Biuro perkėlimas iš UK: mūsų klientų patirtis ir kaip išvengti nenumaldomų klaidų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir, turiu pripažinti, kad po „Brexit“ viskas pasikeitė. Anksčiau biuro perkėlimas iš UK buvo paprastas reikalas – užkrauti, važiuoti, iškrauti. Dabar tai yra tikras dokumentų labirintas, kurį ne visi įmonių vadovai sugeba įsivaizduoti iš anksto. Mūsų klientai dažnai mano, kad tai užtruks vos dieną ir kainuos kaip paprastas krovinys, tačiau realybė būna daug grimzdesnė. Štai kodėl nusprendžiau pasidalyti tuo, ką iš tiesų patiriate perkeldami biurą iš Anglijos ar Velso atgal į Lietuvą ar kitas ES šalis, be jokių įmantrių marketininkių frazių.

Dokumentai, muitinė ir Brexit „nuostabi“ realybė

Kokie dokumentai būtini biuro perkėlimui iš UK dabar?

Sąrašas ilgas, ir jis nuolat keičiasi, kas labai erzina. Privalote turėti tikslią inventoriaus sąrašą su serijiniais numeriais, jei jie yra, ir vertę. Be to, reikalingas EX1 dokumentas, kuris įforminamas muitinėje. Biuro perkėlimas iš UK be šių popierių tiesiog neįmanomas legaliai, nes jūsų krovinys bus užšaldytas sienoje. Dar reikės transporto sutarties ir galbūt draudimo poliso, kuris turi dengti visą maršrutą, ne tik Lietuvos teritoriją. Geriau viską pasitikrinti su vadybuotoju dvi savaites iki išvykimo, o ne paskutinę minutę.

Ar tikrai reikia mokėti PVM ir muytinio mokestį?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra PVM mokėtoja. Jei perkėlimas laikomas tarpininkavimu ar įrangos perkėlimu tarp padalinių, dažnai galima taikyti 0% PVM tarifą, jei pateikiate teisingus dokumentus. Muitinės mokestis paprastai nebūna taikomas, jei įranga jau buvo naudota ir priklauso jūsų įmonei, bet čia yra gilia daiktų importo procedūra. Vienas klientas Vilniuje bandė taupyti ant konsultanto ir pats suklydo deklaracijoje – rezultatas buvo 2000 eurų bauda. Geriau klausti specialistų, kad nebūtų nemalonumo.

Kas daryti, jei trūksta inventoriaus sąrašo?

Tai labai dažna problema. Dažniausiai klientai sako: „o, tie dalykai seni, nieko nerašykime“. Tačiau muitininkas to nesupras. Jei sąrašas neatitiks realybės krovinio patikrinimo metu, gali kilti įtarimų dėl kontrabandos. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja disciplinos – turime suskaičiuoti visus stalus, net tuos sulaužytus sandėlyje. Geriau parašyti „buitinė technika 1 vienetas“ nei nieko nerašyti. Geriau skirti dieną ir viską sužymėti, nei vėliau aiškintis muitinėje.

Ar reikalingas vertėjas anglų kalbai?

Paprastai ne, jei dokumentai ruošiami anglų kalba. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba lietuviškai ir rusiškai, su angliška būna įvairiai, bet su muitinės dokumentais viskas tvarkoma raštu. Tačiau jei jūsų Anglijos padalinys turi specifinių sutarčių, kurios reikalingos perkėlimui, vertėjas gali praversti. Aš asmeniškai niekada neperkelinėjau dokumentų be vertimo, jei juos turi patikrinti anglų muitininkas, nors dažniausiai viskas sutvarkoma pažodžiui.

Ar galima perkelti naudotus kompiuterius be problemų?

Galima, bet reikia įrodymų, kad jie yra naudoti ir ne parduodami. Jei vienu metu vežate 20 vienodų „Dell“ kompiuterių, muitinė gali manyti, kad tai prekyba. Biuro perkėlimas iš UK su dideliu kiekiu technikos visada traukia akį. Reikia paruošti pirkimo sąskaitas, kurios senesnės nei 6 mėnesiai, arba įrangos nuomos sutartis. Vieną kartą mums sustabdė krovinį, nes klientas vežė serverius be jokios dokumentacijos – teko važiuoti į Londoną gaišti laiko.

Kas daryti, jei dingo originali pirkimo sąskaita?

Tai būna problematiška, bet neišsigalvokite. Galima pateikti banko išrašus apie mokėjimus arba kitus įrodymus, kad turtas priklauso jums. Muitinė dažnai priima ir kopijas, jei jos notariškai patvirtintos arba turi įmonės antspaudą. Svarbiausia yra aiškiai parodyti prekės kilmę. Žinau, kad daugelių įmonių buhalterijos kažkur pasilikę giliai archyvuose, bet verta juos iškasti.

Ar galima naudoti „Temporary Admission“ procedūrą?

Taip, jei planuojate parvežti įrangą paroda ar laikinam darbui, o paskui vėl gražinti atgal į UK. Tačiau tai reikalauja užstato, kuris bus grąžinamas, kai krovinys sugrįžta. Biuro perkėlimas iš UK nėra laikinas, todėl dažniausiai naudojame importo procedūrą, bet kai kurie klientai bando taupyti ant mokesčių taip. Sakyčiau, tai verta tik tada, jei įranga išvyksta ne ilgiau kaip metams.

Kaip greitai muitinė išnagrinėja dokumentus?

Standartiškai tai trunka nuo kelias valandų iki kelių dienų. Jei viskas tvarkinga, elektroninė sistema praeiti greit. Tačiau jei užkliuvama ant klaidų ar trūkstamų duomenų, gali užtrukti. Esu matęs atvejų, kai dėl vienos blogai užrašytos eilutės krovinys gulėjo sandėlyje savaitgalį. Geriau niekada neskubėti su užpildymu ir padaryti tai ramiai.

Ką daryti, jei muitinė paprašo papildomų dokumentų?

Nesigailekite laiko ir juos pateikite. Muitinė turi teisę užklausti bet ką. Jei negalite pateikti, reikia rašti paaiškinimą. Biuro perkėlimas iš UK dažnai sustojsta būtent šiame etape, jei klientas neatsako į el. laiškus. Mūsų vadybininkai stengiasi padėti, bet be jūsų (kliento) pagalbos mes negalime pasirašyti už jus.

Logistika: kainos, laikas ir Londono kamščiai

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš UK?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 1000 iki 5000 eurų priklausomai nuo tūrio ir vietos. Jei esate centre, tarkime Mančesterio verslo rajone, kaina bus aukštesnė dėl prieigos apribojimų. Biuro perkėlimas iš UK nėra pigus malonumas, ypač dabar, kai kuro kainos šokinėja. Reikia atsižvelgti į tai, ar reikalinga pakavimo paslauga, ar tik transportas. Be to, keltų kainos Doveris-Kalis taip pat nedieną.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Patys važiavimas trunka 2-3 dienas, tačiau su pakavimu ir muitine suskaitykite savaitę. Jei viskas eina sklandžiai, nuo pasirašymo iki iškrovimo Vilniuje gali praeiti 5-7 darbo dienos. Tačiau jei tenka laukti dokumentų arba yra savaitgalis, procesas užsitęsia. Nereikia manyti, kad pirmadienį užsakote, o trečiadienį jau jaučiatės naujame biure.

Ar galima užsakyti perkėlimą savaitgaliu?

Galima, bet tai papildomai kainuos. Vairuotojai turi poilsio laiką, o keltai taip pat važiuoja pagal grafiką. Jei norite, kad krovinys atvyktų pirmadienį ryte, reikia planuoti išvyką ketvirtadienį ar penktadienį. Biuro perkėlimas iš UK savaitgaliais yra galimas, tačiau reikia tiksliai suderinti su logistika, kadangi ne kiekvienas turgus ar sandėlis dirba tada.

Ar brangiau perkelti iš Londono nei iš kaimo?

Žinoma, Londonas yra pragaras vairuotojams. ULEZ zona, mokesčiai už važiavimą į centrą, didelės spūstys. Tas pats „Biuro perkėlimas iš UK“ iš Londono kainuos brangiau dėl šių papildomų mokesčių. Dar reikia gauti leidimą stovėti prie pastato, kas gali būti labai sudėtinga. Mažesniuose miestuose, tokiuose kaip Leicesteris ar Bristolis, viskas daug paprasčiau.

Kokio dydžio sunkvežimį reikia?

Tai priklauso nuo jūsų turto. Įprastas 20 pėdų konteineris arba 3,5 tonų sunkvežimis telpa daugumai mažų biurų. Jei turite daug baldų, gal teks 40 pėdžių sunkvežimis. Svarbiausia – nepašalinti. Vienas klientas maniau, kad telpa į mažą furgoną, bet paskui teisi važiuoti antrą kartą. Tai padvigubino kainą.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nepasiruošęs?

Tada reikia sandėliavimo paslaugos. Galime palikti daiktus mūsų sandėlyje Lietuvoje arba Anglijoje. Biuro perkėlimas iš UK kartais būna sudėtingas dėl to, kad nuomos sutartys baigiasi anksčiau nei kitos prasideda. Sandėliavimas kainuoja, bet tai leidžia išvengti panikos.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biuruose tai dažnai būna spausdintuvų kasetės ar valymo priemonės. Tai laikoma pavojinga krove. Reikia tai deklaruoti. Negalima tiesiog mesti į furgoną be žinios. Vairuotojas gali būti nubaustas, o krovinys – konfiskuotas. Geriau tokius dalykus išvežti atskirai arba utilizuoti vietoje.

Ar reikia drausti kroviniį?

Būtina. Nors mūsų vairuotojai vairuoja atsargiai, kelyje visko tikėtis negalima. Biuro perkėlimas iš UK yra ilgas kelias, gali būti avarija ar nelaimingas atsitikimas. Draudimas apsaugo jūsų turtą. Pasirinkite draudimą pagal tikrąją vertę, o ne pagal minimalią. Taip sutaupysite nervų.

Kaip apskaičiuojamas kiekis?

Mes matuojame kubiniais metrais (cbm). Stalas užima mažiau vietos nei supakuotas dėžėse. Geriau, jei atsiųstate nuotraukas arba aprašymą. Tada galime pasiūlyti tikslią kainą. Nežinau, kodėl žmonės visada sako „nedaug“, o paskaičiuojame – pilnas furgonas. (Čia nemaža dalis klientų visada klaidingai vertina savo daiktų kiekį).

Pakavimas, technika ir smulkmenos

Ar verta rūpintis pakavimu patys?

Jeigu norite išsaugoti nervus, geriau palikite mums. Profesionaliai supakuoti kompiuterius ir baldus – tai menas. Biuro perkėlimas iš UK su jūsų pačių surinktomis dėžėmis gali baigtis tuo, kad vitrina atkeliauja sulaužyta. Mes turime specialų bubble wrap, dėžes, kėdžių apsaugas. Verta to pasinaudoti.

Kaip supakuoti IT įrangą?

Visi laidai turi būti atjungti ir pažymėti. Monitoriai turi būti apvynioti storu putplastiu. Geriausia yra tą pačią techniką supakuoti į tas pačias dėžes, kuriose ji buvo gauta, jei dar jas turite. Jei ne, mes susirandame standartines dėžes. Svarbu, kad niekas nešoktų viduje.

Ką daryti su dideliais serveriais?

Tai jautriausia vieta. Serveriai turi būti išjungti teisingai, o ne tiesiog ištrauktas kištukas iš lizdo. Rekomenduoju pasamdyti IT specialistą, kuris juos išjungtų ir paruoštų. Tada mūsų darbuotojai juos užfiksuoja ant specialių vežimėlių. Biuro perkėlimas iš UK su serveriais visada kelia didelį stresą, todėl čia reikia maksimalaus atidumo.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet griežtai ribojama dėl karantino. Anglijoje yra kenkėjų, kurių mes nenorime. Reikia turėti fitosanitarinius sertifikatus. Dažniausiai klientai palieka augalus kolegoms arba išveža juos asmeniniu automobiliu, nes su sunkvežimiu tai per daug komplikuota. Vienas kartą bandėme vežti didelį fikusą ir pasibaigė baudomis.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia juos vežti su savimi asmeniškai, jei jų nedaug. Jei tai visi biuro archyvai, reikia užrakinti dėžes ir numatyti, kad jos bus kraunamos paskutinės ir iškraunamos pirmos. Mūsų darbuotojai nežiūri, kas yra viduje, bet atsakomybės mes neprisiimame už prarastus dokumentus.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį baldų reikia išmontuoti, kad tilptų į liftą arba furgoną. Mūsų komanda atlieka šį darbą. Svarbu tik pasirūpinti, kad visi varžtai ir poveržlės būtų sudėtos į pažymėtas maišelius. Nieko nebeblogiau kaip surinkti stalą ir trūksta vienos kojos detalės.

Ką daryti su atliekomis?

Anglijoje labai griežta atliekų tvarka. Negalima tiesiog mesti visko į konteinerį. Reikia atskirti stiklą, popierių, elektroniką. Jei paliksite šiukšles biure, savininkas gali padaryti didelę sąskaitą. Geriau tai išsivalyti prieš mūsų atvykimą. Biuro perkėlimas iš UK turi būti „švarus“, kad nebūtų nemalonumų.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro baro?

Asmeniniam naudojimui taip, bet ribotą kiekį. Jei tai įmonės turtas, tai laikoma preke. Geriau išgerti arba padovanoti kolegoms. Muitinėje didelis kiekis vyno ar viskio kels klausimų. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl keleto butelių.

Pavojus, rizikos ir realios istorijos

Kas nutinka, jei vairuotojas susiduria su avarija?

Tai blogiausias scenarijus, bet mes turime draudimą. Krovinys bus perkrautas į kitą sunkvežimį arba sandėliuojamas. Biuro perkėlimas iš UK gali užtrukti ilgiau, bet jūsų turtas bus apsaugotas. Svarbu nedelsiant pranešti mums, kad galėtume reaguoti. Esu matęs, kai vairuotojas užmigavo ir rėžėsi į atsvarą – gaila, bet technika uždėjo.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Labai retai, jei pasirinkote patikimą firmą. Yra nusikalstamų grupių, kurios grobia krovinius, tačiau Lietuvos-UK maršrute tai nebūta taip dažnai kaip pietuose. Visgi visada rekomenduoju ne vežti brangiausius daiktų (auksą, pinigus) bendrame krovinyje. Tai akivaizdus dalykas, bet kai kurie vis tiek bando.

Kaip elgtis, jei pasirodo, kad kaina padidėjo?

Kartos įvyksta neprognozuojami dalykai – kuro kaina pakyla, arba reikia papildomo keltų reiso. Jei sutartyje nėra fiksuotos kainos, gali būti pakeitimų. Mes stengiamės laikytis susitarimo, bet tarkime aš niekada negaliu garantuoti 100%, jei Anglijoje prasideda streikai (kas nutiko ne kartą). Geriau pasirašyti fiksuota kaina.

Ar saugu duoti turtą pažodžiui firmoms, kurios siūlo per pigiai?

Nėra. Jei kaina per daug maža, tai reiškia, kad jie taupo ant draudimo, vairuotojų atlyginimų arba tai – sukčiai. Biuro perkėlimas iš UK turi kainoti tiek, kiek kainuoji kuras ir darbas. Jei kas siūlo pervežti biurą už 500 eurų, bėkite toliau. Matęs esu, kaip žmonės likdavo be daiktų viduryje kelio.

Ką daryti, jei klientas Anglijoje nepasirodo iškvietimo dieną?

Tai stresą sukelianti situacija. Vairuotojas laukia, laikas eina. Reikia mokėti stovėjimo mokestį. Vieną kartą klientas pamiršo dieną ir atvyko kitą dieną. Mums teko permokėti vairuotojui už praleistą laiką. Būkite tikri dėl datų ir laikykite ryšį.

Ar tikėtina, kad krovinys bus sulaikytas muitinėje tikrinimui?

Taip, tai įmanoma. Tai atsitinka atsitiktine tvarka. Tada jums gali tekti sumokėti už sandėliavimą ir iškrovimą patikrinimui. Biuro perkėlimas iš UK visada turi šią riziką. Negaliu nieko garantuoti, nors stengiamės, kad dokumentai būtų idealūs, bet muitininkas gali tiesiog norėti patikrinti, kas ten vyksta.

Kaip užtikrinti, kad vairuotojas atvyks laiku?

Mes duodame konkretų laiką. Tačiau Anglijoje eismas yra neprognozuojamas. Ypatingai kai yra avarijos M25 žiede. Mes stengiamės planuoti su atsarga, bet kartais vėluojame. Rekomenduoju nenustatyti jums svarbiausių susitikimų tą dieną, kai atvyksta krovinys.

Smulkios detalės ir pabaigos užduotys

Ar grąžinate dėžes po perkėlimo?

Paprastai taip, jei jos nenusuplėštos. Tačiau reikia tai suderinti iš anksto. Kai kurie klientai nori pasilikti dėžes sandėlyui. Biuro perkėlimas iš UK pasibaigia tuo, kad susirenkamos tuščios dėžės ir išvežamos atgal. Tai papildomas darbas, tačiau įeina į paslaugos kainą, jei nenurodyta kitaip.

Ką daryti su senais biuro rūbais?

Jei nebeįeina į dėžes, galima juos išmesti arba pažiūrėti, ar yra labdaros organizacijų Anglijoje, kurios atvyks pasiimti. Mes nevežame šiukšlių, todėl biuras turi būti išvalytas. Nemanau, kad jums norės vežti senus strėlius per visą Europą.

Ar reikia padaryti galutinį priėmimo aktą?

Būtina. Patikrinkite būklę prieš vairuotojo išvykimą. Jei pastebėsite buvęus įbrėžimus, užrašykite į aktą. Po to skųstis bus per vėlu. Vienas klientas pasirašė aktą, o paskui skundėsi, kad trūksta monitoriaus. Bet akte buvo parašyta „viskas tvarkoje“. Teismo atveju pralaimėtum.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dažniausiai reikalaujame avanso 30%, o likutį – atlikus darbą. Galima mokėti banku pavedimu. Biuro perkėlimas iš UK – tai didelė suma, todėl viskas tvarkoma pagal sutartis. Nėra galimybės mokėti grynaisiais vairuotojui, nes tai prieštarauja mūsų saugumo normoms.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Galite sužinoti, kur jis yra apytiksliai. Tačiau ne visada galima pasakyti tikslų adresą dėl privatumo. Vadybininkas gali pranešti, kada bus 2 valandos iki atvykimo.

Kas daryti, jei naujame biure neįeina sunkvežimis?

Tai klasikinė problema. Senamiestuose gatvės siauros. Tada reikia naudoti mažesnį furgoną „paskutiniajam myliui“ ( shuttle service ). Tai papildomai kainuoja, bet privaloma. Patikrinkite prieigos galimybes iš anksto, ne tik žiūrėkite į Google Maps.

Ar reikia iš anksto užsakyti lifto naudojimą?

Taip, jei esate aukštame pastate. Be to, reikia rezervuoti vietą prie įėjimo iškrovimui. Jei nieko nepasiruošite, vairuotojas gali stovėti valandas ir tai kainuos brangiai. Organizacija yra pusė sėkmės.

Ar galima vežti asmeninias daiktus darbuotojų?

Oficialiai – ne, tai verslo krovinys. Tačiau jei darbuotojai turi keletą dėžių su knygomis ar puodeliais, dažnai mes neatsižvelgiame (žinoma, ne įstatymo požiūriu, bet praktiškai). Tačiau jei tai bus didelė sofa ar dviratis, tai jau problema, reikės skiro proceso.

Kaip elgtis su automobiliais, kurie priklauso įmonei?

Automobilius galima vežti su autovežiu arba ant priekabos. Tai atskira paslauga nei biuro perkėlimas iš UK. Reikia M1 kategorijos draudimo ir techninės apžiūros galiojimo. Nepamirškite paimti numerių lentelių, jei jos nėra ant automobilio (kaip dažnai būna su senais automobiliais).

Ką daryti, jei pasidarė šalta arba karšta?

Technika nemėgsta temperatūros pokyčių. Jei lauke šalta, kompiuterius reikia leisti įgilti kambaryje prieš įjungiant. Nekankinkite jų iš karto. Tai paprasta fizikos taisyklė, kurią dažnai pamirštame, kai norime greitai pradėti dirbti.

Ar galite padėti su išsidėstymu naujame biure?

Taip, mes galime pastatyti baldas į vietas. Tačiau mes ne IT specialistai, tad neįjungsime kompiuterių. Mes nežinome, kur jums patogiausia sėdėti, todėl reikia vadovauti mūsų darbuotojams.

Išvada

Viskas su tuo biuro perkėlimu iš UK atrodo baisiai, kol nepasirodo patyrusi komanda, kuri žino, kur yra Doveris ir ką reiškia „inland clearance“. Svarbiausia yra neišsigalvoti, nedaryti spėjimų ir viską užfiksuoti raštu. Nors ir pasitaiko klaidų, kaip ir visame gyvenime, bet su gerais planais viskas išsivysto sėkmingai. Nekilkite ant aukštų arklių, kai kils problemos su dokumentais, tiesiog kvieskite mus padėti. Geriau praleisti valandą konsultuodamiesi nei dienas stresuodami tarp dviejų šalių.