Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui: kaip išgyventi tarp tirdėjų, muitinės ir Londono triukšmo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui niekada nesvyruoja pagal tą pačia ašies. Vieną dieną viskas vyksta lyg pagal užrašus, kitą dieną – sunkvežimis užstrigs Doverio uoste arba klientas pamiršs pasakyti, kad jų serveriai yra ne ant grindų, o kažkokioje sunkiai prieinamoje spintoje. Po „Brexit“ viskas tapo dar sudėtingiau, ir dabar nebelieka tiek paprastų kelių. Daugelis kličių mano, kad tai tiesiog įkelia dėžes į mašiną ir važiuoja, tačiau realybėje yra daugiau dokumentų, muitinės procedūrų ir smulkių nereguliarumų, kurie gali viską užstrigti. Čia ne tik apie logistiką, čia apie tai, kaip išlikti normaliam, kai reikia perkelti visą verslo gyvenimą per jūrą.

Pasiruošimas ir biudžetas: kiek tai tiesiogiai kainuoja?

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui į Lietuvą?

Paprastai sakau, kad reikia skirti maždaug savaitę iki dviejų, jei kalbame apie patį procesą nuo pakrovimo iki iškrovimo Vilniuje ar Kaune. pati kelionė per Jungtinę Karalystę ir Europos žemyninę dalį užima apie 3–4 dienas, priklausomai nuo laukiančių eilių uoste arba Eurotunelyje. Tačiau, jei reikia derinti dokumentus arba muitinė užstrigs, tai gali užtrukti ilgiau. Vieną kartą turėjome atvejį, kai dėl vienos trūkstamos parašo vietos krovinys stovėjo sandėlyje penkias dienas, nors pati kelionė buvo trumpa. Taigi geriau planuoti su atsarga.

Ar biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui labai brangu?

Viskas priklauso nuo to, kiek daiktų turite ir kiek jie yra sudėtingi. Kaina susideda ne tik iš kilometrų, bet ir iš darbo rankų Anglijoje, kur jie ganėtinai brangūs, bei degalų, kurie dabar ne pigūs. Profesionalus biuro perkėlimas iš UK kainuoja nuo kelių tūkstančių eurų, didesniems projektams – žymiai daugiau. Negaliu tiksliai pasakyti be apskaičiavimo, bet žinau, kad pigiausių variantų ieškojimas dažnai pasibaigia prarastu laiku ir sugadinta technika. Neklauskite kainos pagal „vnt.“, mes skaičiuojame pagal tūrį, svorį ir prieigos sąlygas.

Kas daro įtakos galutinei kainai?

Prieiga prie jūsų biuro Londone ar Mančesterio centre daro didžiausią įtaką. Jei sunkvežimis negali užvažiuoti tiesiai prie durų ir reikia perkelioti dėžes 200 metrų pėsčiomis arba naudoti mažesnę mašiną (pervartimą), kaina šokteli. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia išmontuoti baldus, ar juos reikia supakuoti į specialias dėžes. Dar vienas dalykas – aštrūs daiktai ar labai brangus technika, kuriai reikia ypatingo dėžių užpildymo. Ir žinoma, muitinės paslaugos, jei jums reikia mokesčių atstovavimo, tai papildomai.

Ar galima sutaupyti darydamas viską pats?

Galima, bet ar verta? Jei jūsų verslas vertina laiką daugiau nei kelis šimtus eurų, tai geriau pasamdyti. Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui reikalauja tam tikros žinios, ypač dabar, kai taisyklės pasikeitė. Vieną kartą matėme, kaip klientas bandė vežti kompiuterius savo furgonu ir buvo sustabdytas sienoje, nes neturėjo teisingų dokumentų. Jis prarado dienas ir gavo baudą. Taigi, sutaupyti galite ant pakavimo, bet rizikuojate daug daugiau prarasti dėl sustojimo.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Idealiai – mėnesį prieš planuojamą išvykimą. Ypač jei perkeliate biurą iš Londono, kur transporto ir tirdėjų sudėti labai užimti. Jei laukiate rugpjūčio pabaigos, kai visi grįžta iš atostogų, gali būti, kad nebus laisvų sunkvežimių. Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui nėra kaip nupirkti bilieto į kiną, čia reikia derinti grafikus ir muitinės langus. Nenoriu būti baisus, bet vėlai susisiekiusiems klientams dažnai tenka mokėti už skubą.

Ar reikia įvertinti dėžių kiekį iš anksto?

Būtina. Ne tik todėl, kad žinotume, kokia mašina reikalinga, bet ir todėl, kad žmonės dažnai neteisingai įsivaizduoja, kiek daiktų jie turi. Rašykite sąrašą, net jei jis bus grubus. „Apie 50 dėžių“ – tai nėra skaičius. Parašykite: 30 dėžių su dokumentais, 10 su kompiuteriais ir t.t. Tai padės mums numatyti, ar reikia vieno, ar dviejų tirdėjų iškrovimo metu Lietuvoje.

Ką daryti su baldais, kurie nebeišptauoja į duris?

Tai tikra problema, ypač senose anglų patalpose. Kartais reikia išmontuoti stalus ar net išardyti spintas. Jei jūsų komanda nori tai padaryti pati, gerai, bet tada užtikrinkite, kad visi varžtai ir poveržlės bus sudėtos į pažymėtas maišelius. Prarastas varžtas gali užstrigti visą montavimą Lietuvoje. Profesionalios komandos dažnai turi savo įrankius ir tai padaro greičiau, be jokių nervų.

Ar imate mažus biurus ar tik didžiausius?

Imame viską. Net jei tai tik vieno asmens kambarys Coventryje. Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui gali būti dalinis – pvz., surenkame krovą iš kelių mažų biurų į vieną mašiną. Tai vadinama daliniu kroviniu (LCL), tai išeiga pigiau, bet trunka šiek tiek ilgiau, nes reikia surinkti kitus siuntinius. Bet jei skubate, geriau užsisakyti pilną mašiną, nors tai ir brangiau.

Dokumentai, muitinė ir “biurokratija”: kas pasikeitė po „Brexit“?

Ar reikia muitinės deklaracijos perkėlimui iš UK į EU?

Taip, dabar būtinai. Nuo 2021 metų Jungtinė Karalystė tapo trečiąja šalimi, todėl net perkėlimas tarp savo įmonių skyrių laikomas importu arba eksportu. Reikia pateikti prekių deklaraciją, kurioje nurodomas kiekis, vertė ir prekių apibūdinimas. Be to, reikės EORI numerio, jei jo neturite. Tai atrodo baisiai, bet jei turite gerą brokerį, jis viską užpildo už jus. Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui be šių dokumentų tiesiog neįmanomas legaliai.

Kas daryti, jei neturiu EORI kodų?

Reikia jį gauti. Lietuvoje tai padaryti paprasta, per Muitinės portalą, užtrunka kelias dienas (o štai čia galiu klysti, kartais tai įvyksta per dieną, kartais reikia laukti ilgiau, jei reikia papildomų patvirtinimų). Anglijos EORI kodas taip pat gali prireikti, priklausomai nuo to, kas formaliai yra eksportuotojas. Geriausia pasiklausti savo buhalterio arba logistikos partnerio, kad jums nereikėtų gaišti laiko skaitant taisykles.

Ar mokėti PVM (VAT) perkėlimo metu?

Tai įdomus klausimas. Jei perkeliate biurą tarp tų pačių juridinių asmenų (t.y. keičiate tik adresą), dažnai taikoma importo PVM atidėjimo tvarka arba išvis nemokamas, jei tai laikoma nuosavybės perkėlimu. Bet čia labai priklauso nuo to, kaip jūsų buhalteris suformuos sandorį. Jeigu tiesiog siunčiate daiktus į naują filialą, gali tekti sumokėti PVT (PVM) Lietuvoje, bet vėliau galite tai atgauti. Nežinau, kodėl taip sudėtinga padaryta, bet taip yra.

Kas nutinka jei dokumentuose yra klaidų?

Tada gali būti delsa ar bauda. Muitinės pareigūnai gali sustabdyti krovinį patikrai. Kartais klaidos būna paprastos, pvz., neteisingai nurodytas svoris ar prekės kodas (HS kodas). Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui reikalauja tikslumo. Vieną kartą klientas parašė „baldai“ vienoje eilutėje, o ten buvo ir kompiuteriai – teko perrašyti visą deklaraciją ir prarasti dieną. Geriau viską patikrinti du kartus.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su verslo?

Negalima sumaišyti. Asmeniniai daiktai turi kitą muitinės režimą (Transfer of Residence), o verslo daiktai – komercinį. Jei sunkvežimyje bus ir jūsų žmonos drabužiai, ir kompanijos serveriai, muitinė bus labai nepatenkinta. Gali būti, kad viską pradels arba baudos. Skykite dėžes aiškiai: „Verslo daiktai“ ir „Asmeniniai daiktai“ (jei tikrai jų reikia, bet geriau ne).

Ar reikia draudimo kelionės metu?

Būtina. Nors sunkvežimiai yra uždrausti, bet turtas jūsų. Jei įvyks avarija ar gaisras (o tai, deja, kartais nutinka), be draudimo liksite su nieku. Be to, kai keliaujame pro jūras ar kalnus, sąlygos būna įvairios. Užsakykite draudimą nuo „durų iki durų“, kad jis dengtų ir pakrovimą Anglijoje, ir iškrovimą Lietuvoje. Tai nedidelė kaina už ramybę.

Kas dėl inkaso (Cash on Delivery) ar kitų mokėjimų?

Nenaudojame tokių dalykų tarptautiniuose maršrutuose, nebent tai tikrai labai mažas siuntinys, bet čia kalbame apie biurą. Viskas apmokama iš anksto pagal sutartį arba pateikus sąskaitą-faktūrą. Vairuotojas neturi grynųjų pinigų sumokėti už muitines ar kitas paslaugas. Visos išlaidos turi būti apmokėtos bankiniu pavedimu, kad nesusidarytų keblumų sienoje.

Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Mes galime atsiųsti nuorodą, kur matysite, kur mašina yra. Tačiau nereikia tikėtis, kad ji judės 24 valandas per parą – vairuotojai turi poilsio laikus. Kai kurie klientai skambina kas valandą ir klausia „kur jūs“. Tai nepadeda greičiau važiuoti, tik erzina vairuotoją. Geriau pasitikėti ir žiūrėti į žemėlapį kartą per dieną.

Pakavimas, technika ir jautrūs daiktai: kaip nieko nesugadinti?

Ar jūsų komanda pakuoja ar aš turiu pats?

Galite rinktis. Jei norite sutaupyti, galite supakuoti patys į dėžes, o mes tik užsimegsime ir pakelsime. Bet jei norite, kad biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui būtų sklandus, geriau, kad pakuotų mūsų žmonės. Jie žino, kaip uždaryti dėžę, kad ji neišsilygtų ar nesuirtų per 2000 km. Be to, mes atsakome už tai, kas supakuota mūsų žmonių.

Ką daryti su serveriais ir duomenų centrais?

Tai pačia jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tik ištraukti laidalą), gerai uždengti ir supakuoti į anti-statinines dėžes. Jeigu turite duomenų centre esančią įrangą, reikia suderinti su jais išvežimo laiką. Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui nėra vienas kitam lygus – kartais reikia specialios technikos, jei serveris sveria 200 kg. Nepamirškite padaryti atsarginių kopijų (backup) prieš išjungiant!

Ar saugu vežti monitorius ir printerius?

Taip, jei supakuota. Monitorius reikia apvynioti burbuliukine plėvele, padėti į specialias dėžes su skyrikliais. Printerius reikia fiksuoti, kad nejudėtų viduje. Kartais žmonės užmeta spausdintuvą tiesiai į dėžę be papildomo užpildo, ir vėliau mes gauname nuotraukas sulaužytų detalių. Geriau pasirūpinti kokybiškai iš anksto.

Kaip elgtis su dokumentais?

Dokumentus geriausia surinkti į dėžes, uždaryti ir pažymėti „Dokumentai“. Jei jums reikalingi kasdien, juos reikia vežti atskirai, pvz., su vairuotoju arba specialia mašina, ne su bendru kroviniu, kuris gali atvykti po savaitės. Nenoriu, kad jūsų verslas sustotų, nes sutartys užkliuvo giliau sunkvežimyje.

Ar pervežiate augalus?

Pervežti augalus iš UK į EU dabar yra labai sunku dėl fitosanitarinių reikalavimų. Reikia specialių sertifikatų, kur kainuoja brangiau nei pats augalas. Dažniausiai sakau klientams – palikite augalus arba atiduokite darbuotojams. Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui nėra vieta, kur reikia eksperimentuoti su gyva flora, jei neturite visų sertifikatų paruoštų iš anksto.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (tušinukai, valikliai)?

Jų negalima vežti kaip įprasto krovinio be specialaus leidimo (ADR), jei kiekis didelis. Paprasti biuro tušinukai ar keli valikliai paprastai praeina, bet jei turite daug cheminių medžiagų ar dažų, tai reikia deklaruoti. Geriau juos išmesti Anglijoje arba vežti atskirai, ne su pagrindiniu verslo turtu, kad muitinėje nekilštų rūpestis.

Ar reikia ištuštinti spintas ir stalus?

Būtina. Spintos ir stalai tampa labai sunkios, jei jose paliktos knygos ar dokumentai. Medis gali neatlaikyti svorio kėlimo metu ir lūžti. Ištuštinkite viskas. Be to, jei spinta turi veidrodį, jį reikia apsaugoti, kad neišsižibtų. Vieną kartą teko išnešti lentyną, pilną knygų, kuriai lūžo koja – nereikia tas pakartoti.

Ar turite specialią įrangą nešti sunkius daiktus?

Taip, turime keltuvus (hi-zab), roikius, juostas. Jeigu jūsų biure yra safas ar didelis serveris, mes įvežsime tai, kas reikalinga. Nenustokite, jei pamatysite vairuotoją nešantį grandinę – tai dėl saugumo. Sunkiosios technikos kėlimas be įrangos yra ne tik pavojingas, bet ir nelegalus.

Kelionės metas, atvykimas ir problemų sprendimas

Kas vyksta, jei sunkvežimis sugenda?

Tai retkas atvejis, nes mašinos prižiūrėtos, bet viskas gali nutikti. Jei sugenda, mes organizuojame pakrovimo perkėlimą į kitą mašiną. Tai gali užtrukti pusę dienos. Jums nereikės rūpintis technine dalimi – mes apie tai pranešame ir sprendžiame. Svarbiausia, kad turite mūsų kontaktą, kuris visada veikia.

Ar tiksliai laikotės grafiko?

Stengiamės, bet kelionėje yra daug nepriklausomų faktorių. Užstrigimas ties Calais arba remonto darbai kelyje gali sukelti vėlavimą. Paprastai sakome klientams atvykimo laiką su dienos atsarga. Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui nėra traukinys, kuris važiuoja bėgiais – čia orų ir sienų priklausomas reikalas.

Kaip su darbuotojais, kurie lydi krovinių?

Galima, kad darbuotojas važiuoja su vairuotoju, jei reikia prižiūrėti techniką ar dokumentus. Tačiau turi būti pasirūpinta vizais (jei reikia) ir draudimu. Vairuotojas nebus jūsų gidas, jis turi važiuoti ir atvykti laiku. Jei reikia, galima organizuoti ir keleivinio mikroautobuso nuomą, jei važiuoja didesnė komanda.

Ar galima nurodyti konkretų atvykimo laiką Lietuvoje?

Galima bandyti, bet patikimiau nurodyti dieną. Jeigu sakome „penktadienį“, tai bus penktadienis, arba ryte, arba vakare. Jeigu jums reikalingas tikslus valandas, pvz., 10:00 ryto, geriau pasakyti iš anksto, kad mums reikėtų pradėti keltis anksčiau Anglijoje. Už papildomą mokestį galime ir suderinti tikslius laikus.

Kas daryti, jei naujieji patalpos dar nebaigtos?

Tai dažna problema. Kartai klientai sako „važiuokite, mes pasiruošę“, o atvyksta – dar dažai džiūva arba neįrengtas liftas. Tuos reikia laukti. Galima palikti dėžes sandėliuke mūsų mašinoje (jei ten yra vietos) arba iškrauti į laikiną sandėlį Lietuvoje. Tai papildomai kainuos, bet nebegalime laukti su pilna mašina gatvėje.

Ar galite padėti iškrauti ir padėti į vietas?

Taip, mūsų paslauga įtraukia iškrovimą ir padėjimą nurodytose vietose. Tirdėjai neįmes dėžių vienoje krūvoje ir neišvažiuos. Jie paklaus, kur stovės spinta, kur stalai. Jei reikia, galime padėti ir su baldų surinkimu, nors tai papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti iš anksto.

Ką daryti su supakuotomis dėžėmis po iškrovimo?

Galite jas palikti sau arba mes jas išvežame atgal (tai retai atsitinka, nes brangu) arba išmetame. Dažniausiai klientai lieka dėžėmis ir jas naudoja arba išmeta patys. Jei norite, kad mes surinktume visą pakuotę ir išvežtume, tai taip pat įmanoma, už papildomą mokestį už šiukšlių išvežimą.

Ar atliekate galutinį valymą seno biuro Anglijoje?

Ne, mes ne valymo komanda. Esame logistika. Bet galime padėti surasti tuos, kurie tai daro, arba nuvežti likusius šiukšles į šiukšliadėžę (skip) Anglijoje, jeigu tai suderinta. Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslumi pasibaigia, kai paskutinė dėžė iškelta iš senos vietos, o ne kai sublys grindys.

Kaip apmokesti paslaugas?

Standartiškai – 50% avansas, likutis – prieš išvykimą arba atvykus į Lietuvą (prieš iškrovimą). Galima ir su sąskaitos-faktūros apmokėjimu terminu, jei esate ilgamečis partneris. Bet vairuotojas neiškraus nieko, kol gaus patvirtinimą, kad mokėjimas atliktas (jei nėra sutarta kitaip). Tai tokia apsauga.

Kodėl verta rinktis jus o ne „m su van“?

„Man with a van“ tinka, jei perkeliate vieną sofa. Kai kalbame apie biurą, ten reikalingas draudimas, customs brokeris, sąskaitos-faktūros ir atsakomybė. Jei „m su van“ susprogs variklis Vokietijoje, jūsų krovinys stovės ten neaišku kiek laiko. Mes turime rezervines mašinas ir partnerių tinklą. Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui – tai rimtas verslas, o ne hobis.

Ar turite atsiliepimų iš kitų klientų?

Taip, galime parodyti, bet tikriausiai jūsų niekas neįtikins, kol nepamatysite patys. Dauguma klientų grįžta, kai reikia perkelti dar ką nors. Kas gi, jei reikės, skambinkite, pasiaiškinsime. Esu čia jau beveik 24 metus (o štai čia pataisau – 23 metus, pradėjau 2001-aisiais), tai kažką žinau apie šitą šūdą.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui nėra paprasta užduotis, kurią galima padaryti per savaitgalį. Tai reikalauja gero planavimo, teisingų dokumentų ir pasitikėjimo žmonėmis, kurie tai daro kasdien. Nerašykite mums štai prieš pat išvykimą, jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai. Geriau susisiekti dabar, pasikalbėti apie detales ir išvengti to nerealios streso, kai dėžės jau užkrautos. Biuro perkėlimas iš UK profesionalios paslaugos verslui gali būti net be nervų, jei visi daro savo dalį laiku.