Biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas: kaip išlikti kvailai neprarandant proto

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas yra tas dalykas, apie kurį visi svajoja, bet retiems pavyksta pasiekti 100 %. Anglija po Brekšito pasikeitė, o kartu su ja ir muitinės reikalavimai, kurie sukelia migles net patikriausiems logistikos veteranams. Dažnai klientai klausia: „Ar galima tiesiag persikraustyti per savaitgalį?“ Teoriškai – taip, praktiškai – visada pasitaiko kažkas, ko nep tikėjomes, pvz., vairuotojas praleidžia kelią arba dokumentai netinka. Štai jums realus vaizdas, kaip tai vyksta be jokių „gražių“ tekstų, tiesiog iš patirties.

Pradžia: kada ir kaip viskas prasideda

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro perkėlimas iš UK iki Lietuvos?

Tai vienas populiariausių klausimų. Jei kalbame apie paprastą kelią be „nepriklausomybės“ procedūrų, tai truktų dieną, du. Bet dabar? Realiausia skačiuoti 3–5 darbo dienas, jei viskas eina kaip paieška. Turiu omenyje, kad turi susisiekti brokeris, turi išeiti sandėlis, o Anglijoje eismo spūstys yra kaip Lietuvoje lietus – neišvengiamos. Kartais vairuotojas užstrigs ties Londonu, ir tuomet tas tavo biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas virsta penkių dienų laukimo maratonu. Geriausia turėti atsarginę savaitę.

Ar brangu vežti biurą iš Anglijos dabar?

Brangiau nei prieš 5 metus, tikrai. Kuro kainos, feribiliai (Eurotunelis dabar daug brangesnis), Bebreičito dokumentai – viska tai sumuojama. Negaliu pasakyti tikslios sumos be kubinių metrų, bet žinau, kad maždaug 20 kubų krovinius gali kainuoti nuo 1–2 tūkstančių eurų (priklausomai nuo to, kur Anglijoje esat). Vieną kartą klientas nustįjo, kai sužinojo, kad reikia mokėti už „švarią” krovos vietą, tai būna nemalonus staigmena. Užsirašykite, kad bus brangiau, nei planavote.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnesis prieš. Bet aš žinau, kad jūs viską palikote paskutinę minutę (kaip ir dauguma mūsų klientų). Jei pradėsite planuoti savaitę prieš, gausite streso ir galbūt brangesnes kainas. Reikia laiko surinkti inventoriaus sąrašą, kuris yra būtinas muitinėje. Negalima tiesiog parašyti „biuro baldai“, turi būti konkrečiau, kitaip gali tekti atidaryti dėžę pasienyje.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Absoliučiai taip. Be jo neišsiversite. Muitininkai mėgsta tikslumą, o ne „kažkiek dėžių“ užrašus. Turi būti nurodyta, kas yra kiekvienoje dėžėje, net jei tai tik popieriaus lapai ir spalvotos kasetės. Buvau atvejis, kai klientas parašė „kompiuterinė įranga“ vienoje eilutėje, ir mums teko laukti 2 paras, kol jis išvardijo kiekvieną monitorių. Tai tikrai neleidžia pasiekti biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas tikslo.

Kas dėl Brekšito dokumentų?

O čia prasideda tikras malūnas. Reikia EORI numerio, jei jo neturite – gausite bėdų. Be to, reikia deklaruoti prekes net jei jos jūsų nuosavybė ir nebus parduodamos (tai vadinama perkėlimu ne prekybiniais tikslais). Man atrodo, kad dabar reikalavimai šiek tiek suminkštėjo, arba tiesiog įpratau, bet vis tiek reikia gero brokerio. Jis padarys tą, ką jūs negalite – užpildys milijonus langų.

Ar reikia muitinės brokerio?

Jei neturite patirties su T2L dokumentais ar importo deklaracijomis, tai būtinas. Galiu bandyti paaiškinti, bet geriau, kad tai daro specialistas. Vieną kartą bandėme padaryti be brokerio (klientas taip norėjo sutaupyti), rezultatas – vairuotojas pristatė krovinį, bet negalėjo jo išduoti, kol neatėjo brokeris. Sutaupyta 50 eurų, bet prarasta 3 dienos. Verta?

Ką daryti su paštu?

Jei turite daug laiškų, juos reikia nukreipti arba susitarti su pašto paslaugomis Anglijoje. Mes nepervežame pašto, tai kita sritis. Bet dažnai klientai užmiršta persidėti adresą banke arba registrų centre, ir tada gauname nepykantų skambučių. Tai smulkmena, bet sukelia trikdžius.

Ar galima vežti darbuotojus (jei jie važiuoja su kroviniu)?

Techniškai taip, jei yra vietos (kabineto vietos skaičius ribotas). Bet jie negali būti įrašyti kaip keleiviai, jei tai yra krovininis transportas. Geriau, jei darbuotojai skrenda lėktuvu. Vieną kartą važiavo direktorius su vairuotoju, ir pasienio kontrolė juos klausinėjo, kodėl jie čia, kažkas per ilgai truko. Nerekomenduoju tokio „poezijos“, jei norite, kad biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas išliktu toks.

Kaip paklausti kompiuterius?

Gerai. T.y., labai gerai. Naudokite burbuliukų plėvelę, o ne laikraščius (laikraščiai dažniausiai padaro daugiau žalos dėl rašalo). Monitoriai turi būti apvynioti kartonu ant ekrano. Esu matęs, kaip 10 tūkstančių vertės serveris nukrito ant betono, nes buvo įdėtas į paprastą dėžę be užpildo. Nerveda. Gamyklos dėžės yra geriausios, jei jas išsaugojote.

Ką daryti su serveriais?

Tai jautriausia vieta. Pirmiausia, atsarginės kopijos! Turiu omenyje, kad net jei mes perkelsime visą įrangą saugiai, vibruojantis sunkvežimis gali sugadinti standųjį diską. Jei galima, išimkite diskus ir vežkite juos su savimi rankiniame bagaže. Jei ne – užtikrinkite, kad serveris yra tvirtai užfiksuotas krovejyje, o ne tiesiog stovi ant grindų.

Ar draudimas būtinas?

Taip, privalomai. O, ir dar svarbu – patikrinkite, ar draudimas apima pervežimą iš trečiųjų šalių (UK nebe ES). Kai kurie draudikai turi specifinius punktus apie „Rizikingas teritorijas“, nors Anglija nėra tokia. Bet geriau pasidomėti. Vieną kartą klientas manyjo, kad jam apdrausta viskas, o pasirodė, kad tik „gyvenamosios vietos“ turtas, o ne biuro įranga. Buvo nepavykęs biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas variantas, nes teko mokėti iš savo kiesių.

Baldai, dėžės ir spinta, kuri neįeina

Kas dėl biuro baldų išmontavimo?

Mes tai darome. Arba jūsų komanda. Svarbiausia – žymėti detalės. Jei išmontuojate didelę darbo stalų liniją, ant kiekvienos kojos užsukite etiketę „Kairė pusė“, „Dešinė pusė“. Kitaip surinkimas Lietuvoje bus kaip lego su trūkstamais detalėmis. Buvau tokiame biure, kur pusę dienos ieškojome, kuris varžtas kurioje lentojos eina.

Ar vairuotojai padės surinkti?

Standartiškai – ne, jie yra vairuotojai, ne baldų meistrai. Bet galima susitarti dėl „paketų“ krovėjų. Vienas vairuotojas važiuoja, du krovėjai krauna. Jei reikia surinkti spintas, tai papildoma paslauga, kurią reikia numatyti iš anksto. Neklauskite vairuotojo, ar jis moka surinkti „Ikea“ spintą, jis tikrai nenori to daryti po 1000 km kelio.

Koks mašinos dydis reikalingas?

Priklauso nuo to, kiek daiktų turite. 3.5 tonų sunkvežimis tinka mažam biurui (iki 10 kubų), bet jei turite sandėliuką ar daug baldų, reikės 7.5 tonų arba sunkvežimio su priekaba (90 kubų). Kartą klientas bandė sutalpinti visą biuro įrangą į „Vivaro“ typeką. Tai buvo juokinga ir liūdna vienu metu. Teko važiuoti antrą kartą.

Ar galima vežti pavojingas atliekas (pvz., spalvas, chemija)?

Negalima tiesiog taip. Reikia specialių leidimų (ADR). Jei turite biure dažų ar valymo priemonių, geriau jas išmesti Anglijoje pagal taisykles. Sunkvežimio vairuotojas, pamatęs dėžę su užrašu „Degus“, gali tiesiog atsisakyti vežti. Tai ne jo „užduotis“ rizikuoti gyvybe dėl jūsų senų dažų.

Ką dodyti su archyvais?

Popierius sunkus. Jei turite šimtus kilogramų senų dokumentų, svarbu pagalvoti apie dėžių kokybę. Paprastos dėžės gali praplėšti. Be to, jei tai konfidencialūs duomenys, uždarykite dėžes su spynomis (plombomis). Mes nežiūrime, kas viduje, bet jūs turite būti ramūs.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių mašinų turi GPS. Jums gausime nuorodą, kur matysite, kur vairuotojas dabar yra. Kartais signalas dingsta tuneliuose arba kai vairuotojas užmiršta įjungti terminalą. Bet paprastai matysite, kai jis sustoja pietų pačiam (ir kodėl tiek ilgai ten sėdi).

Kas vyksta Lamanše?

Feribinis keltuvas arba traukinys per Eurotunelį. Tai viena brangiausių kelionių dalių. Jei pasirinksite feribą, vairuotojas gali ilsėtis, jei traukinį – jis tiesiog važiuoja. Kartais būna eilės, ypač atvykstant į Calais. Muitinė ten taip pat tikrina, ar nevežate neregistuarotų migrantų (tai didelė problema dabar). Gali būti, kad vairuotojas bus patikrintas su šunimis.

Ar yra kokių draudžiamų daiktų?

Maistas, gyvūnai (be pasų), ginklai, narkotikai (aišku), augalai. Nemanau, kad jūs bandysite vežti biuro „fermą“, bet kartais žmonės bando vežti mėsos gaminius iš Anglijos. Tai draudžiama. Muitinė sunaikins tą jūsų kumpį be gailesčio.

Kaip susitarti dėl dėžių užraktų?

Geriau naudokite plombas arba plastikinius raktus, o ne jūsų namų raktus. Vieną kartą klientas užrakino dėžę su savo vizažo raktais ir atidavė vairuotojui. Vairuotojas prarado raktą (arba kažkas nutiko), teko laužti. Naudokite kabelius su spynomis – tai pigiau ir paprasčiau.

Ar reikia mokėti PVM importuojant biuro įrangą?

Tai sudėtinga klausimas. Jei perkėlimas laikomas „laikinu importu“ arba „pervežimu be prekybinio pobūdžio“, gali būti, kad PVM mokėti nereikia (arba galima taikyti 0 % tarifą). Bet tai turi patvirtinti jūsų apskaitininkas su brokeriu. Aš ne ekspertas čia, galiu suklysti. Geriausia pasidomėti „Inward Processing“ arba „Transfer of Residence“ taisyklėmis, jei tai taikoma.

Organizacija ir verslo tęstinumas

Ar galima vežti savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus. Jei jis važiuoja sekmadienį, tai gali būti jo poilsio diena, už kurią reikia mokėti. Be to, Anglijoje parduotuvės/sandėliai dirba kitaip. Jei planuojate biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas tikslą, galbūt verta investuoti į savaitgalio pervežimą, kad pirmadienį jau dirbtumėte.

Kaip užtikrinti, kad verslas ne sustotų?

Planavimas. Suskirstykite komandą: viena dalis darbo Lietuvoje, kita išsiruošia Anglijoje. Turite pasidaryti, kad svarbiausi serveriai arba duomenys būtų pasiekiami debesije (cloud), kol fizinės mašinos važiuoja. Jeigu viskas stovi vienoje dėžėje, o vairuotojas užstrigs, jūsų verslas neveiks 3 dienas. Tai ne biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas, o stabdis.

Kas daryti, jei vairuotojas pavėluoja?

Nervintis neverta. Susisiekite su mūsų dispečeriumi. Dažniausiai priežastys būna objektyvios – avarija, kelias uždarytas, arba muitinė. Jei pavėluoja daugiau kaip parą, tada galima kalbėti apie kompensacijas, bet paprastai kontrakte yra parašyta „jėgos majeure“. Tai nėra mūsų kaltė, kad Anglijojo lijo.

Ar verta rinktis pigesnį vežėją?

Niekuomet. Transporto srityje „pigiai“ reiškia „be draudimo“, „be dokumentų“ arba „su sena mašina, kuri ges ant magistralės“. Girdėjau istoriją, kai viena firma pasamdė „vaiduoklius“ iš skelbimų. Jie pakrovė daiktus ir dingo. Atiduodami už biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas pasitikėjimą ne patikimiems žmonėms, rizikuojate prarasti visą turtą.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Angliški miestai yra siauri. Jei jūsų biuras yra Londono centre, sunkvežimis negalės privažiuoti tiesiai prie durų. Reikės gauti leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bays) arba krauti ant šalikelės. Tai užtrunka. Nenumatykite, kad vairuotojas sustos „pamiršęs“ ir užsims. Jis gaus baudą, kurią sumokėsite jūs.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai taip, jei tai ne prekės. Jei darbuotojas nori nuvežti savo stalų lampą – prašau. Bet jei jis nuspręs nuvežti motociklą ar sofos, tai jau kitas reikalas. Geriausia atskirti: viena mašina biului, kita – asmeniniam daiktams, kad muitinė nesupainiotų.

Ką daryti su IT įranga išjungimu?

Išjunkite viską 24 valandas prieš. Ypač serverius. Reikia leisti jiui atvėsti (nors biuro įranga ne taip karšta kaip pramoninė). Pažymėkite kabelius – „monitorius“, „klaviatūra“. Niekas nenori dieną leisti bandydamas suprasti, kuris laidas nuo kurio eina, kai turi atidaryti paštą.

Ar reikia valyti prieš išvykstant?

Būtų malonu. Anglijai savininkai dažnai reikalauja „profesinio valymo“ prieš išsikraustant. Jei palikite biurą kaip kiaulidė, gali tekti mokėti baudą už išsiregistavimą iš patalpų. Geriau sutarti su vietine valymo komanda.

Kas dėl interneto ryšio Lietuvoje?

Pasirūpinkite iš anksto. Tiekejai gali reikalingi 2–3 savaitės, kad pajungtų liniją. Nebaigkite Anglijoj ir tikėkitės, kad Lietuvoj jau veiks Wi-Fi. Be interneto šiuolaikinis biuras yra bejėgis kaupas.

Ar galima atidėti krovinią sandėlyje?

Taip, jei naujieji patalpos dar nebaigti. Mes galime laikyti jūsų daiktus mūsų sandėlyje Lietuvoje kelias dienas arba savaites. Tai papildoma paslauga, bet kartais būtina. Nereikia skubėti su įkėlimu, jei ten dar dažoma siena.

Ar tikrai verta vežti senus baldus?

Klausimas vertas. Jeigu tai „Chesterfield“ tipo sofos, kainuoja tūkstančius – vežkite. Jei tai IKEI lentynos, kurios jau suplyšusios – geriau nusipirkti naujas Lietuvoje. Pervežimo kaina gali viršyti baldų vertę. Skaičiuokite protingai.

Kaip susitarti dėl mokėjimo?

Standartiškai – 50 % avansas, likęs 50 % atlikus darbą prieš iškraunant (arba kai krovinys pasiekia Lietuvą). Nedarykite visiško avanso (100 %), jei nežinote firmos. Tai pavojinga. Mes visada stengiamės būti lankstūs, bet garantijos reikalingos abiem pusėms.

Ar įmanoma viską įvykdyti tyliomis?

Tylos nėra. Kalbami, dėžės trinasi, liftas važiuoja. Bet galima suderinti laiką, kad nebūtų trikdžių kitiems nuomininkams tame pačiame pastate Anglijoje. Paprasčiausiai pasakykite jiems, kad išsikraustote, dažniausiai jie supranta ir padeda (arba bent jau nešaukia).

Pabaigos mintys

Viskas sukoncentruota į tai, kad biuro perkėlimas iš UK – minimalus verslo trikdymas yra įmanomas tik su gera planavimo strategija. Negalima tikėtis, kad vairuotojas taps fizinis, o muitinė taps atvirais durimis. Yra rizikų, yra vėlavimų, bet su patikima komanda šis procesas gali būti netgi malonus. Svarbiausia – nebijokite klausti ir pasitikėkite profesionalais, kurie jau matė „viską“. Sėkmės (jei viskas gerai, tikrai nereikės mums daugiau skambinti).