Biuro perkėlimas iš UK su efektyviu darbo organizavimu

Biuro perkėlimas iš UK su efektyviu darbo organizavimu nėra tik sunkvežimis, dėžės ir parašas priėmime. Per 20+ metų mačiau, kaip puikiai supakuotas Londono biuras sustoja dėl vienos neatvykusios IT komandos, o mažas ofisas iš Birmingamo atkeliauja be triukšmo, nes žmonės prieš savaitę žinojo, kas ką daro. Čia svarbiausia ne „greičiau“, o aiškiau: kas pakuojama, kas laukia, kas važiuoja pirmu reisu, kas lieka dokumentams. Jei reikia patikimo krovinių pervežimo iš Didžiosios Britannijos, planas vis tiek pradeda nuo žmonių ir datų.

DUK: Biuro perkėlimas iš UK su efektyviu darbo organizavimu – pirmas planas

Kodėl biuro perkėlimas iš UK su efektyviu darbo organizavimu prasideda ne nuo sunkvežimio?

Biuro perkėlimas iš UK su efektyviu darbo organizavimu prasideda ne nuo sunkvežimio. Jei pradedate nuo sunkvežimio, jau vėluojate. Pirmiausia reikia žemėlapio: kas kur sėdi, kurie stalai lieka, kurie kompiuteriai išvažiuoja pirmi, kas turi prieigą prie serverio, kas pasirašo priėmimą. Mes dažnai darome spalvotus lipdukus, nes kai sandėlyje stovi 40 dėžių su užrašu „biuras“, tai ne lipdukas, o loterija. Kartais užtenka vieno Excel failo, bet jis turi būti atnaujintas iki paskutinės minutės. Ir taip, žmonės vis tiek klausia tų pačių klausimų penkis kartus.

Kiek laiko reikia skirti perkėlimui iš Londono, Mančesterio ar Birmingamo?

Mažam biurui iš Londono dažniausiai reikia 3-4 savaičių normaliam pasiruošimui, ne vienam fiziniam pakrovimui. Jei yra serverinė, archyvas, specialūs baldai ar laukiama naujų patalpų Lietuvoje, dėkite 6 savaites. Iš Mančesterio ar Birmingamo atstumas kitoks, bet didžiausias laiko valgytojas vis tiek būna ne kelias, o žmonių suderinimas. Turim buvę atvejį, kai viskas buvo paruošta, o raktus nuo naujo biuro gavo dieną anksčiau. Tai ne katastrofa, bet nervų kainuoja.

Ar galima kraustyti biurą etapais?

Taip, ir dažnai tai yra protingiausias būdas. Pirmu reisu galima vežti mažiau naudojamą techniką, dokumentus, rezervinius baldus, antru – darbo vietas, kurios dar reikia kasdien. Bet etapinis perkėlimas turi vieną spąstus: žmonės pamiršta, kas jau iškeliavo. Todėl ant durų ar stalo turi kabėti sąrašas, kas išvežta, kas lieka, kas grįš. Kitaip trečią dieną kas nors ieškos spausdintuvo, o spausdintuvas ramiai stovi Klaipėdos sandėlyje.

Ką daryti, jei darbuotojai dirba hibridiškai?

Hibridinis modelis gali padėti, bet tik jei vadovas nesitiki, kad visi „kažkaip susitvarkys“. Reikia nustatyti dieną, kai visi atvyksta arba bent vienas atsakingas iš kiekvienos komandos. Jei dalis dirba iš namų, jų stalčius, monitoriai ir dokumentai turi būti supakuoti pagal sąrašą. Mes kartais prašome darbuotojo nufotografuoti stalčių prieš pakuojant. Juokas juokais, bet nuotrauka išgelbsti, kai kas nors sako, jog dingo kalkuliatorius ar antspaudas.

Kaip sudaryti inventorizaciją, kad niekas nedingtų?

Inventorizacija atrodo nuobodi, kol niekas neranda eksporto dokumentų ar brangaus nešiojamo kompiuterio. Darykite ją paprastai: numeris, daikto pavadinimas, vieta, atsakingas žmogus, būklė. Nebūtina rašyti romanų apie kiekvieną kėdę, bet serverius, monitorius, telefonus ir archyvus reikia fiksuoti atskirai. Nuotraukos prieš pakrovimą labai padeda ginčui su draudimu, jei toks ginčas kada nors kils. Ir patikėkite, be numerių dėžės pradeda gyventi savo gyvenimą. Tai ypač aktualu, kai archyvas turi kelis kartonus ir nėra vieno atsakingo.

Darbuotojai, IT ir baldai

Koks planas, kai reikia perkelti serverius ir IT įrangą?

IT dalykams reikia atskiro plano, ne „įmesim į dėžę ir vešim“. Prieš kelionę išjungiama įranga, pažymimi laidai, daromos atsarginės kopijos, patikrinami maitinimo laidai. Serveriai, NAS, maršrutizatoriai ir specialūs monitoriai dažniausiai važiuoja rankiniu būdu arba specialiai apsaugoti. Jei įmonė turi nuotolinį IT specialistą, jis turi būti pasiekiamas pakrovimo ir iškrovimo dieną. Kitaip atvykę į Vilnių turite gražų krūvą dėžių ir niekas nežino, kur jungti internetą.

Ar baldai verta gabenti iš UK į Lietuvą?

Kartais verta, kartais ne. Pigius biuro stalus iš IKEA kartais pigiau palikti, ypač jei jie jau surinkti kelis kartus ir turi įbrėžimų. Kita vertus, kokybiški ergonomiški kėdės, konferencijų stalai ar specialūs baldai gali atlaikyti kelionę ir vis tiek būti naudingesni nei pirkti naujus. Reikia skaičiuoti ne tik pervežimą, bet ir demontavimą, pakavimą, montavimą, galimus gedimus. Dažnai klientai nustemba, kad senas, bet geras baldas vis dar turi vertę.

Kaip paruošti biuro techniką kelionei?

Technika nemėgsta skubos. Prieš pakavimą kompiuteriai išjungiami, laidai atskiriami ir dedami į maišelius su etiketėmis, monitoriai gauna apsaugą, o spausdintuvuose išimamos kasetės ar toneriai, jei gamintojas to reikalauja. Čia nukrypsiu: kavos aparatas, svarbiausia, turi būti išvalytas ir be vandens. Čia dažnai visi žiūri į kompiuterius, o paskui sunkvežimyje kažkas bėga. Smulkmenos, bet jos gadina nuotaiką.

Ar galima vežti dokumentus, archyvus ir konfidencialias bylas?

Dokumentus vežti galima, bet čia reikia griežtesnio požiūrio nei prie baldų. Konfidencialios bylos, asmens duomenys, finansų archyvai ir sutartys turi būti dėžėse, kurios užrakinamos arba plombuojamos. Geriau, kad jas vežtų tas pats žmogus arba mašina be tarpinių sustojimų. Jei dokumentų daug, daroma atskira eilutė sąraše ir atskiras priėmimo aktas. Popierius atrodo lengvas, kol jo reikia ieškoti tarp 60 dėžių. Tai ypač aktualu, kai archyvas turi kelis kartonus ir nėra vieno atsakingo.

Koks skirtumas tarp komercinio perkraustymo ir paprasto krovinių pervežimo?

Komercinis perkraustymas reiškia, kad pervežėjas supranta darbo valandas, prieigas, atsakomybes ir tai, jog biuras turi vėl veikti. Paprastas krovinių pervežimas dažniausiai sako: paimame krovinį A, atvežame į B. Tai gali užtekti sandėlio prekių pervežimui, bet biurui per mažai. Čia reikia demontuoti, pažymėti, pakrauti tam tikra tvarka, kartais palaukti liftų, kartais dirbti vakare. Ofisų perkėlimo paslaugos turi būti ne tik vežimas, bet organizavimas. Be to, geras pervežėjas prieš kelionę pasakys, ko negalima daryti, o ne tik linksės galva.

Biuro perkėlimas iš UK su efektyviu darbo organizavimu: dokumentai, muitinė ir laikas

Kaip Brexit pakeitė perkėlimą iš JK?

Brexit viską padarė popieriškesnį. Anksčiau daug kas važinėdavo lengviau, dabar reikia žiūrėti, ar krovinys komercinis, ar asmeninis, kokia prekės kodų grupė, kas siuntėjas ir gavėjas. Biuro įranga paprastai nėra kažkokia egzotika, bet muitinei reikia aiškumo. Jei vežate naudotus kompiuterius, monitorius ar baldus įmonės vardu, dokumentai turi sutapti su sąskaitomis ar balansu. Nežinau 100%, kaip kiekvienas brokeris tai suves, todėl prieš pakrovimą visada patikrinu su tuo, kuris teiks deklaraciją.

Kokios muitinės procedūros taikomos biurui?

Muitinės procedūros priklauso nuo to, kas tiksliai važiuoja. Uždara akcinė bendrovė, perkelianti savo turtą iš JK į Lietuvą, paprastai tvarko eksporto ir importo deklaracijas per muitinės brokerį. Reikalingi krovinio aprašymai, vertės, HS kodai, siuntėjo ir gavėjo duomenys, kartais pirkimo dokumentai. Jei baldai ir kompiuteriai naudojami, vertė gali būti likutinė, bet ji vis tiek turi būti pagrįsta. Blogiausia, ką galima padaryti, tai parašyti „office stuff“ ir tikėtis stebuklo. HS kodai (nors čia dažnai painiojama su paprastu aprašymu) nėra vieta fantazijai.

Kas atsakingas už eksporto ir importo deklaracijas?

Atsakomybė turi būti sutartyje. Jei pervežėjas teikia muitinės brokerio paslaugą, jis gali būti atsakingas už deklaracijų paruošimą, bet ne už tai, kad klientas nepateikė teisingos įrangos vertės. Jei brokerį samdo pati įmonė, tada pervežėjas tik pristato dokumentus ir laukia leidimo. Praktiškai geriausia, kai vienas žmogus iš jūsų pusės turi visus failus: sąskaitas, inventorizaciją, įgaliojimus. Kitaip muitinė klausia paprasto dalyko, o atsakymo niekas negirdėjo.

Ką daryti su PVM sąskaitomis ir įranga įmonės balanse?

PVM sąskaitos ir balansas yra ne vairuotojo, o buhalterijos reikalas. Pervežėjas gali paprašyti dokumentų, kad parodytų, jog vežama įmonės įranga, ne prekės pardavimui. Jei kompiuteriai yra nurašyti, vis tiek reikia paaiškinimo, kodėl jie važiuoja ir kokia jų vertė muitinei. Kartais buhalteriai nori naujų dokumentų, kartais užtenka seno turto sąrašo. Čia geriau pasikalbėti prieš pakrovimą, nes po savaitės visi būna pavargę ir pikti. Viena painiava čia kainuoja ne vairuotojui, o jūsų komandai, kuri laukia darbo vietų.

Ar reikia sertifikato ar leidimo vežti kompiuterius ir monitorius?

Paprastiems kompiuteriams ir monitoriams specialaus leidimo dažniausiai nereikia, jei tai įprasta biuro įranga. Bet jei vežate radijo įrangą, šifruojančius įrenginius, medicininius prietaisus ar kažką su baterijomis dideliu galingumu, tada jau reikia klausti atskirai. Niekada negražu pasakyti „tik keli daiktai“, nes muitinei „keli daiktai“ nieko nereiškia. Reikia modelių, kiekio, vertės ir paskirties. Aš visada sakau: geriau per daug aprašyti nei paskui aiškintis sandėlyje. Tai gali būti nuobodu, bet vėliau sutaupo dieną.

Kainos, rizikos ir realūs sunkumai

Kiek kainuoja perkraustyti biurą iš UK?

Kainos labai skiriasi, todėl vieno skaičiaus duoti negalima be sąrašo. Mažam biurui, pavyzdžiui, 8-12 darbo vietų iš pietų Anglijos, orientuokitės į 1 500-3 500 eurų, jei vežama vienu reisu ir be sudėtingos IT. Didelis ofisas su demontavimu, pakavimu, sandėliavimu ir draudimu gali siekti 6 000-12 000 eurų ar daugiau. Keltas, degalai, darbo valandos ir muitinės brokeris taip pat įeina į galutinę sumą. Pigiau ne visada reiškia protingiau. Dar pridėkite galimą saugojimą, jei naujos patalpos nėra paruoštos.

Kodėl pasiūlymai labai skiriasi?

Pasiūlymai skiriasi, nes vienas skaičiuoja tik vietą sunkvežimyje, o kitas – žmones, dėžes, lipdukus, demontavimą, draudimą ir dokumentus. Kartais pigus pasiūlymas neatkreipia dėmesio į tai, kad biuras yra ketvirtame aukšte be lifto. Kitas įskaičiuoja pakavimo komandą, bet ne muitinės brokerį. Trečias atrodo brangus, kol suprantate, kad jis pats tvarko iškrovimą iki darbo vietų. Todėl lyginkite ne kainą, o tai, kas tiksliai įeina. Priešingu atveju sąskaita pabaigoje gali būti visai kita.

Ar verta rinktis pigiausią pervežėją?

Griežtai: pigiausio pervežėjo biurui rinktis be patikrinimo aš nerekomenduoju. Biuro įranga, dokumentai ir darbo sustojimas kainuoja daugiau nei poros šimtų eurų skirtumas. Matėme situaciją, kai įmonė sutaupė apie 400 eurų, o paskui dvi dienas ieškojo dėžių be numerių. Gal viskas atsirasdavo, bet žmonės jau nebedirbo. Geros įmonės ramiai parodo sutarties, draudimo sąlygų ir atsakingo kontakto pavyzdžius. Blogos dažniausiai skuba tik tada, kai reikia avanso.

Kaip apdrausti įrangą kelionės metu?

Draudimas turi būti ne šiaip eilutė sąskaitoje, o suprantama suma. Paklauskite, ar draudžiama pagal krovinio vertę, ar pagal kilogramus, ar tik nuo didelių avarijų. Biuro įranga dažnai turi likutinę, bet reali vertė gali būti didesnė, ypač serveriai ir specialūs monitoriai. Prieš kelionę darykite nuotraukas, saugokite pirkimo dokumentus ir inventorizaciją. Jei pervežėjas sako „viskas bus gerai“, paprašykite parodyti, kur tai parašyta. Jei sąlygose nieko konkretaus, tai nėra draudimas, o gražus žodis.

Ar biuro perkėlimas iš UK su efektyviu darbo organizavimu įmanomas per savaitgalį?

Įmanomas, bet savaitgalis nėra stebuklingas mygtukas. Jei reikia dirbti šeštadienį, reikia iš anksto suderinti pastato prieigas, liftus, apsaugą, iškrovimo vietą ir darbuotojus abiejose pusėse. Britijoje kai kurie biurų pastatai savaitgaliais leidžia kraustymą, bet ne visi. Lietuvoje taip pat gali būti ribojimų, ypač senamiestyje arba prekybos centruose. Be to, savaitgalio darbas dažniausiai kainuoja brangiau. Jei biuras mažas, galima, jei didelis – geriau planuoti etapais.

Atvykimas į Lietuvą ir paskutiniai darbai

Ką daryti, jei sunkvežimis vėluoja dėl keltų ar oro uostų eilių?

Vėlavimų būna, ypač Doverio–Kalė, Zeebrugge arba oro uostų zonoje, kai keičiasi eilės ir tikrinimai. Todėl plane turi būti ne tik „atvyks trečiadienį“, bet ir „ką darome, jei atvyks ketvirtadienį“. Naujos patalpos turi būti paruoštos taip, kad iškrovimas galėtų palaukti. Darbuotojams geriau pranešti apie rezervinę datą, o ne meluoti, kad viskas tikrai vyks kaip laikrodžiu. Patirtis rodo, kad ramiausi projektai turi planą B. Tai nėra nepasitikėjimas, tai tiesiog logistika.

Ar galima vežti kavos aparatus, virtuvės baldus ir darbuotojų daiktus?

Kavos aparatus, virtuvės baldus ir darbuotojų asmeninius daiktus vežti galima, bet reikia juos atskirti nuo įmonės turto. Darbuotojo puodeliai, pagalvėlės ar asmeniniai dokumentai neturi būti supainioti su archyvu. Virtuvės baldai dažnai užima daug vietos, todėl reikia nuspręsti, ar jie verti kelionės. Kavos aparatas turi būti sausas ir švarus. Jei vežate viską „kaip yra“, sunkvežimis greitai virsta garažu. Asmeninius daiktus geriau pažymėti atskira spalva, kad vėliau nekiltų ginčų.

Kaip organizuoti išsikraustymą į Vilnių, Kauną, Klaipėdą ar užmiesčio sandėlį?

Vilnius, Kaunas, Klaipėda ar užmiesčio sandėlis – kiekviena vieta turi savo triuką. Vilniuje svarbu parkavimas ir laikas, Kaune kartais lengviau su prieiga, Klaipėdoje reikia žiūrėti uosto ir sandėlių grafiką. Užmiesčio sandėlis gali būti patogus, jei reikia laikinai laikyti dalį biuro, bet tada reikia apsaugos ir šildymo. Prieš užsakant pervežimą, nufotografuokite įvažiavimą, duris, liftą ir iškrovimo zoną. Tai atrodo smulkmena, kol sunkvežimis stovi gatvėje. Senamiestyje dar pridėkite leistinus laiko langus.

Ką turi žinoti įmonės vadovas prieš pasirašant sutartį?

Prieš pasirašant sutartį vadovas turi žinoti keturis dalykus: kas atsakingas, kas draudžia, kas tvarko dokumentus ir kas sprendžia problemas naktį. Skamba paprastai, bet būtent čia viskas griūva. Jei sutartyje parašyta tik „pervežimo paslauga“, o jums reikia pakavimo, demontavimo ir darbo vietų išdėstymo, vėliau bus diskusija. Reikalaukite kontakto žmogaus, ne tik bendro el. pašto. Ir nepasirašinėkite, jei pasiūlymas neskaidrus. Tai gali atrodyti nepatogu, bet geriau nepatogu prieš nei po.

Kada jau vėlu kreiptis dėl pagalbos?

Vėluoti niekada nėra malonu, bet kreiptis visada verta. Jei liko savaitė, dar galima daryti greitą perkėlimą mažam biurui, tik jis bus brangesnis ir nervingesnis. Jei liko dvi dienos, realiau vežti tik dalį krovinio arba ieškoti laikino sprendimo. Blogiausia būtų slėpti informaciją, kad nėra pakavimo medžiagų ar dokumentų. Pervežėjai mato daug situacijų, bet stebuklų katalogo neturi. Geriausias laikas kreiptis – kai tik atsirado idėja kraustytis.

Išvada

Biuro perkėlimas iš UK su efektyviu darbo organizavimu baigiasi ne tada, kai sunkvežimis išvažiuoja, o tada, kai žmonės vėl dirba be chaoso. Reikia sąrašų, atsakingų žmonių, realaus laiko rezervų ir pervežėjo, kuris mato ne tik dėžes. Jei viską padarote ramiai prieš pakrovimą, kelionė iš Londono, Mančesterio ar Birmingamo tampa valdoma. Ne tobula, ne visada graži, bet valdoma.