Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais: praktinis vadovas, kurį sukuriau patirties pagrindu

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo to, kaip vairuotojas pamiršta priekabą Anglijos autostradoje, iki to, kaip klientai bando išvežti biurą viena diena ir visiškai nesusitvarko su dokumentais. Taigi, biuro perkėlimas iš UK dabar yra kaip šokis su debesimi – gali būti gražu, bet jei nesi atsakingas, užkliūnsi. Aš nešiuosi šitą patirtį, kad jums neskaistų galva. Kalbėsime tiesiogiai, be tų visų marketingo apvalkalų, kuriuos matote internete. Čia bus tikra gyvenimo tiesa apie ratus, dokumentus ir tai, kaip išvengti nervingų pokalbių su muitinės pareigūnais.

Bureaucratija ir pinigai (pats maloniausias dalykas)

Ar biuro perkėlimas iš UK dabar brangesnis nei prieš Brexitą?

Be abejo, tai yra brangiau. Prieš penkerius metus užtekdavo užpildyti kelis lapus ir važiuoti, o dabar turime muitinės procedūras, kurios suvalgo ne tik laiką, bet ir pinigus. Kainos šuoluoja aukštyn dėl didėjančio degalų kuro ir administracinių mokesčių. Biuro perkėlimas iš UK dabar reikalauja ir tarpininkavimo mokestį už muitinės deklaracijas, kurį anksčiau darydavome nemokamai kaip papildomą paslaugą. Taip, ir mano klientams tai nepatinka, bet su tuo nieką negalime padaryti – sistema pasikeitė, ir teks prisitaikyti prie realybės.

Ar reikia mokėti PVM arba muitus perkėlimo metu?

Tai priklauso nuo to, ką jūsų įmonė veikia ir ką tiksliai vežate. Jei tai yra jūsų bendrovės turtas, kuris buvo naudojamas Jungtinėje Karalystėje ir perkėlimas iš UK yra galutinis, tai dažniausiai taikoma inward processing procedūra arba tiesioginio importo nustatymai, kai gali būti atidėtas mokesčių mokėjimas (sąlyginis pristatymas). Bet dėl PVM visada geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu, nes aš esu vairuotojų ir dėžių žmogus, o ne mokesčių kodekso ekspertas. Vieną kartą klientas bandė įvežti naujus kompiuterius kaip senus, ir baisiai nuskilo – muitinė tai sužinojo.

Kokie dokumentai būtini, kad biuro perkėlimas iš UK vyktų sklandžiai?

Jums reikės CRN kodų (EORI numerio Lietuvoje ir Jungtinėje Karalystėje), krovinių manifestų ir vadybinio keliavimo dokumento (CMR). Be to, reikės sudaryti turtinės atsakomybės draudimo polisą, bent jau basic variantą. Biuro perkėlimas iš UK be šitų popierių yra tiesiog neįmanomas – jūsų sunkvežimis neprašvers sienos. Dar vienas dalykas – reikia tikslios inventoriaus knygos, ne kažkoks "biuro daiktai" sąrašas, o detalus, kur yra parašyta "4 stalai, 12 kėdžių, 2 spausdintuvai" ir t.t.

Kas dėl draudimo – ar jis padengia viską, kas įvyksta kelyje?

Standartinis draudimas dažniausiai dengia tik vertybinius daiktus, jei įvyksta avarija ar gaisras. Jis nepadengia to, jei jūsų IT specialistas blogai supakuoja serverį, ir jis sužuvo vairuotojui staigiai stabdiant. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja ypatingo dėmesio technikai, todėl geriau papildomai pasidomėkite, ar draudimas apima ir tą, kas vadinama "mechaniniu pažeidimu" pakavimo metu. Aš visada sakau klientams – geriau vieną kartą paprašyti ir gauti nieko nesuprantančią atsakymą iš draudikų, nei vėliau verkti prie sulaužytų monitorių.

Ar galima gauti PVM grąžinimą, jei vežame įrangą į Lietuvą?

Tai jau grynai buhalterinės paslaptys, bet iš to, ką mačau, dauguma įmonių, kurios perkelia biurą iš UK, bando taip padaryti. Svarbu, kad įmonė būtų registruota PVM mokėtoju Lietuvoje. Biuro perkėlimas iš UK gali būti laikomas prekybos operacija, bet čia yra daug pilkos zonos. Vieną kartą teko dirbti su klientu, kuris tikėjosi grąžinti viską, o paskui pasirodė, kad jų dokumentai neatitiko "nulio tarifų" sąlygų. Tai tiesiog žiūrėkite į sutartis su jūsų brokeriu.

Ar reikia samdyti customo brokerį, ar įmonė tai padaro pati?

Jeigu jūsų įmonė nėra didelė ir neturi savo logistikos skyriaus, kuris kasdien kalba su britų muitininkais, brokeris būtinas. Biuro perkėlimas iš UK be brokerio yra kaip važiuoti naktį be žibintų. Jie išspręs tas HNS kodo problemas, apie kurias vos girdėjote. Nors kaina apima jų paslaugas, tai verta tiems pinigams, kadangi aš galiu tik padėti fiziškai pergabenti, bet su jais nesusitvarkau dokumentuose (tai jų darbas).

Logistika, laikas ir Londono zonos

Kiek užtrunka pačio kelionės iš Londono į Vilnių?

Įprastai, jei viskas eina kaip su laikrodžiu, tai nuo ikrovos iki iškrovos užtruksiame apie 4–5 dienas. Tačiau biuro perkėlimas iš UK yra neprognozuojamas – paskutinį kartą vairuotojas pristigo angliško vizo ir jo teko laukti papildomą dieną Doveriuose. Be to, reikia susimastyti apie ikrovą Anglijoje. Jei biuras yra Londone centre, sunkvežimiui užtrunka valandą tiesiog priartėti prie pastato dėl ULEZ zonų ir apkrovos.

O kas dėl to, jei mums reikalinga daiktai kitą dieną Lietuvoje?

Tada tuomet turite kalbėti ne apie standartinį biuro perkėlimą iš UK, o apie ekspresinę siuntą arba dalinį perkėlimą (part load). Bet tai kainuos dvigubai, tris kartus, arba net daugiau. Negaliu tiksliai pasakyti, kiek, nes tai priklauso nuo to, kaip greitai surandu laisvą vairuotoją, kuris sutiktų važiuoti be perstojo. Dažniausiai sakau klientams – planuokite savaitę iš anksto, ir bus pigiau bei ramiau.

Ar galima nuvežti daiktus į tarpinį sandėlį, o ne tiesiai į biurą?

Žinoma, tai netgi būtina, jei naujasis biuras dar nebaigtas remontuoti. Biuro perkėlimas iš UK dažnai susiduria su laiko derinimo problemomis – jūsų nuomininko sutartis baigiasi penktadienį, o raktus naujame place gaunate tik sekmadienį. Tada mes laikome dėžes pas save arba mūsų partnerių sandėliuose. Tik nepamirškite, kad saugojimas mokamas po vieną dieną (nors kartais padarynu nuolaidą, jei žmogus mandagus).

Kaip elgiamasi su parkavimu Anglijos miestuose?

O tai čia tikras košmaras, tiesiai sakant. Paskutinį kartą, kai darydavome biuro perkėlimą iš UK Mančesterio centre, mus baigė vietinis prievaizdas, nes sunkvežimis stovėjo geltonoje zonoje penkias minutes per ilgai. Reikia gauti leidimą iš vietinės tarybos (council permit), tai užtrunka ir kainuoja. Nesiimskite rizikos padėti tiesiog ant taksių – baudos ten didelės, o jos užklius ant mūsų vairuotojo, tai ir jūsų sąskaita didesnė.

Ar jūsų vairuotojai gali surinkti/išardyti baldus?

Taip ir ne. Jie gali nuplėšti stalo koją... šipkai (juokauju), bet rimtai kalbant, jie yra vairuotojai, ne baldų meistro. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja, kad jūsų komanda susidėtų baldus į dėžes prieš mūsų atvykstant. Mes pagalbos rankas duosime įkrovant, bet jei reikia išardyti sudėtingą sistemą su konsolėmis, geriau pasamdykite vietinius montuotojus Anglijoje arba laukite, kol atvažiuos mūsų meistrai Lietuvoje.

Kas nutinka, jei vairuotojas užsitempia ties siena?

Tai nutinka dažniau, nei norėtume. Ypač po Brexit, kai dokumentų tikrinimas užtrunka ilgiau. Biuro perkėlimas iš UK gali užstringti dėl vienos blogai užpildytos eilutės deklaracijoje. Tokiu atveju vairuotojas laukia kol kas gali, tada praneša mums, o mes jums. Kartais reikia pakeisti muitinės postą, bet tai jau ekstremalus atvejai. Tiesiog būkite kantrūs, jei gausite pranešimą "delay at border".

Ar galima susiderėti dėl savaitgalio pristatymo?

Galima, bet už tai reikia sumokėti papildomai. Vairuotojai taip pat turi poilsio valandas, o savaitgalis jų laikas. Biuro perkėlimas iš UK, įvykstantis sekmadienį, reiškia, kad vairuotojas dirbo per savaitgalį arba pradėjo važiuoti anksčiau. Jei jums būtina, kad dėžės būtų naujame biure pirmadienio ryte įmonės atidarymo proga, reikia planuoti atvyktą šeštadienį.

Daiktai, kurie sukelia daugiausia galvos skausmo

Kaip su technika? Ar saugu vežti serverius?

Serveryus ir brangią techniką reikia vežti specialiose dėžėse su putas (bubble wrap) ir ant vibracijos slopinančių pagalvių. Biuro perkėlimas iš UK su IT įranga yra atsakomybingas dalykas – viena duobulė kelyje, ir serveris gali nustoti veikti. Aš visada rekomenduoju klientams padaryti pilną backup (atsarginę kopiją) prieš mums atvykstant. Nors mūs� draudimas gerai, duomenų praradimas nepadengtas, o tokių atvejų, kai kompiuteriai po kelionės nebeįsijungia, yra buvę.

Ar galima vežti augalus biuro iš UK?

Techniškai taip, galima, bet ypač atsargiai. Anglijoje dirbtinės aplinkos kontrolės taisyklės griežtos dėl kenkėjų. Biuro perkėlimas iš UK su dideliu kiekiu augalų gali reiklėti fitosanitarinių sertifikatų, kurių gavimas yra siaubingai sudėtinga ir brangu. Jei turite tik du vazonus virš stalų, dažniausiai niekas nebesižiūri, bet jei visa siena su žalumyna – geriau juos palikti arba atsisakyti, nes nėra verta tuos nervus.

Ką daryti su pavojingais krovinais (toneriai, chemija)?

Tai reikalauja specialios ADR licencijos. Jei jūsų spausdintuvų sandėlyje turi dešimt dėžių su toneriais, aš tai negaliu įkrauti į paprastą sunkvežimį su baldais. Biuro perkėlimas iš UK apribotas dėl saugumo. Reikia arba juos išvežti atskirai kaip pavojingą krovinį (brangiau), arba rasti vietinių tiekėjų, kurie galėtų juos pasiimti senos vietos (angliškai "collection").

Ar įsileidžiate asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilna painiava. Jei darbuotojas nori vežti savo asmeninę kelionę lagaminą kartu su biuro stalais, tai yra draudžiama pagal mūsų draudimo sąlygas. Biuro perkėlimas iš UK turi būti tik komercinis turtas. Jei kas nors paslėps lagaminą tarp dėžių, ir jis dings, mes nebusime atsakingi, o gali susidaryti ir teisinių problemų su muitine. Tarkime tiesiai – nerekomenduoju to daryti.

Kaip elgtis su baldų išmontavimu Anglijoje?

Jei nėra kam tai daryti, mes galime pasiūlyti mūsų partnerių paslaugas Anglijoje. Biuro perkėlimas iš UK gali būti "turnkey" (raktų), tai yra, mes atvykstame, išardome, pakavome, užkrauname. Bet tai žymiai brangiau. Dažniausiai klientai samdo vietinius "Man with a van" arba patys darbuotojai tai padaro pietų pertraukos metu, kad taupytų. (Tiesa, darbuotojai dažnai sužaloja nugarą, tai galvojite apie tai).

Ar saugu vežti banko seifus?

Seifai yra sunkūs kaip pragare. Jei tai nedidelis seifas ant grindų, mes įkelsime su keltuvu. Bet jei tai didelis, įmūrytas sienoje seifas, biuro perkėlimas iš UK jo neįveš. Teks jį išardyti vietinių specialistų pagalba. Negaliu leisti vairuotojamstempti tos masės, nes gali nunykti sunkvežimio važiuoklė arba atsirasti kitų techninių problemų kelyje.

Ar turiu dėžių? Kiek jų reikės?

Paprastai sakyčiau, kad apie 30–50 dėžių standartiniam 10 žmonių biurui. Biuro perkėlimas iš UK turi būti gerai užplanuotas dėl pakavimo. Galime atvežti dėžes iš Lietuvos (jei važiuoja tuščiam grįžtant, tai pigiau) arba jas nusipirkti Anglijoje (brangiau, bet greičiau). Geriau prašykite mūsų apskaičiuoti, kad nereiktų važiuoti į parduotuvę antrą kartą.

Gyvenimiškos situacijos ir problemos

Kas nutinka, jei klientas Anglijoje nepasirodo iškrovos dieną?

Tai buvo vienas įdomiausių atvejų. Važiavome į Leedsą, biuro perkėlimas iš UK buvo planuotas 9 valandą ryto. Vadybininkas užrakino duris ir išskrido atostogų, o raktų niekas neturėjo. Mums teko važiuoti į artimiausią viešbutį, laukti ir mokėti vairuotojui stovėjimo mokestį (waiting time). Jei kas tokio nutinka, sąskaitą už šį laiką gausite. Nenukreipkite mūsų vairuotojų be reikalo.

Ar gali būti, kad dėžės pasimeta kelyje?

Per 20 metų tai nutiko tik vieną kartą, ir tai ne mūsų kaltė – buvo pavogta degalinėje prie Orléans Prancūzijoje, kai vairuotojas maudėsi. Bet nuo to laiko visi sunkvežimiai turi GPS trackerius ir kameras. Biuro perkėlimas iš UK yra saugus, jeigu pasirenkate patikimą vežėją, o ne ką nors, kurio reklama rasta onlyfans puslapyje (žiūrėkite, kas dabar populiaru). Tikrai saugiau rinktis įmonę su istorija.

Kaip elgtis, jei pervežamoje dėžėje buvo butelis alkoholio?

Tai gali sukelti didelį problemą su Britų policija arba muitine, jei juos sustabdys. Biuro perkėlimas iš UK turi būti aiškus – vežame turtą, ne prekybą. Jei tai nedidelis dovanų buteliukas, tai dar pusiau galima, jei jis įpakuotas kaip "laužiamasis stiklas". Bet jei dėžė pilna viskio – tai kontrabanda. Aš nedarysiu tokių dalykų, net jei klientas siūlo dukart daugiau pinigų.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai, bet su britų pareigūnais arba klientais dažnai kalba angliškai (arba "tarptautiniu" gestų kalbos variantu). Biuro perkėlimas iš UK reikalauja bent bazinio komunikacijos lygio. Jei jums būtina, kad vairuotojas suprastų sudėtingas instrukcijas, praneškite mums iš anksto, pasiųsime tą, kuris kalba geriau (nors visi geri važinėtojai).

O kas, jei naujame biure Lietuvoje neįsilenka sunkvežimis?

Tai tikrai reali problema, ypač senamiestyje. Tada biuro perkėlimas iš UK tampa "pėsčiųjų" reikalu – vairuotojas atvežia daiktus į artimiausią laisvą vietą, o tada reikia samdyti mažesnį sunkvežimį (7.5t) arba "vilkiką" su pripučiamu ratu (tai jau aukštas lygis). Geriau iš anksto nuvykti ir pamatyti, ar ten gali užvažiuoti 18 metrų ilgio monstras.

Ar atliekate galutinį valymą po išsikraustymo?

Ne, mes ne valymo komanda. Mūsų užduotis – biuro perkėlimas iš UK, o ne šluoti grindis. Po mūsų lieka tuščios dėžės (jeigu nesumanysite jas išmesti) ir dulkių pėdsakai. Už valymą reikia kalbėti su specialiomis kompanijomis, nors kartais vairuotojai, jei mandagūs, gali susirinkti dėžes į vieną krūvą.

Ką daryti, jei sutartyra neįrašyta svarbi detalė?

Tada turime problemą. Aš visada kartojus, kad viskas turi būti užrašyta. Biuro perkėlimas iš UK paremtas sutartimi (CMR). Jei sakėte "padėkite šitą spintą ant viršaus", o vairuotojas užrašė "stalai", tai bus problema. Geriau permokyti mane dėl detalių, nei paskui ginčytis, kas ką sakė. Užrašykite viską.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dabar dauguma vairuotojų turi programėles telefonuose, kurios rodo vietą. Biuro perkėlimas iš UK gali būti stebimas per "google maps" nuorodą, kurią jums atsiunčiu. Tačiau ne visada yra internetas jūrų perplaukimo metu arba giliuose Vokietijos miškuose, taigi signalas gali dingti porai valandų. Nesijaudinkite, jei taip nutinka.

Ar jums reikia išankstinio apmokėjimo?

Įprastai imame avansą 30%, o likutį – gavus daiktus. Biuro perkėlimas iš UK yra brangi paslauga, ir aš negaliu rizikuoti važiuoti tuščiomis. Jei įmonė didelė ir su jumis dirbame ne pirmą kartą, galima susiderėti dėl atidėto mokėjumo (paskutinis terminas 14 dienų), bet tai individualu.

Oi, užmiršau paklausti apie kabelių valymą?

Ah, kabeliai... Tai bėda. Kiekvienas biuras turi tą vieną kampą su šimtu juodų kabelių. Biuro perkėlimas iš UK taps košmaru, jei neįžeisite juos su lipnia juosta ir pažymėsite, kuris kuris eina. Paskui jūsų IT vaikai mus pakeiks (keiks? ne, pakeiks) visą savaitė, kol surasys kuris printeris prijungtas prie tinklo. Dar kartą – pakavimo juosta yra jūsų draugas.

Ar reikia rūpintis maistu vairuotojui?

Nebūtina, bet malonu. Jei įkrovą trunka visą dieną, dėkingi už puodelį kavos arba sumuštinį. Biuro perkėlimas iš UK yra ilgalaikis procesas, ir vairuotojas, kuris yra sotus ir laimingas, dirba greičiau ir atidžiau. Tai nedidelis dalykas, bet daro didelę įtaką atmosferai.

Kas dėl pašto persiuntimo iš UK adreso?

Tai nėra mūsų kompetencija. Jums reikia susisiekti su "Royal Mail" dėl mail forwarding paslaugos. Biuro perkėlimas išUK apima fizinio daikto pervežimą, o ne pašto sąskaitų perkėlimą. Nors galiu pasakyti, kad ta paslauga ten kainuoja nemažai, taigi geriau visus svarbius dokumentus keisti į naują adresą iš anksto.

Ar galima vežti asmeninį automobilį (car) priekaboje?

Techniškai galima, jei turime tinkamą priekabą ir transportavimo leidimą. Bet biuro perkėlimas iš UK su automobiliu tampa sudėtingiau dėl svorio limitų. Reikia apskaičiuoti, ar baldai su mašina neviršys maksimalios leidžiamos masės. Dažniausiai klientai nusprendžia važiuoti patys arba vežti mašina atskirai.

Pabaigai – kuo labiausiai nusiviliate esant?

Kai klientai sako "turėjome 10 dėžių", o paskui pasirodo, kad yra 50. Biuro perkėlimas iš UK negali būti planuojamas pagal jausmus. Reikia tiksliai suskaičiuoti tūrį. Nenorėčiau vėl situacijos, kur reikia išmesti pusę dėžių lauke, nes nebetelpa (tai buvo prieš daug metų, bet prisimiu).

Pabaigos mintys

Galiausiai, biuro perkėlimas iš UK nėra taip baugina, kaip atrodo iš pradžių. Svarbiausia – nebandyti tai padaryti "paskutinę dieną". Procesas reikalauja planavimo, gero komunikacijos su brokeriu ir sąžiningos dėmesio dokumentams. Jei pasiruošiate tinkamai, galite net džiaugtis ta kelione, o ne kentėti. Tiesiog kvieskite mus, ir mes padarysime tą sunkų darbą už jus, o jūs galėsite rūpintis verslu, o ne dėžių lipdukais. Sėkmės!