Biuro perkėlimas iš UK: profesionalios paslaugos, kainos ir logistikos niuansai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, per kuriuos mačiau viską – nuo begabios „pakrovėjų“ komandos, kuri nuplėšė duris nuo petnešų, iki tobulai suorganizuoto biuro perkėlimo iš Londono į Vilnių per tris dienas. Tiesą sakant, po „Brexit“ viskas tapo dar įdomiau, o kartais ir sudėtingiau. Daugelis klientų mano, kad tai tiesiog priekaba, keletas vyrų ir kelios dienos kelionės, tačiau profesionalios paslaugos dabar reiškia daugiau nei fizinis darbas. Tai dokumentai, muitinės procedūros, draudimas ir logistika, kurią sužino tik tada, kai kažkas nueina ne taip. Šiandien noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidinės pusės, be jokiems gražių žodžių apie „sklandų procesą“, nes mes žinome, kad jis retai kada būna toks.

Dokumentai, muitinė ir taisymai su Brexit

Ar reikalingas joks specialus inventorius, ar tiesiog įsikrauname?

Būtinas. Be detalaus inventoriaus sąrašo su svoriais ir vertėmis, daiktai tiesiog nepraeis per sieną. Biuro perkėlimas iš UK dabar yra formalus importas, ir muitininkai mėgta matyti, kas vyksta. Negali tiesiog rašyti „biuro baldai“. Reikia išvardyti: 5 stalai, 10 kėdžių, 2 spintos. Jei sąrašas bus „maždaug tikslus“, gausite baudą arba laukinsite kelias dienas pasienyje, kol viską išaiškinsite.

Kas dėl tos EX1 deklaracijos, ar jūs tai darote?

Taip, mūsų brokeriai suveda EX1 eksporto deklaraciją JK ir importo deklaraciją Lietuvoje. Tai standartinė procedūra, bet ji atima laiką. Kartais sistemų klaidos nutinka, ir tada tenka laukti. Vieną kartą laikėme 2 dienas Doveriuje, nes sistemos neleido uždaryti proceso. Taigi, atsižvelkite į tai, kad biuro perkėlimas iš UK gali užtrukti dėl popierių, o ne dėl vairuotojo.

O jeigu aš neturiu jokio PVM mokėtojo kodo?

Tada bus sudėtingiau. Galite naudoti savo asmens kodą, bet tada gali tekti mokėti visą PVM importuojant. Geriausia, jei įmonė turi PVM kodą, tuomet galime taikyti atidėtą mokestį (0% importui) arba lengvatas. Biuro perkėlimas iš UK be PVM kodo – tai galvos skausmas dėl mokesčių, tad geriau pasikalbėkite su buhalteriu prieš pradedant.

Ar reikia mokėti importo mokestį ar PVM?

PVM importą teks mokėti beveik visada, nebent jūsų įmonė atitinka tam tikras kategorijas. Importo mokestis (customs duty) paprastai netaikomas, jei daiktai buvo naudojami JK ir juos perkeliate atgal arba į kitą ES šalį tęsiant veiklą. Biuro perkėlimas iš UK apima šias nuostatas, bet reikia įrodymų, kad tai ne prekės parduodimui.

Kas dėl techninės įrangos, ar reikia kažkokio serijinio numerio?

Labai rekomenduojama. Muitinė dažnai klausia apie brangią techniką – serverius, didelius spausdintuvus. Jei nėra serijinių numerių, gali kilti įtarimų, kad tai prekė. Biuro perkėlimas iš UK su kompiuteriais turi būti dokumentuotas labai tiksliai, kad nebūtų kaltinamų kontrabanda ar apmokestinimu kaip naujos prekės.

Ar jūs sutvarkote visus muitinės reikalus už mane?

Daugiau ar mažiau taip. Mes turime savo brokerius, kurie suveda duomenis. Jums tik reikia pasirašyti galutinę sutartį su brokeriu arba mums suteikti įgaliojimą. Biuro perkėlimas iš UK be tarpininkų būtų košmaras paprastam žmogui, dėl to mes įtraukiame šią paslaugą į kainą.

O jeigu aš pamiršiu ką nors įrašyti į sąrašą?

Tada gali būti problemų. Jei aptarsime neprašytą daiktą, jis bus laikomas nauja preke ir bus apmokestintas pagal pilną vertę. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja sąžiningumo. Vieną kartą klientas „užmiršo“ pakrauti motociklą, kuris stovėjo sandėliuke... teko mokėti didelius mokesčius ir baudas.

Ar saugu duoti jums originalius dokumentus?

Geriau nenešti jokių originalų, nebuvome būtina. Viskas daroma elektroniniu būdu. Biuro perkėlimas iš UK valdomas per sistemas, kuriose naudojami skenavimai. Originalus dokumentus prarasti yra daug lengviau nei juos atkurti.

Kaip ilgai trunka muitinės procedūra?

Jei visi dokumentai tvarkingi – kelios valandos. Jei kažką trūksta – dienomis. Biuro perkėlimas iš UK gali užstringti Doverio uoste arba Lietuvos pasienio punkte, todėl visada skirkite laiko atsargai.

Ar galima perkelti ir alkoholį iš biuro baro?

Galima, bet tai jau nebe biuro turtas, o prekė, kurią sunkiau įvežti be rūšiavimo. Biuro perkėlimas iš UK su alkoholiu reikalauja atskiro mokesčio apskaičiavimo ir dažniausiai brangiau kainuoja nei verta.

Kas dėl duomenų saugumo, ar jūs žiūrite į failus?

Niekada nežiūrime į turinį. Mums svarbu, kad dėžės būtų uždarytos ir pažymėtos. Biuro perkėlimas iš UK yra fizinis procesas, o ne virtualus. Mes pervežame „geležį“, o ne jūsų paslaptis, bet visada patartina užšifruoti diskus prieš išsiuntimą (bent jau pagal protą).

Kainos, biudžetai ir nepalankios staigmenos

Kodėl kaina tokia aukšta, prieš 5 metų buvo pigiau?

Degalai, ferių kainos, infliacija, Beiseinso reglamentai... Biuro perkėlimas iš UK padūrė kainą maždaug 30-40 proc. Be to, dabar reikalingi muitinės brokeriai, kurie anksčiau nebuvo tokie svarbūs. Vairuotojų trūkumas taip padidino darbo užmokestį, kad sunku surasti pigią komandą.

Kiek apytiksliai gali kainuoti biuro perkėlimas iš UK į Vilnių?

Sunku pasakyti be akies. Mažas biuras (10 darbo vietų) gali kainuoti nuo 2500 iki 4000 eurų. Didelis (50+ vietų) – nuo 10 tūkst. Biuro perkėlimas iš UK priklauso nuo to, kiek tūrio užimate ar reikia specialios technikos krauti. Doncasterio sandėlio perkėlimas bus pigiau nei Londono centro biuro, kur reikia kvadratinio metro poilsio.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet ji gali pasikeisti, jei pasikeis kuro kaina arba ferių tarifai. Biuro perkėlimas iš UK dažnai daromas su „estimatu“, o galutinė suma suskaičiuojama pagal realų atliktą darbą. Mes stengiamės būti sąžiningi, bet kai kurios detales nepriskaičiuosime be apžiūros.

Ką daro kaina? Ar įeina ir dėžės?

Įeina transportas, darbas, draudimas, popieriai. Dėžės ir pakavimo medžiagos dažnai mokamos atskirai pagal sunaudotą kiekį. Biuro perkėlimas iš UK į kainą įeina ir vairuotojo išlaidas viešnagės, jei reikia.

Ar mokama už laukimą jei vėluojame?

Jei vėluojate jūs – taip, laukiamasis mokestis prasideda po 1 valandos. Jei vėluoja muitinė – tai mūsų rizika (išskyrus atvejus, kai jūs pateikėte blogus duomenis). Biuro perkėlimas iš UK turi savo grafiką, ir jis nelaukia, kai jūsų vadybininkas negali rasti raktų nuo sandėlio.

Ar galima sumokėti atvykus?

Ne, standartinė praktika yra avansas (30-50 proc.), o likutis – iš karto po paslaugos atlikimo arba prieš iškraunant biuro perkėlimas iš UK atgal į Lietuvą. Pervežėjai reikalauja užtikrinimo, kad nesužirosite su daiktais.

O jeigu aš turiu mažai daiktų, galima dalinė krovini?

Galima, bet tai bus brangiau kvadratiniu metru. Biuro perkėlimas iš UK dalinai reiškia, kad jūsų daiktai važiuos su svetimais krovinais, reikės rūšiuoti ir krauti įvairiose vietose. Geriau susirasti partnerį ir pasidalyti mašiną.

Ar taikomas PVM nuo jūsų paslaugų?

Taip, jei esate mokėtojas Lietuvoje, mes išrašome PVM sąskaitą faktūrą. Biuro perkėlimas iš UK yra paslauga, tad standartiniai 21 proc. (arba dabartinis tarifas) pridedami.

Kas nutinka jei pasikešiu planus?

Atšaukimo mokestis. Jei atšaukiate praėjus mažiau kaip savaitei, prarandame užsakymą kitam klientui. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja planavimo, todėl atšaukimai baudžiami.

Fizinis darbas, pakavimas ir „nepaklusni“ baldai

Ar jūs supakuojate viską, ar aš turiu pats?

Galime tai padaryti už papildomą mokestį. Rekomenduojame mums patikėti pakavimą, nes mes žinome, kaip uždaryti dėžę, kad neiškristų. Biuro perkėlimas iš UK su mūsų komanda vyksta greičiau, bet jei norite taupyti – galite pakavoti patys, tik sužymėkite ką kur.

Kaip elgtis su kompiuteriais? Ar juos išjungti?

Būtina išjungti ir ištraukti kabelius. Vieną kartą klientas paliko serverį įjungtą, ir atvyko jis su „mirties lanku“ ekrane... Biuro perkėlimas iš UK nėra atsakingas už jūsų technikos duomenų praradimą, jei jūs nepasirūpinote išjungimu. Susukite kabelius į maišelius, kad nesipainioti.

Ar galima perkelti didelį seifą?

Galima, bet reikia žinoti svorį. Jei jis sveria daugiau nei 300 kg, reikės specialios technikos arba kelios žmonių pagalbos. Biuro perkėlimas iš UK su seifu gali reikalauti išmontavimo, jei jis nepraeina per duris.

Kas dėl augalų biure?

Geriau nevežti. Muitinė gali neleisti įvežti augalų iš trečiųjų šalių dėl kenkėlių rizikos. Biuro perkėlimas iš UK su žaliais augalais yra „raudona vėliava“ – dažniausia juos tenka palikti arba sunaikinti.

Ar pervežiate ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilkasas zona. Oficialiai, biuro perkėlimas iš UK neturi apimti asmeninių daiktų (drabužių, buitinės technikos), nes tai gali būti laikoma kontrabanda arba neteisėtu importu. Reikia atskiro sąrašo.

Kaip sužinoti, kiek dėžių reikės?

Apsilankius vietoje galime įvertinti. Paprastai vienam darbo stalui reikia 2-3 dėžes. Biuro perkėlimas iš UK be apžiūros yra lošimas, todėl geriau leiskite mums pamatyti, ką turite.

Ar išmontuojate baldus?

Taip, išmontuojame ir vėl surenkame vietą. Bet jei baldai seni ir sprogsta ant sriegio, mes neatsakome už tai, kad jiems bus blogiau. Biuro perkėlimas iš UK apima mechaninį darbą, ne stalių paslaugas.

O jei aš noriu, kad viskas būtų padaryta savaitgalį?

Galima, bet tai kainuoja brangiau (viršvalandžiai). Biuro perkėlimas iš UK savaitgalį reiškia, kad vairuotojai dirba ne savo grafiku, o mūsų logistikoje tenka sukti galvas. Tačiau suprantame, kad verslas negali sustoti, tai darome.

Ar saugu palikti daiktus naktį furgone?

Priemonės imamos, bet visada yra rizika. Stengiamės niekada nepalikti pilnos priekabos be priežiūros pavojingose vietose. Biuro perkėlimas iš UK yra saugus, jei naudojame saugomas aikšteles.

Rizikos, problemos ir realus gyvenimas

Ar dažnai dingo daiktai?

Su mūsų komanda – retai. Bet girdžiu istorijas apie kitas firmas... Biuro perkėlimas iš UK pasiduoda „kišenių“ rizikai, jei dirbate su nelegaliais pervežėjais, kurie pasiima užmokestį grynaisiais ir dingsta.

Kas daroma, jei kažkas susilaužo kelyje?

Yra CMR draudimas, kuris dengia žalą, bet jis ribotas. Jei turite labai brangų meno kūrinį biure, geriau jį vežti asmeniškai. Biuro perkėlimas iš UK yra šiurkštus procesas, virbališkiai gali nukristi.

Ar jūsų vairuotojai gerai kalba angliškai?

Dauguma taip, bet ne visi puikiai. JK policija ar muitinė gali būti griežta, jei nesupranta. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja, kad bent vienas komandos narys kalbėtų angliškai, kad išvengtumėte nesusipratimų.

Kas nutinka jei furgonas sugenda?

Tada siunčiame pagalbą. Gali vėluoti, bet tai ne jūsų problema – mūsų. Biuro perkėlimas iš UK turi numatytas avarines procedūras, nors tikimės, kad jos niekada neprireiks.

Ar galima sekti, kur yra mano daiktai?

Taip, GPS sekimas yra standartas. Galite matyti, kur mašina stovi, ar jau feryje. Biuro perkėlimas iš UK dabar yra visiškai skaitmenizuotas šiuo atžvilgiu.

O jei Lietuvoje neįvažiuosime į gatvę?

Tada reikia organizuoti perkrautą į mažesnį furgoną. Tai kainuoja papildomai. Biuro perkėlimas iš UK į senamiestį yra tikras iššūkis dėl siaurų gatvių.

Ką daryti su atliekomis? Ar jūs jas išvežate?

Ne, mes ne atliekų vežėjai. Biuro perkėlimas iš UK reiškia, kad turite išsivežti tai, ką nenešate. Negalime užpildyti priekabos senais spaudiniais.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus?

Jei jums svarbi psichika ir laikas – taip. Jei norite tai daryti pats su „puntuku“ iš skelbimų – sėkmės, bet nepamirškite apie muitinę. Biuro perkėlimas iš UK be žinių baigiasi dideliu stresu.

Išvada

Biuro perkėlimas iš UK nėra paprastas reikalas, ypač dabar, kai pasaulis pasikeitė. Reikia ne tik raumenų, bet ir galvos. Profesionalios paslaugos kainuoja, bet jos išgelbsti nuo problemų su muitine, draudimu ir fizinėmis traumomis. Jei planuojate tokį žingsnį, geriau pradėkite ruoštis iš anksto, susiraskite patikimus žmones ir tikėkitės geriausio, bet būkite pasiruošę nenumatytam. Geriau, kai vienintelė problema yra sugedęs kavinukas, o ne sustojęs krovinys pasienyje be dokumentų.