Biuro perkėlimas iš UK: sklandus verslo tęstinumo užtikrinimas

Sveiki, taigi atsitiko, jums reikia kelias. Dvidešimt tą šią sritį dirbu ir stengiu išmokyti žmones, kad viskas ne taip paprasta, kaip atrodo YouTube. Dabar, kai Britanija jau ne ES, biuro perkėlimas iš UK tapo daug daugiau nei tik kvadratinių metrų pervežimas; tai nervų patikrinimas ir biurokratijos mūšis. Matęs esu viską – nuo kompiuterių, kurie dingdavo pasikrovežimo metu Caliuise, iki tokių situacijų, kai vairuotojas tiesiog neįleisdavo į sandėlį, nes buvo "per ilgai maudęs". Štai jums realus vaizdas, kaip tai vyksta be tų gražių nuotraukų iš tinklalapių, tiesiog iš žemės, taip, kaip mes čia darom.

Kiek laiko ir pinigų reikės? (O gal daugiau?)

Biuro perkėlimas iš UK – kiek laiko realiai užtruks?

Visada klausinėja, o aš visada sakau – neskubėkite. Standartinis, sėkmingas biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą ar kitą ES šalį ims apie 3-5 darbo dienas nuo to momento, kai mes pakrauname paskutinę dėžę. Tačiau... (ir čia yra to "tačiau"), jei jums nepasiseka su muitinės eile Doveriuje arba vairuotojas užstringa techniniame patikrinime, tai gali temptis ir savaitę. Geriausia numatyti savaitės atsargą, kad jūsų komanda ne sėdėtų tuščioje patalpoje ir gėrėtų kavą be darbo. Turime planuoti su maržą, nes "sklandus verslo tęstinumo užtikrinimas" (kaip sakoma tų konsultatų) be maržos neįmanomas.

Kiek tai kainuoja – orientacinės kainos?

Nekalbu apie pinigus iš kito galo, tačiau stengiuosi būti sąžiningas. Kaina svyruoja labai stipriai, priklauso nuo krovinio svorio, kur esate (Anglijos vidurys vs Londonas) ir kur reikia vežti. Vidutiniškai kalbant apie vidutinio dydžio biurą (tarkim, 10-15 darbo vietų), turėtumėte numatyti biudžetą apie 2500–4000 eurų. Jei kas kalba, kad už tą pinigą padarys ir išvež, ir įrengs... tada, patirtimi pasakius, gavote ką nors blogai. Kuro kainos šiuo metu keliose, tai irgi prisideda prie galutinės sumos, tai nenuviliu.

Ar pigiausi pasiūlymai verti mano dėmesio?

Žinote, kaip sako, "skubėk lėtai". Jei kas pasiūlo kainą, kuri yra 30 proc. žemesnė nei rinkos vidurkis, bėkite tolyn. Aš prieš porą metų turėjau klientą, kuris taip nusipirko "pigią" kelionę. Po to jo krovinys stovėjo kažkurioje geltonoje keleivio stotelėje prie Briuselo tris dienas, nes vairuotojas neturėjo užtektinai pinigų keliui. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja patikimų partnerių, ne "keliaukis pats ir niekas nepastebės" tipų. Užsisakykite įmonę, kuri turi realų sandėlį, ne tik puslapį "Facebook".

Ką daryti, jei biuras didelis?

Didelieji biurai tai mano mėgstamiausias žaidimas, bet ir košmaras. Jei kalbame apie 50+ darbo vietas, niekada nenuveskite visko viena furgonu. Skaidykite. Viena mašina eina dokumentams ir IT, kita – baldams. Priešingu atveju, jei kažkur suklys (o tikėkime, suklys), nebegalėsite dirbti. Kartais klientai mano, kad viską galima sumesti į krūvą... (čia pasitiksiu galva) ...taip, nepadarysite. Padalinimas užtikrina, kad jei viena mašina užstrigs, kita su svarbiausia technika ateis.

Ar galima užsisakyti ekspresinį pervežimą?

Galima, bet pasiruoškite solidžiai sumai. Ekspresas šiais laikais reiškia, kad tą mašiną "nusipirkti" iš eilių. Taip, biuro perkėlimas iš UK gali vykti per 48 valandas, jei mums pavyksta surasti vairuotoją, kuris nėra mieguistas ir sutika važiuoti be sustojimų. Bet dažniausiai tokie sprendimai būna per brangūs ir nereikalingi, nebent jums sudegė serveris ir reikia skubiai įrengti naują vietą. Geriau planuokite įprastai.

Dokumentai ir tas prakeiktas Brexit (Bryuselio dalykai)

Kokius dokumentus privalau turėti pas save?

Būtina turėti inventoriaus sąrašą – ne "sofa ir dvi kėdės", o detaliai, su svoriais. Be to, reikės EX1 formos, kuri yra eksporto deklaracija. Dažnai klientai pagalvoja, kad pakanka pakviesti vairuotoją ir viskas bus "gerai", bet ne todėl, kai jis stovi prie sienos tarpešių su muitininku, kuris klaust "kas čia per daiktai?". Be dokumentų nepraeisite. (Aišku, viskas priklauso nuo to, ką vežate, tačiau teigiame).

Kas tie TIR ir T1 pažymėjimai?

Klausimas įdomus, bet dažniausiai pernelyg supainiojamas. TIR yra tai, kas leidžia lengviau pereiti sienas su kai kuriomis prekėmis, bet biuro perkėlimas iš UK dažniausiai vyksta kaip "laikinais įvedimo režimais" arba tiesiog kaip įprastas perkėlimas priklauso nuo to, ar tai jūsų turtas, ar nuomojamas. T1 gali reikėti, jei prekės keliauja toliau į kitą ES šalį, bet jei į Lietuvą – tiesiog importas. Neįsivaizduoju, kodėl visiems taip svarbu sudėtingi terminai, kai svarbiausia, kad sandėlys priimtų.

Ar reikia mokėti VAT (PVM) perkėlimą?

Tai viena sudėtingiausių vietų, kur dažnai pasigeidau. Jei perkeliate savo nuosavybę, kurią naudojote verslui, dažniausiai galite taikyti nulinę PVM normą (Intra-Community supply), bet tai turi būti dokumentuota teisingai. Jei nustatysite neteisingai, mokėsite 21 % (ar dabar kiek ten yra) nuo vertės. Geriausia pasikalbėti su buhalteriu prieš leidžiant mums krauti dėžes. (Aš tik vairuotojų organizuoju, ne mokesčius).

Kas yra ATAS leidimas ir jis man reikalingas?

ATAS (Approval to Transport Animals and... ne, ne tai), tiksliau – Authorization to Transport... o šiaip tai naujas reikalas dėl prekių, bet jei daržoves nevežate, man atrodo, tai ne jums. (Tikrinau...). ATAS daugiausia reikalingas tam tikroms kategorijoms pvz., medienai, chemiklijams. Paprastam biurui jausčiau, kad tai nereikalingas, bet jei vežate specifinę įrangą, patikrinkite. Geriau klausti mūsų brokerio, nei jūsų guglintas atsakymas pasirodys neteisingas.

Dėl serverių – ar jie yra "kita" kategorija?

Serveriai ir jautri IT įranga – tai mano mėlyniai rėkliai. Jie turi būti pakuojami ne į juodas plastikines dėžes, o į specializuotas su putomis. Be to, dokumentuose turi būti pažymėta "duomenų apdorojimo įranga", nes kartais muitinė gali sustabdyti ir klausti ar ten nėra kažko nelegalaus. Biuro perkėlimas iš UK su duomenimis yra atsakomybė, todėl mes niekada neleidiame, kad jie eitų nespardomi.

Ar galima vežti asmenines daiktus darbuotojų?

Tai gana dažna problema. Žmonės bando įtraukti savo asmeninius daiktus į biuro siuntą, kad nereikėtų mokėti. Neklauskite manęs kodėl, bet muitinė mato viską. Jei dėžėje su biuro popieriais "užkliudo" dviratis ar vaiko vežimėlis, bus malonės. Asmeninius daiktus reikia deklaruoti atskirai, kitaip rizikuojate, kad visą biuro krovinią laikys jūsų asmenine siunta ir uždels. Nedarykite to.

Logistika: kaip susikrauti ir neišprotėti (Ar bent jau neperbražyti)

Ar vairuotojas padės pakuoti?

Mes turime vairuotojus, ne "moverius" (tų, kas moka krauti). Jei nori, kad kas padėtų krauti, tai reikia užsakyti papildomą komandą, ne tik vairuotoją. Vairuotojų darbas – nuvežti A tašką į B tašką. Jei įsakysi vairuotojui nešti penkias staltieses į 5 aukštą liftą, jis tiesiog išvažiuos arba užsispygs. Tikrai ne visi mūsų vairuotojai nori nešti svorius. (Žinau, pasirodo, keista, bet taip yra).

Kaip supakuoti kompiuterius?

Paprasta taisyklė: visas laidus suriškite, o įrangą – į dėžes. Rašykite ant kiekvienos dėžės, iš kurios lentynos ji paėmta (pvz., "Stalas 3, Monitorius 1"). Taip biuro perkėlimas iš UK bus tikrai greitesnis atgalinant viską į vietas. Kadangi aš pats dirbu su šia sritimi, galiu pasakyti – chaosas dėžėse trunka mėnesį, jei nesirašote, kas viduje. Nenaudokite neperšlampamų maišelių, tuos monitorius jūs ten užmušat.

Ar reikia specialios pakuotės?

Tikrai taip. Baldai, ypač audriniai, turi būti apvynioti (su stretch plėvele, ne su paprastu celofanu). Turi būti panaudotos apsauginės pasagos ("punching bags") kampams. Vieną kartą gavome kvadratinę stalą, kuris tapo trikampiu (tiek atrodė)... (čia tikiuosi niekas nesuprato, ką tik sakiau)... tiesiog pasidarykite taip, kad nenusirgtų. Investicija į pakuotę pigiau nei naujo stalo kaina.

Ką daryti su baldais, kurie nesikrauna?

Atidarykite juos. Nekankinkite vairuotojo, kad jis pralaužtų sofos ranką pro duris. Išimkite stalviršius, nuleiskite stalus. Jei kas sako, kad "taip įeis", 99% atvejų jis klysta. Aš galiu priduoti pavyzdį, kai klientas norėjo vežti didelį "King size" lovą į biurą (žinoma, poilsio kambariui) nepašalinęs kojų. Rezultatas – skaldyta lenta ir pyktis.

Kas su konfidencialiais popieriais?

Tai jautru. Užrakinkite tas dėžes. Neneškite atvirų sandėrių su kontraktais ant viršaus. Mes paprašome vairuotojų padėti tą krovinį į patalpą, kurioje yra raktai, arba patalpoje priešakinėje. Perkeliant biuro perkėlimas iš UK, visada yra rizika, kad kas nors įkiš nosį, todėl slaptažodžius (jei rašote ant popieriaus tai tiesiog keista) taip pat paslėpkite.

Realių problemų ir situacijų apžvalga (Kas neieina į brošiūrą)

Kas atsitinka, jei vairuotojas susirgs kelionės metu?

Tai ne retas atvejis. Prieš metus turėjome vairuotoją, kuris apsigavo kelyje netoli Arnhemo (Olandija). Jis sustojo, nebegalėjo važiuoti. Kas tada? Turime rasti kitą vairuotoją, padaryti perkeliamąjį į kitą mašiną arba išsiųsti gelbėjimo komandą. Jums tai kainauja laiko. Jeigu labai skubate, gali tekti organizuoti priedėlio mašiną. Negalima nieko užtikrinti 100%.

Ar dažnai įvyksta avarijų?

Nebent aš prileidžiau... (ne) ...taip, avarijos įvyksta, bet ne taip dažnai kaip girdite žiniose. Dažniausiai tai smulkūs "prilenkimai" į stulpą sandėlyje. (Stulpai aštrūs, žmonės)... (tai vadinu: smulkios avarijos). Svarbiausia yra draudimas. Patikrinkite, ar draudimas dengia krovinį ne tik užpakalinio sijos, bet ir pilną vertę, jei mašina sūkuriuojasi sniege.

Ar įmonės užtikrina draudimą?

Taip, bet tik tuomet, jei jūs mokėjote už pilnąją vertę, o ne už "minimalią", ką dažnai bando parduoti didelės firmos. Kiekviena dėžė turi būti įvertinta. Kai atsityla nelaimė, klientai sužino, kad jų 10 000 eurų vertės įranga buvo apdrausta tik už 500. Tada biuro perkėlimas iš UK tampa labai brangus pramogas. Visada tikrininkite polisą.

Ką daryti, jei dėžė pasimetė?

Pirmiausia, tikrinkite, ar tikrai ne užkliudo po kitomis dėžėmis. Jei vistiek nerandate – skambink mums. Mes kalbame su vairuotoju, tikriname sandėlius (kur jis buvo sustojęs pietų, gal kažką pamiršo). Kartais dėžės nuslenka į kitą kampą furgone. Iš tikrųjų dėžės neretai neprarandamos, o tiesiog neįrašytos į sąrašą.

Biuro perkėlimas iš UK ir "pagramdiniai" firmos

Venkite tų, kurie neturi fizinio adreso. Turėjau atvejį – klientas sumokėjo įmoką į privatų sąskaitą ir... dingstant. Jokių dokumentų, jokios mašinos. Nėra kaip paduoti į teismą. Tik oficialios, su NTR registruotos įmonės gali užtikrinti, kad jūsų duomenys ir turtas nebus parduoti "Grey" rinkoje. (Noriu tikėti, kad tai mažėja).

Ar kontroliuojate vairuotojus?

Stengiamės, tačiau mes nesame "Big Brother". Kai jis išvažiuoja iš Londono, matome tik jo "trackerius" (GPS). Mes nežinome, ar jis valgo "Fish and chips" arbar griežtai dietą. (Šiaip keistas klausimas). Bet jei jis sustojo ne numatytoje vietoje per ilgai, sistema mums praneša. Tai neleidžia juos pavogti.

Gyvenimas toliau (Po to kai įvežia)

Kada geriausia rengti biuro perkėlimas iš UK?

Geriausia pavasarį arba rugsėjo antroje pusėje. Žiema UK ir Europoje sukelia šlipio eismus, o vasarą – gigantiškas spūstis atostogaujančių. Jei galite, vengiite švenčių dienų (Kalėdos, Naujieji, Velykos). Tada biuro perkėlimas iš UK gali tapti tikru košmaru dėl uždarų terminalų.

Ar padėtumėte su internetu prijungimais?

Ne, mes ne IT specialistai. Mes pervežame viršus, o ne "Cloud". Užklausimą apie internetą turite kreiptis į savo tiekėją Lietuvoje (ar kur keliaujat). Tik tai, ką galime padaryti – supakuoti routerius taip, kad jie neprispaustų mygtukų ir nebeišsijungtų.

Kas dėl šiukšlių išvežimo?

Tai už papildomą mokestį. Dažnai klientai nori, kad mes išvežtumėte senus stalius ar sulūžusius kėdes. Galime, tai vadinama "išvežimo paslauga", bet tai nėra įtraukta į bazinę kainą. Nereikia mesti senų popierių į mūsų dėžes, manydami, kad mes mesime juos į kurą nors... (ne).

Ar galite atiduoti raktus anksčiau?

Jei kalbame apie sandėlį UK, taip, galime paruošti dėžes, kad jūsų darbuotojai užuot paskutinę dieną galėti juos uždaryti ir išsiųsti. Tai padeda išvengti skubos. O jei kalbame apie biuro raktus – jei juos pasiklysite, tada teks jums skambinti turtų valdytojui. Mes ne prižiūrėtojai.

Biuro perkėlimas iš UK – ar galima susiplanuoti per savaitgalį?

Tai idealus variants. Penktadienį krauname, sekmadienį arba pirmadienio ryte iškrauname. Tokiu būdu verslo nestojate. Tačiau... (ne visada įmanoma, jei tai didelis projektas). Mažiems biurams – lengvai. Dideliems reikia dviejų dienų. Pasikalbėkite su mumis bent mėnesį iš anksto, kad ne liktume be vairuotojų (jie taip pat turi savo gyvenimą).

Ar reikia mums būti vietoje iškravimo metu?

Būtina. Tiek arba turi būti atsakingas asmuo, kuris turi sąrašą ir gali pasirašyti, kad viskas atėjo. Jei jūsų nėra, o vairuotojas laukia, prasideda problemos su laiku. Viršvalandžiai UK sandėliuose kainuoja kaip nupirkti mažą automobilį. Geriau būkite ten.

Ką daryti su gyvūnais biure? (Nuo ko tik kas klausia...)

Jeigu turite biuro katiną (o kai kurie turi!), tada jis negali važiuoti kroviniuose furgonu. Reikia PET paslaugos. Nemanau, kad jūs norite, kad jūsų katinas važiuotu su stale už jo. (Aš sugebėčiau suprasti, bet muitinė ne). Tai atskira kelionė.

Kas atsitinka, jei padangia prakiura?

Turime techninę pagalbą. Vairuotojas skambina, mes siunčiame mechaniką. Jūsų darbas ne sustoja, tik vėluojame kelias valandas. Nereikia jaudintis, bet pasiruoškite, kad biuro perkėlimas iš UK gali turėti nedidelių nukrypimų nuo grafiko.

Ar atvežiate į duris?

Taip, jei kurui gali privažiuoti 18 tonų sunkvežimis. Jei jūsų biuras yra seno miesto centre, kur leidžiami tik "vansai", tada teks persikrauti į mažesnę mašiną (tai vadinu "last mile"). Kiekvienas toks užsukimas į lanką kainuoja, taip pat žiūrėkite, ar nėra apribojimų (LOW Emission zone London'as). Ten už kiekvieną kvadratinį metrą... (čia jau kita istorija).

Ar verta pirkti naujus baldus vietoj pervežimo?

Kartais taip. Jei baldai seni, sugadinti, o biuro perkėlimas iš UK kainuoja 3000, o nauji baldai kainuoja 5000 – gali būti verta nusipirkti naujus vietoj senų "lietų". (O jeigu tai "design" kėdės po 500 eurų, tai neverta mesti). Apsibrėžkite, kas turi vertę.

Galutinis patarimas – kodėl verta rinktis mane?

Nes aš sakau tiesą. (Ir turiu 20 metų patirties). Nuoširdžiai, šiandienos rinkoje, kur viskas yra "perfect", turi būti kas nors, kas pasako: "Žiūrėk, gali būti šlamalas su sienomis, bet mes jį išspręsime". Pasirinkite profesionalumą su žmogišku veidu.

Išvada

Taigi, jei jums svarbu biuro perkėlimas iš UK, supraskite, kad tai ne tiesiog fizinis pervežimas, o strateginis žingsnis. Reikia pasiruošti dokumentams, suprasti kainas ir tikėtis, kažko neplanuoto. Aš nieko nededu už 100%, nes gyvenimas yra toks. Bet su mūsų komanda, galite būti ramūs, kad padarysime Maximum, kad jūsų verslas veiktų toliau, net jei tas vairuotojas pamiršs mums paskambinti iš pietų. Sėkmės ir kantrybės jums.