Biuro perkėlimas iš UK: patirties ir realybės derinimas

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt tris metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo pasiduodančių vairuotojų iki dingusių konteinerų. Tačiau biuro perkėlimas iš UK po „Brexit“ tapo visai kitu žaidimu, kuris daugeliui klientų kelia neįsivaizduojamą stresą. Anksčiau tiesiog įvažiuodavome, užkraudavome ir važiuodavome į Lietuvą, o dabra reikia svarstyti muitinę, deklarantas ir tūkstančius kitų smulkmenų. Jei planuojate perkelti savo verslą iš Londono, Mančesterio ar net mažesnio miestelio, turite būti pasiruošę tai, kad tai nebus pigu ir greita, bet viską įmanoma suorganizuoti sklandžiai, jei žinai kur kiškius medžioti.

Pradinis planavimas ir organizavimo subtilybės

Kada pradėti planuoti?

Geriausia pradėti bent mėnesį prieš planuojamą išvykimą, nors aš būčiau nusprendęs sakyti – dviem. Jei turite daug technikos ar specialios įrangos, laiko niekada nebus per daug, nes anglų pusėje visada užtrunka su tiekimo grandinės nutraukimais ar buhalteriniaisiais klausimais. Nereikia laukti paskutinės sekundės, nes tada kainos šoka į dangų, o geri vairuotojai jau yra užimti.

Ar verta rinktis mažesnę kompaniją?

Nebūtinai, nors mažos firmos dažnai bando užkirsti kelią didžiosioms kainomis. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja infrastruktūros, o ne tik vieno vado su furgonu. Didelės firmos turi rezerves vairuotojus, jei kas nutinka, o mažos gali tiesiog dingti iš radarų. Geriausia žiūrėti ne į logotipą, o į tai, kas atsakys į telefoną vidurnakčiais, kai sunkvežimis užstrigs Dove.

Ar reikia inventorizaus?

Beveik visada taip, ypač jei perkeliate ne tik stalus ir kėdes. Inventorius padeda ne tik tam, kad nieko neprarastumėte (o prarandame mes visada – vienas klientas paliko visus serverius Londone, manydamas, kad juos išsivešė draugai), bet ir muitinėje. Jei neturite sąrašo, muitininkas gali sustabdyti visą krovinį ir prašyti atidaryti kiekvieną dėžę.

Kas daryti su daiktais, kurių nebevežsite?

Anglijoje labai populiarios „charity“ parduotuvės, tačiau jei turite biuro baldus, juos priims ne visos. Geriausia susirasti vietinį pervežėją, kuris už nedidelį mokestį nusiveš visą šiukšlinę į šiukšliadėžę. Bandant jas parduoti „eBay“ ar „Facebook“ su sąlyga „turi atsiimti“ prarandate daug brangaus laiko, kurio jums ir taip trūksta.

Ar galima pasiderėti dėl kainos?

Viskas priklauso nuo to, kokia dabra yra rinka. Jei jums reikia važiuoti fiksuota data, pavyzdžiui, prieš Kalėdas, derėtis bus sunku, nes paklausia didelė. Bet jei galite palaukti savaitę-dvi arba leisti mums surinkti krovinią (konsolidacija), biuro perkėlimas iš UK gali atsieiti gerokai pigiau. Niekada neklauskite kainos pačiame pokalbio pradžioje – tai išduoda nepatirtį.

Kaip paruošti techniką?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai yra jautriausia dalis. Jūsų IT žmogus turi išjungti viską ir pažymėti kabelius, kitaip vairuotojui bus giliau užuot, o surinkti atgal bus košmaras. Vieną kartą teko girsti, kai klientas išsiuntė visus serverius įjungtus, nes „buvo skubu“, ir žinoma, jie nebeužsileido po trijų dienų vibracijos kelyje.

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ sudėtingumas

Kokius dokumentus reikia turti?

Pagrindinis dalykas yra prekių sandėravimo liudijimas (EX1), kuris patvirtina, kad tai ne prekybai, o perkėlimui. Taip pat būtinas inventorius su svoriais ir vertėmis. Jeigu trūksta nors vieno lapo, anglų muitinė laikys jus ožiu kol nebus visai aišku. Biuro perkėlimas iš UK dabar be teisingų popierių yra beveik neįmanomas be didelių rūpesčių.

Ar reikia deklaranto?

Taip, ir tai nėra pasirinkimas, o privalomas dalykas anglų pusėje. Deklarantas yra žmogus, kuris užpildo visus dokumentus ir atsako už tai, kas nurodyta deklaracijose. Jūs galite susirasti patį, tai papildomai kainuos, bet užtikrins, kad klaidų bus mažiau. Nesistengkite daryti to paties, jei nesuprantate skirtingo MV sąskaitų gydymo.

Kaip veikia PVM perkėlimo metu?

Tai yra vienas sudėtingiausių klausimų, dėl kurio dažnai ginčijamasi su klientais. Jeigu perkeliate įrangą, kurią iš pradžių nusipirkote su PVM, turite galimybę susigrąžinti šį mokestį Lietuvoje, tačiau Anglijoje reikia pateikti eksporto dokumentus. Gaila, bet daugelis šitos vietos praleidžia ir vėliau stebisi, kodėl „HMRC“ išsiunčia pranešimus apie skolą.

Kas nutinka, jei trūksta originalių pirkimų dokumentų?

Tada darome verte pagal dabartine rinkos kaina, kas dažniausiai klientams nepatinka, nes ji yra žemesnė. Be to, gali kilti problemų su įrodymais, kad tai nebe nauja prekė. Muitinė turi teisę abejoti, jei matyti, kad kompiuteris išleidžiamas kaip „naudojamas“, bet jam tik penkeri metai ir jis atrodo kaip naujas. Geriausiai išsaugokite visas senas sąskaitas.

Ar galima daryti T1 tranzitą?

Kartais galima, jeigu būsite važiuojami per kitą šalį, pvz., Belgiją ar Olandiją. Tačiau T1 reikalauja papildomo garantavimo ir sudėtingesnio dokumentų valdymo. Paprastai biuro perkėlimas iš UK tiesiai į Lietuvą (pvz., į Vilnių ar Kauną) vyksta tiesioginiu eksportu-importu, kas yra paprasčiau, jeigu visi dokumentai tvarkingi.

Kas jei įranga yra nuomojama?

O tai jau tikras košmaras, kurį matome retai, bet kai matome – tai pavojinga. Jeigu statybinė technika ar serveriai priklauso leasingo kompanijai, jums reikės jų raštiško sutikimo perkelti įrangą į kitą šalį. Be to, gali tekti mokėti verytinį mokestį, nes technika išvežta iš JK teritorijos.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūros?

Anksčiau tai darydavome per valandą, dabara gali užtrukti ir dvi dienas, jei bus klaidų dokumentuose. Pavyzdžiui, Londone esantis Tilbury uostas yra užstrigošas kartais. Biuro perkėlimas iš UK gali sustoti ties pirmuoju barjeru, jeigu deklarantas nepadarys pastabos apie specialiąją techniką. Reikia kantrybės.

Logistika: nujunkimai, keliai ir vairuotojai

Ar paimate įrangą iš viršaus aukšto?

Taip, turime vairuotojus su specialia įranga, tačiau reikia tai pranešti iš anksto, nes ne visi furgonai turi liftus. Jeigu jūsų biuras yra penktame aukšte be lifto, mums reikės užsisakyti mobiliąją kraną arba nešiklius, o tai tai kainos pridės. Dažniausia klientai galvoja, kad „mes kažkaip įmesim“, tačiau fizikos dėsnių apeiti nepavyksta.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasetės ar valymo priemonės, kurios yra klasifikuojamos kaip pavojingos (ADR). Jas reikia特殊的 pakavti ir deklaruoti atskirai. Negalima tiesiog mesti į bendrą krūvą, nes gaisrininkas terminalo užkels didelį baudą. Patikrinkite sandėlį dar kartą prieš mūsų atvykimą.

Ar galima sekti kelią realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS, tačiau dėl Anglijos specifikos (tuneliai ir signalų trūkumas) signalas kartais dingsta. Vairuotojas gali neatsiliepti kartą dėl vairavimo poilsio režimo. Tiesą sakant, geriau skambinti dispečeriui, kuris sužinos, kur būna vairuotojas, negu stresintis dėl neatsinaujinčios žemėlapio ikonos.

Kas nutinka per jūrą?

Keliauname dažniausiai per Dover-Kalė arba Hull-Roterdamas keltais. Kartais būna stipraus vėjo, dėl ko reisai atidėliojami. Vieną kartą mūsų vairuotojas praleido kelionę dėl migracijos patikros (nepasirašė formos tinkamai), todėl biuro perkėlimas iš UK pavėlavo dviem dienom. Tai retas atvejis, bet įmanomas.

Kiek laiko trunka paties pakrovimas?

Priklauso nuo to, kiek paruoštas esate. Jei viskas stovi prie durų ir pažymėta, vieno furgono pakrovimas trunka apie 3-4 valandas. Jeigu turime lipinėti į gilumą ir ieškoti dalykų, gali praeiti ir visas diena. Vairuotojas turi savo valandų ribas, kurių negalima pažeisti, todėl planuokite atsargiai.

Ar atvežame į patį biurą Lietuvoje?

Taip, atvežame į duris, jeigu yra galimybė privažiuoti. Pačiuose Vilniaus ar Kauno centrai su dideliu sunkvežimiu važiuoti sudėtinga dėl leidimų, todėl kartais tenka perkrauti į mažesnį furgoną prie miesto ribų. Naudokitės proga ir iš anksto pažiūrėkite, ar jūsų gatvėje nėra „tampymo“ juostos.

Ką daryti, jei vairuotojas užstrigs?

Ką darysiu? Aš skambinsiu dispečeriui, o dispečeris išsiųs pagalbą. Negalima tik spausti vairuotojo, kad jis važiuotų viršvalandžius, tai nelegalu ir pavojinga. Kartu su klientais iš Birminghamo buvome patyrę situaciją, kai furgonas sugedo M1 magistralėje – teko laukti mechaniką 6 valandas. Tokios yra logistika.

Kainos, draudimas ir rizikos apvalgymas

Kokia apytikslė kaina?

Nekalbu apie tikslų skaičių be matavimų, nes tai melavimas. Vidutiniškai biuro perkėlimas iš UK gali kainuoti nuo 1,5 tūkstančio eurų už mažą krovinį iki 10 tūkstančių ir daugiau už didelius. Kainą formuoja tūris kubiniais metrais, atstumas ir tai, kiek dokumentų reikia sutvarkyti. Neklauskite „kiek kainuoja viena kėdė“, nes sistema taip neveikia.

Ar verta drausti krovinią?

Be abejo, visada. Draudimas paprastai kainuoja apie 2-3 proc. nuo krovinio vertės. Žinote, vienas klientas iš Bristolio atsisakė draudimo „pasidaryti“, o kelyje vairuotojas staigiai stabdė ir vienas serveris nuvirto ant grindų. Dabar jie moka sistemą iš naujo. Geriau sumokėti šimtą eurų nei prarasti tūkstančius.

Ką apima draudimas?

Jis apima fizinį žalą – klijos, sudaužyti stalai, drėgmė. Jis neapima to, kas jums nepatinka, arba dalykų, kuriuos pačius supakavote blogai. Jeigu supakosite indus į dėžę be putų, ir jie suskils, draudimas tai nepadengs. Turime būti sąžiningi – dėl blogo pakavimo neatsakome.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Didelėms ir patikimioms firmoms galime sutarti apie 30 dienų atidėjimą, bet pradiniam įmokai (depozitui) reikia sumokėti iš karto. Mes negalime eikti į riziką, jeigu jūsų įmonės reputacija nežinoma. Mažiems perkėlimams visada mokama iš karto grynaisiais arba pavedimu prieš išvykimą.

Kokia didžiausia klaida?

Didžiausia klaida yra melavimas apie krovinių kiekį. Klientas sako „turėkime penkias dėžes“, o atvyksta ir matome trisdešimt su baldais. Tokiu atveju kaina pasikeičia momentaliai, arba mes tiesiog neįtraukiame visko. Nemanau, kad verta stumti mus į kampą, nes tokius dalykus įsimename.

Ar kainos pasikeis dėl degalų?

Taip, taikome degalų priedą, kuris keičiasi kas mėnesį pagai rinkos situaciją. Negalime užfiksuoti kainos metams iš anksto, nes degalų kainos šoktels. Tačiau stengiamės tai daryti sąžiningai – jei degalai pigiau, ir jums pervedame mažiau. (Čia nėra visai tiesa, kartais užleidžiame maržą, kad neiškritume).

Kas nutinka jei klientas atšaukia?

Jeigu atšaukiate mažiau kaip 48 valandos prieš išvykimą, reikia sumokėti baudą, nes vairuotojas jau yra planuotas. Biuro perkėlimas iš UK yra sudėtingas procesas, kurį sustabdyti per dieną neįmanoma be nuostolių. Laikykitės savo žodžio, ir mums bus lengviau su jumis dirbti.

Ar taikomas PVM?

Jei esate įmonė, veikianti Lietuvoje ir turite PVM mokėtojo kodą, PVM taikomas 0 proc. (tarptautinės paslaugos). Jei esate fizinis asmuo, arba įmonė ne iš ES, teks mokėti 21 proc. PVM. Dažnai susiduriame su situacija, kai klientas neįsivaizduoja šios skirtumo, todėl sąskaita atrodo didesnė.

Kodėl kainos skiriasi tiek daug?

Rinkoje yra skirtingų žaidėjų – vieni veža senais „Scania“ be jokios garantijos, kiti naujais „Volvo“ su visa apsauga. Mūsų biuro perkėlimas iš UK kaina apima ir vairuotojo apgyvendinimą, ir draudimą, ir galimybę skambinti mums bet kuriuo paros metu. Pigiau – nereiškia geriau, o tiesiog „atvež ir pamiršk“.

Galite padėti su įrengimu Lietuvoje?

Galime surasti kontaktus, bet patys montuojame tik paprastus baldus. Sudėtingesnį IT ar elektros instaliaciją geriau palikti specialistams Lietuvoje, kadangi mūsų vairuotojai yra pervežėjai, o ne statybininkai. Negerai krapštyti brangų serverį žmogui, kuris pavargęs po 2000 km kelio.

Ar saugu kelti paveldimus daiktus?

Tarkime, turiu seną ąsotę ar paveikslą. Tokius dalykus reikia specialiai pažymėti ir geriau juos vežti asmeniniu automobiliu, o ne furgone su kitais kroviniais. Mes neatsakome už emocinę vertę, o tik už materialią. Jeigu jums brangu, vežkite patys sau.

Kada geriausia perkelti?

Rudenį ir pavasarį yra ramiau, vasarą visi važiuoja atostogų, todėla kainos auga. Žiemiais gali būti problemų dėl sniego Anglijoje, kur jie nėra pripratę tiesiog sustoti ir laukti. Planuokite biuro perkėlimas iš UK tuomet, kai jums patogiausia verslo požiūriu, ne pagal orus.

Geriausias patarimas, kurį galiu duoti po tų metų – nebandykite sutaupyti ant dokumentų ir custom brokerio paslaugų Anglijoje. Jei ten bus klaida, čia, Lietuvoje, ją ištaisyti kainaus tris kartus brangiau ir užtruks savaitę. Pasitikėkite profesionalais, bet ir patys pabraižykite savo dėžių sąrašą, nes niekas kitas nežino, kas jose yra geriau už jus.