Biuro perkėlimas iš UK – sklandus procesas garantuotas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – niekas niekada nevyksta taip, kaip planuojame, ypač kalbant apie biuro perkėlimą iš UK. Anksčiau, prieš "Brexitą", tai buvo paprasta: pakrovėm, važiavom, iškrovėm. Dabar? Dabar tai kaip mini šachmatų partija su muitinės taisyklėmis, kuriuos keičia dažniau nei man keičiasi automobilis. Tačiau ne viskas taip blogai, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Svarbiausia yra suprasti, kad biuro perkėlimas iš UK nėra tik apie baldus, tai apie dokumentus, IT įrangą ir, žinoma, nervus. Jeigu pasiruošiate tinkamai, viskas gali būti net sklandu. Tiesiog reikia žinoti, kurie ratai yra tepami, o kurie tiesiog skamba.

Brexit, muitinė ir dokumentų siaubas

Kas dabar skiriasi nuo to, ką buvome įpratę prieš kelis metus?

Didžiausia skirtumas yra tas, kad Jungtinė Karalystė nebėra ES rinkoje, todėl biuro perkėlimas iš UK tapo importo operacija. Reikia deklaruoti kiekvieną daiktą, net jei tai tik seni biuro kėdės ar spausdintuvai. Anksčiau mums užtekdavo vairuotojo pažymėjimo ir sąskaitos, dabar reikia EORI kodų, prekių deklaracijų ir visokia kitokia burokratija. Tai sukelia didelių vėlavimų, jeigu klientas apie tai sužinoja tik tada, kai sunkvežimis jau stovi prie sienos.

Ar tikrai reikia muitinio brokerio, ar galiu pačiu suvaldyti?

Techniškai galite bandyti patys, bet aš drąsiai nepatarčiau. Muitinės sistemos yra sudėtingos, o klaida gali kainuoti brangiai baudų arba ilgos laukimo laiko. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja, kad kas nors atsakingai užpildytų INTRASTAT ir kitas formas. Brokeris tai darba nuo mano atima, nors, žinoma, tai kainuoja. Bet pagalvokite, ar jūs norite praleisti savaitelę prie kompiuterio bandydamas suprasti, kas yra "prekių kodas" (HS code)?

Ką daryti su technika – ar mokesčiai taikomi?

Tai yra viena sudėtingiausių sričių. Jei perkeliate kompiuterius, serverius ar kitą IT įrangą, tai laikoma naudota technika. Paprastai, jeigu technika buvo nupirkta prieš daugiau nei 6 mėnesius ir naudojama verslui, galima taikyti nulinį muito tarifą. Bet čia reikia įrodymų – pirkimo sutarčių, sąskaitų. Vieną kartą turėjau klientą, kuris negalėjo rasti sąskaitų už serverius, teko mokėti PVM kaip už naujus daiktus. Beprotiška, bet taip yra.

O jeigu aš tiesiog noriu pervesti įmonę atgal į Lietuvą?

Tada procesas panašus, bet šiek tiek lengvesniais dalykais, jeigu įmonė išlieka ta pati juridiniu požiūriu. Biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą gali būti laikomas įrangos perkėlimu tarp filialų. Tačiau vis tiek reikia deklaruoti, kad daiktai nėra parduodami, o perkeliami. Muitininkai mėgsta uždavinėti papildomų klausimų, kai mato didelį kiekį technikos važiuojantą į rytus.

Ar yra kokių nors draudimų dėl "Brexit"?

Draudimų nėra daug, bet yra apribojimų. Pavyzdžiui, ne visi maisto produktai ar augalai gali būti vežami. Taip pat, reikia atidžiai žiūrėti į pavojingas medžiagas, jeigu jūsų biure yra laboratorija ar archyvas su seniais rašalais (tai yra pavojingos atliekos). Bet įprastas biuro inventorius – spausdintuvai, stalai, kompiuteriai – viskas pervežama be problemų, jei tvarkingi dokumentai.

Kiek laiko užtrunka dokumentų tvarkymas?

Jeigu viskas tvarka, tai 1-2 dienas. Jeigu trūksta dokumentų arba muitinė užklausia papildomų patvirtinimų, gali užtrukti ir savaitę. Biuro perkėlimas iš UK dažnai vėluoja būtent dėl šių smulkių detalių. Vieną kartą teko laukti, kol klientas surasdavo banko patvirtinimą apie mokėjimus, kita syk – muitinės sistema tiesiog "nulūžo". Tai realus pasaulis, ne reklamos brošiūra.

Kaina: ką tikrai reikia mokėti

Nuo ko priklauso kaina?

Paprasčiausiai tariant, nuo tūrio (kubinių metrų) ir svorio. Taip pat labai svarbu, iš kurio UK miesto važiuojame. Biuro perkėlimas iš UK centrinės dalies (pvz., Londonas) brangnesnis nei iš kaimo vietovių dėl ULEZ zonas ir kelių mokesčių. Taip pat įeina kuro kainos, kurių dabar, kaip visi žinome, niekas nesupranta. Ir, žinoma, darbo rankos – krovėjai UK ir Lietuvoje.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet ji dažnai keičiasi. Jeigu suteikiate tikslius duomenis apie daiktų kiekį, aš galiu pasakyti fiksuotą sumą. Tačiau jeigu pasirodo, kad daiktų yra dvigubai daugiau nei sakėte, arba reikia išnešti daiktus iš 5 aukšto be lifto, kaina didėja. Biuro perkėlimas iš UK gali tapti brangesnis dėl papildomų paslaugų, apie kurias nesugalvojote.

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas?

Sakykim, jei turite standartinį biurą apie 20 kvadratinių metrų, tai galima svyruoti nuo 1500 iki 3000 eurų. Tai labai apytikslis skaičius. Didelės įmonės, su šimtais stalų, kalbasi apie dešimtis tūkstančių. Biuro perkėlimas iš UK nėra pigus procesas, bet čia nėra tik apie pervežimą – čia apie jūsų verslo stabilumą.

Ar galiu sutaupyti, jeigu pats supakuosiu daiktus?

Galite, bet tai nepadidins jūsų gyvenimo kokybės. Be to, jeigu daiktai bus blogai supakuoti ir jie susilūžs kelyje, draudimas tai nedengs. Mūsų supakuoti daiktai yra apdrausti, o jūsų – ne. Biuro perkėlimas iš UK yra ilgas kelias, kelyje būna duobų, vairuotojai staigiai stabdo. Geriau mokėti už medines dėžes negu rasti sulaužytus kompiuterius.

Kokios yra paslėptos išlaidos?

Apie tai visi užmiršta. Pirmiausia – Londono "Congestion Charge" mokestis. Antra – laukimas. Jeigu vairuotojas turi laukti 2 valandas, kol jums duos raktus arba kol išsiruosite daiktus, laukimas mokamas. Trečia – iškrovimas be lifto. Biuro perkėlimas iš UK turi daugybę smulkių mokesčių, kurie susideda į didelę sumą.

Ar mokesčiai skiriasi priklausomai nuo metų laiko?

Taip, vasarą ir šventiniu laikotarpiu brangiau. Taip pat, jeigu reikia skubiai vežti per savaitgalį, kaina padidėja 20-30 proc. Vairuotojai taip pat žmonės, jie nori ilsėtis. Biuro perkėlimas iš UK planuoti reikia iš anksto, kad gautumite geriausią kainą.

Pakavimas, baldai ir "neprognozuojami" dalykai

Kaip elgtis su baldais, kurie neina išardyti?

Kai kurios "l" formos sofos ar dideli vitrinos būna problema. Mes juos bandome išardyti, jeigu įmanoma, bet kartais tenka vežti kaip yra. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja, kad tiksliai išmatuotumėte duris angas vietoje ir naujoje vietoje. Kartą teko nuleisti sofą pro langą su kranu – tai klientas atsimins ilgai.

Ar reikia išardyti visus biuro stalus?

Dažniausiai taip. Tai taupo vietą sunkvežimyje ir apsaugo baldus nuo pažeidimų. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, viską išardome ir naujoje vietoje vėl surenkame. Biuro perkėlimas iš UK būna daug ramesnis, kai vairuotojas tiesiog veža dėžes, o ne važiuoja su išsiskirusiomis kojomis.

Kaip supakuoti kompiuterius ir serverius?

Kompiuterius geriausia supakuoti į originalias dėžes, jeigu jas išsaugojote. Jei ne, mes naudojame specialias burbuliukų plėveles ir tvirtas dėžes. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne ištraukti laidą iš lizdo). Biuro perkėlimas iš UK – tai ne tik fizinis darbas, bet ir duomenų saugumas. Nenorite, kad jūsų verslo duomenys nuskristų dėl prasto pakavimo.

Ką daryti su dokumentais?

Dokumentus reikia supakuoti į dėžes su etiketėmis. Jeigu tai konfidencialūs dokumentai, galime uždaryti dėžes plombuomis. Biuro perkėlimas iš UK dažnai apima archyvų pervežimą, kuris yra labai sunkus. Archyvinės dėžės yra kaip akmenys – būkite pasiruošę, kad svoris bus didesnis nei atrodo.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet tai rizikinga. Sausuma pervežimas trunka 2-3 dienas, augalai be vandens gali nukentėti. Be to, muitinė gali patikrinti šaknis dėl kenkėjų. Biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą augalus leidžia, bet aš asmeniškai nepatarčiau vežti brangius, didelius medžius – geriau juos palikti kolegoms dovanai.

O kas su biuro "smulkmenomis" – puodukai, pieštukai?

Tai dažniausiai būna didžiausias galvos skausmas. Klientas sako: "O čia tik kelios dėžutės", o pasirodo, tai yra 50 dėžių su visokiais smulkmenomis. Biuro perkėlimas iš UK apima ir šį "chaosą". Geriausia susirūpinti smulkmenomis paskutinėmis – pabaigoje viską užmeskite į dėžes ir pažymėkite "Biuro smulkmenos".

Kelionės rizikos ir vairuotojai

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Paprastai tai trunka apie 3-4 dienas nuo iškrovimo iki pakrovimo. Kelias eina per Lamanšą (Eurotunelis arba keltas). Biuro perkėlimas iš UK gali užtrukti ilgiau, jeigu yra eilės į keltą (kas nutinka dažnai vasarą) arba yra kelio eismo įvykiai. Prancūzijoje dažnai vyksta streikai, tai visada nežinoma变量.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai mano mėgstamiausia (ironiškai) situacija. Tada mes išsiunčiame kitą sunkvežimį arba greitąją pagalbą, kad perkeltų krovinių į kitą mašiną. Biuro perkėlimas iš UK yra apdraustas, tačiau laikas prarandamas. Vieną kartą vairuotojas užstrigo Anglijoje dėl techninio gedimo, teko keisti planus ir kelti biurą per naktį Lietuvoje.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, tačiau kartais dirbame ir su subrangovais iš kitų šalių. Tačiau visada yra atsakingas asmuo Lietuvoje, su kuriuo galite susisiekti lietuviškai. Biuro perkėlimas iš UK turėtų būti komunikabilus, nors kartais, kai vairuotojas pavargęs po 1000 km, jis nekalba nieko.

Ar galiu sekti, kur yra mano daiktai?

Taip, mes naudojame GPS stebėjimo sistemas. Galite matyti, kur mašina stovi ar važiuoja. Biuro perkėlimas iš UK daugeliui klientų yra stresinė patirtis, o galimybė pamatyti, kad mašina jau Lietuvoje, ramina nervus.

Kas daryti, jei vairuotojas atvyksta pavėluotai?

Jeigu pavėluoja dėl techninių priežasčių arba eismo, tai ne jūsų kaltė. Mes pranešame iš anksto. Biuro perkėlimas iš UK yra lankstus procesas, mes stengiamės pritaikyti prie jūsų, bet kelių situacijos niekas nevaldo. Kartais tiesiog reikia kantrybės.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Sunkvežimiai yra apsaugoti, tačiau mes stengiamės niekada nepalikti pilnos mašinos be priežiūros neapsaugotose vietose. Biuro perkėlimas iš UK vyksta saugiomis stovėjimo aikštelėse. Tačiau visada patariu nevežti pinigų ar labai brangių asmeninių daiktų (kaip papuošalai) tarp biuro krovinių.

IT infrastruktūra ir jautrios informacijos

Kaip pervežti serverius be rizikos?

Serveriai turi būti išjungti tinkamai, pažymėti laidai (kad nesumaišytumėte vėliau). Geriausia juos supakuoti į specialias krepšys su amortizacija. Biuro perkėlimas iš UK dažnai apima IT infrastruktūros migraciją, kuri yra svarbiausia verslo funkcijai. Jeigu serveris nukris, verslas sustoja.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius prieš pakavimą?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Per vežimą vibracija gali sugadinti kietąjį diską, jei kompiuterius būna įjungtas (nors tai keista, bet buvo atvejų). Biuro perkėlimas iš UK – tai ne tik stalai, tai ir jūsų duomenys.

Kas daryti su laidų chaosu?

Kiekvienas laidą turėtumėte pažymėti arba nufotografuoti, kaip buvo sujungta. Nėra nieko blogiau nei bandyti surinkti biurą, kai visi laidai viena krūva. Biuro perkėlimas iš UK gali tapti košmaru, jeigu neplanuojate šios detalės. Mes padedame sujungti, bet geriau, jeigu žinote, kas kur eina.

Ar galite sujungti IT sistemą naujoje vietoje?

Mūsų komanda gabi fiziškai perkelti ir prijungti prie sienos, bet programinės įrangos diegimas ar tinklo konfigūravimas – tai jūsų IT specialisto darbas. Biuro perkėlimas iš UK apima fizinį pervežimą, o ne virtualųjį. Nors kartais mūsų vyrai yra ir nukrypę į techniką (gerbiami vairuotojai), bet geriau tikėtis profesionalų.

Ar saugu vežti duomenų laikmenas?

Jei laikmenos yra gerai supakuotos ir nešiojamos su jumis (ne sunkvežimyje), tai saugiausia. Jeigu jos važiuoja kroviniu, dėžė turi būti uždaryta ir neturi atrodyti kaip "brangūs daiktai". Biuro perkėlimas iš UK turi būti planuojamas saugumo sumetimais.

Galutiniai nuobaudų ir patarimai

Ką daryti, jei naujoje vietoje nėra lifto?

Tada mums reikės daugiau žmonių arba ilgesnio laiko. Be lifto kaina didėja, nes fizinis darbas yra intensyvesnis. Biuro perkėlimas iš UK dažnai susiduria su tokiomis problemą, todėl visada klauskite apie prieigos sąlygas iš anksto.

Ar reikia rezervuoti vietą gatvėje?

Taip, būtina. Lietuvoje ir UK policija gali nubausti už neteisėtą stovėjimą, o sunkvežimis užima daug vietos. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja, kad iš anksto pasirūpintumėte leidimais arba vietos rezervavimu (pavyzdžiui, padėti "kelio ženklą").

Kas nutinka su atliekomis – pakuotės?

Galime išvežti pakuotes į perdirbimą už papildomą mokestį, arba palikti jums, jei norite juos naudoti toliau. Biuro perkėlimas iš UK turėtų palikti tvarkingą vietą, o ne kalną iš kartono.

Ar reikia apdrausti krovinius?

Būtina. Nors mes atsakingi, bet viskas gali nutikti – avarija, gaisras (tikėtina, bet įmanoma). Biuro perkėlimas iš UK apima draudimą, kuris padengia žalą. Patikrinkite draudimo sąlygas, ar jis dengia ir IT įrangą.

Kada geriausia planuoti tokį perkėlimą?

Geriausia 2-3 savaites iki norimos datos. Taip turime laiko sureguliuoti dokumentus ir rezervuoti mašinas. Biuro perkėlimas iš UK nėra kaip pica, kurią pristato per valandą. Tai sudėtingas logistinis procesas.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet tai gali kelti problemų muitinei, jei asmeninių daiktų bus per daug arba jie bus brangūs (muitinė gali manyti, kad tai parduodami prekės). Geriau juos vežti atskirai. Biuro perkėlimas iš UK turi būti aiškiai atskirtas nuo asmeninio.

Kaip pasiruošti darbuotojams?

Informuokite juos iš anksto, kad turi susirinkti asmeninius daiktus. Dažnai darbuotojai palanda daug daiktų stalų stalčiuose, kurių nereikia vežti. Biuro perkėlimas iš UK yra puikus proga "išvalyti" aršius.

O jeigu aš pamirščiu kažko svarbaus?

Visada būna taip. Pamirštami raktai nuo senių biuro, kodai nuo seifų. Biuro perkėlimas iš UK turi check-listą, kurį duodame klientams. Patariu jį sekti, kitaip teks skambinti kolegoms UK ir prašyti padėti.

Ar galima susitarti dėl iškrovimo savaitgaliu?

Galima, bet tai papildomai kainuoja. Darbuotojai taip pat mėgsta ilsėtis savaitgaliais. Biuro perkėlimas iš UK gali būti atliekamas ne darbo laiku, jeigu verslas negali sustoti, bet tai brangi paslauga.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas?

Tai problema. Mes galime laikyti krovinius sandėlyje 1-2 dienas (papildomai mokant), bet ilgiau laikyti neapsimoka. Biuro perkėlimas iš UK turi būti sinchronizuotas su remonto darbais.

Ar jūsų įmonė dirba ir šeštadieniais?

Kartais dirbame, jeigu yra skubus užsakymas, bet geriau planuoti darbo dienomis. Biuro perkėlimas iš UK yra pavojingas procesas, pavargęs vairuotojas gali padaryti klaidų. Saugumas pirmiausia.

Kaip atrobi "blogas" perkėlimas?

Kai klientas nieko nesupako, dokumentai prarasti, o vairuotojas atvyksta su maža mašina. Biuro perkėlimas iš UK gali tapti košmaru, jeigu pasikliojate į "pigias" firmas be patirties. Girdėjau istorijų, kai daiktai dingdavo kelyje arba buvo laikomi išpirkai.

Kodėl reikia rinktis jus?

Nes esame dirbę šitą daugybę metų ir žinome, kur gali užstringti ratas. Biuro perkėlimas iš UK mums nėra eksperimentas, tai kasdienybė. Mes nežadame "pasilinksminimo", mes žadame, kad darbas bus atliktas.

Galutinis patarimas?

Gerkite kavę ir nepanikuokite. Viskas išsprendžiama. Biuro perkėlimas iš UK yra tik viena etapas verslo istorijoje, po kurio viskas bus geriau.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš UK nėra mokslo sritis, bet jis reikalauja kantrybės ir organizacijos. Nors aš čia parašiau daugiau problemų nei paguodos, tai tam, kad jūs būtumėte pasiruošę. Jeigu viską suplanuojote, pasirūpinsite dokumentais ir pasiklausysite patirties vadybininko (kaip mano), viskas vyks sklandžiai. Svarbiausia – nebelikite vienas su problemomis, ieškokite pagalbos, ir tada tas garantuotas sklandumas taps realybe.