Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui yra tas dalykas, kurį visi supranta per vėlai. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir ne tik dėl muitinės. Anksčiau užkrovėte dėžę, išvažiavote iš Londono ir po dienos jau buvote Vilniuje. Dabar? Dabar reikia galvoti apie deklaracijas, EORI numerius, ir tą momentą, kai vairuotojas pamiršta pasirašyti kelionę lapą. Jei norite, kad jūsų verslas neleistų dienų ar savaičių, turite suplanuoti viską iki smulkmenų, bet būkite pasiruošę, kad kažkas vis tiek nuvirs. Čia ne filmas, čia realus gyvenimas kelyje.

Dokumentacija ir biurokratinės bėdos

Kada pradėti rengti dokumentus perkėlimui iš Anglijos?

Pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį, o geriau šešias savaites. Negalima tikėtis, kad viską sutvarkysite per savaitę, ypač kai kalba eina apie biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui. Muitinės deklaracijos dabar trunka ilgiau nei anksčiau, ir jei trūksta kurio nors nors popieriaus, visa kompanija stovi vietoje. Turiu omenyje, kad reikia ne tik sąrašo daiktų, bet ir jų vertės, ką dažnai klientai pamiršta nurodyti.

Ar man tikrai reikalingas EORI numeris?

Taip, be jokio abejo. Net jei jums atrodo, kad tai tik jūsų nuosavas turtas, kurį perkeliate iš vienos vietos į kitą, muitinė to nemato. Ji mato tik krovinių, keliaujančių iš trečiosios šalies. Be EORI numerio jūsų krovinys gali būti užšaldytas sandėliuose Anglijoje arba Olandijoje (jei ten keliaujate keltu), ir tai kainuos brangiai. Geriau jį užregistruoti iš karto, kai tik pradėsite planuoti.

Kas daryti, jei nežinau tikslios inventoriaus vertės?

Tai dažna problema. Žmonės dažnai rašo „maždaug 1000 svarų“, bet muitinė mėgsta tikslumą. Jeigu nežinote, paimkite paskutinius pirkimų sąskaitas arba apytikslį vertinimą pagal dabartines rinkos kainas. Negerai rašyti per mažai, nes vėliau gali būti problemų su draudimu, jei kas nors nukris. Geriau pasakyti tiesiai – tai vertinimas, ne kvitas. (Nors aišku, muitininkai turi savo galvas).

Ar galiu vairuoti patys su nuomotu furgonu?

Galite, bet ar verta? Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui reikalauja, kad kas nors užsiimtų tiesiog vairavimu, o direktorius turėtų rūpintis verslu. Be to, jei nuspręsite važiuoti patys, turite įsitikinti, kad jūsų draudimas apima krovinių pervežimą į užsienį. Dauguma standartinių draudimų to nedaro. Vienas mano klientas taip padarė ir užkliuvo Anglijoje – teko palikti furgoną ir grįžti taksi. Nerekomenduoju.

Kokios problemos kyla dėl „Brexit“ dokumentų?

Dabar viskas turi būti labai aišku. Tiek prekybinis, tiek neprekybinis krovinys turi lydėti dokumentus. Anksčiau užteko vairuotojo pažymėjimo, dabar reikia eksporto deklaracijos iš UK ir importo į Lietuvą (arba kitą ES šalį). Jei šitą procesą pavelsite, laisvės judėti neturėsite. Biurokratija Anglijoje yra gili, ir vietiniai brokeriai uždirba iš mūsų nekantrumos.

Kas daryti, jei trūksta originalių pirkimų dokumentų?

Sukurkite „deklaracijos vertės“ pareiškimą. Tai dokumentas, kurį pasirašote patys, nurodydami, kad šie kompiuteriai ar stalai buvo nupirkti prieš metus už tiek ir tiek. Muitinė dažnai priima tokius dokumentus, jei jie atrodo pagrįsti. Žinoma, jei kalbame apie labai brangią įrangą, gali būti problemų, bet biuro baldams ir paprastiems daiktams užtenka ir tokio.

Ar reikia mokėti PVM perkeliant biurą?

Tai priklauso nuo to, kaip jūsų įmonė registruota. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, dažnai galite taikyti 0% PVM tarifą vidaus įsigijimui, jei pateikiate teisingus dokumentus. Bet dėl to geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu, nes aš galiu tik pasakyti, kaip tai vyksta logistikoje. Finansai tai jau kitas reikalas, ir ten klaidos kainuoja brangiau nei vėluojantis furgonas.

Ar verta pasamdyti tarpininką (brokerį) Anglijoje?

Mano nuomone, taip. Jie žino vietinius niuansus. Vienas kartą bandžiau daryti be jų – buvo košmaras. Angliški muitininkai mėgsta, kai viskas pildoma jų sistemoje tinkamai. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui tampa daug paprastesnis, kai yra žmogus, kuris tuo šaukiasi kasdien. Jie užpildo eksporto deklaraciją, o mums lieka tik laukti furgono.

Kas nutinka su užsienietimis darbuotojų daiktais?

Jei jūsų komandoje dirba žmonės iš trečiųjų šalių, jų asmeniniai daiktai taip pat gali būti patikrinami. Svarbu, kad jie turėtų savo sąrašus. Kartais įvyksta keistų situacijų, kai darbuotojas paslepia kažką nelegalios, ir tada kyla pyktis ant viso biuro. Patikrinkite darbuotojus iš anksto, kad jie nevežtų kvailysčių.

Ar galiu vežti servus ne išmontuotus?

Galima, bet tai rizikuota. Jei serverių lentynos nėra fiksuotos, jos gali subyriti. Ypač jei furgonas staiga sustoja. Geriau išmontuoti ir padėti į specialias dėžes su putomis. Viena firma taip padarė – atvažiavo, o visi diskai buvo suskilę. Ne, dėkite į dėžes. Nekanka pinigų? O tada kai viskas subyrės, bus dar brangiau.

Logistika ir fizinis pervežimas

Kokį transportą rinktis – pilną ar dalinį?

Jei turite daug įrangos, imkite pilną furgoną (pusei tonos arba 3.5 tonos). Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui reiškia, kad norite išvengti persikrovimų tarpinėse bazėse. Jei važiuosite daliniu krovininiu („part load“), jūsų dėžės gali būti iškraunamos Kelne ar Varšuvoje, o tai vėl pridės rizikos kad kas nors nukris ar pametamas.

Kaip išvengti vėlavimų kelyje?

Negalima išvengti visko. Yra uraganai, yra eismo įvykiai. Bet galite pasirinkti patikimą keleivį. Geriau važiuoti per Krokuvą ar Liuksemburgą, nei bandyti rasti per trumpą kelią per kažką. Ir niekada, girdžite, niekada nesakykite vairuotojui, kad „reikia būti rytoj“ – jis tuomet padarys kažką kvailo, pavyzdžiui, važiuos per miegamąją arba per greitai.

Ar galima pervežti biurą per savaitgalį?

Įmanoma, bet brangu. Vairuotojai taip pat turi poilsio laikus, ir jei jie pradeda penktadienį, gali tekti mokėti už viršvalandžius arba laukti iki pirmadienio, jei pabaigs vėlai. Tačiau verslui tai optimalu – penktadienį išsikraunate, pirmadienį dirbate. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui dažnai numatomas būtent taip, kad niekas nepastebėtų pertraukos.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono į Vilnių?

Standartiškai, jei nieko neįvyksta, tai apie 3–4 dienas. Tai reiškia, kad furgonas turi sustoti pailsėti. Jei kas nors jums sako, kad atveš per dieną be sustojimo – jis meluoja arba važiuos nelegaliai ir gali būti sustabdytas policijos. Tokiu atveju jūsų krovinys bus areštuotas. Geriau planuokite 4 dienas.

Kaip apsaugoti jautrią techniką vibracijai?

Naudokite burbulukus. Daug. Ir lipdukas „Šioje pusėje viršus“. Atrodo banaliai, bet kasmet matau, kaip atvyksta monitoriai, kurie nukrito ant kito, nes dėžės buvo neįtvirtintos. Vibracija furgone, ypač ant blogų Anglijos kelių arba netoli Lenkijos ribų, yra žiauri. Neleiskite jai sugadinti jūsų investicijų.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Būtinai. Ir ne tik tas, kurį siūlo pervežėjas. Patikrinkite, ar jis dengia biuro techniką. Kai kurie draudimai nedengia elektronikos, jei ji nėra originalioje pakuotėje. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui neįvyks be to, kad kas nors nenukristų, tai tik klausimo laikas. Geriau būti saugiam.

Kas daryti su baldais, kurie nedužti pro duris?

Išardykite juos. Negalima laikyti, kad „kažkaip praeis“. Praėjimas pro lifto angą arba biuro duris Anglijoje gali būti siauresnis nei atrodo. Vienas klientas bandė prasmaugti didelę konferencijos stalą ir galiausiai teko jį laužti. Tai nėra profesionalus požiūris. Išardymas ir surinkimas priklauso nuo sutarties.

Ar įmanoma sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių pervežėjų siūlo GPS sekimą. Naudokite tai. Bet nenuolat skambinkite vairuotojui, kai jis vairuoja – tai draudžiama ir saugumo sumetimais. Žiūrėkite žemėlapį ir ramiai laukite. Jei mašina stovi vietoje per ilgai, tada skambinkite dispetcherui.

Ką daryti, jei furgonas sugenda?

Tai reali grėsmė. Jei įmonė turi atsarginį furgoną arba partnerius regione, gali būti, kad atsiųs kitą. Jei ne – laukite mechanics. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui gali tapti košmaru, jei pasirinksite pigią firmą be techninės paramos. Užsirašykite gydymo numerius iš anksto.

Ar verta vežti mažas dėžutes dideliu furgonu?

Ne, tai švaistymas. Bet jei jūsų biuras yra mažas, galbūt verta rinktis mažesnę transporto priemonę („Sprinter“ klasė). Ji greičiau važiuoja ir lengviau prasilenkia miesto centre. Londono eismas – tai atskira pragaras dalis, kur dideli furgonai negali važiuoti kai kuriais ruožais.

Rūpinimasis darbuotojais ir įranga

Kaip susitvarkyti su internetu naujoje vietoje?

Užsakykite jį iš anksto. Ne tada, kai furgonas jau stovi prie durų. Teikėjai gali reikti laiko (2–4 savaites) pajungti laidus, ypač jei tenka kasti arba montuoti naują liniją. Laikinam sprendimui galite naudoti 4G/5G routerius, bet juos taip pat reikia nusipirkti anksčiau.

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Duokite jiems dėžes ir pasakykite: „Susiraskite patys“. Negalima tikėtis, kad logistika kompanija rūpinsis jūsų darbuotojų augintiniais arba foto albumais. Tai sukuria chaosas. Darbuotojai turi atsakyti už savus daiktus, o įmonė – už bendrą įrangą.

Ar reikia išjungti kompiuterius prieš pakrovimą?

Taip, būtinai. Ir ištraukti laidus. Jei paliksite įjungtą, tai gali perkaiti pervežimo metu, ypač jei dėžė bus padengta kitomis dėžėmis. Be to, jei kompiuteris turi HDD diską, jis gali sugesti nuo smūgių. Geriau visiškai išjungti ir užfiksuoti laidus.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvas. Viskas, kas susiję su IT – mėlyna. Vadyba – žalia. Virtuvė – raudona. Tai taupo laiką išsikraunant. Niekas nenori atidaryti dėžės su tualetiniu popieriumi, ieškodant serverio. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui priklauso nuo to, kiek greitai susirandate reikiamus daiktus naujoje vietoje.

Ar galima vežti gėrimų ar maisto produktų iš biuro virtuvės?

Galite, bet atidžiai. Muitinė gali domėtis mėsa ir pienu (tai ES draudžiami arba apriboti produktai iš UK). Geriau išgerti arba atiduoti darbuotojams prieš išvykstant. Nesąmonė vežti pusę butelio pieno per 2000 km.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Vežkite juos su savimi, o ne furgonu. Jei reikia pervežti daug archyvų, naudokite užrakstomas dėžes ir rūpinkitės, kad jas iškrauna tik atsakingas žmogus. Prarastas konfidencialumas gali sukelti daugiau problemų nei sugedęs kompiuteris. (Aškart vienas klientas paliko sutartis atvirame furgone pietų metu... laimei, niekas nepasiėmė).

Kaip organizuoti išsikrovimą, kad ne trukdytų darbui?

Jei perkėliate būtent į darbo vieną, planuokite atvykti po darbo arba anksti ryte. Jei tai neįmanoma, atskirkite zoną – „statybos zona“, kurioje kasdieniai darbuotojai nebuvo. Triukšmas ir dulkės neveikia produktyvumą.

Ar reikia informuoti pastato administraciją?

Absoliučiai. Tiek Anglijoje, tiek Lietuvoje reikia leidimo užimti Liftą ar aikštelę prie įėjimo. Jei neinformuosite, gali būti, kad furgonas turės stovėti gatvėje už 500 metrų ir viską nešti per rankas. Tai ne biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui, o kankinynas.

Kaip padėti darbuotojams prisitaikyti?

Jei biuras keliauja kartu su žmonėmis (pvz., relokacija), pasirūpinkite, kad jie žinotų, kur yra naujos vietos WC, kavos aparatas ir išėjimai. Mažos dalykai sukuria didelį diskomfortą, jei apie juos nesakoma.

Ką daryti su senais daiktais, kuriuos nereikia?

Išmeskite arba atiduokite labdarai Anglijoje prieš išvykstant. Nėra jokio prasmės mokėti už pervežimą šiukšlių, kad vėliau Lietuvoje jas išmesti. Tai tiesiog švaistymas pinigų ir vietos furgone.

Išvados

Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais verslui yra sudėtingas, bet įmanomas reikalas, jei turite gerą planą ir nebandote užsaveoti visko. svarbiausia – nekreipkite dėmesio į smulkmenas, kurios neišsprendžia, o rūpinkitės dokumentais ir žmonėmis. Naudokitės patirtimi, kurią jums suteikia, ir niekada neitikite, kad „kažkaip nueis“. Nenuils, jei viską padarysite teisingai, jūsų verslas net net pajaus, kad ką nors keitėte. O jei padarysite klaidų – bent mokytės iš jų (bet geriau vengkite).