Biuro perkėlimas iš UK: minimalus verslo sutrikdymas – kaip išlikti protu?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, ir galiu pasakyti vieną – po „Brexit“ viskas pasikeitė. Anksčiau biuro perkėlimas iš UK buvo tiesiog apie tai, kad užkrauname dėžes ir važiuojam per Kėdainius. Dabar tai yra loginis iššūkis, kuris gali sužlugti jūsų verslo procesus, jei nebus numatytas. Dažnai klientai klauso, kaip užtikrinti, kad darbas nestotų, o atsakymas paprastas: gera organizacija ir realūs lūkesčiai. Čia nėra apie tai, kad viskas vyks lyg pagal laikrodį, bet apie tai, kaip suvaldyti chaosą, kai jis atsiranda. Jeigu planuojate biuro perkėlimas iš UK, būkite pasiruošę, kad dokumentų bus daugiau nei paties daiktų.

Dokumentai ir muitinė (kurio visi labiausiai bijo)

Ar man tikrai reikalingas EORI numeris?

Taip, be jokio abejo. Jei jūsų įmonė registruota Lietuvoje, bet daiktus vežate iš Londono ar Mančesterio, EORI būtinas. Be šio kodo muitinė net neišleis krovinio, o vairuotojas liks sienos perėjimoje. Vieną kartą turėjome klientą, kuris manė, kad „verslo perkėlimas“ išskirtinas nuo prekių importo, bet muitininkai su tuo nesutiko. Geriau užtikrinkite šį numerį iš anksto, nes jo gavimas gali šiek tiek užtrukti. Nereikia rizikuoti, kai kalbame apie biuro perkėlimas iš UK, nes laikas čia brangiausias resursas.

Ką daryti su inventoriaus sąrašu (packing list)?

Jis turi būti detalus, o ne tiesiog „3 dėžės“. Rašykite kas yra viduje: kompiuteriai, stalai, arbatinukai. Muitinė mėgsta tikslumą. Jei sąraše parašysite „baldai“, gali pradėti klausinėti, ką tiksliai. Esu matęs, kaip dėl blogai užpildyto sąrašo vairuotojai praleisdavo po dvi dienas pasienio punkte. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja, kad kiekviena vertinga detalė būtų įrašyta, nes taip išvengsite nereikalingų klausimų ir patikros.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Tai priklauso nuo to, ar daiktai jums jau priklauso, ar tai naujas importas. Jei perkeliate savo naudojamą biuro turtą, kurį nusipirkote prieš daugiau nei 6 mėnesius (tiksliau 12, bet geriau patikrintit su buhalteriu), PVM turėtų būti 0 %. Bet jei perkeliate naujus kompiuterius, kuriuos vos nupirkote Anglijoje, teks susimokėti. Biuro perkėlimas iš UK turi savo niuansų, todėl viską geriau aptarti su savo apskaitininku prieš kelionę.

Kas dėl draudimo – ar jis veikia visame kelyje?

Standartinis draudimas dažnai apima tik kelią, bet ne visada pakėlimo darbus ar iškrovą tarpinėse šalyse. Reikia pasitikrinti sąlygas. Vieną kartą vairuotojas prasilenkė su barjera Prancūzijoje ir sulaužė stogą – draudimas nebuvo apėmęs tų žalų. Kai planuojate biuro perkėlimas iš UK, įsitikinkite, kad polisas yra „all risk“ tipo. Geriau paprašyti mūsų brokerio išsiųsti sąlygas ir juos perskaityti.

Ar sunku gauti T1 dokumentą?

Jei naudojate patikimą pervežėją, jis tai padarys už jus. Bet jei bandote sau tai padaryti, gali užtrukti amžinai. T1 reikalingas, jei keliaujate per ES teritoriją (pvz., per Kalė) ir norite atidėti mokesčius. Biuro perkėlimas iš UK be T1 gali tapti košmaru, jei pasitaiko klaida dokumentuose. Geriau, kad šiuo dalyku pasirūpinta profesionaliai, o ne jūsų IT vadovas, kuris dar nieko nedarė su muitine.

Logistika ir dalykų įpakavimas (kaip nesulaužyti brangių daiktų)

Ar galiu įpakavoti viską pats?

Galite, bet ar verta? Profesionalai įpakuoja greičiau ir saugiau, ypač svarbią įrangą. Biuro perkėlimas iš UK yra ne tik apie dėžes, bet ir apie tai, kaip jas užfiksuoti kelyje. Esu matęs, kaip klientai įpakavo serverius į paprastas kibires, o vėliau stebėjosi, kodėl jie nebeįsijungia. Geriau mums atsiųstą dėžių rinkinį arba leisti mums tai padaryti. Jūsų laikas brangesnis už tai, kad lipdytumėte scotch juostą.

Ką daryti su IT įranga ir serveriais?

Tai yra jautriausia dalis. Prieš išsivežant serverius, juos privalu išjungti pagal instrukcijas, o ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo. Biuro perkėlimas iš UK su IT infrastruktūra reikalauja ypatingo dėmesio. Paskutiniu metu rekomenduojame išsivežti duomenis į debesį (cloud) kaip atsarginę kopiją, tik nusimano kas nutiks su fiziniais diskais kelyje. Vieną kartą vairuotojas užvažiavo į duobę, ir visa serverinė „skrido“ per kabiną.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (pvz., toneriai)?

Galima, bet turi būti specialiai pažymėta. Negalima tiesiog mesti spausdintuvo kasetės į bendrą dėžę. Biuro perkėlimas iš UK turi tenkinti saugumo reikalavimus, ypač kai keliaujami keltais ar tuneliais. Jei toneris išsilieja, tai gali sugadinti visą krovinį, o dar blogiau – sukelti pavojų. Mums reikia žinoti tikslų kiekį ir tipą, kad galėtume užregistruoti pavojingą krovinią.

Kaip apsaugoti baldus nuo pažeidimų?

Reikia naudoti burbuliukų plėvelę, kartoną ir specialias apsaugas. Nenaudokite senų laikraščių – jie paliekas dėmes. Biuro perkėlimas iš UK dažnai įtraukia brangius dizainerio baldus, kuriuos nebeįmanoma nusipirkti. Vienas klientas atsigabeno „Herman Miller“ kėdžių, ir mes jas kiekvieną atskirai apyniojome. Tai užtruko porą valandų, bet atsigabavome viską sveiką.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip, ypač stalus ir spintas. Dideli baldai tiesiog netilps į liftą arba per duris, jei nebus išmontuoti. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja, kad viskas būtų paruošta prieš atvykstant vairuotojui. Jei mums teks laukti, kol jūsų darbuotojai išsuką paskutinius varžtus, tai laikas skaitosi. Geriau tai padaryti vakare prieš dieną arba pasamdyti mūsų montuotojus.

Laikas ir organizacija (kaip nepadaryti, kad darbas sustotų)

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai nuo pasirašymo iki įvežimo į naująją vietą trunka apie 2–3 savaites, jei viskas eina sklandžiai. Bet biuro perkėlimas iš UK gali užtrukti ilgiau, jei yra problemų su dokumentais arba keltų tvarkaraščiais. (Tikrai, vasarą dažnai būna eilių). Geriau planuoti su atsarga. Nereikia tikėtis, kad pervesime per savaitę, jei turite 100 m2 biurą ir pilną įrangą.

Kokia geriausia savaitės diena išvykti?

Antradienis arba trečiadienis. Pirmadieniais pervežėjai dažnai turi problemų dėl savaitgalio kaupiamų siuntų, o penktadieniais – dėl rūpesčių prieš savaitgalį. Biuro perkėlimas iš UK geriausia pradėti viduryje savaitės, taip turite laiko atsiskaityti su galimais nesklandumais iki penktadienio. Be to, muitinės darbo laikas svarbus – jei atvyksite penktadienio vakarą, gali tekti laukti iki pirmadienio ryto.

Ar galima susitarti dėl iškrovos savaitgaliu?

Galima, bet tai papildomai kainuos. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus, o Anglijoje labai griežtai stebi, ką daro vairuotojų takografas. Biuro perkėlimas iš UK su savaitgalio iškrova reikalauja specialaus planavimo. Jei jums būtina įsikurti pirmadienį ryte, reikės atvežti daiktus penktadienį arba sumokėti už viršvalandžius. Tai ne taip paprasta kaip atrodo.

Kaip susiderinti su pastato administratoriumi UK?

Tai dažnai būna didžiausia galva skausmas. Anglų „building managers“ gali būti labai griežti dėl liftų rezervavimo ir laiko. Biuro perkėlimas iš UK neprasideda mūsų sandėlyje, o jūsų dabartiniame biure. Reikia gauti leidimą (licence) stovėti prie pastato, net jei tai tik penkias minutes. Be to, jie gali reikalauti draudimo poliso kopijos.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sistemų leidžia tai padaryti, bet kartais signalas dingsta tuneliuose arba jūroje. Biuro perkėlimas iš UK su GPS sekimu yra standartas, bet nepamirškite, kad vairuotojas gali tiesiog pamiršti įjungti programėlę. Mes visada stengiamės atnaujinti informaciją rankiniu būdu, jei sistemos klaida. Bet geriau nepykti, jei paskutinė žinutė buvo prieš 4 valandas – vairuotojai turi poilsio.

Pinigai ir išlaidos (kurioj nereikia stebėtis)

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Kuro kaina, keltų bilietai ir, žinoma, kiek daiktų turite. Biuro perkėlimas iš UK nėra fiksuota kaina, nes kiekvienas atvejis individualus. Jei jūsų biuras yra 5 aukšte be lifto, tai kainuos brangiau. Taip pat, jei reikia specialios technikos krovinio pakėlimui. Nekančiausia yra, kai klientas sako „tik kelios dėžės“, o atvyksta pilnas vilkikas.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet tik po detalaus apžiūrėjimo (arba nuotolinio inventoriaus patvirtinimo). Biuro perkėlimas iš UK su fiksuota kaina yra saugesnis abiem pusėms. Jei sutikime fiksuotą sumą, mes neprašysime daugiau, net jei kils kuro kaina. (Kartais tik draudimo priemoka gali pasikeisti). Bet jei pamiršite pasakyti apie 2 tonų spintą rūsyje, kaina bus perskaičiuota.

Ar reikia mokėti kaupiamąjį (deposit)?

Įprastai taip, apie 20-30 %. Tai užtikrina, kad rezervaciją laikome. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja išankstinio užsakymo keltų vietų, o jos brangios. Jei atšaukiate paskutinę minutę, mes prarandame pinigus, todėl kaupiamasis negrąžinamas. Tai standartinė praktika rinkoje, nebandykite derėtis dėl to.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Neturėtų būti, jei viskas aptarta iš anksto. Bet gali būti „priedai“, kaip mokesčiai už sunkią techniką arba už laukimą. Biuro perkėlimas iš UK gali brangti, jei pasienio patikra užtrunka ilgiau nei planuota – vairuotojo laikas irgi mokamas. Geriau klauskite apie galimas papildomas išlaidas, kad nustotumėte išgirdus galutinę sąskaitą.

Kokia mokėjimo forma priimtina?

Bankiniu pavedimu geriausia, ypač dėl didesnių sumų. Grynaisiais pinigais vairuotojui duoti nerekomenduojame dėl saugumo. Biuro perkėlimas iš UK apima didžiules sumas, todėl viskas turi būti legalu ir įforminta. PVM sąskaitos-faktūros išrašome be problemų. Jei norite mokėti kortele, gali būti didesnis mokestis.

Specifiniai dalykai ir problemos (kai kažkas ne taip)

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa?

Tai reta, bet nutinka. Gali sugesti sunkvežimis arba užstrigti sienoj. Biuro perkėlimas iš UK turi numatyti tokias situacijas. Mes turime partnerių, kurie gali padėti vietinėse remonto dirbtuvėse. Jei nutiko tokia bėda, mes nedelsdami pranešame ir ieškome sprendimo. Vieną kartą vairuotojas užstrigo Anglijoje dėl protestų, ir teko perkrauti daiktus į kitą mašiną.

Ar saugu duoti raktus nuo biuro vairuotojui?

Geriau, kad kas nors būtų iš jūsų pusės. Biuro perkėlimas iš UK vyksta atstumu, todėl vairuotojas gali atvykti naktį arba tada, kai nėra jūsų darbuotojų. Jei turi būti iškrauta, o nieko nėra, tai problema. Mes įprastai deriname laiką taip, kad kas nors būtų vietoje. Bet jei tikrai būtina, vairuotojai yra patikimi, visgi jie dirba su mumis.

Ką daryti su atliekomis (šiukšlėmis)?

Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl šiukšlių. Negalima tiesiog palikti viso seno biuro liekanų gatvėje. Biuro perkėlimas iš UK gali įtraukti ir šiukšlių išvežimą, bet tai papildoma paslauga. Turime išsirūpinti dėžėmis, kurios skirtos perdirbimui. Nereikia mesti senų monitorių į bendrą krovinią – tai nelegalu ir brangu išvežti.

Ar reikia specialaus leidimo erdviniams daiktams?

Jei perkeliate didelius meno kūrinius ar reikmenis, gali reikėti eksporto licencijos, ypač jei tai istoriniai daiktai. Biuro perkėlimas iš UK su tokiais daiktais yra sudėtingesnis. (Aš tiksliai nepamenu, kokia vertė riba, bet geriau pasitikrinti su „Arts Council“). Nenorėčiau, kad jūsų paveikslas būtų konfiskuotas pasienyje dėl biurokratijos.

Kaip elgtis su „kišeniškais“ ekspertais?

Sakykime tiesiog, jei jūsų IT direktorius bando mokyti vairuotoją, kaip krauti dėžes, tai nebaigiasi gerai. Biuro perkėlimas iš UK reikalauja pasitikėjimo profesionale. Leiskite mums dirbti mūsų darbą. Vieną kartą klientas bandė nurodyti maršrutą pagal „Google Maps“, o vairuotojas žinojo, kur yra didžiulių eilių. Rezultate – prarastos 4 valandos.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta ir deklaruota. Biuro perkėlimas iš UK negali būti naudojamas kontrabandai ar nemokamam asmeninių daiktų pervežimui. Jei darbuotojas nori nusivežti savo dviratį, tai turi būti įrašyta į sąrašą. Muitinė gali įtarti, kad tai prekyba, jei matys per daug asmeninių daiktų vienoje firmoje.

Kas dėl automobilių pervežimo?

Jei įmonė turi automobilius, jas reikia pervežti atskirai, ant platformos arba vairuojant. Biuro perkėlimas iš UK neapima automobilių, nebent tai yra maži elektriniai paspirtukai viduje. Jei reikia pervežti „Fleet“ automobilius, tai visai kitos kainos ir dokumentai. Vairuotojas turi turėti specialią licenciją tokiems pervežimams.

Ar galima susitarti dėl sandėliavimo Lietuvoje?

Taip, jei naujasis biuras dar nepasiruošęs. Biuro perkėlimas iš UK gali būti padalintas: pirmiausia atvežame į sandėlį, paskui išvežame į biurą. Tai sutaupo laiko ir streso. Mūsų sandėliai yra saugūs ir apsaugoti. Galima laikyti dėžės net kelias savaites, kol bus baigti remonto darbai.

Ką daryti, jei pasienyje suranda draudžiamų daiktų?

Tiesiog sakykite tiesą. Jeigu pamiršote įrašyti kažką svarbaus, geriau tai prisipažinti. Biuro perkėlimas iš UK su paslėpta prekyba gali baigtis baudomis arba konfiskavimu. Muitinė turi „akis visur“. Vieną kartą klientas bandė įslėpti brangų alkoholį tarp spauduvų dėžių. Buvo baisu gėda, kai tai išaiškėjo. Geriau viską deklaruoti iš anksto.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną – planavimas. Nors biuro perkėlimas iš UK atrodo kaip loginė užduotis, jis visada turi savo niuansų, kurie gali nustebinti net patyrusius verslininkus. Nereikia tikėtis, kad visas procesas bus lygus ir be jokių nesklandumų, nes to nėra. Svarbiausia yra pasirinkti partnerius, kurie žino ne tik kelią, bet ir kaip elgtis su kritinėmis situacijomis. Tada verslo sutrikdymas bus minimalus, o jūsų komanda galės greitai grįžti prie darbo.