Biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai: kaip išgyventi be širdies smūgio

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, maždaug tiek, kiek kaina geras naudotas „Ford Transit“ Anglijoje. Per tą laiką mačiau viską – nuo perkeltų biurų, kurie veikė kaip laikrodis, iki tų, kurie užstrigo pustomuose Anglijos tiltuose dėl vieno blogai užpildyto lapo. Dabar, kai visi kalba apie biuro perkėlimą iš UK minimalūs verslo trikdžiai, dažnai gaunu klausimų, ar tai išvis įmanoma be didelių nervų sugadinimo. Tiesą sakant, planavimas yra pusė sėkmės, bet kita pusė – tai tiesiog realus pasaulis, kur kelyje stovi „Brexit“ ir muitinės pareigūnai, kurie kartais gali būti... na, turiu savo nuomonę. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų.

Pradinis sumišimas ir dokumentacija

Kada pradėti galvoti apie biuro perkėlimą iš UK?

Nebūkite naivūs, pradėkite ne savaitę prieš, o geriau maždaug prieš 2–3 mėnesius. Biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai gali būti pasiektas tik tada, kai turi laiko pasidaryti kavai ir ramiai suskaičiuoti, kiek tų dėžių iš ties bus. Jei pradėsite skubėti, garantuoju, kad pasirodys kažkokie nenumatyti mokesčiai arba dingusi pakuotė.

Ar tikrai reikia inventoriaus sąrašo?

Absoliučiai taip, be jokio abejojo. Be galo nuobodus darbas, bet be jo jūsų biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai taps košmaru ties pat sienos. Muitinė be to lapo neišleis jūsų krovinio, o vairuotojas liks stovėti kaip ir idiotas, laikydamas jums telefoną prie ausies. Rašykite viską, netgi tą seną spausdintuvą, kuris neveikia jau penkerius metus.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriau juos vežti su savimi rankiniame bagaže, jei įmanoma. Nė viena pervežimo firma, net pati geriausia, negali garantuoti, kad kas nors neįkiš nosies į dėžę pažymėtą „finansai“. (Nors, tiesą sakant, dažniausiai jiems rūpi tik brangios prekės, o ne jūsų sutartys su tiekėjais, bet kodėl rizikuoti?).

Ar galima pavedžiuoti darbuotojus dėžioti?

Galima, bet tik jei norite, kad jie nusibostų ir pradėtų ieškoti kitos darbo vietos. Pakavimas yra menas, o darbuotojai paprastai susuka daiktus į kelias didžiules dėžes ir toliau dirba. Tada kėlimo metu dėžės plyšta, ir viskas susilygina su grindimis. Geriau samdyti profesonalus, arba bent jau duokite jiems geros kavos.

Ką daryti su baldais, kurie netilps į liftą?

Tai klasika. Viskas atrodo gražiai plane, bet realybėje sofa viską užstoja. Turite numatyti „Plan B“, t. y. keltis per langą arba išardyti baldus dar Anglijoje. Biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai reiškia ir tai, kad turite žinoti savo biuro matmenis ne tik centimetrais, bet ir galvoje.

Muitinė, Brexit ir raudona juosta

Ar „Brexit“ vis dar daro įtaką?

Oi, kaip tik. Dabar kiekviena biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai susiduria su biurokratija, kurios anksčiau nebuvo. Reikia deklaracijų, reikia kodų, reikia laukti, kol kas patikrins. Kartais tai užtrunka valandą, kartais – dieną, jei kas nors pasirašo ne ten kur reikia.

Kas tas EORI kodas ir ar jis būtinas?

Jei norite, kad jūsų biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai nebaigtųsi sandėlyje prie Lietuvos sienos, jis būtinas. Be šio kodo jūsų prekės yra kaip be paso – niekur nevažiuos. Gaukite jį iš karto, kai tik pradėsite galvoti apie perkėlimą, kitaip bus per vėlu.

Ar mokėti PVM/Mokesčius už naudotus biuro baldus?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra PVM mokėtoja, ir kaip deklaruojate turtą. Esu matęs atvejų, kai bandydami sutaupyti, žmonės įrašinėjo „dovana“, o tai sužlugdė visą procesą. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, tikrai ne su manimi, aš su tais skaičiais dažnai pasikelu galvą. (Nors paprastai naudotą turtą įvežant galima su tam tikromis išlygomis).

Kas bus, jei trūkssta kokių nors dokumentų?

Tada vairuotojas eis miegoti į kabną, o jūsų krovinys stovės. Muitinė nėra vietos, kurioje galima kalbėti „aš pamiršau“. Jie taisykles laiko griežčiau nei mūsų motinos mokykloje. Todėl reikia turėti visus popierius dėžutėje, o ne skambinti paieškai.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai taip, bet tai turi būti aiškiai atskirta nuo įmonės turto. Jei vienoje dėžėje bus spausdintuvas ir moteriškos basutės, muitininkas susirao ir pradės klausinėti, kur čia verslas, o kur asmeniniai daiktai. Geriau nedaryti mišinio.

Logistika: keliai, keltai ir vairuotojai

Koks transportas tinka geriausiai?

Jei turite tik kelias dėžes, užsakykite kurjerį, bet jei kalbame apie visą biurą, reikalingas „Sprinter“ arba didesnis sunkvežimis. Biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai priklauso nuo to, ar visa talpinama į vieną važiavimą, ar teks važiuoti du kartus. Du važiavimai – dvigubai daugiau galvos skausmo.

Ar geriau važiuoti per keltą arba per tunelį?

Tuneliu greičiau, jei nėra eilių, bet keltas kartais pigesnis, jei turite didelę mašiną. Be to, keltuose galima pailsėti ir nusipirkti kavos. O dar vairuotojai sako, kad po tunelio jie visada kažkaip pradingsta... tiesa, nebeprisimenu, kodėl taip sakydavo, bet jie nemėgsta to tunelio.

Kaip sužinoti, kur yra mūsų daiktai?

Geras brokeris duos sekimo numerį. Bet nereikia tikėtis, kad jis atnaujins kas penkias minutes. Kartais vairuotojas tiesiškai užmiega arba neturi signalo. Pradžioje visi klientai panikuoja, kai krovinys stovi vietoje 4 valandas, bet tai normalu – tai gali būti tiesiog spūstis M25 žiediniame kelyje.

Kas daryti, jei mašina sugenda?

Tai tikrai ne tas scenarijus, apie kurį norite galvoti. Tada biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai virsta stresu. Reikia skubiai siųsti kitą mašiną arba mechaniką. Geriausia pasirinkti firmą, kuri turi draudimą ne tik daiktams, bet ir atsakomybei už vėlavimą (nors tokią rasti beveik neįmanoma).

Ar reikia rūpintis vairuotojo poilsio režimu?

Tai ne jūsų reikalas, tai logistikos kompanijos problema, bet jei jie nupirks pigias bilietus ir vairuotojas pavargs, jūsų krovinys gali atsidurti kiemelyje. Pasitikėkite tik patikimomis firmomis, kurios nespaudžia vairuotojų iki išsigimimo.

Technika, IT ir jautrūs daiktai

Kaip pergabenti serverius?

Serveriai yra jūsų verslo širdis, juos reikia išjungti ir užpakuoti į specialias dėžes su putomis. Jei tiesiog numesite į paprastą dėžę, po kelias šimtus kilometrų ten bus tik metalo laužas. Biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai čia reiškia IT specialisto dalyvavimą.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius prieš pakavimą?

Būtina. Niekada nežinai, kada bus įjungta elektra kitoje pusėje. Be to, kietieji diskai nemėgsta smūgių, kai jie suktis. Išjunkite viską, ištraukite kabelius ir susukite juos į ryšulius, kad nesipainiotumėte vėliau.

Kas daryti su dideliu formato spausdintuvu?

Tai blogiausias daiktas perkėlimui. Jis sunkus, trapus ir dažnai pasidaro įstrigęs. Kartais geriau jį tiesiog parduoti Anglijoje ir nusipirkti naują Lietuvoje. Naujų kainos dabar panašios, o nervų taupymas – neįkainojamas.

Ar duomenys saugūs pervežimo metu?

Fiziškai taip, jei pakavote gerai. Bet visada yra rizija, kad dėžė dings. Todėl prieš išsikraunant darbkite atsarginę kopiją „debesciale“ („cloud“). Aš vieną kartą mačiau, kaip dingo dėžė su visais buhalteriniais dokumentais, tai buvo baisi vaizdas.

Kas su IP telefonais?

Jūs juos pasiimsite, bet jei nekeičiate numerių, jie gali neveikti iš karto. Reikia derinti su teikėju. Biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai taip pat reiškia, kad klientai turi su jumis galėti susisiekti, kitaip prarasite pelną.

Kainos ir biudžeto nenumatyta išlaidos

Kiek tai viskas kainuos?

Nepasakysiu tiksliai, nes kiekvienas atvejis kitoks. Bet maždaug nuo 2 tūkstančių svarų prasideda. (Čia turiu omenyje nedidelį biurą, ne didelę korporaciją). Kaina priklauso nuo tūrio, vietos Anglijoje ir degalų kainos, kuri, kaip žinote, dabar kaip lėktuvas.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Visada yra. Muitinės mokestis už procedūras, galimas PVM, kurio nebuvo, mokesčiai už uostą. Geriau turėti biudžete rezervą 10–15 proc. Tikrai prireiks, tikrai.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Pigiausiai dažnai reiškia „be draudimo“ arba „su vairuotoju, kuris vairavo tik traktorių“. Biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai neįmanomas, jei pasiklioviate firmoms, kurios reklamuojasi tik „Facebook“ puslapyje be atsiliepimų.

Kaip mokėti?

Geriau dalimis. 50 proc. pradžioje, 50 proc. – kai daiktai atkeliauja į Lietuvą. Jei kas kas prašo 100 proc. iš karto, bėkite toli. Tai yra signalas, kad jie gali tiesiog dingti su jūsų pinigais.

Ar draudimas įeina į kainą?

Dažniausiai ne, arba labai minimalus. Patikrinkite, ar draudimas apima ir „Force Majeure“, ir paprastą vairuotojo apsigirtimą. Turiu omenyje, kad daiktai gali būti sugadinti ne dėl katastrofos, o dėl to, kad vairuotojas užkliuvo.

Realios situacijos ir pabaigos darbai

Kas daryti, jei sugedo kompiuteris atvykus?

Jei turite draudimą, rašykite žalos pranešimą iš karto, nepadarytos nuotraukos. Jei neturite... tai vargiai gausite pinigų atgal. Vienas klientas taip prarado visus duomenis, nes nepakėlė rankos pasirašyti protokole, kad dėžė buvo daužyta.

Ar darbuotojai gali dirbti iš karto?

Tik jei pasiruošėte darbo vietas iš anksto. Jei atvykstate į tuščią kambarį, dirb bus neįmanoma. Biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai baigiasi tik tada, kai paskutinis darbuotojas gali pasisodėti prie stalo ir įjungti kompiuterį.

Kaip atsikratyti pakuoju medžiagos?

Anglijoje tai kainuoja pinigus, Lietuvoje kartais nuleidžia nemokamai. Susitarkite dėl to iš anksto, kad nereikėtų vežti tuščių dėžių atgal į Angliją (nors būna ir keistų klientų, kurie nori savo dėžių...).

Ar galima pasilikti Anglijoje ilgiau?

Galima, bet tada galvojate ne apie verslą, o apie gyvenimą. Jei biuras jau persikėlė, tenka ir vadovui persikelti, kitaip bus chaosas vadovavime. Vienas direktorius bandė vadovauti iš Londono, o komanda buvo Vilniuje – tai truko ne ilgiau kaip mėnesį.

Kas daryti, jei klientai nesupranta, kad judame?

Informuokite juos mėnesį prieš, savaitę prieš ir dieną prieš. Niekada nepasitikėkite, kad jie skaito jūsų el. paštą. Skambinkite. Biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai taip pat priklauso nuo to, ar klientai supras, kad jums gali būti nepasiekiama porą valandų.

Ar verta viską daryti paties?

Nė nebandykite, jei nesate profesionalus. Išsaugosite nervus, jei samdysite žmones, kurie žino, ką daro. Nors brangu, bet tai užtikrina, kad po savaitės nebeprisimenat, kad buvote persikėlę.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi tokiu būdu, kad viena diena jūs atsiduriate naujame kambaryje, pilne dėžių, ir klausiate save, kodėl gi čia esate. Bet po savaitės, kai visos dėžės iškrautos, o kompiuteriai suktis, suprantate, kad biuro perkėlimas iš UK minimalūs verslo trikdžiai buvo vertas to streso. Svarbiausia ne būti per dideliu idealistu ir tikėtis, kad visos eilutės bus lygios. Pasiruoškite blogiajam, tikėkis geriausio (ar bent jau vidutinio), o tikrai viskas pavyks. Sėkmės naujoje vietoje, reikės daug kavos.