Biuro perkėlimas iš UK: patikimas ir be streso sprendimas

Biuro perkėlimas iš UK dabar yra kaip skrydis per audrą be radarų, ypač po visų tų Brexit pokyčių. Nuo pat tada, kai Jungtinė Karalystė pasitraukė iš sąjungos, viskas pasikeitė – anksčiau tiesiog įsikraudavom ir važiuojam, o dabar reikia deklaracijų, kodų ir, svarbiausia, daug kantrybės. Aš šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, matau viską – nuo prarastų konteinerių prie sienos iki klientų, kurie bando savaime suprasti muitinės taisykles. Čia ne taip paprasta kaip anksčiau. Bet jei žinoi šiuos triukus ir pasitiki profesonalais, viskas gali vykti be didesnio streso. Tiesiog reikia suprasti, kad kaina nebe ta pati, o laikas – tai tikras pinigas.

Dokumentai ir muitinė (Brexit naktimis nemiega)

Kokius dokumentuos tikrai reikia tur�ti rankoje?

Nebūk naivus, vienas sąrašas daiktų nebeužteks, kaip buvę anksčiau. Dabar reikia tikslios prekių kilmės deklaracijos, jei norite išvengti muito mokesčių. Be to, kiekvienas daiktas turi turėti savo numerį ir vertę. Jei dokumentuose bus klaidų, muitinėje užstrungsite ilgam, o tai reiškia ne tik nervus, bet ir papildomą laukimimo mokestį sandėliuose. Tai reiškia, kad biuro perkėlimas iš UK prasideda ne nuo dėžių pakavimo, o nuo popierių tvarkymo prieš mėnesį.

Ar man tikrai reikia EORI numerio?

Be abejo, tai ne pasirinkimas, o būtinybė. Be EORI numerio jūsų krovinys neišeis iš Anglijos ir neįsives į Lietuvą. Vienas mano klientas bandė „išsisukti“ be jo, manydamas, kad tai smulkus verslo perkėlimas. Rezultate? Vairuotojas prastovėjo pasienyje tris dienas, o klientas turėjo skubiai registruotis ir mokėti baudas. Geriau užtrukti valandą ir gauti šį kodą iš anksto, nei vėliau spręsti problemas telefonu, kai sunkvežimis stovi vietoje.

Kas dėl mokesčių ir PVM?

Čia viskas yra kaip su loterija, tik kad laimėti be mokesčių galima tik su senais daiktais. Jei perkeliate naują įrangą, teks mokėti PVM ir galbūt muito, priklausomai nuo prekių kilmės. Seni biuro baldai, jei jie buvo naudoti mažiau nei 6 mėnesius, gali būti laikomi naujais. Viską reikia įrodyti pirkimų sąskaitomis. Biuro perkėlimas iš UK gali nustebinti papildomomis sąskaitomis, jei neapsirašysite teisingai. Neskubėkime, geriau viską patikrinti su buhalteriu iš anksto.

Ar galima įvežti maisto ar gėrimų biurui?

Geriau to nedarykite, jei norite išvengti šunų muitinėje. Muitinės taisyklės dėl mėsos ir pieno produktų iš trečiosios šalys yra labai griežtos. Vienas kartą bandžiau nuvežti sūrio dovanų klientui ir... teko suvalgyti paties vairuotojui pasienyje arba mesti į šiukšliadėžę. Daržovės ir vaisiai taip pat pavojingi – gali turėti kenkėjų. Palikite angliškus arbataus ryto įpročius Anglijoje, o čia nusipirkite naują.

Kodėl taip ilgai trunka muitinės procedūros?

Dabar viskas vyksta elektroniniu būdu, bet sistema dažnai užsistringa arba paprašo papildomų patikrinimų. Kartais atsitinka taip, kad krovinys atkeliauja į uostą, o deklaracija dar „skamba“ sistemoje. Vienas toks atvejis užtruko dvi dienas tik todėl, kad pareigūnas nebuvo tikslaus skaičiaus sąskaitoje. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja kantrybės, nes laikas tarp uosto ir sandėlio gali išplisti netikėtai. Geriau turėti atsargą savo planuose.

Kainų klausimai (Kodėl brangiau negu anksčiau?)

Kiek vidutiniškai kainuoja toks perkėlimas?

Neįmanoma pasakyti vieno skaičiaus, nes viskas priklauso nuo tūrio ir svorio. Mažam biurui gali tekti mokėti nuo kelių šimtų iki tūkstančio eurų, o dideliam – kur kas daugiau. Taip pat įtakos turi rūšis – ar tai dalinis krovinys, ar pilnas sunkvežimis. Degalų kainos ir prieplaukos visokios, todėl pasiūlymai galioja tik trumpą laiką. Biuro perkėlimas iš UK dabar yra brangesnis dėl biurokratijos, o ne tik dėl kelio.

Kas yra „paprastai“ paslėptos išlaidos?

O čia prasideda smagiausia. Užsienio valiutos kursai, pridėtinės vertės mokesčiai, uosto mokesčiai, netgi laukimo mokestis, jei vairuotojas pavėluoja į terminą. Kartais kainos neįskaitomos net dėžių, kurias reikia nuomoti. Viena firma siūlo „viską įskaičiuota“, o paskui pasirodo, kad iškrovimas anotacijoje nebuvo. Visada klauskite, kas įeina į kainą, kad nustotumėte stebėtis, kai gausite galutinę sąskaitą (ypač, jei ji didesnė nei įsivaizdavote).

Ar galima susimokėti atvykus į vietą?

Labai retai kas sutinka dirbti tokiu būdu dabar, ypač kai kalba eina apie tarptautinius pervežimus. Per tą laiką, kai krovinys važiuoja, kursai gali pasikeisti, o įmonė nenori rizikuoti. Dažniausiai reikia sumokėti avansą, o likutį – prieš išsiuntimą arba tada, kai prekės jau yra Lietuvoje, bet prieš išleidžiant jas iš sandėlio. Tai apsauga tiek pervežėjui, tiek klientui, kad nėra abejonių apie mokėjimą.

Ar verta rinktis brangesnę firmą?

Mano patirtis sako, kad taip. Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, tai greičiausiai taip ir yra. Pigios firmos dažnai taupo vairuotojų poilsį arba naudoja senas techniką, kuri gaišta pusiaukelėje. Geras biuro perkėlimas iš UK kainuoja pinigus, bet tai sutaupo jūsų nervus. Geriau sumokėti šimtu daugiau ir gauti savo daiktus sveikus, nei ieškoti pigiausio varianto ir rasti savo kompiuterius sužalotus.

Kaip taupyti ant pervežimo?

Jei nesiskubate, rinkites dalinius krovinius – kai sunkvežimis surenka keletą klientų. Taip kaina smarkiai krenta, bet laukti teks ilgiau. Taip pat galite patys supakuoti smulkius daiktus, tiktikės, kad darysite tai atsakingai. Bet didelius baldus geriau patikėti profesionalams, kad nereikėtų juos taisyti po atvykimo. Sutaupyti galima ant pakuotės medžiagų, jei juos susirandate patys, bet tai tikrai reikalauja laiko.

Laikas ir logistika (Ar vairuotojai miega?)

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono iki Vilniaus?

Teoriškai tai truktų apie 2-3 dienas, jei važiuotumėt be sustojimų. Tačiau realybėje su keltų laukimu, muitinėmis ir poilsio laiku tai užtrunka nuo 4 iki 6 dienų. Ypatingai jei kelias eina per Doverį arba Kalė, kur užduoties eilės gali būti ilgesnės nei jūsų kantrybė. Biuro perkėlimas iš UK nėra lenktynės su laiku, o svarbiau yra, kad viskas atvyktų vienu metu.

Ar galima nurodyti tikslią atvykimo datą?

Galime nurodyti planuojamą datą, tačiau garantuoti sunku. Pasienio kontrolė arba blogas oras jūroje gali viską sumaišyti. Vieną kartą pažadėjau klientui, kad dėžės bus sekmadienį, bet dėl audros keltas neplaukė dvi dienas. Buvo nepatogu, bet mes padengėme sandėlio išlaidas. Taip kad, planuokite savo darbą su atsarga, geriau, jei daiktai atvyks diena anksčiau negu vėluoja.

Ar vežiate savaitgaliais?

Taip, mūsų vairuotojai važiuoja, kai reikia, bet yra tam tikrų apribojimų. Pavyzdžiui, kai kuriose šalyse sunkvežimiai negali važiuoti sekmadieniais arba švenčių metu. Be to, vairuotojai taip pat žmonės, jiems reikalingas poilsis. Jei reikalaujate pristatymo šeštadienį, tai kainuos brangiau. Biuro perkėlimas iš UK dažnai įvyksta darbo dienomis, kad būtų kas priimti krovinį.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja į paskirties vietą?

Tai įprasta situacija, ypač miestuose su dideliu spūsčių. Jei užsibrėžtas laikas yra 8 valanda ryto, o vairuotojas užstrigo spūstyje, mes visada informuojame klientą. Kartais reikia mokėti už laukimą, jei tai ne mūsų kaltė. Jeigu įmonės padėjėjai laukia ir nieko nedaro, tai gali būti nemalonu, bet mes visada stengiamės rasti geriausią sprendimą.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas, taigi taip. Galite žiūrėti, kur jūsų daiktai yra, ar jau jūroje, ar jau lenkijoje. Tai suteikia ramybės, nes nenorite būti toje situacijoje, kai nežinote, ar dėžės dingo, ar tik važiuoja lėtai. Biuro perkėlimas iš UK tampa daug transparentesnis su šia technologija, nors kartais signalas dingsta tuneliuose arba miškuose.

Pakavimas ir daiktai (Ką daryti su kompiuteriais?)

Ar jūsų komanda pakuoja biuro įrangą?

Žinoma, mes darome tai kasdien. Turime voku, burbuliukų, specialių dėžių monitoriams. Vienas klientas bandė pats supakuoti serverius, naudodamas senas laikraščius – rezultatas buvo liūdnas. Geriau mums tai patikėti, mes žinome, kaip užfiksuoti everything, kad niekas nešoktų kelionės metu. Taip tai kainuoja, bet serverio atnaujinimas kainuoja kur kas daugiau.

Kaip elgtis su jautria technika?

Jautria technika turi būti pakuojama specialiai, šokso absorbuojančiomis medžiagomis. Priešingu atveju vibruojantis sunkvežimis gali sugadinti standžiuosius diskus. Mes visada rekomenduoju atsarginę kopiją daryti prieš perkėlimą, nors ir taip stengiamės apsaugoti. Biuro perkėlimas iš UK ilgas, o keliai Anglijoje kartais būna būtinai geriausi, todėl vibruacijos išvengti sunku.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemiją)?

Tai labai pavojinga sritis ir daug kas tiesiog bando tai užslėpti. Negalima vežti degių skysčių ar aštrių daiktų be specialios licencijos ir ženklinimo. Jei radote sandėlyje senas dažų balistoles, geriau jas išmesti Anglijoje. Vienas kartą gavome baudą, nes klientas paslėpė balistoles dėžėse su knygomis. Muitinė turi šunis, kurie tai jaučia, todėl neapsigaukite.

Ką daryti su per dideliais baldais?

Dideli stalai ar sekcijos dažnai netelpa į standartines duris. Mes arba išardome juos, arba randame būdą, kaip įvežti pro langus arba keltų. Jeigu baldas yra brangus ir senas, geriau jį išardyti, kad nenukristų kojų. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja išankstinio matavimo – nieko neįmanoma sužinoti per telefoną, kai reikia įvežti sofą į antrą aukštą be lifto.

Ar reikia ištuštinti spintas?

Absoliučiai taip. Spintos yra pakraunamos viršuje ir jos gali atsiskirti nuo sienų per posūkį. Taip pat turinys gali būti pažeistas. Viskas turi būti ištuštinta, o durys užfiksuotos (o ne tik uždarytos). Nors ir atrodo, kad spinta yra stipri, fiziniai dėsniai viršija medžiagos stiprumą. Tai viena dažniausių klaidų, kurių daroma, kai žmonės bando sutaupyti laiko.

Baisios istorijos ir patarimai (Ką išmokau per 20 metų)

Ar dažnai dingsta kroviniai?

Sėkmės, retai, tačiau įvyksta. Dažniausiai dėl blogų pervežėjų, kurie ne tikrina savo subrangovų. Girdėjau istoriją, kai pilnas sunkvežimis su baldais išnyko Vokietijoje ir niekas nežinojo, kur jis yra. Mes dirbame tik su patikimais partneriais, todėl tokios rizikos minimalios. Bet visada rekomenduoju draudimą, nes niekada nežinai, kas gali nutisti kelyje.

Kaip atpažinti sukčius?

Jei jie prašo mokėti tik grynais pinigais arba pavedimu į asmeninę sąskaitą – bėkite. Taip pat jei neturi tinklalapio arba adresas rodo tik lauką. Tikrų pervežėjų biuras turi atrodyti kaip biuras, o ne garažas. Biuro perkėlimas iš UK yra didelis verslas, todėl dirbant su amatoriais rizikuojate likti be daiktų ir be pinigų.

Ar verta drausti krovinius?

Be jokios abejonės. Net jei manote, kad jums tai nereikalinga. Aš mačiau, kaip degė sandėlis ir visi kliento dokumentai sudegė. Draudimas padengė nuostolius. Tai nedidelė suma prieš bendrą kainą, bet ji gali išgelbėti verslą nuo bankroto, jei atsitiks katastrofa. Geriau būti sausam nei gailėtis.

Kokios dažniausios klaidos daro klientai?

Dažniausiai klaida yra vėlyvas pradėjimas. Žmonės skambina pirmadienį ir nori, kad viskas būtų pirmadienį. Dokumentams reikia laiko. Taip pat klaida – nepažymėti dėžių. Kai atvykstate į naują biurą ir turite 50 vienodų dėžių, kuriose yra viskas nuo popieriaus iki kavos virimo aparato, tai yra košmaras. Pažymėkite kiekvieną dėžę.

Ar Brexit daro įtaką darbuotojų patikimumui?

Taip, dabar daugiau dokumentų reikia ir vairuotojams. Anglijoje sunkiau rasti gerų vairuotojų, todėkai kai kurios firmos samdo kasdienininkus. Mes dirbame tik su savo arba patikimų partnerių vairuotojais, kurie žino taisykles. Biuro perkėlimas iš UK dabar reikalauja daugiau patikimumo iš abiejų pusių, nes klaidų kaina yra per didelė.

Kas daryti, jei kažkas sugenda kelyje?

Skambinkite mums iš karto. Mes turime draudimą, kuris padengs žalą, bet reikia užpildyti protokolą vietoje. Nefotografuokite tik sugedusio daikto, bet ir aplinkos, kad būtų matyta, kaip tai įvyko. Vienas klientas nufotografavo tik sulaužytą koją, o ne tai, kad dėžė nukrito nuo sunkvežimio, todėl draudimo įmonė atsisakė mokėti.

Specifika (Londonas, miestai ir paskutiniai kilometrai)

Ar galima įvežti į Londono centrą (ULEZ)?

Taip, bet reikia atsižvelgti į ULEZ ir mokesčius už važiavimą į miestą. Mūsų sunkvežimiai atitinka standartus, bet tai kainuoja. Be to, reikia gauti leidimą iš miesto savivaldybės stovėjimui. Jei bandysite stovėti be leidimo, gausite baudą, kuri bus didesnė nei pati pervežimo kaina. Biuro perkėlimas iš UK, prasidedantis Londone, visada yra brangesnis dėl šių mokesčių.

Kas jei naujame biure nėra keltuvo?

Tai problema, su kuria susiduriame dažnai. Mūsų vairuotojai turi rankines vežimėlis, bet jei reikia kelti 100 kg dėžę į trečią aukštą be lifto, tai užtruks. Reikia iš anksto pasirūpinti, ar yra galimybė naudotis keltuvu, ar reikia samdyti papildomą darbuotoją vietos. Neapsiraskite situacijoje, kai sunkvežimis stovi, o nekas neįvežia.

Ar galite padėti su išpakavimu?

Taip, mūsų komanda gali ne tik iškrauti, bet ir išpakuoti daiktus į vietas. Tai sutaupo jūsų darbuotojų laiką, kuris gali būti brangesnis nei mūsų paslaugos. Be to, mes iš karto surenka statomus baldus. Taigi, galite pradėti dirbti tame pačiame dieną (arba po pietų), kai atvyksta krovinys.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Reikia iš anksto sužinoti, ar galima stovėti sunkvežimiui prie pastato. Dažnai reikia uždaryti gatvės dalį arba rezervuoti vietą. Mes pagalbos tai neorganizuojame, tai kliento reikalas, bet galime patarti. Priešingu atveju vairuotojas gali tiesiog neišlipti ir reikės važiuoti į artimiausią sandėlį, kas vėl brangiau.

Ar vežate į atokius kaimo vietoves?

Žinoma, Lietuva maža, bet kai kur keliai būna prasti. Jei kaimas neturi asfaltuoto kelio, sunkvežimis gali įstrigti. Tokiu atveju reikia organizuoti perkrovimą į mažesnę mašiną. Biuro perkėlimas iš UK baigiasi tame taške, kurį sutarsime, bet paskutinis kilometras gali tapti brangiausia dalimi, jei nėra priėjimo.

Galiausiai, biuro perkėlimas iš UK yra įmanomas procesas, jei pasitikiems profesionalais ir nebusite pernelyg savimi pasitikintys. Nerašykite visko į vieną dėžę, nedarykite dokumentų klaidų ir, svarbiausia, nedirbkite su firmomis, kurios nežino kas yra EORI. Geriau praleisti šiek tiek daugiau laiko rengiantis ir mokėti už kokybę, nei stovėti prie sienos ir mokėti baudas. Sėkmės su verslu Lietuvoje, tikiuosi, jūsų kava šiandena skanesnė nei senoje vietoje.