Biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – niekada nebuvo taip paprasta kaip knygose apie tai parašoma. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas, tai dažniau svajonė nei realybė, ypač dabar, kai su Brexit'ais ir dokumentais susidaro net laivai. Bet ne viskas taip blogai, tiesiog reikia žinoti, kurioje vietoje stovėti. Dažnai klientai mano, kad tai tik dėžių pakrovimas ir išsikrovimas, tačiau realybėje tai sudėtingas mazgas, kur viena klaida gali atidėti visą procesą savaitėmis. Štai kodėl reikia suprasti ne tik tai, kaip vežti, bet ir ką daryti, kai kažkas nepaeina pagal planą.

Pasiruošimas ir dokumentų chaosas

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą iš JK?

Niekada neper vėlu, bet dažniausiai visi pradeda per vėlai. Idealiu atveju reikėtų žiūrėti į kalendorių maždaug po 3 mėnesius iki planuojamos datos. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o kai tu pradedai rašyti sąrašus. Jei lauki iki paskutinės minutės, gali tekti mokėti už skubą, o tai kainuoja tris kartus brangiau. Be to, vietos Lietuvoje ar kitur Europoje turi būti rezervuotos iš anksto.

Kokius dokumentus reikia turė iš anksto?

Sąrašas ilgas, bet pagrindas tai inventoriaus sąrašas (packing list). Jis turi būti tikslus, kitaip muitinėje bus naktis. Taip pat reikės transporto sutarties, draudimo ir jei perkeli kompiuterius, tai jų serijinių numerių sąrašo. Dar nepamirškite, kad jei turiite nuosavo turto, reikės įrodymų, kad tai jūsų, ne nuomojama. Vieną kartą teko laukti tris dienas, kol klientas surado kompiuterių pirkimo kvitus.

Ar verta rūpintis dėžėmis patys ar leisti pervežėjui?

Tai priklauso nuo to, kiek turite laisvo laiko. Jeigu jums daugiau reikia dirbti, o ne lipdyti scotčą, geriau palikite tai mums. Profesionalios dėžės yra tvirtesnės ir pritaikytos taisyklingai krauti. Tiesa, jei turite daug smulkių daiktų, galite tai padaryti patys, tačiau tada būkite pasiruošę, kad kai kurios dėžės gali nebeišlaikyti svorio. (Ypač tų, kurias nusipirkoote pigiau parduotuvėje, jos dažnai plyšta po pusės tono).

Kaip susitvarkyti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai visada yra diskusijų tema. Geriausia yra paprašyti darbuotojų susirinkti savus daiktus į pažymėtas dėžes. Jei kas nors paliks savo puoduką ant stalo, jis gali nukeliauti į kitą šalį arba dingti begalėsje. Nurodykite aiškiai, kad pervežėjas neatsako už asmeninius daiktus, jei jie neįtraukti į bendrą inventorių. Vieną kartą tebevažiavome, kai dirbtuvas palido savo auksinį grandinę ant stalo, tai buvo panika.

Ar reikia specialių leidimų technikai išvežti iš UK?

Daugeliu atvejų ne, jei tai įprasta biuro technika. Tačiau jei turite serverių ar specialios įrangos, gali reikėti eksporto licencijos, ypač jei technika yra jautri ar naudojama duomenų apsaugai. Geriau tai patikrinti su savo IT vadovu iš anksto. Aš asmeniškai nesu specialistas dėl visų tų angliškų kodų, todėl visada patariu pasikonsultuoti su muitinės brokeriu.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Nejuokinga, bet dažnai juos tiesiog meta į bendrą krūvą. Geriausia juos susieti ir vežti atskirai, o dar geriau – pasirūpinti jų sunaikinimu vietoje jei jau nereikalingi, arba vežti juos asmeniškai. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas neįmanomas be duomenų saugumo. Nenorite, kad jūsų klientų duomenys pūstųsi vėjame Doverio uoste.

Logistika ir fizinis darbas

Koks transportas geriausias – sunkvežimis ar furgonas?

Jei perkeliote tik vieną kabinetą, furgono užtenka. Bet jei tai pilnas biuras su 50 darbo vietų, reikės sunkvežimio. Taip pat svarbu atsižvelgti į vietą prieš biurą – ar ten gali užvažiuoti 16 tonų monstras? Londone, pavyzdžiui, tai tikras košmaras dėl mokesčių už užterštumą. Ten reikia mažesnių furgonų, o tai reiškia daugiau kelionių.

Kaip apskaičiuoti trukmę?

Atstumas nėra vienintelis veiksnys. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas užtrunka ilgiau dėl muitinės. Kelias gali trukti 2-3 dienas viena kryptimi, bet sustojimas tarpinėje muitinėje gali pridėti dar dieną ar dvi. Niekada nesakykite klientui "būtinai pirmadienį", sakykite "pirmadienį ar antradienį".

Ar reikia kelti baldus ar juos išmontuoti?

Didžiąją dalį reikia išmontuoti. Stalai, spintos, sekcijos – visa tai užima per daug vietos ir gali sulūžti. Mūsų komanda dažnai tai daro, bet jei turite sudėtingų sistemų, geriau pasamdyti baldų montuotojus iš jūsų pusės. Vieną kartą bandėme iškelti didelę stiklinę sieną neišmontuotą... nepasisekė, labai nepasisekė.

Kaip užtikrinti, kad nieko nebus pavogta?

Profesionalios kompanijos turi draudimą, tačiau geriausia yra buvimas vietoje. Jei negalite būti, paskirkite atsakingą žmogų. Užrakinkite biurą, kai viena komanda išeina, kita įeina. Pasitikėjimas yra gerai, bet kontrolė geriau. Ypač kai vežama brangi technika.

Ar galima vežti pavojingus medžiagas?

Spausdintuvų rašalus, valiklius, tušus – tai viskas laikoma pavojinga. Negalima tiesiog mesti į dėžę su knygom. Turi būti atskiri indai, hermetiškai uždaryti. Muitinė to labai griežtai laikosi. Jei sulaips užterštas krovinių vilkikas, baudos bus milžiniškos.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas?

Tai klasika. Visada sako "dar truputį, dar viena diena". Tada reikia ieškoti sandėlio. Sandėliavimas UK arba Lietuvoje kainuoja, todėl geriau derėtis su statybininkais. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas gali tapti košmaru, jei nebus kur padėti dėžes. Aš mačiau, kaip dėžės stovėjo kieme lietuje, nes raktai nuo naujo biuro dingo.

Muitinė, Brexit ir pinigai

Ar dabar reikia muitinės deklaracijų po Brexit?

Taip, be jų nebus nei įeisimo, nei išėjimo. Tai privaloma. Anksčiau buvo paprasčiau, dabar reikia EORI numerio. Jei jo neturite, užtruksite savaitę jį gauti. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas dabar yra tiesiog neįsivaizduojamas be šio numerio. Užtikrinkite, kad jis yra aktyvus prieš pradedant vežti.

Kas nutinka su PVM?

Jei esate registruota PVM mokėtoja Lietuvoje, galite taikyti 0% PVM tarifą prekių perkėlimui atgal į Lietuvą (intra-community supply). Tačiau turiu pripažinti, aš nebuvo iki galo tikras dėl taisyklių paskutinį kartą, kai klausinėjau kolegos, jis sakė, kad viskas priklauso nuo to, kaip dokumentai parašyti. Geriau klauskite buhalterio, nes taisyklės keičiasi kaip oras.

Kiek kainuoja muitinės tarpininkas?

Nuo 50 iki 200 eurų už dokumentų pateikimą, priklausomai nuo tūrio. Atrodo brangu už kelis puslapius, bet jei bandysite tai daryti patys, padarysite klaidą, kuri kainuos tūkstančius. Muitinės tarpininkas yra kaip gydytojas – geriau jo prireikti ir nepanaudoti, nei atvirkščiai.

Ar mokėti mokesčius už buitinę techniką?

Jeigu technika naudota ilgiau nei 6 mėnesius, mokesčių nėra. Ji laikoma naudota turtu. Tačiau jei perkėliate naujus kompiuterius, kurie dar nebuvo įjungti, gali tekti mokėti PVM ir muito. Geriau prieš išvežant įjungti viską ir pasirašyti, kad "naudojama".

Kas daryti, jei muitinė pasirinks patikrinimą?

Tai laukimas. Gali būti fizinis (atidaro dėžes) arba dokumentinis. Fizinis trunka ilgiau ir gali sugadinti dėžių išdėstymą. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas gali sustoti dėl vieno įtariamo spausdintuvo. Pasirūpinkite, kad inventoriaus sąraše būtų viskas aprašyta detaliai, tai sumažina patikrinimo tikimybę.

Ar galima atsiimti prekes iš sandėlio JK be mokesčių?

Jei jos jums priklauso ir jas vežiate atgal į ES, taip. Tačiau reikės įrodymų, kad jos buvo nupirktos anksčiau. Jei prekes atsiima trečia šalis, tai jau kitas reikalas – eksportas.

Specifiniai dalykai ir IT

Kaip perkelti serverius?

Tai atskira istorija. Serveriai negali būti mesti į paprastas dėžes. Jie reikalauja specialios pakuotės, o dar geriau – originalios. Taip pat reikia išjungti juos teisingai, ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo. Duomenų praradimas gali būti brangesnis nei visas perkėlimas.

Ar reikia išjungti viską įstrižai?

Taip, viska. Kompiuteriai, spausdintuvai, routeriai. Vieną kartą teko gaišti valandas ieškant, kodėl neveikia internetas naujame biure, pasirodo, senas buvo paliktas įjungtas ir užeidęs. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas priklauso ir nuo to, ar teisingai išjungiate įrangą.

Kaip sujungti IT naujoje vietoje?

Geriau turėti IT žmogų, kuris važiuoja kartu su kroviniu arba laukia gale. Jis turi paruošti laidus, tinklus. Mes tik pristatome dėžes, mes nesujungiam kabelių prie sienos. Nesitikėkite, kad vairuotojas žinos, kas yra IP adresas.

Ką daryti su dideliais monitoriais?

Juos reikia įpakuoti į putų dėžes. Jei neturite, galima apvynioti burbuliukine plėvele ir kartonu, bet rizikuojate. Monitorių stiklas yra jautrus. Galiu pasakyti iš patirties – viena bumpelė kelyje ir turite brangų stiklo fragmentų rinkinį.

Ar galima vežti biuro augalus?

Taip, bet ne visus. Kai kurios rūšys yra draudžiamos. Be to, jie turi būti laikomi atskirai nuo baldų, kad jų neužgriūtų. Žiema gali būti problema, jei furgonas nešildomas. Augalai gali užšalti per Kanalą.

Kaip apsaugoti baldus nuo drėgmės?

Jei perkeliate žiemos metu, drėgmė yra priešas. Naudokite storas uždangas arba plėvelę. Ypač mediniai baldai gali deformuotis. Buvo atvejų, kai atvykus buvo rasti pelėsio pėdsakai ant brangių stalų.

Problemos ir nerealūs dalykai

Kas daryti, jei dėžė dingo?

Tai nutinka. Dažniau ne visą dėžė, o jos turinį išbarsto arba pameta. Geriausia turėti draudimą. Taip pat pažymėkite dėžes numeriais. Jei trūksta dėžės nr. 15, žinote ką ieškoti. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas be numerių sistemos yra chaosas.

Ar galima vežti maistą iš virtuvės?

Naujų maisto produktų negalima, tai muitinės taisyklės. Kavos pupeles ar arbata galima, jei uždarytos. Bet senus sausainius ant stalo geriau išmesti arba suvalgyti kelionėje. Muitininkai nemėgsta maisto liekanų.

Ką daryti, jei vairuotojas užstrigs?

Jis tikrai užstrigs, jei reikės įvažiuoti į centrą su sunkvežimiu. Tuomet reikia organizuoti perkrovimą į mažesnį furgoną. Tai papildomi kaštai ir laikas. Iš anksto patikrinkite važiavimo sąlygas.

Ar verta drausti krovinių?

Absoliučiai taip. Veltui draudimas neatsiranda, bet jis sutaupo nervus, kai kažkas sulūžta. Yra visavertis draudimas ir atsakingasis. Pirmasis brangesnis, bet apmoka be daug rūpesčių. Antrasis reikalauja įrodymų, kad kaltė yra pervežėjo.

Kaip elgtis su blogomis pervežimo kompanijomis?

Jų gana daug. Jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa, tai greičiausiai apgavystė. Jie gali paimti užmokestį ir dingti, arba pristatyti visą sulaužyta. Patikrinkite atsiliepimus, bet ne tik tuos, kuriuos jie patys parašė svetainėje.

Ar galima sutaupyti dėl pakuojimo?

Galite, bet rizikuojate. Naudotos dėžės yra pigiau, bet jos mažiau tvirtos. Biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas vertas investicijos į gerą pakavimą. Vieną kartą klientas norėjo taupyti ant lipdukų ir dėžės sumaišė, mes vieną savaitę išrūšiuojame jų dokumentus.

Ką daryti, jei darbuotojai priešinasi?

Būkite griežti. Perkėlimas yra stresas, jei leisite kiekvienam spręsti, niekas nebus padaryta. Paskirkite vadovus, kurie prižiūrės savo sektorius. Bendras ašaros čia nepadės.

Viskas susiaurėja iki to, kad biuro perkėlimas iš UK: sklandus procesas ir efektyvus darbas yra įmanomas tik su geru planavimu ir realiu požiūriu. Nėra idealios situacijos, visada kažkas suklysta arba vėluoja, bet jei turite patikimą komandą ir kantrybę, viskas išsivels sėkmingai. Svarbiausia nesitikėti stebuklų, o pasiruošti blogiausiam scenarijui – tuomet gera nuotaika garantuota.