Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis: Kaip išvengti chaoso ir nesubankrotuoti

Sėdžiu prie stalo ir galvoju, kas per šūdos vyksta šiuo metu keliuose. Per tiek metų, kiek dirbu su pervežimais, mačiau viską – nuo padegimų iki prarastų konteinerių, tačiau Brexit viską sukvietė ėmų. Dabar biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis yra nebe paprasta logistika, o tikras menas. Klientai visada klausia pats tobuliaus klausimą: „kodėl taip ilgai?“. O atsakymas paprastas – dokumentai, muitinė ir britų lėtumas. Jei norite, kad jūsų verslas stovėtų ne savaitę, o tik dieną ar dvi, reikia žinoti keletą niuansų, kurių niekas nesako. Aš jums papasakosiu tiesiai, kaip yra, be tų visų gražių frazių iš reklamos brošiūrų. Pasiruoškite, kad nebus taip paprasta kaip nupirkti bilietą į Londoną.

Pasiruošimas ir dokumentacija (Kur visi tie lapai?)

Kokius dokumentus reikia tur�ti įrankinėje, kad nešoktų širdis?

Tiesiog pasiimkite pasą ir važiuokite? Nebent norite praleisti savaitę prie Doverio uosto. Dabar reikalingas EORI numeris, jis privalomas visiems, kurie veža daiktus iš Didžiosios Britanijos. Be to, kiekvienas siuntos elementas turi būti aprašytas prekių deklaracijoje – svoris, vertė, prekės ženklas. Viena kartą teko matyti situaciją, klientas parašė „baldai“ ir viskas. Sustabdė sunkvežimį ir prašė išskaidyti kiekvieną kėdę atskirai. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis prasideda ne nuo pakavimo, o nuo to, kad jūsų buhalteris nedingsi. Be to, patikrinkite, ar vairuotojas tai vizą, jei jis ne iš ES, dar po Brexit tai tapo tikra galva skausmu.

Ar verta rūpintis eksporto deklaracija iš anksto?

Absoliučiai taip. Nemanau, kad norite laukti, kol britų brokeris sukels akis į dangų po savaitgalio. Eksporto deklaracija turi būti pateikta prieš kroviniui išvykstant iš sandėlio UK. Aš vieną kartą pamiršau priminti klientui apie tai, ir mes praradome dvi dienas. Vairuotojas tiesiog sėdėjo mašinoje ir gėrė leduką. Taigi, biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis priklauso nuo to, ar jūsų brokeris dirba greitai. Užsirašykite tai į savo kalendorių kaip svarbiausią užduotį. Negerai, kai visa komanda laukia naujų stalų, o jie stovi įstrigę Anglijoje dėl vieno popieriaus.

Ką daryti su jautria informacija, pavyzdžiui, serveriais?

Neškite juos kaip bulves. Serveriai ir duomenų laikmenos turi būti ne tik įpakvuoti, bet ir apdrausti specialiu draudimu (nes standartinis ne visada padengia duomenų praradimą). Be to, siunčiant tokius daiktus, reikia nurodyti jų serijinius numerius deklaracijoje. Muitinės pareigūnai mėgsta patikrinti, ar nevežate šiukšlių už brangų technikos. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis reikalauja, kad IT žmogus būtų šalia prieš pat išsikrovimą. Vieną kartą teko laukti, kol klientas išsiaiškino, kur dingo raktai nuo serverinės – praradome pusę dienos. Geriau pasirūpinkite dėžėmis su putomis ir antspaudais.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo?

Jei manote, kad galite suskaičiuoti dėžes važiuodami keliu, jūs klystate. Inventorius turi būti paruoštas dar prieš krovimą. Jis padeda ne tik muitinei, bet ir jums, kad niekas nepasimestų kelyje. Prisimenu vieną „perkėlimą“, kur klientas galvojo, kad viskas yra 10 dėžių, o paaiškėjo, kad yra 30. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis tampa košmare, jei vairuotojas turi stovėti ir skaičiuoti dėžes vietoje to, kad važiuotų. Užrašykite viską, net tą seną kavinę, kuria niekas niekada nenaudoja. Tai sutaupo laiko ir nervų.

Logistika ir kelių problemos (Kai kelyje kažkas ne taip)

Kiek realiai užtrunka kelionė per Lamanšą?

Tai kaip loterija. Paprastai tranzitas per uzą trunka apie 4 valandas, bet su eilėmis gali užtrukti ir 12. Ypatingai jei kas nors sugedo arba prasidėjo stiprus vėjas (kas ten nutinka dažnai). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis reikalauja rezervinio laiko planavimo. Neskubėkite planuoti susitikimų pirmą dieną po atvykimo. Geriau sakykite vairuotojui, kad važiuotų ramiau, nei jį gundyti permušti greičio ribas. Viena kartą teko statyti sunkvežimį ne į planuotą keltą, o į paskutinį – dėl to klientas gavo krovinią naktį. Ten buvo šventas triukšmas.

Ar geriau važiuoti per tunelį ar keltu?

Tuneliu (Eurotunnel) dažniausiai greičiau, nes ten nereikia išlipti iš mašinos, tačiau keltu galima vežti didesnius ar nestandartinius krovinius. Jei jūsų biuras turi kažką labai aukšto ar plataus, keltas – vienintelis išeitis. Bet žinote, kai yra audringa jūra, vairuotojai išeina iš to kaip vaiduokliai. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis gali būti sustabdytas dėl to, kad keltas tiesiog neplaukia. Pasitikėkite savo logistiku, jis dažniau žino, kur dabar mažiau eilių. Aš asmeniškai visada rekomenduoju tunelį dėl stabilumo, nebent kaina per daug įkanda.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda Anglijoje?

Tai blogiausias scenarijus. Jums reikės turėti pagalbinę techniką arba skubiai išsinuomoti kitą sunkvežimį. Geriausia pasirūpinti draudimu, kuris dengia ir techninės pagalbos iškvietimą kitame šalyje. Kartais tas „biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis“ virsta stovėjimu šalikelėje su dužusiu radiatoriumi. Buvo atvejis, kai mums teko perkrauti viską į kitą mašiną lietinga naktį prieš Londoną. Klientas buvo labai laimingas (sarkazmas). Todėl pasirūpinkite patikimu transportu, o ne pigiausia pasiūlyma iskambinimo centre.

Kaip elgtis su vairuotojo poilsio laiku?

Tai ne jūsų problemą, jei jusiai ne. Taisyklės griežtos – po 4,5 valandų vairavimo privaloma 45 minučių pertrauka. Negalima jį spausti, jis gali baudą gauti. Planuokite maršrutą taip, kad šios pertraukos sutaptų su pietumis ar degaline. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis neįmanomas be sąžiningo poilsio. Vieną kartą klientas mėgino duoti vairuotojui kavą ir sakyti „važiuok“, bet vairuotojas tiesiog išlipo ir pasakė „niekas nepajudins“. Gerbiaite taisykles, kitaip būsite baudžiami, o kroviniu greičiau nepasieksite.

Kainos ir kur pinigai dingsta (Neklauskite, kodėl brangu)

Kodėl kainos šokinėja kaip šuo ant ugnies?

Degalai, ferių kainos, o ir tos berniukų (anglų) muitinės mokesčiai. Be to, po Brexit atsirado naujų mokesčių už dokumentų tvarkymą. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis niekada nebus pigus, jei norite kokybės. Jei kas kas siūlo už pusę kainos – tikėkitis, kad jūsų dėžės nukels į lauką ir paliks ten. Aš mačiau firmas, kurios dirba „pilna ranka“, o paskui dingsta su užstatu. Neklausote, kodėl brangu – klausote, ką aš garsiai sušokuoju, kai matau degalų kainų lentelę.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Gali būti „mokesčiai už laukimą“. Jei vairuotojas laukia jūsų ilgiau nei valandą (pavyzdžiui, jei dar neparengėte biuro), jis gali paimti mokestį už kiekvieną pradėtą valandą. Taip pat gali būti mokestis už užkrovimą aukštame aukšte be lifto (tiek angliškai, tiek lietuviškai tas pats). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis tampa brangus, kai reikia išsinuomoti keltuvą. Viską pasitarkite iš anksto. Nenuvilikite vairuotojo, jo laikas yra pinigai, o jis nebus linkęs laukti nemokamai, kai jums reikia nueiti pietų.

Ar reikia mokėti PVM importui?

Taip, daugeliu atvejų taip. Importuojant prekes (tai yra ir jūsų biuro reikmenys) iš trečiosios šalies, reikia sumokėti PVM ir importuos mokestį (galbūt priklauso nuo prekių vertės). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis apima ir šį biurokratinį žingsnį. Geriau, kad jūsų mučininkas (buhalteris) tai žinotų. Vieną kartą teko padėti klientui mokėti mokesčius terminaluose, nes jis nebuvo pasiruošęs. Buvo keistas jausmas mokėti už svetimus pinigus, bet kitaip krovinius neatleistų. Pasirūpinkite mokesčių kodais ir sąskaitomis iš anksto.

Ką daryti, jei norite sutaupyti ant pakavimo?

Galite susipakuoti patys, bet tikrai ne laikraščiais. Naudokite burbuliukų plėvelę ir stiprias dėžes. Jei dėžė suirs pervežimo metu, draudimas to nepadengs (arba padengs tik dalį). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis nebus sėkmingas, jei dėžės bus purvinos ir sudėliotos be jokios tvarkos. Aš mačiau, kaip vienas klientas susipako kompiuterius į plastikinius krepšius... Tai buvo tragedija. Jei sutaupote ant pakavimo, pasiruošite išleisti du kartus daugiau už technikos remontą. Neapsigaukite.

Technika ir jautrūs daiktai (Kompiuteriai, serveriai, kava)

Kaip saugiai transportuoti serverinę įrangą?

Jei įmanoma, išjunkite ir pažymėkite kabelius (nuotraukite prieš ir po). Serveriai turi būti transportuojami vertikaliai, o ne gulinčiai, jei gamintojas nenustatė kitaip. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis reikalauja, kad IT specialistas būtų atsakingas už šį procesą. Neneškite tų dėžių kaip bulvių maišų. Vieną kartą gavau skambutį, kad serveris nebeįsijungia – pasirodė, kad viduje atsitrūkė ventiliatorius. Visi dalykai turi būti tvirtai užfiksuoti. Geriau pasirūpinkite specialiomis rėmėmis (rack cases).

Ar galima vežti biuro vandens dispenserį?

Taip, bet privaloma išpilti visą vandenį! Jei paliksite vandens viduje, jis užšals arba išsilieš per vibraciją ir sugadins viską aplinkui. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis gali baigtis labai drėgnai, jei pamiršite šį paprastą dalyką. Taip pat išimkite ir paslėpkite plastikinius taures. Buvo atvejis, kai viena tokia masina nukrito žemyn sėdint vairuotojui, o vėliau ten buvo kažkokia mėlyna skystis visame krove. Niekas nenori valyti tokios šiukšlės. Išpilkite vandenį ir užsandarinkite.

Kaip elgtis su dideliais vitrinais ar stiklo lentomis?

Juos reikia apvynioti storu stiklo plėveliu (styrofoam) ir uždėti ant tąšų (staliukų kojoms). Niekada neneškite stiklo horizontaliai, jis gali lūžti nuo savo svorio. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis tampa pavojingu, kai yra daug stiklo. Užsirašykite „FRAGILE“ dideliais raidėmis, nors vairuotojai ir taip žino, kad reikia lygėtis. Kartais vitrinos būna tokios didelės, kad net neina pro lifto duris – tada reikia keltuvą arba įvežti pro langus. Planuokite tai iš anksto, o ne dieną.

Ką daryti su augalais ar žuvytėmis?

Augalus į Lietuvą vežti labai sudėtinga dėl fitosanitarinių taisyklių – reikia sertifikatų, o dažnai jie tiesiog neleidžia įvežti. Žuvis – neįsivaizduoju, kaip galite vežti akvariumą kelyje. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis reiškia, kad augalus geriau palikite kolegoms dovanai arba išsiųskite kurjeriu (jei įmanoma). Nemanau, kad jūsų fikusas išgyvens 20 valandų šaltoje sunkvežimio gerybėje be šviesos. O žuvys... geriau jas atiduoti kam nors, nei bandyti gąsdinti kelyje.

Vairuotojai ir ekipo darbas (Kas tas žmogus prie vairo?)

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojai kalba lietuviškai (aišku), bet su britų pareigūnais kalba angliškai (arba mėgina). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis gali pavėluoti, jei vairuotojas nesupras, ką jam sako muitininkas. Todėl reikia siųsti patikimus vairuotojus, kurie bent jau sugebės parodyti pirštu, kur reikia važiuoti. Vieną kartą teko versti telefonu, nes vairuotojas užstrigo Kent’e ir nežinojo, ką daryti. Buvo linksma, bet klientui ne. Patikrinkite, ar ekipoje yra kas nors, kas supranta bent pagrindinius žodžius.

Ar vairuotojai gali padėti išpakuoti?

Taip, gali, tai įeina į paslaugą, jei tai susitarta. Jie gali pastatyti stalus, sujungti kompiuterius (jei nėra per sudėtinga). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis yra greitesnis, kai vairuotojai tiesiog padeda omenį. Tačiau nereikalaukite jų montuoti sudėtingų sistemų arba valyti grindų – tai ne jų darbas. Jie pavargę po kelias dienų kelionės. Būkite kantrūs ir duokite jiems kavos, jei norite, kad jie dirbtų greičiau. Žmogiškasis faktorius čia svarbiausias.

Kas daro, jei vairuotojas suserga?

Tai bėda. Tada reikia skubiai rasti pakeitimą arba sustabdyti mašiną. Geriausiai, kai yra antrasis vairuotojas (dvi vadybos), bet to dažnai nebūna. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis tampa pavojingu, jei vairuotojas priverstas vairuoti ligotas. Pasirašykite sutartyje, kas atsakomybės tokiu atveju. Aš mačiau, kaip vienas vairuotojas važiavo su 39 laipsnių karščiavimu – tai buvo herojiška, bet labai pavojinga. Geriau, kad jums lauktų sveikas žmogus, nei ligotas herojus.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Jei jie pasilieka ilgiau nei suplanuota (pavyzdžiui, dėl jūsų vėlavimo), mandagu pasiūlyti pietus. Tačiau tai nebūtina, jei viskas vyksta pagal grafiką. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis nereiškia, kad jūs turite maitinti visą ekipą, bet tai pagerina santykius. Vieną kartą klientas duodė vairuotojams šiltą pię su pyragu, ir jie dirbo dvigubai greičiau. Smulkios dovanos veikia stebuklingai. Niekas nenori būti tik robotu su keliu.

Pats procesas ir dažniausios klaidos (Kur mes suklydome?)

Kokia dažniausia klaida dėl laiko?

Klientai pagalvoja, kad jei užsakė 9 valandą ryte, tai viskas bus baigta 12 valandą. Žinote, kiek užtrunka iškrauti sunkvežimį miesto centre, kur reikia gauti leidimą stovėti? Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis – tai ne filmas, kur viskas vyksta greitai. Planuokite bent kelias valandas atsarginio laiko. Buvo atvejis, kai klientas reikalavo, kad vairuotojai išvykti lygiai valandą po atvykimo, nors dar nebuvo pasirašyti dokumentai. Situacija buvo įtampa.

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai kainuos. Jei nuspręsite, kad reikia vežti dar vieną dėžę iš kito miesto, vairuotojas gali atsisakyti arba paprašyti papildomo mokesčio. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis reikalauja gero planavimo. Keisti maršrutą paskutinę minutę – tai kaip keisti automobilio ratus važiuojant greitkeliu. Negerai. Vieną kartą teko važiuoti apie 100 km atgal, nes klientas pamiršo svarbius failus. Jis sumokėje už tą kelionę, bet buvo labai nepatenkintas.

Kodėl dėžės gali būti sumaišytos?

Jei nepažymėjote jų aiškiai, vairuotojas jas užkrauna kaip įmano (taip, kad tilptų). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis tampa chaosu, kai prie „Buhalterijos“ stalo atkeliauja dėžė su „Vadybos“ daiktais. Naudokite spalvotas lipdukus arba skaičius. Mačiau, kaip viena firma naudojo QR kodus – tai yra per daug, bet efektyvu. Nereikia būti genijumi, kad užrašytum „1-as aukštas“ storu rašalu. Paprasti dalykai veikia geriausia.

Ar reikia rūpintis parkavimu mieste?

Absoliučiai taip. Londonas ar Birmingemas nėra vieta, kur sustabdyti 18 tonų mašiną bet kur. Reikia gauti leidimą (suspension) iš savivaldybės. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis gali baigtis bauda, jei tiesiog sustosite ant raudonos linijos. Vieną kartą mus nufotografavo robotas ir atėjo bauda po mėnesio. Klientas pyko, bet kas padarys? Pasirūpinkite vietą iš anksto, arba mokėkite brangiai už privažiavimą.

Po perkėlimo (Ar viskas veikia?)

Kas daryti, jei rasta žala?

Nedelsiant nu fotografuokite ir parašykite įvykio aktą (CMR protokolas). Negalima pradėti naudoti sugadinto daikto, tuomet draudimas nebeveiks. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis baigiasi tik tada, kai visi baldai stovi vietoje ir neįtrūkę. Vieną kartą klientas pasakė „viskas gerai“ o paskui skambino po savaitės, kad stalas įtrūko. Tai jau jo problema, nes pasirašė, kad viskas tvarkoje. Būkite atidūs patikrinimo metu. Neklauskite kito dieną.

Kaip išmesti pakavimo medžiagas?

Geriau susitarti iš anksto, kad ekipa išveš tą šiukšlių kalnę (jei norite). Kitu atveju liksite su kalnu dėžių savo biure. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis nėra baigtas, kol darbuotojai nebegali nėra prie savo stalų dėl šiukšlių. Aš mačiau biurus, kur pusė kambario buvo užpildyta kartono. Nereikia jų laikyti „jusiems“ (arba ne, galbūt norite susidėti į juos vėl, bet tai keista). Užsisakykite didelę konteinerį išvežimui.

Ar galima gauti PVM grąžinimą?

Jei esate įmonė ir turite PVM mokėtojo kodą, dažnai galite taikyti 0 proc. PVM importo tarifą (susitariant su mučininku). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis gali būti šiek tiek pigesnis, jei viską tvarkingai pateikiate. Štai čia aš neesu 100% tikras, nes taisyklės keičiasi kaip oras, bet paprastai taip yra. Pasitarkite su savo buhalteriu, jis žinos tikslias formules. Nemanau, kad norite mokėti 21 proc. papildomai, jei nereikia.

Kiek laiko reikia visiškai susitvarkyti?

Įprastai viena diena iškrovimas ir dar viena dvi dienos montavimas bei tvarkymasis. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis yra tik pradžia – tuomet prasideda vidinis chaosas. Nedarykite planų, kad pirmą dieną visi dirbs 100%. Leiskite žmonėms pasijusti namuose. Vieną kartą matęs, kaip direktorius verčia visus dirbti tarp dėžių – rezultatas buvo blogas darbas ir nusivylimas. Duokite laiko.

Išvada

Na, štai ir viskas. Tai nėra mokslas, bet reikalauja kantrybės ir gero planavimo. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliomis pertraukomis įmanomas, jei nespėsite į kišenę visų taisyklių ir pasiklausysite patirties. Geriau praleisti valandą paruošiant dokumentus, nei savaitę gelbėdami situaciją uoste. Sėkmės jūsų verslui, tik tikėkimės, kad keliai bus švarūs, o orai gerai. Ir nepamirškite pasigailėti tų vairuotojų – jie daryja sunkų darbą.