Biuro perkėlimas iš UK pristatymas be vėlavimų: praktinis vadovas, kaip išvengti chaoso

Sveiki, ilgą laiką šioje srityje praleidęs žmogus čia kalbės tiesiai. Turite užduotį perkelti biurą iš Anglijos į Lietuvą (ar atvirkščiai) norite, tai vyktų sklandžiai? Pasakysiu juokais – paprasta tai nėra, o po „Breksito“ viskas tapo dar branduolinė. Biuro perkėlimas iš UK pristatymas be vėlavimų galimas tik tada, kai žinai, kur gali užsikabinti. Nematęs esu visko – nuo pavėluotų dokumentų iki dingo dingusių stalų pervežimo metu. Čia ne apie tai, kaip supakuoti dėžutę, o apie tai, kaip neišprotėti su muitinės procedūromis ir vairuotojais, kurie ne visada laiko žodį. Mes pasikalbėsime apie realias situacijas, be jokio „taip mums svarbu“ teksto.

Bendros klausimai ir kainos

Kiek laiko užtrunka toks kelias įprastai?

Viskas priklauso nuo to, ką vesi. Paprastai biuro perkėlimas iš UK pristatymas be vėlavimų trunka apie 3-4 dienas, jei viskas tvarkingai su dokumentais. Bet jei užkliuvai muitinėje, gali prailgėti iki savaitės ar daugiau. Vieną kartą turėjau atvejį, kai klientas nurodė neteisingą svorį deklaracijoje, ir krovinys stovėjo Doverio uoste penkias dienas. Taigi, neskubėkite planuoti atidarymo iškart po to, kai išvežiate daiktus, geriau palikite laiko rezervą.

Ar galiu gauti fiksuotą kainą iš karto?

Galite, tačiau ji dažnai pasikeičia. Dauguma firmų sako, kad kaina fiksuota, bet tada prideda „muitinės išlaidas“ ar „priedus už sunkų krovinią“. Verta paprašyti įrašyti, kad kaina yra galutinė „be priedų“, nors ne visi sutiks. Aš esu griežtas dėl to – jei pasakiau tiek, tiek ir turi būti, nebent klientas pats nori kažką papildomo pridėti prie krovinio paskutinę minutę.

Kodėl kainos taip stipriai svyruoja?

Degalai, keltų kainos, o dar ir tas svaras. Jeigu sterlingas nukrenta, pervežėjai taip pat keliaja kainas, nes jiems mokėti reikia eurais ar doleriais. Dar dažnai pasitaiko situacija, kai klientas sako „turime tik tris palėpės“, o ten stovi kietųjų diskų pilnas seifas, kurį reikia kelti su kranu. Tokiu momentu kaina šokteli stačiai aukštyn, tai natūralu.

Ar brangiau vežti iš šiaurės Anglijos nei iš Londono?

Žinoma, toje Anglijoje atstumai dideli. Iš Londono ar Midlands greičiau nuvežti į uostą, o iš šiaurės, pvz., iš Mančesterio ar šiauriau, vairuotojas praranda pusę dienos. Todėl biuro perkėlimas iš UK pristatymas be vėlavimų gali kainuoti brangiau dėl papildomų valandinių. Kartais net patiems klientams geriau išsiųsti krovinį geležinkeliu į pietus prieš pat išvežimą, taip sutaupant.

Kaip suskaičiuoti tūrį, kad man nenužiūrėtų?

Matavimo ruletė – jūsų geriausias draugas. Nežiūrėkite į aukštį, jei dėžės neužpildytos, o į ilgio ir pločio sandaugą paviršiuje. Vienas klientas bandė mums „užkišti“ tuščias dėžes, kad sumokėtų mažiau, bet mums vairuotojai turi akis. Geriau parašykite sąrašą su „mašina“, „stalu“, „kėdėmis“, ir nurodykite apytikrį svorį – taip bus aiškiau visiems.

Dokumentai ir muitinės reikalavimai

Kokius pagrindinius dokumentus reikia tur�ti?

Reikės sąskaitos-faktūros (Commercial Invoice), pakavimo sąrašo (Packing List) ir eksporto deklaracijos. Be šių trijų dalykų neišsiversite. Sąskaitoje turi būti tikslios prekės, jų svoriai ir kainos – kitaip muitininkai sustabdys ir klausins „kas čia per misteris“.

Ar mums reikia EORI numerio?

Tikrai reikia, ir ne tik Lietuvos, bet ir Anglijos (jei prekės keliauja iš ten). Be jo neįmanoma pateikti jokių deklaracijų. Vieną kartą teko laukt kelias dienas, kol klientas gavo EORI, nes apie jį tiesiog buvo pamiršta. Dabar visada primenu: padarykite tai savaitę prieš kelionę.

Kas dėl VPN importo mokesčių (PVM)?

Jei esate įmonė, turite PVM mokėtojo kodą, galite taikyti 0% PVM importuojant prekes į Lietuvą (jei pateikiate Muitinės intrastatinę sąskaitą). Bet jei neesate registruotas, tenks mokėti viską čia, Lietuvoje, pristatymo metu. Tai gali būti nemalonus staigmena, biudžete nebuvęs tūkstantas eurų.

Kas nutinka, jei pamirščiau įrašyti vieną daiktą į sąrašą?

Tai problema. Muitinė gali nubausti arba paversti visą krovinį įtikinimu. Kartais tereikia papildomai sumokėti mokesčius už tą dingusį daiktą, bet dažniau tai sukelia įniršį pasienyje. Geriau parašykite „generalinis inventorius“ (bendra inventoriaus apžvalga) ir paminėkite dėžes su „būtinais biuro reikmenimis“.

Ar reikia pažymėti serijinius numerius technikai?

Jei tai nebrangios spausdintuvai, turbūt ne, bet jei vežate serverius, brangų įrangą – būtina. Muitinė mėgsta tikrinti, ar čia nėra vogta technika. Be to, jei kažkur dingsta dėžė (kaip tai buvo su vienu klientu iš Birmingamo), serijinis numeris padės identifikuoti turtą draudimo kompanijai.

Ar saugu duoti dokumentus vairuotojui?

Yra firmos, kurios vairuotojai net nežino, ką turi rankose. Aš visada siūlau siųsti dokumentus el. paštu ir brokeriui, ir vairuotojui, kad turėtų dubliuotę. Kartais vairuotojas praranda popierių (pasyve dingsta), ir tuomet biuro perkėlimas iš UK pristatymas be vėlavimų tampa neįmanomas be kopijų išsiuntimo.

Pakavimas ir krovinio paruošimas

Kaip geriausiai supakuoti kompiuterius? (su pavyzdžiu)

Nejuokiau, pamenu vieną atvejį, kai klientas supakavo serverius į kartonines dėžes be putų. Rezultate? Viskas buvo sulaužyta. Naudokite „bubble wrap“ (putplasčio vyniojimą), tvirtas dėžes ir užžymėkite kaip „Jautrus šuoliams“. Jei galite, geriau paimkite originalią įrangos pakuotę – ji geriausiai pritaikyta.

Ar reikia išimti turinius iš spintų ir stalų?

Būtina. Ne vienas kartą matęs esu, kaip stalčiai išlenda važiuojant, o po to viskas yra suardoje. Susukite juos lipnia juosta, jei negalite išimti, bet geriau išimk. Vienas klientas taip padarė, ir vairuotojas jam labai padėjo, atgaivino daug laiko kraunant.

Kas dėl pavojingų medžiagų (toneriai, chemija)?

Tai gajus dalykas. Toneriai yra pavojingi kroviniai (ADR), todėl juos reikia specialiai uždaryti. Negalima tiesiog mesti į dėžę su knygomis. Jei jų daug, gireikti specialios transportavimo leidimo. Nors retai kas į tai atkreipia dėmesį, kol kas nelenda išlieja ant grindų.

Ar verta pirkti naujas dėžes ar naudoti naudojamas?

Jei turite biudžetą, naujos. Jos yra stipresnės. Bet jei taupote – naudokite daržovių dėžes iš parduotuvių, jos nemokamos, bet tvirtos. Svarbiausia, kad dugnas neužkristų. Vienas klientas iš Londono susikrovė į senas, drėgnas dėžes, ir apatinės tiesiog suiro prieš pat Lietuvą.

Ką daryti su baldais, kurie neišsirenka?

Juos reikia suplėšyti (o ne tikriausiai). Reikia supakuoti į stora funkcinią plėvelę (stretch film) ir uždengti storu kartonu. Jei baldas didelis, gireikti „kėbulo“ tipo priekabos (arba traukinio). Paprastas sunkvežimis gali netilpti į daugiabučio liftą, tai apie tai pagalvokite anksčiau.

Ar krovinių draudimas yra privalomas?

Ne, bet aš niekada neleidžiu važiuoti be jo. Niekada nežinai, kas nutiks kelyje – gali būti avarija, gaisras arba tiesiog vagystė. Ypač brangiai įrangą vežant. Draudimas kainuoja mažai, bet užtikrina ramybę. Esu matęs, kaip viena firma prarado 10 tūkst. vertės inventorą, kadangi taupė ant draudimo.

Vairuotojai, trukdžiai ir pristatymas

Kas nutinka, jei vairuotojas negali pavažiuoti į kiemą?

Tai dažna problema. Vilniuje ar Kaune senamiestyje sunkvežimis nepravažiuos. Jeigu žinote, kad yra degas ar siauras gatvelis, susitarkite dėl „paskutinės mylios“ paslaugos – tai yra, kai mažesnė mašina paima krovinį nuo didelės ir atveža į duris. Kitaip teks neštis rankomis dviejų blokų atstumą.

Ar vairuotojas padeda iškrauti?

Formaliai - ne, jo darbas yra nuvežti iš A taško į B tašką. Bet mūsų vairuotojai, jei duodate kavos arbatos (o kartais ir nedidelį „priedą“), padės nuleisti nuo aikštelės. Neatsakykite už tai, jei jis tikrai užsitempia, darykite tai natūraliai. Žinote, kaip būna - žmogus nuo kelionių pavargęs.

Kodėl vėluoja keltai Anglijoje?

O ten eismas, o ten audros. Dover-Folkstone – tai viena judriausių vietų Europoje. Jeigu ten pasitaiko nelaimė ar blogas oras, eilės gali būti valandomis. Nereikėtų kaltoti vairuotojo, jeigu jis skambina sako „stoviu ir laukiu“. Tai realybė, su kuria susiduriame reguliariai.

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Geras brokeris ar logistikas duos nuorodą (tracking). Bet jei vairuotojui užsidės telefoną (nors dabar draudžiama) ir neatsiliepia, būkite kantrūs. Kartais jų neleida vairuoti ilgą laiką, jie privalo ilsėtis. Biuro perkėlimas iš UK pristatymas be vėlavimų taip pat priklauso nuo to, ar vairuotojas laikosi poilsio režimo.

Ar galiu nurodyti konkretų pristatymo laiką?

Galite bandyti, bet nelabai tikėtina, kad bus tiksliai 10:00 ryto. Geriau nurodyti laiko tarpą, pvz., nuo 9 iki 12. Sakykime tiesiai – jei jūsų biuro vadovas žada, kad viskas bus prieš pietus, galite tikėti nepykimo. Geriau planuok atidarymą kitą dieną.

Ką daryti, jei vairuotojas pasako, kad daiktų per daug?

Tai klausimas apie „overweight“. Tarptautiniuose keliuose griežtos taisyklės – negali važiuoti, jei svoris viršija leistiną. Jeigu jūsų apskaičiuotas svoris 500 kg, o realus – 2 tonos, vairuotojus tiesiog neįleis į keltą ar apie sustabdys pareigūnai. Reikės arba dalyti krovinį, arba mokėti baudą.

Problemos ir sprendimai (realijos)

Jei pas mane dingsta daiktų? (kokios probos)

Tai baisiausia situacija. Turi skambinti į policiją tiek Lietuvoje, tiek UK. Bet svarbiausia – turėti pavedimus ir sąskaitas. Vieną kartą mums dingo dėžė su brangiais dokumentais (čia jau klaida, kad dokumentus vežė su kroviniu). Verta juos vežti su savimi. Draudimas čia išgelbėtų, bet nervų neatgausime.

Ar galima ka nors susiežti su brokeriu dėl lėtumo?

Galite, bet tai nieko neduos, jei problema yra sistemoje. Muitinės sistem kartai „krinta“ arba užstringa. Aš būčiau kantrus, bet reikalaučiau atsakymo kas valandą. Jeigu brokeris tylia – tada bėkit. Geras brokeris pasakys „žinau, čia užstrigo, dirbu“, o ne neatsilieps prie savaitės.

Kas dėl grįžtamojo krovinio (tuščia kelionė)?

Daugelis klausia, ar galima gauti nuolaidą, kadangi mašina važiuoja tuščia atgal? Angliškai tai vadinama „backload“. Kartais pavyksta rastą, bet neskubėkite pasikliauti tuo. Tokios pigios kelionės dažnai būna su blogomis firmomis, kurios gali pavėluoti arba apeiti muitinę (kažkas panašaus į pilkąją zoną).

Ar saugu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai ne. Asmeniniai daiktai (baldai iš namų) turi kitus muitinės kodus. Jei sumaišysite, gali būti įtarimas dėl kontrabandos arba neteisingai apskaičiuoto PVM. Geriau atskirkite dvi siuntas. Nors žinau, visi taip daro, „pakryžiuoja“ dėžę su savo daiktais, bet aš tai nedraudžiu?

O dėl to, kad klientas pats negali būti pristatyme?

Nėra problema. Tereikia įgaliojimo (Power of Attorney) asmens, kuris priims krovinį. Jis pasirašo, kad viskas gerai, o jei kas sulaužyta – tai jau draudimo reikalas. Žinoma, visada geriau, kad asmuo, kuris supranta, kas yra kas, būtų vietoje.

Ar yra būdų apsisaugoti nuo blogų pervežėjų?

Skaitykite atsiliepimus (ne tik tuos, kurie jų svetainėje). Paklauskite kolegų. Jei kaina atrodo per daug gerai tikra, kad yra aibė paslėptų mokesčių. Dirbu šioje srityje 20 metų (jau beveik 24), ir galiu pasakyti – pigiai kainuoja brangiai.

Kas daryti, jei Anglijoje neleidžia išvežti technikos?

Tai gali būti eksporto kontrolė (tikrinimas, ar ne karinė technologija ar neintelektinė nuosavybė). Jei tai paprasti kompiuteriai, turbūt problemų nebus. Bet jei tai specializuota įranga, reikės licencijos. Vieną kartą teko laužti galvą dėl serverių su specialia programine įranga.

Ar verta sukti galvą apie dronų pristatymą mažiems daiktams?

Dabar taip visi kalba, bet realiam biuro perkėlimui tai dar kažkas tolimo. Tikrai negalite persiųsti stalčiaus su dokumentais per droną iš Londono. Geresnis sprendimas – kurjeriškos paslaugos (pvz., UPS ar DHL) labai svarbiems, nedideliems, bet būtinems dokumentams.

Kaip elgtis, jei dėžė atvyko su įbrėžimu?

Būtinai nufotografuokite dar prieš vairuotojo išvažiavimą. Parašykite ataskaitą (damage report) ir paduokite draudikui. Nebraižykite nieko, jei nesate tikri. Vairuotojas gali būti nepatenkintas, bet tai jo darbas priimti sugadintą krovinią.

Biuro perkėlimas iš UK pristatymas be vėlavimų tampa realiu tik tuo atveju, jei pasiruošiate ne tik fiziškai, bet ir biurokratiškai. Nėra stebuklų, tik geras planavimas ir pasitikėjimas savo brokeraus komanda.

Išvada

Viskas apie tai. Tokie šią sritį žinantį žmogus pasakys – rūpinkitės dokumentais ir būkite kantrūs. Nors biuro perkėlimas iš UK pristatymas be vėlavimų ir yra mūsų tikslas, kelyje visada ką nors nutinka. Svarbiausia – nedarykite spėjimų paskutinę minutę. Gerai paruoštas biuras yra pusė sėkmės. Sekmės jūsų verslui ir sėkmingų kelionių keliais (ir tikiuosi, daugiau nerodysit man sulaužytų stalų nuotraukas).