Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui: praktiniai patarimai iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – dalykai visada vyksta ne taip, kaip planuojame PowerPoint prezentacijose. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui yra tas tikslas, kurio visi siekia, tačiau realybėje pasitaiko visokiausių nemalonių staigmenų. Buvo atvejų, kai vairuotojai užstrigdavo ant M25 kelio dėl avarijos ir laiku neatvykdavo, o klientai stovėjo tuščiuose patalpose ir nervinosi. Tačiau su gera komanda ir šiek tiek kantrybės, viskas įmanoma įgyvendinti be didelių stabdžių jūsų pajamoms. Svarbiausia yra ne tik rasti brangiausią vežėją, o suprasti procesą ir numatyti rizikas. Kalbėsime paprastai, be jokių auksinės kalbos, kaip tai padaryti geriausia.

Pasiruošimas ir planavimas: kada pradėti?

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą iš JK?

Tiesiog kuo anksčiau. Idealų atveju pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 3–4 mėnesius. Žinau, skamba daug, jei norite, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui įvyktų sklandžiai, laiko reikia. Per tą laiką susidursite su inventoriaus sąrašais, kurie visada užtrunka ilgiau nei planavote. Vieną kartą klientas pamiršo paminėti, kad jie turi serverinę su didžiuliu liftu, kurio net nėra pastate – tai buvo nerealu. Taigi, nedelskite iki paskutinės sekundės, nes stresas padarys daugiau žalos nei pažanga.

Ar verta pasamdyti projekto vadovą?

Jei turite didelį biurą, tada tikrai taip. Mažoms įmonėms (10–15 žmonių) galite išsiversti ir savo jėgomis, bet tada turite būti pasirengę, kad darbo laikas sumažės. Projekto vadovas padeda koordinuoti tarp IT komandos ir perkėlimo įmonės. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui priklauso nuo to, ar kas nors vienas sugeba sujungti tuos galus. Jei niekas nenori imtis atsakomybės, pasamdykite žmogų, tai apsimoka.

Kaip suskaičiuoti biuro turinį, kad neapkrauti darbuotojų?

Nereikia tikėti akimis. Imkite Excel lentelę (arba popieriaus lapą, jei senos mokyklos) ir eikite per kabinetą. Dažnai klientai sako: "Mes turime tik penkias stalines viršaus", o atvyksta ir matome tris dešimtis lentynų pilnų dokumentų. Tuomet kyla klausimas, kur juos dėti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui reikalauja tikslumo, kitaip traukinio stotyje gali tekti mokėti už papildomą vietą, kurią užima nenumatyti daiktai.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu?

Taip, ir tai netgi rekomenduojama, jei norite, kad darbas sekmadienį prasidėtų kaip paprasta diena. Tačiau ne visos įmonės dirba savaitgaliais, ir tuo metu kainos gali būti aukštesnės. Vienas kartą perkėlėme IT firmą Londono centre sekmadienį rytą – buvo ramu, nėra judėjimo. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui vyko puikiai, nes darbuotojai pirmadienį tiesiog atėjo į naują vietą ir pasijuto kaip namie. Bet patikrinkite, ar naujieji patalpai bus atidaryti.

Kaip pasirūpinti dokumentų archyvu?

Tai dažnai būna didžiausias košmaras. Jei turite popierinių dokumentų, kurie nėra skenuoti, svarbu juos susisteminti prieš kelionę. Galite juos išvežti atskirai, kad netrukdytų įrengiant darbo vietas. Asmeniškai visada raginu klientus atsikratyti nereikalingų popierių prieš perkėlimą. Nešioti per jūrą dėžes su 2000 metų sąskaitomis – beprasmiška. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui taip pat reiškia ir "digitalizaciją", o ne fizinį nešimą.

Logistika ir transportas: ką reikia žinoti?

Kokį transportą rinktis – sunkvežimį ar furgoną?

Viskas priklauso nuo tūrio. Jei tai tik kelios dėžės ir kompiuteriai, užtenka didelio furgono (Luton). Jei perkėliate visą baldus iš didelio "open space" biuro, reikės sunkvežimio. Prisimenu vieną atveją, kai klientas norėjo taupyti ir pasamdė mažą furgoną... turėjome važiuoti tris kartus. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui tokiu atveju žlunga, nes vietoj vienos dienos truko trys. Geriau pasikonsultuoti su specialistu.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Net jei manote, kad vairuotojas yra dievas už vairo, įvykiai įvyksta. Ypač kai važiuojama per "Eurotunnel" arba ilgą kelią per vokietijos autostradas. Pasirašykite draudimo polisą, kuris padengtų ne tik transportą, bet ir patalpų įrangą (pvz., liftus ar duris). Girdėjau istorijų, kai nešant sofą, nuplėšta koridoriaus siena – tai kainuoja brangiau nei sofa. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui turi apimti ir šią riziką.

Kaip susitvarkyti su parkavimu Anglijoje?

Londono ar Mančesterio centre gauti leidimą stovėti sunkvežimiui gali būti sunkiau nei gaut vizą. Turite kreiptis į vietos savivaldybę (council) ir gauti laikiną leidimą (suspension of parking bays). Tai užtrunka apie dvi savaites. Nesitikėkite, kad tiesiog sustosite ant "Double red lines" ir nieko nebus. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui prasideda būtent nuo to, ar sunkvežimis galės užvažiuoti prie durų.

Kiek laiko užtrunka kelionė į Lietuvą?

Paprastai tai trunka apie 3–4 dienas, jei vairuotojas dirba pagal taisykles (poilsio laikas turi būti laikomasis). Bet jei įvyksta eismo įvykis arba muitinėje susidaro eilės, gali užtrukti ilgiau. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo Calais dėl migrantų problemų – praradome dieną. Todėl nenurodykite klientui tikslaus valandos laiko, kada atvyks krovinys, sakykite "dienos laikotarpis". Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui reikalauja lankstumo.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių įmonių siūlo GPS sekimą. Tai padeda raminti vadovus, kurie nuolat klausia "kur jie?". Tačiau nereikia manyti, kad GPS rodo absoliučią tiesą – kartais signalas dingsta tuneliuose arba kalnuose. Bet tai viskas geriau nei nieko. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui tampa mažiau stresingu, kai matai, kur tavo turtas yra žemėlapyje.

Muitinė ir dokumentai: Brexit realybės

Ar dabar reikia muitinės deklaracijų po „Brexit“?

Taip, tai yra nauja realybė. Nors biuro perkėlimas dažnai laikomas "temporan importu" arba perkėlimu tarp savo padalinių, vis tiek reikia pateikti eksporto ir importo deklaracijas. Be to, jei įmonė registruota UK, o krovinys važiuoja į EU, reikia EORI numerio. Jei jo neturite, užstrigsite pasienyje. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui gali tapti košmaru, jei dokumentai bus neteisingi.

Kas daryti, jei trūksta kiekio dokumentų (PVZ)?

Tai dažna problema, ypač kai perkeliate seną įrangą. Jei neturite pirkimo dokumentų, gali tekti mokėti mokesčius nuo rinkos vertės. Kai kuriems klientams pasitarėme tiesiog palikti senas spausdintuvas Anglijoje ir nusipirkti naujus Lietuvoje – taip buvo pigiau ir mažiau galvos skausmo su muitine. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui kartais reiškia skaičiuoti, kas apsimoka vežti, o kas ne.

Ar reikia muitinės brokerio?

Stipriai rekomenduoju. Būnant Anglijoje, sunku susitvarkyti su EU sistemos reikalavimais, o būnant Lietuvoje – su UK. Brokeris moka abiejų pusių kalbas ir sistemas. Jis gali pateikti išankstines deklaracijas, kad krovinys neišliptų iš reiso. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui be brokero yra kaip važiuoti automobiliu be remonto komplekto – galima, bet pavojinga.

Kokios prekės gali būti problemos muitinėje?

Atidžiai žiūrėkite į duomenų nešančią įrangą. Kartais gali kilti klausimų dėl duomenų saugumo arba patentų, jei perkeliate specifinę laboratorinę įrangą. Taip pat atkreipkite dėmesį į alkoholį ar tabaką, jei turite biuro barą – tai gali būti apmokestinama kaip prekės. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui nėra vien apie stalus ir kėdes, dokumentai turi būti tvarkingi.

Ar galima gauti mokesčių atleidimą (relief)?

Yra tokios galimybės kaip "Transfer of Residence" (ToR), jei perkeliate įrangą kartu su darbuotojais, kurie gyveno Anglijoje ir dabar persikelia gyventi dirbti. Tai leidžia atsiskaityti su mokesčiais lengviau. Bet reikia užpildyti formas prieš išvykstant. Nebūkite kaip vienas mūsų klientas, kuris prisimino apie tai jau Lietuvoje... Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui (finansinis) priklauso nuo to, kiek išmanote taisykles.

IT infrastruktūra ir technika: nepamirškite kabelių

Kaip saugiai išmontuoti serverinę?

Čia geriau neišbandyti savo jėgų, jei nesate IT specialistas. Reikia atsukti kabelius, pažymėti juos (o ne tik tiesiog nutraukti ir manyti, kad prisiminsite). Vienas kartą matėme, kaip klientas ištraukė visus kabelius į vieną krūvą – surinkti juos užtruko dvi savaites. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui čia yra kritišiausia vieta, nes be interneto ir serverių verslas sustoja.

Ar reikia atsarginių kopijų (backup)?

Tai yra būtina, net ir jei manote, kad nieko neatsitiks. Krovinys gali nukristi, gali užsidegti furgonas, arba gali pamesdė dėžės (taip, tai taip pat nutinka). Jei duomenys yra debesyje, tai puiku, bet jei laikote fiziškai, padarykite kopiją. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui turi apimti ir duomenų saugumą, o ne tik fizinį perkėlimą.

Ką daryti su spausdintuvais ir dideliais ploteriais?

Jie dažnai būna jautrūs. Reikia išpumpuoti rašalus (jei tai tint spausdintuvai), užfiksuoti galvutes, kad judėjimo metu neišlūžtų. Dideli ploteriai turi būti supakuoti į specialias dėžes su putomis. Nenaudokite paprastų kartono dėžių – tai garantuota sugriovimas. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui taip pat reiškia, kad įranga atvyks pasiekianti.

Ar reikia perkelti visus kabelius?

Geriau taip. Nors kabeliai pigūs, juos rinkti ir laidoti sienose užtrunka brangiai. Supakuokite juos į mažas maišelius ir pažymėkite, iš kur jie ateina (pvz., "pirmas stalas, kairė pusė"). Galiu pasakyti iš patirties, kad po perkėlimo visada trūksta penkių power cord kabelių. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui bus greitesnis, jei nešite viską, kas yra prijungta.

Kaip užtikrinti internetą naujoje vietoje iš karto?

Susisiekite su tiekėju dar prieš mėnesį ar du. Jei naujieji patalpai neturi optikos, jos įvedimas gali užtrukti. Kartais galima naudotis laikinu 4G/5G routeriu perkėlimo dienai, kad komanda galėtų dirbti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui neįvyks, jei pirmadienį ryte visi sėrs be darbo ir lauks techniko.

Personalas ir komunikacija: kaip išvengti chaoso?

Kaip pranešti darbuotojams apie perkėlimą?

Būkite atviri. Nustatykite aiškią datos liniją. Darbuotojai turi žinoti, kada turi susirinkti daiktus, o kada atėsti į naują biurą. Vienoje įmonėje vadovas tai nuslėpė ir paskelbė tik penktadienį, kad sekmadienį judame – žmonės buvo piktos. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui taip pat priklauso nuo to, ar žmonės yra motyvuoti padėti.

Ar leisti darbuotojams vežti asmeninius daiktus?

Tai klausiamas dalykas. Kai kurios įmonės leidžia kiekvienam darbuotojui pasiimti vieną dėžę asmeninių daiktų, kuria eina kartu su biuro kroviniu. Tai pagerina nuotaiką. Tačiau tikrinkite, kas ten dedama – negali būti vaistaų, ginklų ar draudžiamų medžiagų. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui neturi tapti muitinės nusikaltimu dėl vieno darbuotojo.

Ką daryti su darbo staluose paliktais daiktais?

Organizuokite "išvalymo dieną". Kas lieka – išmetama arba dovanojama. Dažnai paliekama senų puodelių, sausainių dėžių ir nenaudojamų užrašinėčių. Nešti šiukšles per jūrą beprotiška. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui taip pat reiškia pradėti gyventi naujai be seno "balasto".

Kaip organizuoti darbą perkėlimo dieną?

Geriausia padalyti komandas. Viena grupė priežiūri krovinius išsikraunant Anglijoje, kita – priima Lietuvoje. Likę dirba nuotolinai (jei įmanoma). Jei visi stovi ir žiūri, kaip vairuotojai nešia dėžes, tai tik stabdo procesą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui reikalauja, kad kas nors kontroliuotų procesą, o ne tik stebėtų šou.

Ar reikia šventės perkėlimo proga?

Gera mintis. Kai viskas ant vienos vietos, nusipirkite picą arba padarykite nedidelį vakarėlį naujose patalpose. Tai padeda susivienyti komandai ir pamiršti tą stresą, kuris buvo prieš tai. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui pasibaigia ne tada, kai pastatoma paskutinė kėdė, o tada, kai žmonės nusijuokia.

Išvados

Galiausiai, viskas susikrauna į vieną visumą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliu įtakos jūsų verslui nėra būtina, kad vyktų idealiai – svarbiausia, kad jis baigtųsi sėkmingai. Nors aš ir ne tokio jauno amžiaus, vis dar moku išmokti naujų dalykų iš kiekvieno tokio projekto. Svarbiausia yra kantrybė ir geria planavimas, o ne tik kaina. Užsukite pas mane arba parašykite, jei reikės patarimo – visada pasidžiaugiu padėti išvengti tų klaidų, kurias mačiau anksčiau. Sėkmės!