Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais verslo sutrikdymais: praktinis vadovas nuo logistiko

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo taikos balandžių iki pilno chaoso, kai laivas užstrigsa Dunojaus upėje dėl karo... na, čia jau kitas istorija. Bet kalbant apie Jungtinę Karalystę, situacija po "Brexit''o" pasikeitė įžūliai. Dauguma mano klientų dabar klausia ne "kiek kainuoja", o "kaip padaryti, kad verslas nestotų?". Sunku prisipažinti, bet idealaus plano nėra, tačiau biuro perkėlimas iš UK su minimaliais verslo sutrikdymais tikrai įmanomas, jei žinai, kur giliau kvėpuoti. Tiesiog reikia numatyti tai, ko nematyti norisi – pavėlavimus muitinėje, dingusius raktus ar tai, kad vairuotojas tiesiog neperskaitys angliškai instrukcijų. Štai kaip tai atrodo iš vidaus.

---

Pasiruošimas ir biuro išvaizda (kai dar visai vyrauja)

Kada pradėti planuoti tokį projeką?

Nebūkite naivūs ir tikėkitis, kad viską sužiūrėsite per savaitę. Esu matęs, kaip didelės korporacijos tai daro metus iš anksto, o mažos verslaitės – paskutinią minutę. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais verslo sutrikdymais reikalauja maždaug 4–6 savaičių, jei norite išvengti skubos mokesties už keltų bilietus ar muitinės brokerio. Reikia laiko surinkti dokumentams (ypaš jei reikia "Transfer of Residence" statuto). Ir nepamirškite, kad angliškos verslo dienos yra kitaip, viskas lėčiau, nei tikėtumėte.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo? Ar negalima "be akies"?

Negalima, draugai. Vieną kartą klientas maniau, kad galima tiesiog įmesti viską į furgoną. Muitinėje Dovere (Dover) sustojo. Muitininkas prašė sąrašo. Vairuotojas (lietuvis, žinoma) rodė ranka ant galvos. Rezultate – 12 valandų delay'as ir bauda. Inventorius su serijiniais numeriais ir verte yra privalomas. Be to, jeigu dingsta kažkas brangaus (kas, deja, kartais nutinka), be sąrašo draudimas nemokės. Rašykite viską, net tą seną spausdintuvą, kuris stovi kambario kampe ir kuris neįjungtas jau 5 metus.

Ką daryti su dokumentais, kuriais nereikia?

Tie, kuriuos galite skanuoti – skanuokite. Išmeskite popierius. (Nors, žinau, kai kurie mėgsa laikyti "ant ratų" viską). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais verslo sutrikdymais apima ir skubų archyvo tvarkymą. Vežti toną popieriaus per jūrą be reikalo yra beviltiška. Jei turite konfidencialios atliekos – sunaikinkite jas UK prieš išvykstant. Gavau baudą vienam klientui už tai, kad "confidential" šiukšlės keliavo kartu su įprasta bagažą dėže.

Ar reikia specialių dėžių ar užtenka "Apple" dėžių iš parduotuvės?

Jei norite, kad jūsų serveriai nenukristų kaip bulvės... Nenaudokite mažmeninės prekybos dėžių. Jos nėra pritaikytos kroviniui. Klientas vieną kartą bandė taip daryti, rezultate dėžės suilo, o viena "monitor" buvo pažeista. Gera krovimo komanda turės profesionalių dėžių – su sienelėmis, specialios kompiuteriams. Tai nupirkti arba nuomoti. Neklausinėkite manęs, kodėl taip būna, tiesiog fizikos dėsniai veikia.

Ar galima pasirūpinti pakavimu patys?

Taip, galite, bet tada prarandate kontrolę. Jeigu užpildžite per sunkią dėžę knygų (o to dažnai daroma), vairuotojas tiesiog atsisaks ją kelti. O jeigu kažką pridaužsite dėžės viduje (pavyzdžiui, stiklą), tą kaltę nešite patys. Profesionalai padarys greičiau ir, tikėkimės, saugiau. (Nors esu matęs, kai "profas" užmynė ant naujo "Macbook" su purviniu batais... taip, tai buvo skaudu).

Kas dėl biuro augalų?

Tai jautri tema. Augalai gali turėti ligas ar vabzdžius, todėl UK muitinėj labai griežta. Jei augalas yra mažiau kaip 2 metai, dažniausiai praeina. Jei turi didelę palmę, kuri auga jau 10 metų... Galbūt ji turi likti Anglijoje. Reikia fitosanitarinio pažymėjimo. Vienas klientas bandė įslėpti bonsai medį tarp drabužių. Nepraėjo. Bauda ir augalas sudegintas.

---

Muitinė, dokumentai ir "Brexit" naktmaros

Ar mums reikia mokėti PVM ar muito?

Jei esate įmonė ir perkėliate nuosavą turtą, kurį naudojote verslui bent 6 mėnesius, paprastai galite išvengti mokesčių. Tam reikalingas ToR01 (Transfer of Residence) numeris iš HMRC. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais verslo sutrikdymais be šio numerio yra kaip be rankų – mokesčių bus daug. Tiesiog užpildykite paraišką internete (jeigu sistema veikia, kas kartą ne visada tikina). Nepamirškite, kad tai galioja tik turtui, kuris buvo nupirktas ne prieš mėnesį.

Kaip greitai gaunamas ToR numeris?

Anksčiau buvo greit, dabar... galiu pasakyti, tai loterija. Kartą atėjo per 2 dienas, kitą kartą laikėmės 3 savaites. Pradėkite procesą kuo anksčiau. Be to, patikrinkite, ar visi duomenys teisingi. Jeigu pamestate vieną skaitmenį, sistema atmes. Tuomet pradedama viskas iš naujo, o nervų ląstelės dega. (Tiesa, paskutinį kartą pavyko gauti gana greitai, galbūt tam tikras "bot'as" buvo gerai nustatyta).

Ar reikia muitinės brokerio?

Mano nuomone, taip. Nebent turite žmogaus komandoje, kuris specialiai dirbo su EXS deklaracijomis UK sistema. Niekas nenori stovėti uosto vartuose laukiant patikros. Brokeris užtikrina, kad viskas įvesta į sistą prieš atvykstant mašinai. Vien kartą be brokerio prarasime 2 dienas. Vairuotojas net negalėjo išvažiuoti iš uosto, kol "statusas" nepasikeitė į "Green".

Kas dėl "Red" kelio uoste?

Tai blogas scenarijus. Jeigu sistemoje pažymėta "Red", reiškia, kad krantas kontroliuos krovinių tūrį. Jie gali atidaryti keletą dėžių. Jeigu viskas tvarkingai inventorizuota – nieko blogo. Jeigu rasite kažką, ko nėra sąraše, prasidės klausimai. Ruošiatės tam. Tiesa, dažniausia taip tikrinami nauji kroviniai iš Azijos, bet biurų perkėlimai irgi patenka į rizikos zoną, ypač jeigu daug elektronikos.

Ar galioja mūsų draudimas kelionei?

Jūsų darbuotojų kelionės draudimas nedengia krovinių. Reikalingas krovinių draudimas ("Cargo insurance"). Įsitikinkite, kad jis apima pervežimą iš / į Jungtinę Karalystę. Kai kas manė, kad "vietinė" Lietuvos draudimo kompanija padengs visą. Ne visada. Yra specifiniai rizikos zonos. Svarbu perskaityti smulkią spaudą.

Kas vyksta, jei pamiršome kokį nors dokumentą?

Esu matęs, kai pamiršta "Packing List" (pakavimo sąrašas). Vairuotojas turėjo jo neturėti. Jis sėdėjo mašinoje ir rašė ranka ant popieriaus, kadangi turi būti kopija. Neidealu. Muitininkai gali parodyti į kišą. Geriau turėti visus dokumentus skanuota vairuotojo telefone arba spausdintus.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro?

Jei tai buvo įmonės turimas (pvz., atsargos vestibiulei), tai galima. Bet reikia deklaruoti kaip atsargas. Jeigu tai tiesiog jūsų asmeninė kolekcija, kurią įstatėte į stalą... tai gali būti traktuojama kaip prekė. Mokesčiai bus dideli. Nebegalvokite apie „gėrimų sandėlį“ furgono gale.

Ar reikia deklaruot kompiuterių programas?

Tai ne fizinis daiktas, tad ne. Bet jeigu turite fizinį "key" (USB raktą) su brangia licencija, tai verta paminėti kainą. Kitaip neišmokės, jeigu dingsta. Digitaliniai daiktai nekeliami, bet fiziniai nešikliai – taip.

---

Logistika: kaip tai realiai vyksta kelyje

Kokia mašina geriausia?

Furgonas ar sunkvežimis? Jeigu turite tik 10 dėžių – "Vivaro" tipo furgonas užteks. Jei pilnas biuras – reikės 3,5 arba 7,5 tonos sunkvežimio. Atminkite, kad 7,5 t sunkvežimiai UK reikalauja specialios vairuotojo licencijos ir kartais negali važiuoti į miesto centrus (ULEZ zonos). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais verslo sutrikdymais reiškia atrinkti tinkamą transportą, kadangi netinkamas mašina tiesiog niekur neprileis.

Ar vairuotojai padės iškrauti?

Standartiškai – jie yra vairuotojai, ne kėlėjai. Bet dažniausiai jie padeda, jeigu reikalaujasi. Tačiau nekitinkite jų į staldirbius. Jei reikalaujate pilno iškrovimo su baldų surinkimu, tai reikia papildomos komandos. Vienas vairuotojas tiesiog išseks. (Nors geros dvasios lietuviai padės užsakyti pizzą, bet ne surinkti biuro lentą).

Ar galima susitarti dėl savaitgalio pristatymo?

Galima, bet toks paslauga kainuos brangiau. Užsidaryti sandėliai Lietuvoje ne visada dirba sekmadieniais. Be to, jeigu atvykstate sekmadienį, o raktų nėra... tai laukite iki pirmadienio. Geriau planuoti atvykimą į darbo dieną.

Kiek laiko užtrunka kelionė per Lamanšą?

Keltų laikas apie 1,5 valandos. Bet "loading" (įvažiavimas) gali užeiti valandą ir daugiau. Jeigu yra "Brexit" kontrolės prieš uostą, tenka stovėti eilėse. Planuokite, kad nuo Londono iki Kauno (ar Vilniaus) bus maždaug 3–4 dienos su poilsio laiku. Nesigilinkite į "Google Maps" laiką be stabdymų.

Kas dėl užsieniečių vairuotojų UK?

Dabar reikalaujama "Kent Access Permit" (KAP) įvažiavimui į Kentą. Be to, vairuotojai turi turėti teisingą vizą arba leidimą dirbti. Mūsų komanda visus dalykus sutvarko, bet jeigu samdysite pačius "freelancerius" iš interneto, gali būti, kad jie nepraslys sienos. Tikrinte dokumentus!

Ar mašina gali sustoti tiesiai prieš mūsų langą?

Tik jeigu gatvė leidžia stovėti 7,5 t mašinai ir nėra geltonos linijos. Londone ar Birmingeme centre tai beveik neįmanoma. Teks varyti dėžes 200 metrų. Nustatykite "loading zone" laiką iš anksto su savivaldybe, jeigu įmanoma. Kitaip gausite baudą už parkavimą, kuri bus brangesnė nei kava visam biului.

Kas dėl kuro kainos?

Dabar Britanijoje brangiau negu kontinentineje Europoje, nors skirtumas mažėja. Reikia numatyti, kad vairuotojas gali užpilti keli šimtai svarų. Visa tai įeina į transporto išlaidas, bet gerai pasikalbėkite apie kuro priedą (fuel surcharge), kuris dabar svyruoja.

Ar tenka mokėti už uosto mokestį?

Taip, keltų bilietai brangūs. Jeigu perkėlimas turi šaknys Anglijoje, tenka mokėti ir "UK landing charges" (išlipimo mokestį). Tai smulkmena, bet prisideda prie galutinės sumos. Nebijokit to, tai standartinė praktika.

Kas vyksta, jeigu vairuotojas susirga?

Tai blogas scenarijus. Bet mes turime draudimą ir galime išsiųsti kitą vairuotoją. Tai gali pavėluoti dienai dviem. Todėl biuro perkėlimas iš UK su minimaliais verslo sutrikdymais turi turėti rezervą laike. Jūsų verslas negali sustoti dėl to, kad kas nors gavo gripą.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mašinų turi GPS sekimą. Galiu jums atsiųsti nuorodą, kur pamatysite, kur jis važiuoja. Bet nepykite, jeigu signalas dingsta tunelyje arba kalnuose (Anglijoje jų nedaug, bet Velso kalnai gali nustebinti).

---

Technikos ir jautrūs daiktai (kur dažniausiai šokinėja nervai)

Kaip saugiai pervežti serverius?

Jie turi būti išjungti tinkamai (ne ištraukti lizdo). Rekomenduoju supakuoti į originalią dėžę. Jei jos nėra, reikia stiprios pakuolės. Serveriai nekenčia vibracijos. (Paskutinis kartas, kai klientas bandė vežti serverį užsegtą ant sėdynės, baigėsi sunkmenų pažeidimu). Geriau palikti IT specialistams tai padaryti.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Prieš išvežant nufotografuokite jungtis. Kabelių chaosas perkėlimo metu yra didžiausia bėda. Niekas nenori dieną praleisti bandydamas surasti, kur buvo įjungtas spausdintuvas. Užrašykite spalvotas lipdukas ant kabelio.

Kas dėl biuro kabinos (phone booth)?

Jos dažnai būna labai sunkios ir netelpa per duris. Reikia išardti. Jeigu bandysite vežti surinktą, galiu garantuoti, kad ji nulūš. Išardymas ir surinkimas Lietuvoje reikalauja laiko. Įtraukite tai į savo grafiką – jūsų IT žmonės nebus laisvi pirmą dieną.

Ar galima vežti dujines balionas (kavos mašinai)?

Tai pavojingi krovini (ADR). Reikia specialaus leidimo. Dažniausia lengviau ištuštinti balioną Anglijoje ir nupirkti naują Lietuvoje. Neverta rizikuoti dėl 50 svarų taupymo. Muitinė to nemėgsta.

Ką daryti su įrangos dėžėmis?

Jei turi tuščias dėžes nuo naujų monitorių, geriau jas išmesti. Jūsų klientas Lietuvoj nepirks tuščios dėžės. (Nors žinau, kai kurie mėgsta saugoti dėžes garantijai). Tačiau vežti orą per Europą yra brangu.

Ar draudžiama vežti baterijas?

Didelės kiekiai baterijų (pvz., iš "power bank'ų") yra pavojingos gaisro atžvilgiu. Reikia specialios pakuotės (UN box). Nedarykite to pačioje dėžėje su metaliniais daiktais, kad nesusidėtų trumpasis jungimas. Esu girdėjęs istorijų apie gaisrus furgonuose dėl blogai supakuotų baterijų.

Kaip apsaugoti didelius monitorius?

Stipri foam (putos) plokštės. Ne naudokite senų laikraščių – jie neapsaugo nuo smūgių. Monitorius geriausia vežti stovint (vertikaliai), ne gulint, kad neišliptų ekranas savo svorio.

---

Praktiniai patarimai ir blogos patirtys (kai kažkas negerai)

O jeigu mes pasiekiame pavojų?

Pasiekia pavojų? Ką tu čia kalbi apie vabzdžius? Arba kad sustojo mašina prieš ugnį? Paskutinį kartą, kai vairuotojas užmiršo uždaryti užuolaidą furgone ir užlijo lietus, buvo siaubingai. Viskas buvo drėgna. Rūpinkitės dėžėmis, kurios atsparios vandeniui, net jeigu oras prognozuojamas saulėtas. Anglijoje oras gali pasikeisti per 5 minutes.

Ar galima "pasižiūrėt" prieš išvykimą?

Taip, vadovas gali eiti į sandėlį pasitikrinti, ar viskas supakuota. Bet neleiskite jam pradėti rūšiuoti dėžių tada, kai vairuotojas jau užvedė variklį. Tai sukelia delay'us. Patikrinkite prieš dieną.

Kas dėl "Wi-Fi" routerio?

Jis priklauso interneto tiekėjui (pavyzdžiui, "BT" ar "Virgin"). Jūs turite jį grąžinti, kitaip jie išsiųs sąskaitą. Nebandykite jį vogti. Nupirkite naują Lietuvoje, jis pigesnis ir greitesnis nei tas senas Anglijoj.

Ar galima atiduoti raktus vairuotojui?

Jei reikia, kad jie uždarytų biurą (pvz., paskutinęją valandą), taip. Bet tada įsitikinkite, kad jie gebės juos paduoti atgal jūsų agentui. Vieną kartą vairuotojas užrakino raktus viduje dėžės ir išmetė ją... tai buvo keisti 3 valandos.

Ką daryti su smulkiomis detalėmis? (klevai, prieraišai)

Suklijuokite jas į maišelius ant stalo paviršiaus (jeigu nėra kenksminga). Neklijuokite tiesiai ant stalo, nes lipdukas nešoks. Geriau naudoti "Ziplock" maišelius.

Ar svarbu pažymėti dėžes?

Labai. "1 aukštas", "Vadyba", "IT". Jeigu ant dėžės nieko nėra, ji nukeliaus į blogą vietą arba liks furgono gale. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais verslo sutrikdymais priklauso nuo to, kiek greitai rasit svarbiausius dalykus.

Kas nutinka, jei trūksta vietos?

Vairuotojas nustatys, kad netelpa. Tada reikia daryti antrą reisą (brangu) arba palikti daiktus. Prieš tai darome virtualų tūrio matavimą (video skambutis). Jeigu sakyte "tik trys kėdės", o padėjėte 10 lentų... tai ne mūsų kaltė. Būkite sąžiningi.

Ar reikia kviesti „gard“?

Anglijoje dauguma sandėlių turi apsaugą, bet jei turite brangų krovinį (pvz., auksą ar brandžią vyną), geriau pasirūpinti privačia apsauga kelionės metu. Standartinis krovinys sunkvežimyje paprastai saugus, bet niekas neduoda 100% garantijų.

O jeigu mes pavėluojame išsivežti?

Jums liko 10 dėžių, vairuotojas jau važiuoja. Reikės naujo mašinos užsakymo. Tai labai brangu. Būkite laiku. Išsivežti viską numatytą laiką – tai pusė sėkmės.

Ar galima vežti šunį?

Tai ne biuro daiktas, bet dažnai verslo savininkai nori vežti šunį. Reikia mikroschemos ir pasų. Šuo negali būti vienas furgone be priežiūros. Geriau skraidinti lėktuvu.

Kas dėl "Uber" paslaugų dėl krovinių?

Uber "Van" gali vežti, bet jie nedraudžia jūsų turto. Nenaudokite jų verslui. Jeigu "Uber" vairuotojus susidurs su problema, jis tiesiog išliks ir važiuos toliau. Jūs liksite su dėžėmis gatvėje. Naudokite profesionalią logistiką.

Kaip atrodi procesas paskutinęjąją dieną?

Chaotiškai. Visi bėgioja, vairuotojas verčia gerti kavą (nors jis jau gėrė 3). Nereikia panikuoti. Jeigu viskas suplanuota, viskas įvyks. Tiesiog klauskite savo koordinatoriaus (manęs), ką daryti.

Ar galime suvesti darbuotojus į mašiną?

Ne, tai nelegalu. Turi būti tik vairuotojas. Jeigu darbuotojas nori važiuoti, turi skristi lėktuvu arba traukiniu. Krovinių pervežimas nėra keleivinis transportas. Vienas kartą gavau didelį baudą už tai, kad pasodinome biuro vadybininką į keleivio vietą... tiesiog to nebedarykite.

Ką daryti su mokslininkų įranga?

Jei turite laboratoriją, tai sudėtingiausia. Reikalauja specialių leidimų (chemikalai). Įsitikinkite, kad visi chemikalai yra gerai uždaryti ir etiketės angliškai. Muitinė labai griežta dėl pavojingų medžiagų.

---

Išvada

Na, tiek apie tą "pikną" realybę. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais verslo sutrikdymais nėra fantastika, tai paprastas, bet smulkmenų reikalaujantis procesas. Jeigu nebandysite viską padaryti per paskutiniąją naktį ir pasiklausysite patirties, viskas gerai pasibaigs. Svarbiausia – neklasininkite ant dėžių ir pasirūpinkite gera kava vairuotojams. Tada jums pasiseks.