Biuro perkėlimas iš UK: patogus verslo sprendimas

Kai klientai pirmą kartą sako: „mums reikia biuro perkėlimas iš UK: patogus verslo sprendimas“, aš dažniausiai atsakau ramiai: gerai, tik pradėkim nuo sąrašo, ne nuo sunkvežimio. Per 20+ metų mačiau, kaip ofisas iš Mančesterio atsiduria Vilniuje, o serveris – Kaune, nes kas nors pamiršo pažymėti dėžę. Tai nėra tik baldų vežimas. Čia susitinka nuomos pabaiga, muitinė po Brexit, IT saugumas, darbuotojų nuotaikos ir kartais labai keistas sandėlio aikštelės grafikas. Jeigu viskas turėtu būti paprasta, taip nebūtų. Dar vienas dalykas: jeigu jau skaitote apie krovinių pervežimą iš Anglijos, žinokite – planas visada keičiasi bent vieną kartą.

DUK apie biuro perkėlimą iš Jungtinės Karalystės

Biuro perkėlimas iš UK: patogus verslo sprendimas ir pirmas planas

Ar biuro perkėlimas iš UK: patogus verslo sprendimas tinka mažai įmonei?

Taip, tinka, tik ne visiems tą pačią dieną. Mažai įmonei biuro perkėlimas iš UK: patogus verslo sprendimas būna tada, kai reikia sumažinti kaštus, sujungti komandą Lietuvoje arba išsikelti į pigesnę erdvę Lenkijoje, Vokietijoje. Pradedame nuo inventoriaus: kiek stalų, kėdžių, serverių, dėžių, ar yra nuimami pertvarai. Jeigu turite penkis žmones, kartais užtenka vieno mikroautobuso, bet kartais vienas spausdintuvas ir archyvas sugadina visą planą. Realistiškai – pirmas skambutis turi būti prieš 4–8 savaites.

Kiek laiko realiai reikia pasiruošti?

Jei kas nors sako, kad viską galima suorganizuoti per tris dienas, aš klausiu, ar jie pervežė ne tik kavos aparatus. Normaliam biurui iš Londono, Birmingamo ar Edinburgo planuoju bent mėnesį. Biuro perkėlimas iš UK: patogus verslo sprendimas tik tada, kai datos sutampa su nuoma, nauja vieta ir dokumentais. Mažam kabinetui gali užtekti 2–3 savaičių, bet čia reikia laiku užsakyti kėlimo liftą, parkingo leidimą, pakuotojus ir muitinės dokumentus. Tarpinis variantas: pirma išvežate archyvą ir retai naudojamą įrangą, paskui pagrindinį biurą.

Ar galima perkraustyti biurą, jei nuoma baigiasi rytoj?

Galima, bet tada kalbam ne apie patogų verslo sprendimą, o apie gesinimą gaisro. Tokiais atvejais visada klausiu, ar įmanoma gauti papildomą dieną nuomojamoje patalpoje, net už mokestį. Dažnai ta viena diena kainuoja mažiau nei naktinis sunkvežimis, papildomi žmonės ir baudos už vėlavimą. Kartą klientas iš Lutono neturėjo nė vienos dėžės sunumeruotos, tad viskas atrodė kaip didelė loterija. Gerai baigėsi, bet nervų buvo per daug.

Kas turi būti sąraše prieš užsakant pervežimą?

Sąrašas neturi būti gražus, jis turi būti teisingas. Įrašykite baldus, elektroniką, dokumentus, asmeninius daiktus, vertingas prekes, pakavimo medžiagas, o tada dar kartą pereikite ofisą akimis. Aš mėgstu paprašyti nuotraukų: taip geriau matyti, ar stalai išsirenka, ar kėdės telpa į 12 m³ furgoną. Jeigu yra serverinė, reikia žinoti svorį, aukštį ir ar reikia specialaus vežimo. Be sąrašo mes spėliojame, o spėlionės pervežimuose kainuoja pinigus.

Kodėl planas visada keičiasi?

Nes biuras nėra dėžė su batais. Paskutinę savaitę atsiranda naujas spausdintuvas, direktorius prisimena archyvą, valytojai išmeta ne tas dėžes, o nuomotojas leidžia keltuvą tik antradienį nuo 10 iki 12. Todėl geras planas turi rezervą: vietos mašinoje, laiko pakrovimui ir žmogų, kuris gali greitai priimti sprendimus. Aš visada palieku 10–15 procentų vietos papildomiems daiktams. Jei vietos nėra, ji staiga tampa reikalinga.

Dokumentai, muitinė ir saugumas

Ar po Brexit reikia muitinės popierių?

Taip, jeigu perkraustote iš Jungtinės Karalystės į ES, popieriai beveik visada bus. Nėra prasmės jų bijoti, tik reikia žinoti, kas vyksta. Daiktai gali būti deklaruojami kaip naudotos įmonės prekės, biuro įranga, asmeninės darbuotojų daiktai. Tikslią procedūrą geriau patvirtinti su muitinės brokeriu, nes aš ne visada žinau kiekvieno daikto HS kodą 100 procentų. Bet be eksporto/importo dokumentų krovinys gali sustoti Doverio, Zeebrugge ar Roterdamo pusėje.

Kokios įmonės informacijos reikės?

Reikės pilno įmonės pavadinimo, adreso, VAT numerio, kontaktinio asmens telefono ir naujos vietos duomenų. Jei biuras keliasi iš Mančesterio į Klaipėdą, dokumentuose turi sutapti tiekėjai, gavėjas ir faktinis krovinio aprašymas. Dažnai prašome inventoriaus su preliminaria verte, ypač kai yra IT įranga. Tai nėra biurokratija dėl biurokratijos. Muitinė ir draudikas nori suprasti, ką veža, kam veža ir kodėl tas senas fotelis įvertintas 400 svarų.

Ar reikia draudimo?

Aš sakyčiau taip, ypač kai kalbama apie serverius, monitorius, klientų dokumentus ar brangesnius baldus. Standartinė atsakomybė kartais dengia tik dalį vertės, todėl prieš pasirašant reikia perskaityti sąlygas, ne tik kainą. Buvo atvejų, kai klientas sakė „drauskite viską“, o sąraše nebuvo nė vieno kompiuterio. Tada ginčai tampa labai nemalonūs. Draudimas nekainuoja pigiai, bet vienas sudaužytas 27 colių monitorius ar prarastas kietasis diskas gali kainuoti daugiau.

Kaip apsaugoti duomenis per biuro perkėlimą?

Duomenys yra tas dalykas, kuris nematytas, bet gali padaryti didžiausią žalą. Prieš kraunant rekomenduoju išjungti serverius pagal IT specialisto instrukciją, išimti diskus, jei taip numatyta, ir dėžes žymėti kodais, ne pavadinimais. „Finansai 2021“ ant dėžės nėra gera idėja. Jei vežate konfidencialius dokumentus, geriau naudoti plombuojamas dėžes ir atskirą sąrašą. Kartais saugumas reiškia ne šarvuotą mašiną, o tai, kad dėžė nepaklysta sandėlyje.

Kas atsakingas, jei nuomotojas neleidžia įvažiuoti?

Teoriškai klientas, praktiškai visi tuo metu bėgame ieškoti sprendimo. Prieš atvykstant reikia patikrinti Londono, Birmingamo ar Glazgo gatvės taisykles: leidimai, zonos, tiltų aukščiai, aikštelės rezervacijos. Kartais nuomotojas sako „galite“, o pastato administratorius sako „ne, tik po pietų“. Todėl reikia vieno žmogaus iš kliento pusės, kuris turi telefonus ir gali tartis vietoje. Be tokio žmogaus vairuotojas stovi, laikrodis eina, o nuotaika tirpsta.

Kainos, terminai ir nepatogūs klausimai

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš UK?

Kaina labai šokinėja, nes vienas furgonas iš Lidso į Kauną nėra tas pats, kas pilnas ofisas iš Londono į Vilnių. Mažam biurui galima matyti kelis šimtus ar 1–2 tūkst. svarų, didesniam – gerokai daugiau, ypač jei reikia pakavimo, saugojimo ir kėlimo liftų. Į kainą įeina maršrutas, svoris, tūris, muitinės formalumai, draudimas ir rizika. Biuro perkėlimas iš UK: patogus verslo sprendimas tampa tada, kai kaina aiški, o ne kai pasiūlymas atrodo gražus. Geras patarimas: neimkite vien pigiausio pasiūlymo.

Kodėl pasiūlymai taip skiriasi?

Nes ne visi skaičiuoja tą patą. Vienas pasiūlymas įtraukia dvi komandas, dėžes, apsaugines plėveles ir draudimą, kitas tik vairuotoją su virve. Todėl klausimas „kiek kainuoja?“ be sąrašo yra beveik beprasmis. Aš prašau palyginti eilutes: pakavimas, išrinkimas, muitinė, saugojimas, iškrovimas, laukimo laikas. Kai viskas sudėta į vieną krūvą, atrodo pigiau, kol kažkas paprašo papildomai už liftą.

Ar verta rinktis pigesnį vežėją?

Kartais verta, jei matote, kas už tos kainos stovi. Bet jei pasiūlymas per gražus, aš jaučiu nerimą. Yra įmonių, kurios pasiima pinigus, o paskui aiškina, kad muitinė „kažkaip pati sutvarkys“. Ne visada taip būna. Renkantis žiūrėkite į patirtį su biuro įranga, atsakymų greitį ir tai, ar jie klausia normalių klausimų. Jei jie neklausia nieko, gal jie ir nežino, ko klausti.

Kada geriausia kelti biurą?

Geriausia – tada, kai nauja vieta paruošta, komanda žino datas, o senasis biuras dar nėra tuščias. Daugelis nori savaitgalio, bet tada brangiau ir sunkiau gauti leidimus. Vasaros pabaiga ir metų pabaiga būna įtemptesni, nes juda daugiau įmonių ir prekių. Aš dažniausiai rekomenduoju antradienį–ketvirtadienį, jei įmanoma. Tada yra laiko taisyti klaidas prieš savaitgalį, o ne penktadienio vakarą, kai visi jau galvoja apie namus.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Tada reikia laikino saugojimo, kitaip viskas baigsis dėžėmis koridoriuje. Geriau sutarti su sandėliu prie maršruto, pavyzdžiui, Vokietijoje ar Lenkijoje, jei keliaujate į Baltijos šalis. Svarbu pažymėti dėžes ne tik numeriais, bet ir prioritetais: kas reikia pirmą dieną, kas gali palaukti. Buvo situacija, kai klientui atvežė viską į Kauną, o durų kortelės dar neveikė. Toks smulkmenas atrodo juokingai tik po mėnesio.

Biuro perkėlimas iš UK: patogus verslo sprendimas, kai yra IT ir archyvai

Kada biuro perkėlimas iš UK: patogus verslo sprendimas tampa sudėtingas dėl IT?

Kai IT dalis paliekama „kažkaip paskui“, tada prasideda linksmybės. Reikia žinoti, kas išjungia serverius, kas pakuoja maršrutizatorius, kas saugo slaptažodžius ir kas atsakingas už paleidimą naujoje vietoje. Kartais užtenka paprastų kompiuterių, kartais turite brangią įrangą, kuri negali gulėti šlapiame konteineryje. Jei biure yra duomenų centras ar specialūs stovai, kvieskite IT specialistą dar prieš pakavimą. Čia taupyti paskutinę minutę yra gana brangus sportas.

Ar kompiuterius galima vežti kartu su baldais?

Galima, bet aš to nedaryčiau be tvarkos. Monitoriai, sisteminiai blokai, dokai, klaviatūros ir laidai turi būti supakuoti atskirai, o laidus geriau palikti prie konkretaus darbuotojo ar stalo. Jei viską supilsite į vieną dėžę, atvykę turėsite ne biurą, o elektros galvosūkį. Serveriams reikia specialaus plano, nes jie nemėgsta smūgių, drėgmės ir atsitiktinio išjungimo. Čia geriausia, kad IT žmogus parašytų trumpą instrukciją vairuotojams.

Kas nutinka su popieriniais archyvais?

Archyvai yra sunkūs, nuobodūs ir pavojingi, jei jų nekontroliuojate. Prieš perkraustymą reikia nuspręsti, ką vežate, ką skenuojate, ką naikininate saugiai. Popierius lengvai viršija numatytą svorį, todėl furgonas, kuris atrodė didelis, staiga tampa mažas. Dėžes numeruokite, klijuokite lipdukus ir saugokite sąrašą. Jeigu archyvas turi teisinę vertę, pasitarkite su teisininku arba buhalteriu; aš neimu atsakomybės aiškinti, kiek metų reikia saugoti sąskaitas.

Ar baldus reikia išardyti?

Dažniausiai taip, ypač didelius stalus, spinteles, konferencijų stalus ir pertvaras. Kai kurie baldai iš UK biurų atrodo tvirti, bet iš tikrųjų laikosi ant paskutinio varžto. Išardymas trunka, bet apsaugo nuo įbrėžimų ir vietos trūkumo. Kartais paliekame kėdes surinktas, jei jų nedaug ir jos telpa. Svarbu, kad varžtai būtų maišeliuose ir priklijuoti prie baldo arba dėžės, kitaip montuotojai vėliau keikia žodžius.

Kaip vežami brangūs prietaisai?

Brangūs prietaisai keliauja atskirai, tvirtai pritvirtinti, su apsauga nuo vibracijos. Tai gali būti medicininė įranga, matavimo prietaisai, profesionalūs monitoriai ar laboratoriniai stalai. Prieš vežant reikia žinoti, ar gamintojas leidžia transportuoti horizontaliai, ar reikia originalios pakuotės. Jei originalios dėžės nėra, darome medines ar specialias kartonines konstrukcijas. Nesakau, kad visada reikia aukso kainos sprendimo, bet rizika turi būti įvardinta prieš, ne po įskilimo.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Galima, jei tai suderinta iš anksto. Biuro perkraustyme dažnai atsiranda puodeliai, augalai, asmeninės knygos ir keista kolekcija iš senų konferencijų. Tai nėra problema, kol kiekvienas daiktas turi dėžę ir vardą. Problema prasideda, kai darbuotojas palieka sunkų lagaminą be įspėjimo. Todėl geriau išdalinti standartines dėžes ir pasakyti: viena asmeninė dėžė, aiškiai pažymėta, be skysčių ir be maisto, kuris gali pradėti gyventi savo gyvenimą.

Atvykimas, iškrovimas ir įsikūrimas naujame biure

Kas vyksta atvykus į Lietuvą ar kitą ES šalį?

Pirmiausia tikrinami dokumentai, tada krovinys važiuoja į naują adresą arba į saugyklą. Jei viskas sutvarkyta, iškrovimas gali prasidėti tą pačią dieną. Jei trūksta popieriaus, galite praleisti laiką aiškindami, kad senos kėdės nėra nauja komercinė partija. Realybėje muitinės procedūros priklauso nuo maršruto: Doveris–Kalė, Zeebrugge–Zeebruges? (tiksliau, Zeebrugge–Roterdamas arba tiesioginis maršrutas), keltas, terminalas. Todėl maršrutą reikia žinoti iš anksto.

Ar galima iškrauti ne viską iš karto?

Taip, ir kartais tai yra protingiausias sprendimas. Pirmiausia iškraunate IT spintą, vadovų darbo vietas, dokumentus ir tai, ko reikia rytoj. Likusius baldus galima palikti sandėlyje arba iškrauti vėliau, kai bus daugiau rankų. Tai ypač naudinga, jei naujas biuras dar tvarkomas, dažomas ar montuojamas internetas. Tik reikia aiškaus sąrašo, kitaip po mėnesio visi klaus, kur dingo tas vienas stalas.

Kaip pažymėti dėžes, kad nebūtų chaoso?

Naudoju paprastą sistemą: kambarys, numeris, prioritetas. Pavyzdžiui, „Vilnius–2 floor–IT–001–Aukštas prioritetas“. Skamba sausai, bet veikia geriau nei spalvoti lipdukai be sąrašo. Kiekviena dėžė turi turėti numerį sąraše, o sąrašas turi būti pas vadovą, vadybininką ir vairuotoją. Jeigu norite dar paprasčiau, darykite nuotrauką prieš užklijuodami dėžę. Vėliau tos nuotraukos gelbsti, kai visi pavargę ir pikti.

Kas turi būti naujame biure prieš iškrovimą?

Bent minimaliai: durys atrakintos, liftas rezervuotas, aikštelė laisva, atsakingas žmogus vietoje. Jei biuras Vilniuje ar Kaune, reikia pagalvoti ir apie kaimynus, šiukšlių konteinerius, automobilius prie įėjimo. Skamba kaip smulkmenos, bet jos sustabdo visą procesą. Taip pat gerai turėti planą, kur statyti tuščias dėžes ir kur laikyti pakavimo medžiagas. Be to plano jos užims visą koridorių per 20 minučių.

Ką daryti po perkėlimo, kai atrodo, kad viskas baigta?

Nieko nedaryti negalima, nors labai norisi. Reikia patikrinti, ar visos dėžės iškrautos, ar nėra sugadintų baldų, ar veikia internetas ir ar darbuotojai turi savo daiktus. Tada susirenka sąskaitos, aktai, draudimo dokumentai ir pastabos, kas nepavyko. Tai nėra maloniausia dalis, bet ji padeda kitą kartą. Po didelio perkraustymo aš visada prašau kliento parašyti trumpą atsiliepimą ne marketingui, o sau: kas veikia, kas ne.

Išvada

Biuro perkėlimas iš UK: patogus verslo sprendimas tada, kai jis planuojamas kaip verslo projektas, o ne kaip „kaip nors nuvešim“. Reikia sąrašo, dokumentų, realaus termino, atsakingo žmogaus ir šiek tiek kantrybės. Jungtinė Karalystė, ES muitinė, IT įranga ir senos nuomos sąlygos retai leidžia viską atlikti idealiai. Bet kai procesas sudėliotas, ofisas iš Mančesterio, Londono ar Birmingamo gali saugiai atsidurti Vilniuje, Kaune ar Klaipėdoje.