Biuro perkėlimas iš UK: minimalūs verslo sutrikimai – kaip išlikti protu angliškoje rinkoje

Sveiki, vėl gi čia. Jūs planuojate biuro perkėlimas iš UK ir tikimasi, kad viskas vyks lyta kaip prieš dešimtmetį? Na, turiu jums nusivilti – pasaulis pasikeitė, o ypač Britanijoje po to "žodžio, kurio neįmanoma ištarti" (Brexit). Dirbu šioje srityje jau beveik dvišimt ketverius metus, per kuriuos mačiau viską – nuo dingusių krovinių prie Doverio iki sunkvežimių, vairuotojų apleistų kelio viduryje dėl dokumentų problemų. Tiesą sakant, minimalūs verslo sutrikimai yra įmanomi tik tada, kai suprantate, kad šiame versle niekas nebevyksta automatiškai. Reikia kantrybės, gero brokerio ir realaus supratimo, kad kelyje bus "kelių" (ir tai ne tiesiog metafora). Štai mano neoficialus, bet labai praktinis vadovas, kaip išgyventi šį maratoną.

Dokumentai, muitinės ir tas prakeiktas Brexitas

Ar tikrai reikia muitinės brokerio, ar tai pinigų iššvaistymas?

Jūs man klausiate, ar reikia brokerio? Atsakymas paprastas: jei norite, kad jūsų biuro perkėlimas iš UK užtruktų vieną dieną vietoj mėnesio, tai būtinai reikia. Be brokerio, sunkvežimis stovės sienoje, o vairuotojas pradės rėkti į telefoną. Brokeris moka tų visų kodų, kuriuos ES paskyrė po išstojimo, o jūs tikriausiai nežinote. Nemanau, kad norite spręsti muitinės problemų penktadienį vakare.

Kokius dokumentus reikia tur�ti pasiruošus iš anksto?

Būtinai reikia tikslaus inventoriaus sąrašo. Ne "kėdės ir stalai", o "4 biuro kėdės, juodos, 1 stalas 120x60 cm". Muitininkai mėgsta detales. Be to, reikės PVM mokėtojo kodų iš abiejų pusių. Jeigu trūksta vieno popieriaus, verslo sutrikimai garantuoti. Dar kartą patikrinkite, ar turiu omenyje eksporto ataskaitą – taip, būtinai.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su verslo turtu?

Tai gana delicatūs klausimas. Oficialiai – ne, negalima maišyti, nes muitinė gali susirūpinti, ar tai nekontrabanda ar neapmokestinta prekyba. Bet realiame gyvenime? Dažnai darbuotojai padeda "užsirašyti" kelis savo daiktus į bendrą sąrašą. (Nesu tikras, ar tai legalu, bet...). Geriau atskirti, kad nebūtų pykčio.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra Dovere?

Esant idealiai situacijai – valanda. Bet idealios situacijos nebūna. Kartais trunka ir dvi dienas, jei sistema užstringa arba kažkas pamiršta įvesti kodą. Biuro perkėlimas iš UK visada turi tą rizikos faktorių, todėl niekada nesakykite vadovui, kad prekės bus rytoj. Pasakykite – "savaitę".

Ar reikia EORI numerio?

Taip, be EORI numerio jūsų prekės neišvais iš Jungtinės Karalystės. Tai kaip pasas kroviniui. Gavote jį? O jeigu ne, tai gausite didelius verslo sutrikimus, kangi sunkvežimis grįš atgal su pilnu kroviniu. Registracija laisva, bet užtrunka kelias dienas, tai padarykite šiandien.

Kas vyksta su PVM, kai perkeliate biurą?

Čia visada painu. Jeigu esate registruota Lietuvoje įmonė, galite taikyti 0% PVM tarifą eksportui, jeigu viskas suformuluota teisingai. Jeigu ne, mokėsite britišką PVM (20%), o tada teks prašyti grąžinimo. Kas nori skolinti pinigus angliams? Niekas.

Ar yra kokių nors draudimų dėl technikos?

Nėra draudimų, bet yra daug klausimų. Seni kompiuteriai ar serveriai gali būti laikomi elektros atliekomis, jeigu atrodo, kad jūs juos nebevežiate naudoti, o išmetate. Reikės parodyti, kad tai darbo įrankiai, o ne šiukšlės. Biuro perkėlimas iš UK su daug technikos visada keliauja į "raudoną zoną" patikrinimų.

Kas daryti, jeigu dokumentuose įvyko klaida?

Nepanikuokite. Klaidos įvyksta visada. Tiesiog praneškite brokeriui ir jis pataisys deklaraciją. Gali tekti sumokėti baudą už "neteisingą deklaravimą", bet dažniausiai, jei tai ne delfinai ar ginklai, viskas išsprendžiama su šypsenėle ir nedideliu mokesčiu.

Ar saugu perduoti dokumentus vairuotojui?

Šiuolaikiniai vairuotojai turi viską telefonuose, bet fizinės kopijos niekada nesusikirs. Ypač jeigu verslo sutrikimai prasideda ten, kur nėra interneto ryšio. Atsispausdinkite eksporto ataskaitą ir įdėkite į vairuotojo vokiškąją mapą. Senoji mokykla kartais išgelbsti situaciją.

Ar reikia specialių leidimų elektronikai su duomenimis?

Jei nevežate jokių slaptų duomenų ar karinių technologijų, tai ne. Bet jeigu turite "sensitive" duomenų serverius, gali būti, kad jūsų klientas ar įstatymai reikalauja specialaus pervežimo lygio. Biuro perkėlimas iš UK reiškia ir duomenų saugumą, ne tik stalų tempimą.

Kodėl Anglijoje viskas taip lėtai?

Nes jie dirba angliškai. Tiesiog. Jeigu terminas yra "penktadienį", tai tai reiškia "iki penktadienio 16:00", o jeigu vairuotojas pavėluoja 5 minutes, jie neįleis. Jie tai vadina "compliance", o aš vadina "galvos skausmu".

Fizinis perkėlimas: kaip neišprotėti nuo dėžių

Ar geriau permontuoti baldus ar vežti su juo?

Klausimas yra toks: ar jūsų naujame biure įeis didelis spinta? Dažniausiai ne. Taigi, geriau išmontuoti. Biuro perkėlimas iš UK tampa pigesniu, kai baldus išardote, nes telpa daugiau į sunkvežimį. Bet pripažinsiu, surinkti vėliau viską yra kančia. (Na, nebent turit gerą meistrą).

Kaip apsaugoti kompiuterius pervežimo metu?

Kiekvienas monitorius turi būti įrūgtas į putą. Kiekvienas. Aš mačiau, kaip vienas klientas įdėjo visus į vieną didelę dėžę be tarpinės – nuo tada "minimalūs verslo sutrikimai" jam reiškė nupirkti dešimt naujų monitorių. Nesižaidžiate su IT įranga.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Priklauso nuo to, kiek daug "šiukšlių" turite. Vidutinis 50 kv. m biuras gali būti supakuotas per dieną, jeigu viskas parengta. Jeigu darbuotojai turi susirinkti savo daiktus iš stalų – tai dar pusė dienos. Žmonės nepasitiki niekieno ir slepia brangiausius daiktus po savo suknemis.

Ar galiu naudoti savo dėžes?

Galite, bet jos turi būti stiprios. Senos "Amazon" dėžės suksis ir plyš. Mums patinka standartinės movimo dėžės – jose lengviau dėti ant vienos kitos. Biuro perkėlimas iš UK ilgose kelionėse reikalauja kietos konstrukcijos, nes kelyje nėra lygumo.

Kas daryti su labai sunkiais seifais?

Seifai yra košmaras. Reikia specialių keltuvų. Jeigu nesakote iš anksto apie seifą, kuris sveria 300 kilogramų, mūsų vairuotojai tiesiog atsis jo nekelia. Tada prasideda ieškojimai ir brangios "last minute" paslaugos.

Ar reikia žymėti dėžes?

Būtina. Jeigu dėžės nepažymėtos, jos atsidurs vienoje krūvoje naujame biure, ir jūsės niekas neišgelbės nuo chaoso. Parašykite "IT", "Buhalterija", "Vadovas". Taip išvengsite verslo sutrikimų pirmosiomis darbo dienomis.

Kaip vežti augalus?

Augalus įvežti į ES iš UK dabar yra sunku, turi būti fitosanitarinis sertifikatas. Dažniausiai paprasčiau juos atiduoti kaimynams arba... išmesti (noriu pasakyti, dovanoti). Sužinojau, kad daugelis klientų tiesiog paliko savo "žalias" katalogus Anglijoje, nes buvo per daug brikštų su popieriais.

Ar vairuotojai padeda atpakavuoti?

Standartiškai – ne. Jie atveža ir iškrauna ant grindų. Jeigu reikia nešti į antrą aukštą lifto, tai papildoma paslauga. Biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą dažnai baigiasi taip, kad vairuotojas bėga atgal, nes jam skubėja į keltą.

Kas daryti, jeigu naujas biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tada turite problemą. Reikės sandėlio. Mes galime laikyti krovinį mūsų sandėliuke Vilniuje arba prie sienos (brangiau). Nustatykite datas taip, kad remontas baigtųsi bent savaitę prieš atvykstant sunkvežimiui.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Ofisuose dažnai būna dažų, lakų ar spausdintuvo rašalų. Tai yra pavojingos krovos. Reikia specialios deklaracijos (ADR). Jeigu paslėpsite tai į paprastą dėžę ir užsidegs sunkvežimis... tai bus verslo sutrikimai, iš kurių nebeatsigausite.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepasims ko nereikia?

Geriauiai prieš išvykstant užrakinkite duris arba turkite vadybininką, kuris prižiūri pakavimą. Žmonės yra žmonės – kartais "pamiršta" pasiimti savo asmeninio fotoaparatą iįjungta į dėžę.

Kainos, terminai ir reali situacija

Kiek vidutiniškai kainuoja pervežimas iš Londono?

Kainos šokinėja kaip šuo. Dabar, kai kuras brangus, o vairuotojų trūksta, biuro perkėlimas iš UK kainuoja nuo 2 tūkst. eurų (mažam biurui) iki 10 tūkst. (dideliems). Neabejokite, kai gausite pasiūlymą, jis bus aukštesnis negu prieš metus.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet tik tam tikram laikotarpiui. Jeigu užsakymą atidėsite mėnesiui, kaina gali pasikeisti dėl kuro. Geriau susitarti dėl "kainos užfiksavimo" kai tik žinote datas. Minimalūs verslo sutrikimai prasideda nuo to, kad biudžetas nėra užfiksuotas.

Kodėl taip brangu?

Degalai, M6 mokesčiai (mokestis už važiavimą keliais Anglijoje), laukimas kalnelyje prie Doverio. Tai nėra tik nuvažiavimas atgal. Tai milžiniškos išlaidos, kurias tiesiog tenka permokėti klientui.

Kas yra "stand-by" laikas?

Jeigu mūsų vairuotojas laukia jūsų, nes nesugebėjote išsiimti raktų nuo sandėlio, tas laikas mokamas. Paprastai po 1 valandos laukimo prasideda skaičiuoti brangiai laikas. Angliškas laikas yra pinigai.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Įprasta praktika yra 50% avansas, likutis – prieš išvykstant iš Anglijos arba atvykus į Lietuvą. Niekas neišvyks be pradinio mokėjimo, nes mums reikia sumokėti vairuotojui ir kuro.

Ar apima draudimas?

Taip, standartiškai 3-5 EUR už kilogramą. Jeigu vežate brangią techniką, reikia padidinti draudimo limitą. Patikrinkite polisę – daugelis draudimų nedengia "packing by owner", tai yra, jeigu pats supakavote ir tai suskilo.

Kaip sumažinti išlaidas?

Sumažinkite turtą. Atsikratykite senių stalų Anglijoje, pirkite naujus Lietuvoje. Kartais pigiau nupirkti naują "IKEA" biurą Lietuvoje nei vežti seną, rūdijantį iš Mančesterio. Tai keista, tačiau tiesa.

Ar yra pigesnių būdų?

Yra dalinis krovinys (part load), kai jūsų dėžės važiuoja su kitų klientų daiktais. Tačiau tada terminai ilgėja – gali tekti laukti, kol užpildomas sunkvežimis. Jeigu biuro perkėlimas iš UK skubus – tai ne jums.

Kas atsitinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai reta, bet įmanoma. Tuomet mes siunčiame kitą sunkvežimį arba pervežame dalį krovinyje. Tai gali sukelti verslo sutrikimus, bet mes stengiamės spręsti greitai. Turime techninę pagalbą visoje Europoje.

Ar galima susimokėti PVM atgal?

Jei esate Lietuvos PVM mokėtojas, taip. Galite taikyti atvirkštinį apmokestinimą arba grąžinimą. Svarbiausia turėti teisingai išrašytą sąskaitą-faktūrą su jūsų PVM kodu.

Realios problemos ir patarimai iš patirties

Ar verta pasitikėti "pigia" firma iš skelbimų?

Niekada. Jei kaina per maža, tai bus "šaltį" (neregistruota firma). Jie paims jūsų daiktus, prašys išanksto, o paskui išsijungs telefonai. Dirbu šioje srityje 20 metų ir mačiau, kaip žmonės prarado visą turtą. Pasirinkite patikimą logistikos partnerį.

Kaip elgtis su darbuotojais, kurie nenori persikelti?

Tai ne mano problema, bet galiu pasakyti – duokite jiems pakankamai laiko. Jeigu biuro perkėlimas iš UK jums, o jiems ne, tai bus blogos nuotaikos. Pasakykite jiems, kad perkėlimas bus mokamas ir jų daiktai apsaugoti.

Ar galima veži mašiną su sunkvežimiu?

Techniškai taip, galima pakrauti automobilį į sunkvežimį (su specialia platforma). Bet tai užima daug vietos. Dažniau darbuotojai važiuoja savo automobiliais – ten kitokia procedūra, reikia vairuotojo pažymėjimo ir techninės apžiūros.

Kas daryti, jeigu praradote raktus nuo biuro Anglijoje?

Tai įvyksta. Reikės skambinti įstatymų sergėtojams arba laužti spynas. Tikrai geriau turėti atsarginius raktus pas ką nors, kas liko Anglijoje. Paskubėjimas čia nepades.

Kaip susisiekti su vairuotoju kelyje?

Jis duos jums numerį. Bet nepamirškite – jis vairuoja. Nebeskambinkite kiekvieną valandą. "Kur tu jau?" – tas klausimas erzina visus. Pasitikėkite procesu, jeigu norite išvengti verslo sutrikimų.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtina. Anglijai nuomos sutartyse dažnai yra punktai dėl "professional cleaning". Jeigu paliksite biurą šiukšlių, savininkas nuskaičiuos pinigus iš užstato. Geriau užsisakyti valytoją Londono pusei.

Kas daryti su baldais, kurie netilps?

Nešti į šiukšliadėžę. Arba parduoti "eBay" (nors dabar reikia mokėti mokestį už parduodamus daiktus, beje). Nevežkite to, ko tikrai nereikia Lietuvoje – jaučiu, kad tokių daiktų bus daug.

Ar saugu vežti brangius meno kūrinius?

Tik su specialiu meno pervežėju. Paprastas perkėlimas neapsaugo skulptūrų nuo vibracijos. Vienas klientas taip sulaužė brangų vazą, kuri buvo tiesiog įkišta į dėžę su laikraščiais.

Kaip sužinoti, kiek tiksliai dėžių bus?

Niekada nežinote tiksliai. Visada bus viena dėžė "paskutinė minutei". Biuro perkėlimas iš UK visada turi tą "X faktorių" – dėžę su dalykais, kuriuos visi pamiršo. Tai įprasta.

Kokia dažniausia klaida?

Klaida yra许多 (daug). Bet dažniausiai – žmonės susiskaityja su darbuotojais per kelias dienas. Kai darbuotojai supranta, kad turi susirinkti savo daiktus, jie pradeda rūpintis tuo paskutinę dieną. Reikia pradėti savaitę prieš.

Ar verta visiškai išsikraustyti iš UK (de-registration)?

Tai jūsų verslo sprendimas. Jeigu uždarote filialą, tai reikia panaikinti ir įmonę. Tai ilgas procesas su HMRC (britiškai VMI). Patariu pasikalbėti su buhalteriu dar prieš perkėlimą.

Ar turite patirties su Londono "Congestion Charge"?

Taip, ir jis skaudžiai "kauna". Jeigu sunkvežimis važiuoja per Londono centrą, reikia sumokėti. Jeigu nesumokėte, baudą gausite po mėnesio paštu. Įtraukite tai į savo biudžetą.

Kuo skiriasi perkėlimas į kitą ES šalį?

Niekuo, tik kad Lietuva yra šiauriau. Kelyje tiek pat muitinių. Tiesą sakant, važiuojant į Vokietiją gali būti net daugiau kontrolės dėl "green" reikalavimų (transporto ekologija). Bet biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą yra standartinis maršrutas mums.

Ar galiu pasitikėti, kad viskas atvyks saugai?

90% taip. 10% yra to, kas nepriklauso nuo mūsų – kelio eiga, orai, muitininkų nuotaika. Mes darome maximumą, kad minimalūs verslo sutrikimai būtų tik maži nukrypimai, o ne katastrofa. Pasitikėkite mumis, bet pasirūpinkite draudimu.

Išvada

Na, tiek man turėjau pasakyti. Biuro perkėlimas iš UK nėra paprasta kelionė į parduotuvę, tai sudėtingas procesas, kurį sudaro šimtas smulkių detalių. Jeigu viską suplanuosite iš anksto, pasirūpinsite dokumentais ir nesigatebsite dėl kainos, tuomet minimalūs verslo sutrikimai bus tik mažas triukšmas fone. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikimės, kad mums nebereikės vežti jūsų daiktų atgal (nors, žinoma, mes ir tai padarysime).