Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiais jūsų verslui: Praktinis vadovas be pašalpų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir mačiau viską – nuo tų, kuriems pavyko nukeliauti per savaitę be jokio streso, iki tokių, kurie vos neišsisuko dėl vieno neteisingai užpildyto lapelio. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiais jūsų verslui tapo ne tiesiog logistika, o tikru mūšiu su biurokratija. Jei manote, kad tiesiog iškviesite būrė ir jis viską nuveš, gali būti, kad apgausite save. Čia nėra apie tai, kaip išvengti rūpesčių visiškai – to neįmanoma – o kaip juos suvaldyti taip, kad jūsų darbuotojai galėtų dirbti toliau, o kelią iš Londono ar Mančesterio užtruktų kuo mažiau. Sėkmingas biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiais jūsų verslui priklauso nuo detalių, kurių neįsiteisiate brošiūrose.

Dokumentai ir muitinės nuobodulys (be čia nepraeisi)

Ar tikrai man reikalingas muitinės brokeris?

Be abejo. Galima bandyti patys, bet tada bus tikrai daug trukdžių verslui. Muitinės dokumentai po „Brexit“ yra chaosas, ir viena klaida gali užstrigti sienoje dienomis. Turi būti pateikta eksporto deklaracija iš Jungtinės Karalystės pusės ir importo deklaracija Lietuvoje. Jei neturite patikimo brokerio, kuris moka šiuos dalykus, biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiais jūsų verslui taps tikru košmaru. Nereikia taupyti pinigų čia, tai bus brangiausia taupyklė.

Kas daryti, jei trūksta EORI numerio?

Jei jo neturite, vykstate į bėdą. EORI numeris būtinas bet kuriam prekių judėjimui tarp šalių. Užsiregistruoti jį gali užtrukti kelias dienas, o kartais ir savaitę, jei sistemos užstringa. Vieną kartą gavome skambutį, kai vairuotojas jau buvo prie pat sienos, o klientas pamiršo šį numerį. Teko uždelsti kelionę. Geriau užtikrinkite, kad EORI kodas yra tvarkingas dar prieš pradedant dėti į dėžes kompiuterius. Tai vienas pagrindinių dalykų, užtikrinančių biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiais jūsų verslui.

Ar reikia inventorinio sąrašo (packing list)?

Taip, ir jis turi būti labai detalus. Negali tiesiog parašyti „biuro reikmenys“. Turi būti nurodyta: „3 stalai, 5 kėdžių, 10 kompiuterių“ ir t.t. Muitininkai mėgsta ką nors pajuokus, jei matys pernelyg bendrus terminus. Priešingu atveju, jie gali atidaryti sunkvežimį ir tikrinti kiekvieną dėžę, o tai užtrunka amžinai. Geras inventorius – tai pusė sėkmės norint, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiais jūsų verslui neigtų brangų vėlavimą.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biiru?

Techniškai galima, bet labai nepatarauju. Muitinė skiria asmeninius daiktus nuo įmonės turto. Jei vairuotojas rasių jūsų dviratį ar vaikiškus žaislu tarp serverių, gali kilti klausimų apie mokesčių vengimą. Geriausia viską atskirti. Jei norite, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiais jūsų verslui būtų sklandus, laikykite griežtai ribą tarp „mano“ ir „įmonės“.

Kas su PVM (VAT) grąžinimu?

Tai paina tema. Paprastai, jei perkeliate savo įmonės turtą į kitą ES šalį, tai laikoma prekių siunta (intra-Community supply), ir PVM taikomas 0 proc. bet... (čia aš visada užstrigu, nes taisyklės keičiasi) reikia tiksliai žinoti, ar jūsų įmonė Lietuvoje jau yra PVM mokėtoja. Jei ne, gali tekti mokėti PVM importuojant, o vėliau prašyti grąžinimo. Geriau pasikalbėti su buhalteriu prieš kelionę, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui neturėtų finansinių netikėtumų.

Dėžės, pakavimas ir susidūrimai su realybe

Ar verta pirkti brangias dėžes?

Nebūtinai brangias, bet stiprias. Nenaudokite senų prekybos centrų dėžių – jos sugenda kai ant jų užstato dvi kitas dėžes su spausdintuvais. Vienas klientas taip padarė ir jo serveris nukrito ant betono. Nupirkite naujas, dvigubos sienelės dėžes. Tai nedidelė investicija, kuriapsaugos nuo didelių nuostolių. Jei norite biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui, pradėkite nuo pakavimo medžiagų.

Kaip supakuoti IT įrangą?

Labai atsargiai. Originalios dėžės būtų idealiai, bet po 5 metų niekas jų nebesilaiko. Reikia daug putplasčio ir burbulių. Labai svarbu pažymėti kabelius – nuimk nuotrauką prieš ištraukiant. Viena kartą teko laukti pusę dienos, kol IT vadybininkas bandė prijungti kompiuterius be žinios, kur kas eina. Tai labai sulėtino darbą. Gerai supakuota IT technika garantuoja, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui nebaigtis „užduotimi“ pirmąją dieną.

Ar reikia užrašyti ant dėžių, kas viduje?

Absoliučiai taip. Ne tik „1 vadyba“, bet ir „Kėdės, 4 vnt.“. Tai padės ne tik vairuotojams kraunant, bet ir jums iškraunant naujoje vietoje. Įsivaizduokite sumaištį, kai 100 dėžių be etikečių stovi lauke. Tai ne trukdžiai, tai katastrofa. Tvarka – tai pagrindas, jei norite, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui vyktų greitai.

Ką daryti su svarbiausiais dokumentais?

Juos vežkite su savimi rankiniame bagaže. Nekelkite jų sunkvežimiu. Kelionės metu gali būti avarija, gali užlipti (nors tikimės, kad ne), ar tiesiog dėžė gal dings. Pasirašyti sutartys, originalai bankų dokumentų – turi būti pas jums. Niekada nepasitikėkite šimto procentų tikrumu, kad krovinys yra saugus. Tai vienas iš būdų, kaip užtikrinti biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui, jei kalbame apie duomenų saugumą.

Ar galima palikti spinteles įstatytas?

Nerekomenduoju. Jos yra pernelyg sunkios ir neįtvertos. Jos gali lūžti perkėlimo metu, arba dar blogiau – sužaloti vairuotojo nugarą. Geriau išskruobti stalčius. Žinau, kad tai papildomas darbas, bet remonto darbai bus brangiau. Norint biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui, reikia investuoti laiką į paruošimą.

Kaip elgtis su augalais?

Negalima. Muitinė neleis įvežti augalų su žeme dėl kenkėjų rizikos. Palikite juos kolegoms arba išmeskite. Vienas klientas bandė paslėpti didelį fikusą sunkvežimio gale – muitininkai tai rado ir bauda buvo didelė. Nenuokslinau kiek tiksliai, bet buvo skaudu. Tai vienas tų dalykų, kuris sukelia didžiausius trukdžius, jei apie jį nežinote.

Kainos, laikas ir nemaloniai netikėtumai

Kiek tai paprastai kainuoja?

Kainos šiuo metu šokinėja. Benzinas brangesnis, o darbo jėgos trūkumas. Mažam biurui (pavyzdžiui, 3-4 darbuotojų) galite tikėtis nuo 1500 iki 2500 svarų sterlingų, priklausomai nuo distancijos. Didelės įmonės kainuoja tūkstančius. Neklauskite „kiek kainuoja viena dėžė“, tai veikia kaip kompleksinis paslaugų rinkinys. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui niekada nebus pigus, jei jis atliktas kokybiškai.

Ar kaina gali pasikeisti kelionės metu?

Gali. Jei vairuotojas priverstas laukti ilgiau nei planuota (pavyzdžiui, dėl jūsų vėlavimo ar muitinės problemų), gali būti paskaičiuojamos papildomos valandos. Taip pat, jei kelyje užstrigs keltai, kurių mes negalome valdyti. Visada turėkite rezervą biudžete. Geriausia susitarti dėl fiksuotos kainos iš anksto, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui neaptiktų jūsų piniginę.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Standartiškai, iš Londono į Vilnių – tai 3-4 dienos. Bet jei kyla problemų su dokumentais, gali užtrukti ir savaitę. Buvo atvejis, kai klientas parašė blogą adresą deklaracijoje, ir krovinys važiavo į kitą šalį. Sugrąžino jį tik po penkių dienų. Laikas yra pinigai, todėl tikslumas čia yra raktas.

Ar reikia mokėti už vairuotojo nakvynę?

Paprastai kainos įskaitomos vairuotojo pragyvenimo išlaidos, bet geriau paklausti. Kai kurios kompanijos tai prideda papildomai, ypač jei vairuotojas turi laukti ilgiau nei įprasta. Nereikia, kad vairuotojas miegotų kablyje, tai pavojinga. Užtikrinkite šį dalyką, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui nebaigtųsi pavojingu vairavimu.

Kokios rizikos susijus su keltų streikais?

Didelės, ypač Kalėdų ar vasaros metu. Jei pasitaiko streikas Dover ar Dover-Calais ruože, maršrutas gali būti pakeistas per Olandiją, kas brangiau ir ilgiau. Negalime už tai atsakyti, tai jėgos majeure. Pasirūpinkite, kad vairuotojas turėtų pakankamai maisto ir vandens, jei užstrigs. (Nors dažniausiai jie patys pasirūpina, bet geriau pasitikrinti).

Ar draudimas apima viską?

Tikrai patikrinkite draudimo sąlygas. Kai kurie draudimai nedengo brangios elektronikos, jei ji neįpakavota originalioje pakuotėje. Kiti nedengo „jėgos majeure“ situacijų. Neklauskite „ar yra draudimas“, klausykite „ką tiksliai jis apima“. Tai apsaugo jūsų turtą ir leidžia jaustis ramiau.

Ar galiu sutaupyti pasirinkę pigiausią pasiūlymą?

Stipriausiai nerekomenduoju. Rinkoje yra kompanijų, kurios siūlo neįtikėtinai low prices. Vėliau pasirodo, kad jie neturi licencijų, arba jų sunkvežimiai yra seni griūvuviai. Vienas mano pažįstamas taip padarė ir jo krovinys dingo dviem savaitėms. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui reikalauja patikimo partnerio, o ne pigiausio.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Retai kas sutinka. Dauguma reikalauja 50-100% avanso, ypač dirbant su naujais klientais. Tai standartinė praktika, nes po paslaugos gavimo sunku priversti mokėti, jei klientas užsienyje. Pasirūpinkite lėšomis iš anksto.

Patirtis iš pirmų lūpų: ko nerašo instrukcijose

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma taip, ypač jei samdate Lietuvos vežėjus. Tai labai palengvina komunikaciją kelyje. Jei vairuotojas kalba tik angliškai ar lenkiškai, gali kilti nesusipratimų dėl krovinio vietos. Užtikrinkite, kad bent vienas jūsų darbuotojų kalbėtų vairuotojo kalba.

Kas daryti, jei naujieji patalpai nebaigti?

Tai įvyksta dažnai. Statybos uždelstos, o jūs jūs turite išsikrauti. Sunkvežimis negali laukti aikštelėje dienomis. Reikia susitarti dėl laikino sandėliavimo Lietuvoje. Tai kainuos, bet bus mažiau painu nei bandant versti vairuotoją laukti. Planuokite biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui su atsarga.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet labai padeda. Jei vairuotojas padės nešti sunkius dėžes į trečia aukštą be lifto (nors jis neprivalo), mažas pagyrimas ar gėrimas padarys stebuklą. Žmonės dirba geriau, kai jaučiami vertinami.

Kaip elgtis su blogu oru?

Jungtinėje Karalystėje lyja dažnai. Užtikrinkite, kad dėžės būtų padėtos ant palečių, o ne ant žemės. Jei dėžės sušlaps, popieriniai dokumentai gali sugesti. Viena kartą matėme, kaip visa kliento buhalterija virto makulatura. Tai buvo labai nemaloni situacija. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui taip pat priklauso nuo oro prognozės.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Parkuose yra saugumo zonos, bet visada yra vagystės rizika. Geriau, jei vairuotojas pasiekia paskirties vietą ir iškrauna. Jei reikia palikti per naktį, raskite saugų stovėjimą su apsauga. Nenaudokite atsitiktinių miškų pakraščių.

Ką daryti, jei dėžė pasiekė pažeista?

Nuimkite nuotraukas iš karto, nedėkite nieko ant viršaus. Skambuokite brokeriui arba pervežėjui. Nedelskite iki ryto. Draudimo įmonėms reikia įrodymų. Vienas klientas pradėjo vartyti dėžę pamatęs įbrėžimą, ir nebegalėjo įrodyti, kad viduje buvo nebuvo sugadinta.

Ar verta kelti automobilius kartu su biiru?

Jei darbuotojų automobiliai priklauso įmonei, taip. Bet reikia atskirų dokumentų kiekvienam automobiliui. Negalima tiesiog užveži 10 mašinų be sąrašo. Tai gali būti įvardyta kaip prekybos veikla, jei neatsargu.

Kaip organizuoti darbuotojus, kurie nekeliajasi?

Jie gali dirbti nuotoliniu būdu, jei įrangą išsiunčiate anksčiau. Arba galite susitarti dėl to, kad vairuotojas atveža kritines sistemas paskutinėmis. Planavimas čia yra viskas. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui reiškia galvoti apie tuos, kurie lieka vietoje.

Ar yra kokių nors tabu dėl maisto?

Nevežkite mėsos ir pieno produktų dideliais kiekiais. Muitinė gali konfiskuoti. Vairuotojų maistas – tai kita kalba, bet biuro kambaryje esantis šaldytuvas su puspuodžiu seno sūrio – ne. Palikite jį Londone.

Kaip susitvarkyti su internetu naujoje vietoje?

Užsakykite jį iš anksto, ne paskutinę dieną. Lietuvoje jungimas gali užtrukti savaitę. Be interneto šiandien neveikia niekas. Nekelkite savo verslo į tamsą.

Galutinis patarimas: ką daryti paskutinę dieną?

Aplankykite patalpas ir pasitikrinkite, ar nieko nepalikote. Po jūsų ateina kitas nuomininkas, ir jei paliksite šiukšles, gali tekti mokėti baudą. Užsidarykite langus, išjunkite šviesas. Paprastas dalykas, bet dažnai mirštant.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki gero planavimo ir komunikacijos. Nėra būdo padaryti, kad biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trukdžiams jūsų verslui vyktų visiškai be jokių rūpesčių – tai perkelimas, be streso neįmanoma. Bet jei pasiruošite dokumentus, pasirūpinsite pakavimu ir išsirinksite patikimą partnerį, galite būti ramūs. Geriausia patirtis ateina iš tų, kurie jau tai padarė (ir suklydo), taip kad neklauskite „Google“, klausykite tų, kas vairuoja sunkvežimius kiekvieną dieną. Sėkmės kelyje – ir gero oro, Lietuvoje jis taip pat būna neprognozuojamas.