Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir stresu: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš UK niekada neišbūna toks gražus, kaip vaizduojame brošiūrose. Visada kažką pamirštai, kažkas nutrūksta, arba vairuotojas užstringa ant M25 žiedinio kelio. Tačiau tai ne reiškia, kad turi būti panika. Esu matęs viską – nuo mažų start-up’ų, besikraunčių iš garažo Londone, iki didelių korporacijų, traukiančių iš Mančesterio. Po „Brexit“ viskas tapo sudėtingiau su muitinėmis, bet jei žinai, ką darai, galima tai išgyventi be plaukų tempimo. Štai kaip tai atrodo iš mano, prakaituoto vadybininko, perspektyvo.

Pasiruošimas ir dokumentai (tas pagrindas, kurio niekas nemėgsta)

Kada pradėti ruoštis biuro perkėlimui iš UK?

Pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Galiu pasakyti iš patirties, kai klientai skambina prieš savaitę ir sako „važiuojame“ – tai prasideda naktinis darbas ir brangios kainos. Jums reikės laiko ne tik surinkti dėžes, bet ir išspręsti dokumentus. Anglijoje viskas vyksta savo ritmu, o muitinės Lietuvoje arba Lenkijoje (jei keliaujate per žemyną) nebus linkusios jums pasigailėti, jei trūks deklaracijos. Geriau anksti pasirūpinti logistika.

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas?

Beveik visada taip, ypač jei keliaujate su keliomis transporto priemonėmis arba verta turtą virš tam tikros ribos. Muitinės mėgsta matyti, kas keliauja. Nerašykite „biuro įranga“ – tai neveikia. Reikia detalaus sąrašo: 5 kompiuteriai, 3 spausdintuvai, 10 stalų. Buvau situacijoje, kur klientas parašė „baldai“ ir jo krovinią prilaikyte sienoje tris dienas, kol aiškinomės kas ten. Detalus sąrašas taupo jūs� nervus.

Kas dėl EORI numerio? Ar jis vis dar aktualus?

Taip, jis būtinas. Jei jūsų įmonė jau turėjo prekybą su ES, turbūt jis yra, tačiau dažnai jis būna senas, susietas su fiziniais asmenimis arba uždarytomis įmonėmis. Patikrinkite „gov.uk“ svetainęje. Vieną kartą teko sustoti sienoje, nes klientas manyjo, kad jo senas numeris veikia, o jis buvo nebegaliojantis. Gavome naują per valandą, bet stresas buvo milžiniškas.

Kaip elgtis su duomenimis ir konfidencialiais dokumentais?

Tai rizkingiausia dalis. Geriausia visus svarbius dokumentus ir serverius vežti atskirai, ne bendrame krovininiame konteineryje. Žinau, kad tai papildomas darbas, bet pasitikėjimas vairuotoju – tai kita istorija. Aš asmeniškai niekada nerekomenduoju padėti į bendrą krovinius dokumentus su personalo duomenimis. Pasilikite juos pas save ir vežkite asmeniniu automobiliu arba specialiu, uždaru transportu.

Ar verta klausti pagalbos iš buhalterio dėl VAT?

Absoliučiai taip. Aš esu vairuotojų ir krovinių žmogus, o ne mokesčių ekspertas. Taisyklės dėl PVM grąžinimo ar atidėjimo keičiasi dažniau nei man keisti batus. Kartais tai priklauso nuo to, ar jums pervežamas turtas, ar prekės. Jūsų buhalteris turėtų užpildyti visus reikiamus formas (pavyzdžiui, intra-EC supply list), kad išvengtumėte mokesčių Anglijoje.

Ar galiu pervežti viską pats?

Teoriškai taip, jei turite didelį furgoną (virš 3,5 tonos) ir C kategorijos vairuotojo pažymėjimą. Bet biuro perkėlimas iš UK – ne tik važiavimas. Tai fizinis darbas, kurį sunkiai atliksi vienas per savaitgalį. Be to, jei įsidursite į avariją arba sugadinate krovinį, draudimas gali nebuvo padengti, nes viskas padaryta „savarankiškai“.

Muitinės ir biuro technika (kur dažniausiai užstringa)

Kas nutinka su serveriais ir kita brangia technika?

Jie laikomi prekėmis ir dažnai reikalauja išsamesnio aprašymo. Ne visiems aišku, kad neįjungtas serveris tai nebe „kompiuterinė įranga“, o specifinis kodas. Prieš keletą metų teko laukti, kol muitininkai „googlino“, kas už kodą 8471. Jei galite, pasirūpinkite technine specifikacija arba nuotraukomis, kuriose matyti serialiniai numeriai. Tai greitina procesą.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip, kad jie tilptų į liftą arba pro duris. Angliški baldai dažnai būna dideli ir neįprastų formų. Jei jūsų biure yra stambi „L“ formos sofa, ją teks išardyti. Vairuotojai dažnai su savim turi įrankius, bet jie ne baldų meistrai. Geriau, jei tai daro jūsų vietinis remonto komanda prieš jų atvykstant.

Kaip elgtis su kabeliais?

Tai košmaras. Viską susivynioja į vieną didelį kamuolį, o paskui atkeliaujant į naują biurą prasideda „kur tas ryšys į spausdintuvą?“. Rekomenduoju uždėti etiketes ant kabelių prieš išmontuojant. Naudokite spalvotas lipdukas. Pas mane vienas klientas taip padarė, ir montavimas truko 3 valandas, o ne 3 dienas kaip įprasta.

Kas dėl augalų biure?

Įvežti augalus iš UK į ES dabar yra sudėtinga dėl fitosanitarinių reikalavimų. Jie turi būti švarūs nuo žemės (prieš kelionę reikia išplauti šaknis) ir turi turėti fitosanitarinį sertifikatą, išduotam Anglijoje. Dažniausiai tiesiog paliekame juos ir nusipirčiame naujus Lietuvoje, nes procedūros kaina viršija pačių augalų vertę.

Ar galiu vežti alkoholį iš biuro baro?

Taip, bet tai yra alkoholinės prekės, kurioms taikomi akcizai. Jei tai nedidelis kiekis (pvz., butelis viskio klientui dovanai), paprastai praeina, tačiau didesnės partijos reikals deklaruoti kaip prekybą. Geriau išgerti su darbuotojais išvykimo proga arba palikti (šnekoti). Muitinės su alkoliu nejuokiasi.

Ką daryti, jei trūksta vietos furgone?

Tai klasika. Estimatavome 20 kubinių metrų, o paaiškėjo, kad yra 25. Tada reikia skambinti ir ieškoti „kurjerio“ arba papildomo furgono Anglijoje, kas kainuoja dvigubai. Prieš pakrovimą patikrinkite erdvę. Jei reikia, išmeskite senus spausdintuvus, kuriuos ir taip planavote išmesti Lietuvoje. Nevežkite šiukšlių per jūrą.

Ar yra kažkokių draudimų dėl senų įrašų?

Nėra draudimų, jei tai ne pavojingos medžiagos arba ginklai. Bet seni popieriaus sunkiai. Jei turite tonas archyvų, verta pagalvoti apie jų išvežimą į šrederiavimą Anglijoje prieš išvykstant. Mokėsite už svorį, o ne už jų pervežimą. Pinigai bus panašūs, o nervų užteks.

Kelionės organizavimas ir logistika (kai prasideda važinėjimas)

Kur geriau keliauti – per ostą arba per Eurotunelį?

Priklauso nuo to, kur esate. Jei esate Londono pietuose – Doveris arba Folkstonas (tunelis) yra geriausias pasirinkimas. Jei šiaurėje – Newcastle arba Hull. Tuneliu dažnai greičiau, nes nereikia laukti, kol keltas užplauks, bet jei yra stiprus vėjas, tunelius gali uždaryti (tai nutiko man kartą, priverčiant važiuoti apie 300 km atgal iki kito uosto). Geriau žiūrėti orus.

Kiek laiko trunka nuvažiuoti iki Lietuvos?

Idealiu atveju – 3–4 dienos, jei važiuojate be sustojimų (kas nelegalu vairuotojui). Realiai – 4–5 dienos su poilsio laiku. Vairuotojas turi privalomą 45 minučių poilsį kas 4,5 valandos ir 9 valandas poilsio per parą. Neverskite jų įsibrauti. Policija visur matuoja greitį, ypač Vokietijoje ir Belgijoje.

Ar reikia kažką daryti su transporto priemonei?

Jei tai ne jūsų furgonas, o nuomos arba ekspeditoriaus, tai ne jūsų rūpestis. Jei savas – užtikrinkite, kad techninė apžiūra galioja. Angliškos techninės (MOT) nebegalioja ES. (Arba galioja tik trumpą laiką, geriau pasitikrinti, nes taisyklės pasikeitė prieš metus). Geriau turėti Tarptautinę techninę apžiūrą kortelę.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinius?

Dauguma kompanijų siūlo GPS sekimą. Bet nepergyvenkite, jei signalas dingsta tunelyje arba kalnuotose vietovėse. Vieną kartą klientas skambino kas valandą, klaudamas „kur jie?“, kol vairuotojas užmiglo poilsio vietoje. Palikite juos ramiai, skambins patys, kai atvyks arba bus problema.

Kas nutinka, jei furgonas sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Turime draudimą, kuris padengia krovinio perkėlimą į kitą furgoną. Bet tai užtrunka. Gali tekti palaukti dieną dvi. Tokiu atveju, jei turite kritinę techniką, svarbu turėti backup planą – galbūt dalį dalykų vežti skrydžiu kaip registruotą bagažą.

Ar galima užsakyti „paskutinio momento“ pervežimą?

Galima, bet kainuos kaip nupirkti naują furgoną (pergerbiant). Vairuotojai planuoja savaites iš anksto. Jei atvažiuosite ir pasakysite „reikia važiuoti rytoj“, teks mokėti tuščios važiavimo krypties kainą. Geriau planuoti.

Ką daryti su parkavimu Anglijoje?

Londono centre (arba Birmingham centre) gauti leidimą stovėti furgonui gali būti košmaras. Reikia iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės (council permit). Kartais teks stovėti ant gatvės su įjungtų šviesų, kol vairuotojas įveža dėžes. Pasirūpinkite, kad nesugadintumėte kaimyno veidrodyje, nes baudos ten didelės.

Pinigai ir atsakomybės (vulgarus, bet svarbus dalykas)

Kaip formuojama kaina?

Paprastai pagal kubinius metrus (tūrį) arba svorį, kas didesnis. Taip pat įeina kuro mokestis (fuel surcharge), kuris svyruoja. Prieš keletą mėnesių kainos šoko į viršų, dabar truputį nukrito. Klauskite fiksuotos kainos, kad nebūtumėte nustebęs, kai degalai pasaulyje padidės 10%.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina bazinis draudimas, pvz., 10 tūkst. arba 20 tūkst. eurų. Jei pervežiate techniką už 100 tūkst., turite įsigyti papildomą draudimą. Neskubėkite čia taupyti. Girdėjau istoriją, kad viena įmonė staigiai stabdė ir visas serveris nukrito ant grindų. Draudimas išmokė, o be jo – bankrotas.

Kas dėl mokesčių už vairuotojo apgyvendinimą?

Tai paprastai įskaičiuota į paslaugos kainą. Vairuotojai miega sunkvežimiuose arba viešbučiuose (jei reikia ilgesnio poilsio). Jums nereikia jų globoti arba maitinti, nebent jūsų įmonės politika tokia. (Nors jei duosite sumuštini, vairuotojas bus laimingesnis).

Ar galiu atsisakyti paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuos. Jei furgonas jau važiuoja pas jus, turite sumokėti bent jau už tuščią važiavimą ir vairuotojo laiką. Sandoriai yra sandoriai. Nerekomenduoju daryti be labai svarbios priežasties.

Kas atsitinka, jei sugadinamas daiktas?

Reikia susirašinėti „protokolą“ (damage report) iš karto, kol vairuotojas dar vietoje. Jei pasirašysite „viskas tvarkoje“ ir paskui namie rastumės laužytą stalą, niekas nebelieps. Apžiūrėkite visus didelius daiktus prieš išleisdami vairuotoją.

Ar galima sumokėti PVM UK arba Lietuvoje?

Tai sudėtinga mokesčių klausimas, kurį geriau palikti buhalteriui. Paprastai, jei įmonė įsitraukta į PVM mokėjimą Lietuvoje, gali taikyti atvirkštinį apmokestinimą (reverse charge). Bet patvirtinimą turiuoti dokumentuose. Aš čia neduodu patarimų, tik sakau – klauskite savo accountant’o.

Ką daryti, jei kaina per aukšta?

Pabandykite sumažinti tūrį. Išmeskite nereikalingus daiktus. Jei vis dar brangu – palyginkite su kitomis kompanijomis, bet atkreipkite dėmesį ne į kainą, o į tai, kas įeina. Kartasi pigiau kainuoja tie, kas neapdraudžia arba važiuoja be poilsio.

Ar reikia mokėti vadybininkui už vizitą?

Daugelis kompanijų (ir mes) atliekame nemokamus apžiūros. Jei kas nors reikalauja mokėti tiesiog už tai, kad atėjo pasižiūrėti, būkite atsargūs. Tai gali būti signalas, kad jie stengiasi iš jūsų išspausti pinigus iš kiekvieno žingsnio.

Kiek laiko galioja įkainojimas?

Įprastai 14–30 dienų. Po to kaina gali pasikeisti dėl kuro. Taigi, jei gavote pasiūlymą gegužę, o važiuojate rugsėjį, tikrinkite, ar dar galioja. Kuro kaina nenukrenta, ji tik šokinėja.

Pabaigos bruožai ir išvados (kai viskas jau atvyko)

Kada reikia apmokėti paslaugą?

Dažniausiai reikalaujame avanso (pvz., 30%) užsakymo patvirtinimui, o likusią dalį – atvykus į paskirties vietą arba prieš išvežant. Nemažai kompanijų dabar nori visą sumą iš anksto, kad išvengtų rizikos. Čia reikia pasitikėjimo.

Ar galima užsakyti išpakavimą?

Taip, tai papildoma paslauga. Vairuotojai gali ne tik iškrauti dėžes koridoriuje, bet ir nunešti į biurus ir išpakuoti. Tai kainuoja, bet taupo jūsų darbuotojų nugarą. Ypač tada, kai visi pavargę po tos ilgos kelionės.

Kaip sužinoti, kad viskas atvyko pilnai?

Tikrinkite prieš vairuotojo išvykimą. Skaičiuokite dėžes. Jei dėžių yra 50, o sąraše parašyta 48 – klauskite, kur dingo dvi. Galbūt jos sujungtos? (Kartais vairuotojai sujungia mažas dėžes į vieną didelę, tai normalu).

Kas dėl šiukšlių?

Pakuojiama medžiaga (dėžės, popierius) lieka jums. Galite ją išmesti patys arba mums paprašyti išvežti už papildomą mokestį. Nerekomenduoju palikti to gatvėje prieš biurą, vietos savivaldybės apžiūrai nepatiks.

Ar reikia palikti atsiliepimą?

Atsidžiaukite laiko. Tai padeda mums tobulėti (ir pakelti reitingą Google). Jei kažkas nepavyko – pasakykite tiesiai. Geriau išgirsti kritiką tiesiogiai, nei gauti vieną žvaigždutę be paaiškinimo.

Apibendrinant, biuro perkėlimas iš UK nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir organizacijos. svarbiausia – nebijokite klausti idiotiškų klausimų. Geriau paprašyti paaiškinti antrą kartą, nei stovėti prie tuščio biuro su neveikiančiu telefonu. Pasirūpinkite dokumentais, pasitikėkite savo komanda, o techninę pusę palikite mums. Sėkmės naujame biure!