Biuro perkėlimas iš UK: sklandus ir be jokių rūpesčių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, turiu pripažinti, laikai keitėsi. Anksčiau tiesiog užsukdavome į Londoną, pakraudavome viską į sunkvežimį ir važiuodavome. Po „Brexit“ situacija pasikeitė drastiškai, dabar biuro perkėlimas iš UK reikalauja daugiau kantrybės ir dokumentų nei kada nors anksčiau. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tiesiog fizinis darbas, bet dabar tai 90 proc. biurokratijos ir tik 10 proc. vairavimo. Jeigu viską gerai suplanuojate ir pasiruošiate iš anksto, viskas gali vykti tikrai sklandžiai, be jokių didesnių nesklandumų. Štai kaip tai atrodo iš vidinio pusės.

Dokumentai, muitinė ir tarpininkai (kas labiausiai erzina)

Ar tikrai reikalingas muitinės brokeris biuro perkėlimui iš UK?

Beveik visada taip. Galbūt atrodo, kad tai papildomos išlaidos, kurias galima sutaupyti, bet bandykite praeiti britų muitinę be T1 dokumento, ir pamatysite, kas nutiks. Aš mačiau įmonių vadovus, kurie stovėjo pasienio punkte po dvi dienas, nes bandė tai padaryti patys. Brokeris užtikrina, kad jūsų krovinys gaut�ite reikiamus muitų atleidimus arba, jeigu reikia, tinkamai apmokestinamas. Biuro perkėlimas iš UK be profesionalo šioje srityje yra kaip lošti rulete – galite laimėti, dažniau pralosite.

Ką daryti su EORI kodu, jeigu jo neturime?

Jūsų įmonei tikrai reikės EORI kodo, bent jau jeigu norite teisėtai vežti prekes tarp JK ir ES. Jeigu jo nėra, reikia užregistruoti iš karto, nes tai trunka kelias dienas (kartais ilgiau, jeigu Lietuvos muitinė užsidės). Vieną kartą turėjau klientą, kuris manė, kad jo asmeninis pasas užteks verslo reikmėms. Galvojome, kad viskas praeis, bet muitininkai sustabdė mašiną. Geriau užsirūpinkite šiuo kodu dar prieš pradedant kalbėti su pervežėjais, kad biuro perkėlimas iš UK neužstrigtų pačiame pradžioje.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną stalą ir kėdę?

Taip, techniniu požiūriu taip yra. Reikia pateikti prekių deklaraciją (EX1 arba EXA formą), kurioje nurodomas kiekvienas daiktas. Neišsigąskite, nereikia rašyti kiekvieno pieštuko, bet grupuoti reikia tiksliai. Pavyzdžiui, „biuro baldai“ nėra pakankamai tiksliu apibūdinimas. Turi būti nurodyta „mediniai biuro stalai, 4 vnt.“ arba panašiai. Jeigu sąrašas bus pernelyg abstraktus, muitinė gali uždelsti patikrinimą, o biuro perkėlimas iš UK tada taps brangus dėl laiko nuostolio.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Čia reikia labai didelio atidumo. Serveriai turi ne tik finansinę, bet ir informacinę vertę. Aš visada patariu juos ne tik supakuoti į burbuliukus, bet ir įstatyti į specialius užrakstomus dėžes. Be to, duomenų saugumo reikalavimai (tiek GDPR, tiek britų analogai) reikalauja, kad žinotumėte, kur yra jūsų technika bet kurią minute. Vieną kartą vairuotojas netikėtai sustojo pietų metu ne toje vietoje, ir klientas išsigando dėl duomenų nutekėjimo. Biuro perkėlimas iš UK turi apimti ir šią psichologinę pusę.

Ar galiu į dėžes padėti asmeninių daiktų, pvz., arbatos?

Geriau to nedaryti. Muitinėje tai vėlgi gali būti įvertinta kaip prekės, skirtos prekybai, ypač jeigu kiekis didelis. Mažas arbatinukas vienam darbuotojui tikriausiai praeis, jeigu tai bus asmeninės bagažo dalis, bet dėžė pilna kava arbatos sukelia klausimų. Esu matęs, kaip muitininkai atidaro tokią dėžę, prašo pateikti maisto produktų sertifikatus. Biuro perkėlimas iš UK nėra tas pats, kas keliavimas lėktuvu, čia taisyklės griežtesnės.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra Anglijoje?

Nebūkite namiškiai. Kartai tai trunka valandą, kartas nuo karto – visą dieną. Viskas priklauso nuo to, kaip yra užpildyti dokumentai ir kaip užsibus brokeris. Jeigu pateikiate viską tvarkingai, eina greitai. Bet jeigu trūksta kokių nors numerių ar rūšiavimo kodų (HS kodų), gali užstringti. Biuro perkėlimas iš UK dažnai įvyksta naktį, kadangi uostai dirba visą parą, taigi pasiruoškite, kad gali tekti budėti.

Kas vyksta Doverio uoste, ar ten yra eilės?

O, ten viskas įdomiai. Po „Brexit“ pasirodė papildomi kontrolės punktai, ir kartais susiformuoja ilgos eilės, ypač atvykus arba išvykus. Nors dažniausiai tiesiog važiuojate per „Green Lane“, jeigu turite paruoštus dokumentus, bet kartais sistema „užstringa“. Vieną kartą mūsų vairuotojas praleido beveik 10 valandų tiesiai uoste, nes buvo techninė klaida jų sistemoje. Biuro perkėlimas iš UK gali būti neprognozuojamas dėl tokių smulkių dalykų.

Ar brangsta vežti tuščias dėžes atgal į Angliją?

Tai priklauso nuo sutarties. Kai kurios įmonės tai įtraukia į kainą, kitos – ima atskirai. Paprastai, jeigu grąžinate tuščią pakavimą tuo pačiu sunkvežimiu, kuris atvežė krovinią (tai vadinama „backload“ arba grįžtamoji reisas), tai kainuoja nedaug. Bet jeigu reikia siųsti atskirą mašiną, tai neapsimoka. Geriau susitarti dėl dėžių utilizavimo čia, Lietuvoje, jeigu jų nereikia. Biuro perkėlimas iš UK turi būti ekonomiškas, o ne tuščias važiavimai.

Pinigai, biudžetas ir paslėptos išlaidos

Kodėl kainos tokios skirtingos pas skirtingus pervežėjus?

Nes kai kurie tiesiog nori uždirbti daugiau, o kiti dirba efektyviau. Taip pat čia vaidina vairuotojų trūkumas. Dabar labai sunku rasti gerų vairuotojų, kurie norėtų važiuoti į Angliją (dėl vizų ir kitų nesąmonių). Todėl kaina apima ne tik degalus, bet ir riziką, ir žmogiškąjį faktorių. Biuro perkėlimas iš UK nėra pigus malonumas, tačiau per daug pigūs pasiūlymai turėtų įtikitinę jūsų apsaugos instinktą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Dažniausiai tai yra laukimo mokesčiai (demurrage), jeigu vėluojate iškrauti arba jeigu dokumentai netvarkingi. Taip pat gali būti papildomi mokesčiai už sunkių daiktų kėlimą ne liftu, o rankomis. Užtikrinkite, kad sutartyje būtų parašyta „viskas įskaičiuota“ arba aiškiai išvardyti papildomi darbai. Biuro perkėlimas iš UK gali tapti brangus, jeigu staiga paaiškės, kad trečias aukštas be lifto kainuoja dvigubai daugiau.

Kada reikia sumokėti, ar galima atidėti mokėjimą?

Dauguma įmonių dabar reikalauja avanso, bent 30-50 proc., kad užfiksuotų datą ir užsakytų bilietus keltui. Likusią dalį reikia sumokėti atlikus darbą. Nėra vienos taisyklės, bet aš nekalbėčiau apie mokėjimą po to, kai viskas jau atvežta, nes tuomet neturite jokios galios derybose. Biuro perkėlimas iš UK – tai verslo santykis, o ne pasitikėjimas žodžiu.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina, bet visada patikrinkite sumas. Standartinis draudimas gali dengti tik labai mažą sumą, pvz., 10 eurų už kilogramą. Jeigu vežate brangią techniką, reikės padidinti draudimo limitą. Žinoma, tai kainuos papildomai (privalumas), bet geriau sumokėti šiek tiek daugiau. Biuro perkėlimas iš UK be pilno draudimo yra kaip važiuoti automobiliu be saugos diržų.

Ką daryti, jeigu pasiūlymas per brangus?

Pabandykite derėtis, bet protingai. Galima atsisakyti kai kurių paslaugų, pvz., pakavimo (jeigu patys supaksite). Tačiau nereikėtų spausti pervežėjo iki to lygio, kad jam taps neapsimokęs važiuoti. Tada jis tiesiog praleis jūsų užsakymą arba, kas blogiau, padarys viską „ant kelių“. Biuro perkėlimas iš UK turi būti kokybiškas, o ne tik pigus.

Ar į kainą įeina dėžių paėmimas?

Įprastai taip, jeigu tai standartinis pakavimo komplektas. Bet jeigu jums reikia specialių dėžių archyvams arba dėžių su steliais („wardrobe boxes“), tai gali kainuoti papildomai. Vieną kartą klientas norėjo supakuoti visą archyvą į mažas dėžėles, kurios plyšo. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja tinkamos inventorius, tad neapsisukite be konsultacijos.

Ar priimami mokėjimo kortelės?

Daugelis priima, bet kai kurie mažesni pervežėja verčia pervesti pinigus į sąskaitą. Tai susiję su bankų mokesčiais, kurias jiems tenka mokėti. Jeigu jums svarbu mokėti kortele, paklauskite iš karto. Biuro perkėlimas iš UK gali būti apsunkintas, jeigu jūsų buhalterija nepriima pervedimų į užsienio sąskaitas.

Fizinis darbas ir organizavimas (kas vyksta vietoje)

Ar jie padės supakuoti viską?

Taip, tai paprastai įeina į paslaugą, jeigu to pageidaujate. Turime komandas, kurios atvyksta dieną anksčiau ir viską supako. Žinoma, tai kainuoja, bet sutaupo jūsų darbuotojų nervus. Biuro perkėlimas iš UK su mūsų komanda reiškia, kad jūsų žmonės gali dirbti toliau, o mes viską darome. Vieną kartą teko supakuoti firmą, kurie nieko nebuvo paruošę – tai buvo chaosas, bet mes nusprendėme viską padaryti patys.

Kiek vairuotojų ar darbuotojų atvyksta?

Paprastai tai du žmonės – vairuotojas ir padėjėjas. Jeigu daug daiktų ar reikia nešti per daug laiptų, gali atvykti trečias. Nustatykite tai iš anksto, nes vienas žmogus negali nešti seifo. Biuro perkėlimas iš UK turi būti apskaičiuotas pagal darbo valandas, o ne pagal „kaip kažkaip nusiseks“.

Kas su parkavimu miesto centre, pvz., Londone?

Tai tikrai bėda. Anglijoje labai griežtos taisyklės. Reikia iš anksto gauti leidimą stovėti (suspension of parking bay) arba rasti vietą, kur nebus baudų. Jeigu vairuotojas padės „kur nors“, gausite 120 svarų baudą, kurią teks mokėti jums. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja gerai išnagrinėti vietos aplinką. Aš visada prašau klientų nusiųsti nuotraukas iš lango.

Ar galima perkelti seifą ar didelį serverinį spintą?

Galima, bet reikia žinoti svorį. Jeigu svoris viršija 300-400 kg, mums reikės specialios technikos (keltuvo arba „stairclimber“). Tiesiog nešti juos laiptais yra pavojinga ir nelegalu pagal darbo saugos taisykles. Biuro perkėlimas iš UK turi atitikti saugos standartus, kitaip gali susirgti vairuotojas ir tada bus didelių problemų.

Kiek laiko užtrunka paties krovimo darbas?

Priklauso nuo paruošimo. Jeigu viskas supakuota ir laukia prie durų, 3 kambarių biuras gali būti užkrautas per 2-3 valandas. Jeigu reikia viską išardyti, supakuoti ir įnešti, tai gali užtrukti visą dieną. Biuro perkėlimas iš UK nėra tas dalykas, kurį galima padaryti per 30 minučių, kaip filme.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai, bet su anglų kalba taip pat paprastai nieko blogo, juk jie važinėja ten kas savaitę. Jeigu jums svarbu, kad vairuotojas kalbėtų tik angliškai (jeigu, tarkime, jūsų komanda nesupranta lietuviškai), galime susitarti. Biuro perkėlimas iš UK dažnai vyksta tarptautinėse komandose, tad kalbos barjeras retas.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Taip, mes naudojame GPS stebėjimo sistemas. Galite matyti, kur mašina stovi realiu laiku. Tai ramina nervus, ypač kai važiuojate per kanalą. Biuro perkėlimas iš UK tampa šiuolaikiškas, kai žinai, kas vyksta. Prieš 20 metų tekdavo telefonu skambinti vairuotojui ir klausti „kur tu esi“, dabar tai pasidaro patogiau.

Nesklandumai, problemos ir „o jeigu“ scenarijai

Ką daryti, jeigu kelias užšalęs ar yra eismas?

Anglijoje toks retai nutinka (sniegas), bet Lietuvoje ar Prancūzijoje gali būti problemų. Mes turime draudžiamąjį laiką grafike. Jeigu vėluojame dėl oro sąlygų, tai ne mūsų kaltė, tačiau visada stengiamės informuoti. Biuro perkėlimas iš UK gali šiek tiek pavėluoti, todėl nenurodykite savo klientams aptarnavimo laiko tiksliai iki minutės.

Kas nutinka, jeigu vairuotojas susirgs arba sugedo mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes turime išsiųsti kitą mašiną arba vairuotoją. Tai gali užtrukti 12-24 valandas. Esu matęs, kaip sunkvežimis degė autostradoje – buvo baisu. Biuro perkėlimas iš UK turi turėti atsarginį planą, nors dažniausiai klientai apie tai negalvoja, kol neįvyksta.

Ar atsakingate, jeigu sugedo kompiuteris?

Jei tai mūsų kaltė (numetėme, užlietome), taip, mokame draudimo sumą. Jeigu jis buvo blogai supakuotas jūsų pačių (pavyzdžiui, monitorius padėtas be dėžės ant sėdynės), tai ne. Svarbiausia yra inventorizacija – prieš išvežiant patikriname būklę. Biuro perkėlimas iš UK be inventorizacijos yra recipeptas pykčiams.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (dažus, chemikalą)?

Galima, bet turi būti specialios deklaracijos (MSDS). Negalima tiesiog įmesti purškiamo butelio į dėžę ir manyti, kad viskas gerai. Muitinė to neleis. Jeigu turite daug chemikos, reikės specialios transporto licencijos. Biuro perkėlimas iš UK turi būti saugus, o ne sprogmenų sandėlis.

O jeigu aš nespėjuu išsinuomoti naujo biuro laiku?

Tai dažna problema. Mes galime laikinai padėti daiktus pas mus sandėlyje (Lietuvoje arba UK) už papildomą mokestį. Geriau padėti sandėlyje, nei vežti iš vienos vietos į kitą du kartus. Biuro perkėlimas iš UK yra lankstus procesas, jeigu su pervežėju galvojate panašiai.

Ar priimate grįžtančius klientus iš Lietuvos atgal į UK?

Taip, darome ir tai. Ypač dabar, kai kai kurios įmonės grįžta atgal, nes rinka pasikeitė. Procesas tas pats, tik atvirkščiai. Biuro perkėlimas iš UK (arba į UK) yra mūsų kasdienybė, nėra jokios skirtumos, kur kryptis.

Kas daryti, jeigu pavogė daiktus iš mašinos?

Tai labai retai nutinka, nes mašinos yra užrakintos ir stovėjo saugiose vietose arba su vairuotoju. Jeigu visgi nutiko, reikia šaukti policiją ir rašyti pareiškimą draudimo kompanijai. Biuro perkėlimas iš UK yra saugus, tačiau visada yra minimali rizika.

Ar gaunu visus kvitus ir sąskaitas?

Žinoma, be jų negalite padaryti apskaitos. Irašome kiekvieną centą. Biuro perkėlimas iš UK turi būti skaidrus, kad jūsų buhalterija nebūtų nuliūdusi.

Ar reikia iš anksto mokėti už sandėliavimą, jeigu vėluoja?

Jei vėluojate jūsų kaltė, taip. Jeigu mūsų (pvz., sugedo mašina), ne. Svarbu tai detaliai užrašyti sutartyje, kad nebūtų ginčų vėliau. Biuro perkėlimas iš UK turi aiškią taisyklių sistemą.

Išvados

Viskas su tuo susiję daug paprasčiau, kai žinai, ko tikėtis. Nors biuro perkėlimas iš UK gali atrodyti kaip košmaras dėl dokumentų ir Brexit, su patyrusia komanda viskas vyksta be jokių didesnių rūpesčių. Svarbiausia yra ne slėpti informaciją ir pasirūpinti dokumentais iš anksto. Tada likusi dalis – tik fizinis darbas, su kuriuo mes puikiai susitvarkome. Gerai suplanuokite, pasikalbėkite su specialistu ir rinkitės kokybę, o ne mažiausią kainą. Tada jūsų verslas nenukentės.