Biuro perkėlimas iš UK sklandus ir greitas procesas: praktinis vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, gyvenau Anglijoje, vairavau ten krovinius, ir galiu pasakyti vieną – reklamoje viskas atrodo kaip pasakos, o realybėje susiduri su muitinės spūstimis, prastu oru Doveriuose ir vairuotojais, kurie tiesiog negali rasti adreso Londono centre. Tačiau, jei viską suplanuoti teisingai, biuro perkėlimas iš UK sklandus ir greitas procesas gali būti net ir be didelių nervų išsiėjimo. Svarbiausia yra žinoti, į ką tikisi ir neklaidinti savęs iliuzijomis, kad viskas vyks automatiškai. Štai kas iš tikrųjų laukia jūsų, kai nusprendžiate išsikraustyti iš Didžiosios Britanijos.

Dokumentai ir Britanijos specifika (Brexit nepraėjo be pėdsakų)

Ar tikrai reikia tiek daug popierių dėl tos GB?

Taip, nuo tada, kai įvyko Brexit, viskas pasikeitė. Anksčiau buvo tiesiog įsivažiuoti, o dabar reikia deklaruoti kiekvieną daiktą. Jums reikės EORI numerio, jei jo neturite, tai pirmas dalykas, kurį reikia padaryti. Be to, kiekvienas krovinys turi būti įtrauktas į eksporto deklaraciją. Tai atrodo sudėtinga, bet gerai įmonė tai atlieka per valandą. Jei bandysite tai daryti patys be patirties, galiu užtikrinti, kad užstrigsite pasienyje.

Kas tas EORI kodas ir kur jį gauti?

EORI kodas yra tokia jūsų asmeninė ar įmonės „vizitinė kortelė“ muitinėje. Jungtinėje Karalystėje jis prasideda raidėmis GB. Jį gauti labai paprasta – užpildote formą HMRC svetainėje, ir jei niekas nebus užstrigęs, jį gaunate per keletą dienų (kartais ir greičiau). Be šio kodo nei jūsų daiktai neišeis iš šalies, nei įeis į Europą. Tai ne būtina mums, o būtina jums, kaip siuntėjui.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Galite, bet geriau juos atskirti. Muitinės taisyklės dėl asmeninių daiktų ir prekių skiriasi. Jei į krovinią metysite savo drabužius, buitinę techniką ir kompiuterius, gali kilti klausimų dėl mokesčių. Asmeniniai daiktai gali būti be muito, jei tai jūsų nuosavybė nebendra naudojama ilgiau nei 6 mėnesius. Bet biuro technika... čia jau kita istorija, reikės įrodymų, kad tai ne pirkimas ir pardavimas.

Kas dėl muitinės deklaracijos – kas ją užpildo?

Tai dažniausiai daro brokeris arba pervežimo įmonės partneris. Jums tereikia pateikti tikslų inventorių – kas yra dėžėse, kiek tai verta ir iš kokios medžiagos pagaminta. Aš kartą matau, kaip klientas parašė „biuro įranga“ viskam, ir tai sukėlė šiurkštų klausimų muitininkų. Geriau būti per daug detaliam, nei per mažai. Nereikia rašyti „kažkokia technika“, rašykite „2 vnt. Dell monitoriai, serijinis numeris 123“.

Ar reikia mokėti PVM arba muitą?

Jei perkėliate savo biurą, t. y. perkeliate savo turtą iš vienos šakos į kitą, paprastai mokesčių nėra. Tai vadinama perkėlimu iš vienos ES šalies (ar trečiosios šalies) į kitą. Tačiau jei tarp daiktų bus naujų prekių, kurias planuojate parduoti ar kurios nėra jūsų nuosavybės, tada teks mokėti. Muitininkai labai greitiai įsivaizduoja, kad jūs tiesiog pirkote prekes Londone ir bandote įvežti juos be mokesčių.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada sustojame. Niekas neinaudžia. Gali tekti laukti dieną ar dvi, kol surasite prarastą sąskaitą arba kol gausite patvirtinimą iš HMRC. Vienas kartą turėjome klientą, kuris pamiršo pažymėti, kad dėžėje yra alkoholio (dovana klientams), tai užkrovėme viską į mašiną, o pasienyje teko iškrauti pusę krovinio, kad surastume tą butelį. Nėra nieko blogiau nei girdėti vairuotojo rūkstantį telefoną.

Krovinių įranga ir pakavimo subtilybės

Ar jūs supakuot viską už mane?

Galime, tai vadinama „pakavimo paslauga“. Mūsų komanda atvyksta su dėžėmis, burbuliukine plėvele, nešiojimo popieriumi ir viską supako. Bet tai kainuoja. Jei norite sutaupyti, galite supakuoti patys, tačiau tada mes neatsakome už tai, jei jūsų monitorius bus įdėtas į dėžę be užpildo suskilusių. Geriau palikti tai mums, jei kalbame apie brangią techniką.

Kaip saugiai vežti serverius ir jautrią techniką?

Čia nėra vietos eksperimentams. Serveriai turi būti išmontuoti (jei įmanoma), užfiksuoti viduje specialiuose rėmuose (rack) arba įdėti į stiprias dėžes su smėliu ar putomis. Vieną kartą, važiuodamas pro Birminghamą, mačiau, kaip vienas vairuotojas staigiai stabdelėjo, o už jo „Fiat Ducato“ pavogė dėžę su serveriais, tiesiog nukritusią ant grindų. Niekas nenori gauti išmontuoto serverio gabalų. Tai reikalauja ypatingo dėmesio.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip. Stalai, spintos, sekcijos – viskas turi būti išrūgta. Ne tik todėl, kad talpėtų į mašiną, bet ir kad nesužlumptų. Jei turite didelę conferencijos stalą, kuris nesilenda pro liftus ar duris, jis turi būti išmontuotas. Viską sutvarkome, bet svarbu, kad būtų žinoma, kurioje dėžėje yra kojos, o kurioje – plokštės. Paskutinis dalykas, kurį norite ryte Liuksemburge ar Vilniuje, ieškoti stalo varžto.

Ar turite dėžių? Kuo skiriasi?

Turime viską. Mažas knygų dėžes, didelias „tėviškas“ (bananinės) dėžes, siūlų dėžes, drabužių dėžes. Skirtumas tas, kad maža dėžė su knygomis sveria kaip didelė dėžė su putomis, todėl reikia gerai suplanuoti svorį. Vienas klientas užpildė didžiules dėžes popieriumi, ir mums teko kvieti papildomą vairuotoją, nes neįveikėme svorio normų. Gudruoti su svoriu nereikia.

Ar galima vežti pavojingas krovinius (chemija)?

Ribotai. Biuro chemija – plaukų dažai, valikliai, toneriai – tai viskas pavojinga. Toneriai yra degūs, jei juos nevežti tinkamai. Reikia specialios deklaracijos ADR. Nerekomenduoju slėpti tokių dalykų tarp drabužių, jei sudegs, neišvengsite didelių problemų ir baudų. Užmaskuoti valiklį kaip paprastą skystį neįeina į mūsų planus.

Kaip apsaugoti baldus nuo dulkių ir įbrėžimų?

Viskas užvyniojama stora plėvele. Oda baldai – minkšta. Kampai – sustiprinti kartonu arba „styrofoam“. Mūsų vairuotojai nešiojasi su savimi įvairių užpildų, bet jei jūsų biure yra labai brangūs antikvariniai daiktai, reikia tai pasakyti iš anksto. Kartais tiesiog pasidaro „susitarumai“ (susitarimai) dėl draudimo, kad neprisiimtume atsakomybės už 200 metų senumo spintą.

Transportas ir logistika (Kelias per Lamanšą)

Kokio dydžio mašina reikės mano biurui?

Tai priklauso nuo tūrio, ne nuo svorio. Paprastai mažam biurui (10-15 darbo vietų) užtenka 20 kubo furgono (Luton). Jis tau užpakalinę kėbulą, ką padeda įkraičyti. Didesniems biurams reikalingas sunkvežimis su priekaba arba dviejų mašinų konvojus. Geriau, jei atvyksime įvertinti, nei spėliosime per telefoną ir teks važiuoti antrą kartą.

Ar vairuotojas kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pagrindais. Jie suprasi „go left“, „loading bay“, „pallets“. Tačiau nereikia tikėtis, kad jie kalbės apie orus ar politiką. Jų užduotis – pavežti daiktus saugiai iš punkto A į punktą B. Jei reikia suderinti sudėtingus dalykus su pastato administratoriumi, geriau, kad būtumėte jūs arba jūsų atstovas, kalbantis angliškai sklandžiai.

Ką daryti, jei pastate nėra kėbulo?

Tai didelis problema Londono senamiestyje. Ten gatvės siauros, o „kėbulai“ (liftai) maži. Kartais teka vežti per 5 aukštus rankomis. Tai užtrunka ir kainuoja brangiau. Jei žinote, kad prieš pat duris yra laiptai, pasakykite iš anksto. Mes turime nešikų, bet jų reikia užsakyti. Nenustebkite, jei atvyks furgonas, o vairuotojas pasakys: „neįveiksiu čia nieko“.

Tunelis ar keltas – kas greičiau?

Eurotunelis (Eurotunnel) beveik visada greičiau. Užvažiuoji, važiuoji traukiniu 35 minutes, išvažiuoji. Keltas (Dover-Calais ar Dover-Dunkirk) trunka apie 1.5–2 valandas (su įvažiavimu). Tačiau keltas gali būti pigesnais, jei kaina svarbiau nei laikas. Be to, keltas leidžia vairuotojui pailsėti, pavalgyti. Mes dažniausiai renkamės tunelį, kadangi biuro perkėlimas iš UK sklandus ir greitas procesas priklauso nuo to, kiek greitai pravažiuojame pasienį.

Ar galite sekti, kur yra mano krovinys?

Taip, visos mūsų mašinos turi GPS stebėjimą. Matysite, kur jis stovi ar važiuoja. Tačiau signalas gali dingti tunelyje arba giliuose miškuose Vokietijoje. Kartais sistema parašo „stovi“, o jis tik važiuoja lėtai spūstyje. Nereikėtų panikuoti, jei koordinatės nejuda valandą – tai gali būti ir pietų pertrauka.

Kas dėl vairuotojo poilsio laiko?

Tai griežta taisyklė. Jis negali važiuoti 10 valandų be sustojimo. Jei atstumas didelis, jis turi sustoti 45 minučių. Kartais tai sutrukdo suplanuoti atvykimą „tiksliai 9:00 ryto“. Gali būti 9:30 ar 10:00. Mes stengiamės planuoti maršrutus taip, kad poilsiai būtų naktį, bet jei biuras yra toli, tai neįmanoma. Supraskite – vairuotojas pavargęs yra pavojingas.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Saugiau taip nedaryti, jei įmanoma. Mašinos turi užraktus, dažnai ir alarmus, bet profesionalūs vagysžiai dirba greitai. Jei maršrutas reikalauja sustoti per naktį prie viešbučio, stengiamės rasti saugią stovėjimo aikštelę (su sargu arba apsauga). Jei krovinys labai vertingas, gali būti, kad reikės antivežimėlio (paspirtuko) su antivežimėliu (paspirtuku)... t.y., dviejų vairuotojų, kad vienas visada būtų prie mašinos.

Laikas, terminai ir planavimas

Kiek laiko užtruks tas biuro perkėlimas iš UK sklandus ir greitas procesas?

Standartiškai, jei važiuojame į Lietuvą ar Lenkiją, tai užtrunka 3–4 dienas. Iš jų 1 diena įkėlimas UK, 1–2 dienos kelionė, 1 diena iškėlimas. Jei vykstate į Ispaniją ar Portugaliją – skaičiuokite savaitę. Taip pat įskaičiuokite galimas užkliuvusias muitines. Jei viskas tvarkingai, tai greitai, jei ne – gali prailgėti.

Ar galima atvežti tam tikrą dieną?

Galima, bet nėra garantijų 100 %. Oras, pasienio kontrolė, avarijos autostradoje – viso to negalima numatyti. Mes stengiamės, bet jei jums reikia, kad dėžės būtų prieš duris penktadienį 16:00, geriau planuokite atvyktį ketvirtadienį arba penktadienio ryte. Palikti laiko rezervą – tai protingiausias sprendimas.

Ar dirbate savaitgaliais?

Dirbame, bet papildomai mokama. Vairuotojai taip pat turi šeimas, todėl savaitgalio darbas kainuoja brangiau. Be to, dauguma biurų (ir tiek UK, tiek Europoje) savaitgaliais uždaryta, todėl net ir neturėsite prieigos prie liftų. Geriausia planuoti įkėlimą penktadienį, o iškėlimą pirmadienį – taip sutaupysite naktinio darbo mokesčių.

Kas jei aš vėluosiu su išsikraustymu?

Tai problema. Jei mūsų vairuotojas atvyksta į jūsų biurą 9:00 ryto, o jūs dar nesupakavote 50 proc. dalykų, tai laikas eina. Mes turime kitus užsakymus. Jei užtrunkite 4 valandas vietoj 2, gali tekti mokėti už laukimą (stand-by). Geriau pradėti ruoštis savaitę iki atvykimo.

Ar galima laikinai pasidėti daiktus pas jūsų sandėlyje?

Taip, mes turime sandėlius UK (prie Londono) ir Lietuvoje. Jei turite laiko tarpą tarp išsikraustymo iš seno ir įsikraustymo į naują biurą, galima padėti mums. Tai kainuoja, bet sutaupysite vietos nuomojimo išlaidas ir galvos skausmą. Daiktai bus užrakinti ir apsaugoti.

Kada geriausia planuoti perkėlimą?

Vasara ir rugsėjis – tai „aukso sezonas“. Visi perkėlinėja vaikus į mokyklas, biurus. Tada kainos aukštesnės ir sunkiau išsirinkti datą. Žiema ir pavasaris yra ramesni. Jei galite, laukite iki lapkričio arba vasario – bus pigiau ir greičiau surasime laisvą mašiną.

Kainos, mokesčiai ir pinigai

Kaip susiformuoja kaina?

Pagal kiekį (kubinius metrus arba metrus kvadratinius), atstumą ir papildomas paslaugas (pakavimas, išmontavimas). Taip pat įeina kelių mokesčiai (mokesčiai už kelių naudojimą Vokietijoje, Prancūzijoje – žinokite, ten brangu), keltų ar tunelio bilietai. Be to, degalų kaina pastaruoju metu šokinėja, tai taip pat įskaičiuojame.

Ar kaina gali pasikeisti užsakymo metu?

Gali, jei pasikeis jūsų reikalavimai. Pavyzdžiui, atvykstate ir tūris yra dvigubai didesnis nei sakėte. Arba reikia įvežti daiktą į 5-ą aukštą be lifto. Tai vadinami „papildomi darbai“. Taip pat, jei muitinė reikalauja papildomų procedurei (pvz., fitosanitarinės kontrolės), tai papildomi mokesčiai.

Kokia įmoka (deposit) reikalinga?

Įprastai 30 % nuo galutinės sumos. Tai užfiksuoja datas ir užtikrina, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę. Likusią dalį sumokate gavus daiktus arba prieš išvykstant iš UK (priklausomai nuo sutarties). Be įmokos mes nepradedame planuoti maršruto.

Ar priimate kredito korteles?

Taip, bet mums patogiau bankinis pavedimas. Kortelės imami mokestį (2-3 proc.), kurį turite padengti. Didelės sumos kortele geriau nemokėti dėl limitų. Vienas kartą klientas bandė mokėti 10 tūkst. GBP kortele, o bankas užblokavo operaciją dėl įtarojimo. Buvo nemalonu.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums paslėptų mokesčių nėra. Mes sakome, kas yra. Tačiau būkite pasiruošę galimiems „užstrigimo“ mokesčiams. Pavyzdžiui, jei dėl jūsų kaltės trūksta dokumentų ir mums tenka laukti 2 valandas pasienyje, tas laikas gali būti apmokestintas. Muitinės baudas už blogus dokumentus taip pat mokate jūs.

Ar draudimas įskaičiuotas į kainą?

Įskaičiuotas standartinis draudimas, pvz., 10 EURų už kg arba fiksuota suma (pvz., 20 000 EUR). Jei jūsų krovinys vertas daugiau, reikia tai pasakyti ir padidinti draudimo sumą. Standartinis draudimas nedengia brangiųjų daiktų (gintaras, juvelyriniai dirbiniai, pinigai), juos reikia vežti atskirai.

Kodėl kai kurios įmonės kur kas pigesnės?

Kadangi jų paslauga irgi yra „pigesnė“. Jos gali naudoti senesnes mašinas, neturėti draudimo, dirba „juodai“ (be mokesčių), arba surinkti kelis klientų krovinius į vieną (konsolidacija). Tada jūsų biuro stalas gali važiuoti gale, už kažkieno šaldytuvo. Mes siūlome privačius pervežimus, todėl kaina atitinka kokybę.

Bėdų scenarijai ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Tai reta, bet įvyksta. Tada mes siunčiame pagalbą – kitą mašiną arba mechaniką. Jei dėl to vėluojame, mes prisiimame atsakomybę (išskyrus nelaimingus atsitikimus). Kartais tiesiog pradeda šalti variklis arba plyšta padanga. Vairuotojai moka tai sutvarkyti, bet tai valandą ar dvi užtrunka.

Ar buvo atvejų, kai dingdavo daiktai?

Per mano 20 metų darbo buvo vienas kartas (ne mūsų, bet pažįstamo įmonės), kai vairuotojas užmigęs sustojo prie poilsio aikštelės, o kažkas nulaužė spyną ir pavogė nešiojamus kompiuterius. Nuo to laiko visi vairuotojai gauja instrukciją: jei stovi naktį, rieda ant „paspirtuko“ (prikabintos mašinos). Taigi, rizika egzistuoja, bet ji minimali, jei laikomės taisyklių.

Kas jei naujieji biuro savininkai neleidžia įkelti?

Tai jūsų biuro problemos, ne mūsų. Mes atvežame iki durų. Jei reikia gauti leidimą iš pastato administracijos dėl didelės mašinos stovėjimo priešais įėjimą, tai jūsų reikalas. Londono centre yra gatvių, kur negalima stovėti nei minutės. Jei gausite baudą, ją mokėsite jūs (arba mes, jei nesuįspėjote mūsų apie ribojimus).

Ar galite padėti su išmetimu šiukšlių?

Taip, galime pavežti į šiukšliadėžę. Bet tai papildoma paslauga. Negalima mesti biuro atliekų į mūsų mašiną ir tikėtis, kad mes jas išmesime nemokamai. Anglijoje labai griežtos taisyklės dėl atliekų (WEEE), todėl reikia tai daryti teisėtai.

Kas dėl to, kad ne visi darbuotojai ramūs?

Kai atvyksta vairuotojas su kita kalba, kai viskas išnešama iš biuro, darbuotojai jaučia nerimą. Rekomenduoju iš anksto juos informuoti. Vienas kartą buvo situacija, kai sekretorė neleido vairuotojui įsileisti, nes laikė jį vagiu. Reikėjo skambinti direktoriui. Komunikacija – raktas.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Įprastai ne. Dėl draudimo ir saugos. Vairuotojas turi dirbti, o ne kalbėti. Be to, jis turi poilsio laiko, kada gali miegoti kaboje. Jums tenka būti su juos nereikia. Jei labai reikia, galima aptarti, bet tai papildomai kainuoja ir nėra patogu (kabina maža, o mašina šokuoja).

Finaliniai klausimai ir praktiniai patarimai

Ar reikia iš anksto apmokėti viską?

Kaip minėjau, įmoka reikalinga. Likusi dalis – pagal sutartį. Geriau, kai viskas apmokėta prieš atvykstant į sandėlį iškėlimui, taip išvengsite konfliktų. Pinigai – visada jautri tema.

Ką daryti su vaistais arba vaistinėmis?

Jei tai asmeniniai vaistai su receptu, ne problema. Jei tai didelis kiekis biuro pirmosios pagalbos (priešgaisrinės, medicininės), reikia deklaruoti. Nekalbame apie narkotikus – tai akivaizdus draudimas, muitinė turi šunis, kurie tai uodžia.

Ar galima vežti augalus?

Biuro augalus galima, bet jie turi būti be žemės (šaknys suplautos). Žemė neleidžiama dėl kenkėlių. Jei turite didelį palmę su daug žemės, gali būti problema. Geriau juos palikti arba specialiai paruošti.

Ar biuro perkėlimas iš UK sklandus ir greitas procesas įmanomas su augintiniais?

Augintiniai turi važiuoti atskirai. Mes ne pervežame šunų ar kačių (išskyrus labai mažus ir specialiai sutarta, bet tai retai). Yra specialios kompanijos, kurios užsiima pet relocation. Jums geriau susisiekti su jomis, mums augintiniai kelyje tik trukdytų.

Kaip elgtis su vertingaisiais dokumentais?

Vežkite juos su savimi. Neleidžkite, kad jie eitų su kroviniu. Priešingu atveju, jei dėžė dingtų arba sužlumptų, neteksite sutarčių, pasų arba originalų. Pasidėkite į rankinį bagažą.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir (jei įmanoma) kam priklauso ar kur turi eiti (pvz., „Vadovo kambarys“, „Virtuvė“). Taip iškėlimas bus greitesnis. Jei parašysite tik „Biuras“, tai vairuotojas viską numes vienoje krūvoje ir jūsės patys liksite susirūšiuoti.

Kodėl aš turėčiau pasirinkti jus, o ne „Man and Van“?

„Man and Van“ tinka kelioms dėžėms. Jei perkelite visą biurą, jums reikia logistikos, ne tik furgono. Mes turime draudimą, žinome maršrutus, muitines taisykles. Jei kils problema, mes ją išsprendžime. Vienas vyras su furgonu gali tiesiog nusiristi ir dingti su jūsų daiktais.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Nebūtina, bet geri mūsų santykiai su klientais dažnai prasideda nuo puodelio kavos arbatos. Vairuotojai dirba sunkiai, jei juos pagarbinsite – jums bus padaryta geriau ir atsakingiau. Tai žmogiškas faktorius.

Kas jei aš pamečiu raktus nuo naujo biuro?

Tada lauksime. Ir laukimas mokamas. Užtikrinkite, kad tą dieną kas nors turi raktus. Negali būti situacijos, kad 20 tonų mašina stovi gatvėje ir blokuoja eismą, o jūs ieškote raktų.

Ar galite sujungti kelis biurus į vieną mašiną?

Taip, tai vadinama konsolidacija. Jei turite dvi mažas officas Londone ir vieną Mančesteryje, surinksime viską į vieną. Tačiau tai užtrunka ilgiau, reikia gerai suplanuoti maršrutą, kad važiuotume ne atgal į priekį.

Ar priimate kriptovaliutą?

Ne, mes dirbame su tradiciniais pinigais. GBP arba EUR. Kripto mainai per ilgai trunka ir yra per nestabilūs mūsų verslui.

Paskutinis žodis – kokia svarbiausia patirtis?

Kad ne viskas priklauso nuo mūsų. Mes padarysime savo dalį 100 proc., bet jei jūsų dokumentai tvarkingi, o dėžės pažymėtos, biuro perkėlimas iš UK sklandus ir greitas procesas bus ir jums. Pasitikėkite mumis, bet ir patys budėkite.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas iš UK sklandus ir greitas procesas nėra burtų pasakojimas, o gerai suplanuota logistika. Nors Brexit sudarė daugiau biurokratijos, o britų keliai visada staigmenų pilni, viskas įmanoma. Svarbiausia – nebijoti klausti, rūpintis dokumentais ir pasitikėti patyrusia komanda. Tada vietoj streso gausite naują pradžią jūsų naujame biure be didelių įtrūkių.