės. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu gali turėti „pause“ režimą. Tik nepamirškite sumokėti už sandėliavimą, kitaip jūsų turtas gali turti „naujus savininkus“ (šiaip juokauju, bet teisiniai dalykai yra griežti).

Kaip susitarti su vairuotoju, jei jis nemoka lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojai kalba angliškai arba rusiškai. Taigi, turėkite parsiruošę vertėją programėlėje telefonu, arba kalbėkite angliškai. Niekas nesako, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu reikalauja mokėti penkias kalbas, bet rankų kalba taip pat veikia. Pagrindas – parodyti, kur reikia statyti dėžes. Ir duoti geros arbatos (ar kavos), tai stebina, kaip gerai pagerina atmosferą.

Ar atvykstate tiksliai laiku, kaip sutarta?

Stengiamės, bet Anglijos spūstys... jei sakėm 10 valandą ryto, gali būti 12. Nereikėtų skambinti kiekvieną minutes. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu yra dinamiškas procesas. Geriau būkite vietoje ir laukite. Nereikia skųstis vairuotojui, jis ir taip nori namo. Kartais dėl blogo oro keltas nebeplaukia, tai ne mūsų kaltė.

Ką daryti, jei randama dėžė, kurią niekas nepažymėjo?

Atidarykite, pasižiūrėkite. Jei tai jūsų dalykas – puiku. Jei ne – skambinkite mums, gal tai liko iš ankstesnio krovinio (retai, bet būna). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu kartais turi paslaptis. Vieną kartą radome dėžę su labai seniu indaplovės mašina, kurią, kaip paaiškino klientas, jau prieš 5 metus išmetė. Kaip ji pateko į furgoną? Paslaptis, uždaryta amžinybėje.

Ar verta drausti visą turtą?

Be abejo. Draudimas kainuoja mažai, palyginti su turtu. Net jei manote, kad vairuotojas – tavo geras draugas, įvykiai gali būti neprognozuojami. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu be draudimo yra kaip važiuoti automobiliu be saugos diržų. Kol viskas gerai, bet kai nutinka... Geriau būti sausiam. Sutaupyti 50 eurų neverta rizikuoti tūkstančiais.

Kaip atrobi jūsų įmonės reputacija pagal mano akis?

Galiu pasakyti tiesiai – esame tiek, kiek esame. Mes ne „Deutsche Bank“ su frakais, mes esame tie žmonės, kurie purvinasi rankas, kad jūsų biuras veiktų. Turiu girti savo komandą, kad dirba sunkiai. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu mūsų akimis – tai tiesiog darbas, kurį reikia atlikti kuo geriau. Kartai nusibraižome rankas, kartai pamirštam skambinti, bet daiktus atvežame.

Galų gale, ar verta viską daryti patys?

Jei turite daug laiko, nemokate pinigų ir mylite stresą – žinoma, bandykite. Bet jei norite, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu tikrai būtų toks, kreipkitės į profesionalus. Nors aš ir šiek tiek piktinuosi (dėl to ryto kavos trūkumo), aš žinau, ką darau. O jūs geriau užsiimkite savo versliu, o ne dėžių lipinimu.

Išvada

Galiausiai, visas šis procesas yra apie planavimą ir pasitikėjimą. Jei pasiruošiate dokumentus, pakavote tinkamai ir pasirinksite ne pigiausią variantą, biuro perkėlimas iš UK su minimaliu streso lygiu tampa įmanomas net ir šiomis sudėtingomis sąlygomis. Niekas nesako, kad nebus nenuostabų, bet su gerais partneriais jas įveiksite lengviau. Tikiuosi, šios „paišymos“ padės jums suprasti, kas laukia už tų dėžių. Sėkmės naujame biure, ir nepamirškite pasigirti kolegoms, kaip lengvai viskas nuėjo (nors mes žinome tiesą).